Empezar con Clasero es más fácil de lo que piensas: elige la configuración de autoservicio o la configuración asistida
Empezar con un nuevo software de gestión de clases extraescolares es fácil cuando tu negocio acaba de comenzar. Es más complicado cuando ya tienes alumnos, profesores, ubicaciones, clases, horarios y acuerdos de pago establecidos.
Precisamente por eso, la configuración de Clasero ofrece dos opciones prácticas.
Puedes configurar tu negocio por tu cuenta utilizando el estructurado Modo de Configuración de Clasero, o puedes solicitar ayuda al equipo de Clasero con el proceso inicial de incorporación. La configuración asistida puede incluir la importación de datos de clientes existentes y la configuración de los datos del negocio, sucursales, servicios, clases, empleados, ajustes de pago y otra información necesaria para empezar a usar Clasero.
Para una escuela, academia, estudio o programa extraescolar ya establecido, esto significa que no necesariamente tienes que reconstruir manualmente toda tu operación desde el principio.
¿Qué es necesario configurar en Clasero?
Clasero se basa en la estructura real de tu negocio.
Según cómo funcione tu organización, la configuración inicial puede incluir:
- datos y preferencias de la empresa;
- sucursales y ubicaciones de enseñanza;
- instalaciones o aulas;
- servicios y clases;
- profesores y empleados;
- opciones de pago;
- clientes y alumnos existentes.
Esto es especialmente importante para las organizaciones que gestionan clases extraescolares en varias ubicaciones. Un negocio con un instructor y una clase tiene necesidades de configuración muy distintas a las de una escuela que gestiona varios programas con múltiples profesores y sucursales.
El Modo de Configuración de Clasero proporciona una lista de verificación estructurada para ayudar a preparar el sistema para el uso diario.
Opción 1: Configura Clasero tú mismo con el Modo de Configuración
Si tus datos de clientes están organizados y ya sabes cómo quieres que tu negocio esté representado en el sistema, la configuración autoservicio de Clasero puede ser el enfoque más sencillo.
Un orden práctico es crear primero la estructura del negocio y añadir los clientes después:
- Introduce la información y las preferencias de tu empresa.
- Crea sucursales e instalaciones.
- Configura tus servicios.
- Crea las clases correspondientes.
- Añade profesores y empleados.
- Configura las opciones de pago.
- Añade o importa clientes y alumnos existentes.
- Revisa la estructura antes de comenzar el uso diario.
Este orden ayuda a garantizar que los alumnos importados tengan disponibles las clases, servicios, ubicaciones y estructura de pago correctos cuando empieces a organizarlos.
La configuración autoservicio es especialmente adecuada cuando alguien dentro de tu organización ya entiende tu estructura operativa y quiere tener control directo sobre la configuración.
Opción 2: Obtén ayuda con la incorporación a Clasero y la importación de clientes
No tienes que completar la configuración inicial tú solo.
Si lo solicitas, el equipo de Clasero puede ayudarte con la incorporación, incluida la importación de información de clientes existentes y la configuración de partes de la estructura del negocio necesarias para empezar a usar el sistema.
La asistencia puede abarcar:
- datos de clientes existentes;
- datos del negocio;
- sucursales;
- servicios;
- clases;
- empleados;
- ajustes de pago;
- otra información necesaria para la configuración inicial.
Esto puede ser especialmente útil al trasladar un negocio ya establecido a Clasero.
Imagina una escuela de danza con 180 alumnos, tres ubicaciones, seis profesores, ocho grupos de clases regulares y una combinación de clientes con suscripción y de pago por visita.
La escuela podría configurarlo todo por sí misma mediante el Modo de Configuración. Como alternativa, podría preparar sus registros de clientes existentes y la información del negocio, y solicitar una incorporación asistida a Clasero para la configuración inicial y la importación de datos de clientes.
Lo importante es que tener una base de clientes existente no significa empezar de nuevo desde cero.
¿Se pueden importar alumnos existentes a Clasero?
Sí. Clasero permite añadir datos de clientes y alumnos existentes desde Excel o Google Sheets, lo que facilita transferir registros existentes en lugar de introducir manualmente a cada alumno.
