Bijote keisti klasių valdymo programinę įrangą? „Clasero“ gali padėti importuoti esamus mokinius ir nustatyti jūsų verslą
Jūs žinote, kad dabartinė jūsų administravimo sistema sukuria per daug darbo. Tačiau ją keisti atrodo rizikinga.
Kas nutiks jūsų esamiems mokiniams? Kas iš naujo sukurs jūsų klases, vietas, mokytojus ir mokėjimo tvarką? O kas, jei kažkas bus sukonfigūruota neteisingai? Ir, ko gero, svarbiausia – kas turi laiko valdyti visą perkėlimą, kol pamokos vis dar vyksta?
Dėl šių rūpesčių daugelis jau įsitvirtinusių mokyklų, akademijų, studijų ir popamokinių programų nesiryžta keisti klasių valdymo programinės įrangos.
Su „Clasero“ jums nebūtinai reikia pereiti šį procesą vieniems.
Esami klientų ir mokinių duomenys gali būti importuojami iš „Excel“ arba „Google Sheets“. Tuomet jūsų esama verslo struktūra gali būti sukonfigūruota „Clasero“, o jei nesijaučiate patogiai viską darydami patys, „Clasero“ gali padėti su pradiniu nustatymu ir įvedimu į sistemą pagal pageidavimą.
Sistemos keitimas nebūtinai turi reikšti pradėjimą nuo nulio – ar bandymą viską perkelti savarankiškai.
„Mes jau turime per daug mokinių, kad galėtume keisti sistemą“
Verslui, turinčiam 200 esamų mokinių, perkėlimas yra visai kitoks iššūkis nei naujam instruktoriui, pradedančiam su penkiais klientais.
Rankiniu būdu iš naujo suvesti kiekvieną mokinį reikštų nereikalingą darbą. Todėl „Clasero“ palaiko esamų mokinių ir klientų duomenų importą iš „Excel“ arba „Google Sheets“.
Prieš perkeldami duomenis, nuspręskite, kurie klientų įrašai turėtų tapti jūsų aktyvios darbo sistemos dalimi.
Galbūt norėsite atskirti esamus mokinius nuo neaktyvių įrašų, nustatyti dublikatus, patikrinti kontaktinius duomenis ir peržiūrėti laikui bėgant sukauptą informaciją.
Palikite originalų šaltinio failą nepakeistą. Jei valote ar pertvarkote klientų duomenis perkėlimui, dirbkite su atskira kopija, kad originalūs įrašai liktų prieinami.
Tikslas nėra iš naujo sukurti jūsų klientų duomenų bazę. Tikslas – perkelti naudingą informaciją, kurią jau turite, į sistemą, kurią naudosite toliau.
Ką galima importuoti, o ką reikia sukonfigūruoti?
Planuojant „Clasero“ nustatymą, tai yra svarbus skirtumas.
Esami klientų ir mokinių duomenys gali būti importuojami iš „Excel“ arba „Google Sheets“.
Struktūra aplink tuos klientus konfigūruojama kaip pradinio nustatymo dalis. Priklausomai nuo jūsų organizacijos, tai gali apimti filialus, patalpas, paslaugas, klases, darbuotojus, mokytojus, mokėjimo nustatymus ir įmonės nuostatas.
Todėl perėjimas prie „Clasero“ neturėtų būti suprantamas kaip