La tabla de datos de clientes también puede configurarse utilizando los campos disponibles, incluido cambiar qué campos se muestran y organizar su orden.
Antes de importar alumnos existentes, revisa tus datos cuidadosamente.
Comprueba si hay:
- registros de clientes duplicados;
- alumnos que ya no están activos;
- nombres o información de contacto incorrectos;
- datos inconsistentes;
- información que ya no necesitas;
- detalles faltantes que deban corregirse antes de la migración.
También es una buena práctica conservar una copia sin modificar de tu archivo original de clientes antes de limpiarlo o reorganizarlo.
Preparar tus datos con antelación facilita tanto la incorporación autoservicio como la asistida.
¿Qué deberías preparar antes de empezar?
No necesitas rediseñar todo tu negocio antes de abrir Clasero, pero tener organizada tu información existente puede hacer que la configuración sea mucho más fluida.
Según tu organización, prepara:
- tus registros actuales de alumnos o clientes;
- información de padres, madres o tutores cuando corresponda;
- la estructura de tus sucursales y ubicaciones;
- aulas o instalaciones utilizadas para las clases;
- los servicios que ofreces actualmente;
- nombres de clases o grupos;
- información de profesores y empleados;
- acuerdos existentes de suscripción o pago por uso;
- preferencias de la empresa, como la moneda y la configuración regional.
Si la información de tus clientes ya se mantiene en Excel o Google Sheets, ese archivo existente puede ser un punto de partida importante para la importación de alumnos a Clasero.
No todos los elementos de esta lista de verificación representan necesariamente un campo de importación masiva. Parte de esta información simplemente es útil tenerla preparada al configurar tu organización.
Configuración autoservicio o asistida: ¿qué es mejor para ti?
No hay una única opción correcta.
La configuración autoservicio puede ser adecuada si tu organización tiene una estructura relativamente simple, tus datos de clientes ya están organizados y alguien de tu equipo se siente cómodo configurando el sistema.
Puede valer la pena considerar la configuración asistida si tienes:
- muchos alumnos existentes;
- múltiples sucursales o ubicaciones;
- varios profesores o empleados;
- numerosos servicios o grupos de clases;
- diferentes acuerdos de pago de clientes;
- datos de clientes existentes que deben transferirse.
La elección depende de cuánto trabajo administrativo inicial quieras gestionar por tu cuenta.
Puedes configurar Clasero de forma independiente, mientras que la opción de solicitar ayuda adicional significa que un negocio existente más complejo no tiene que abordar la incorporación exactamente de la misma manera que una pequeña operación nueva.
Por qué es importante acertar con la estructura inicial
Una buena configuración no consiste solo en completar una lista de verificación de incorporación. Determina con qué facilidad Clasero puede respaldar la administración diaria después.
Una vez configurado, el sistema puede conectar la programación de clases, los alumnos, los profesores, la asistencia, los servicios y los acuerdos de pago.
Las lecciones pueden planificarse seleccionando la sucursal o ubicación correspondiente, la clase, el profesor, el aula y el horario de la lección. Los profesores pueden registrar la asistencia durante las lecciones, mientras que los servicios pueden utilizar estructuras de pago basadas en suscripción o de pago por uso.
Los padres también pueden acceder a la información relevante a través de my.clasero.com, incluidos los horarios de las lecciones, la información de asistencia, las facturas y el estado de los pagos, así como los detalles relacionados con los servicios de su hijo.
Cuanto mejor refleje la estructura inicial tu organización real, más útil será ese flujo de trabajo conectado.
Empieza con el enfoque de configuración que se adapte a tu negocio
Cambiar a un nuevo sistema de gestión no debería obligarte a olvidar la estructura del negocio y los registros de clientes que ya tienes.
Con Clasero, puedes usar el Modo de Configuración para completar tú mismo la configuración de Clasero, incluida la incorporación de información de alumnos existentes desde Excel o Google Sheets.
Si tu organización ya está establecida o es más compleja, en su lugar puedes solicitar ayuda al equipo de Clasero con la importación de datos de clientes y la incorporación inicial.
Empieza revisando la información que ya utilizas para gestionar tus clases. Luego elige si quieres configurar Clasero de forma independiente o recibir ayuda para preparar el sistema en torno al negocio que ya tienes.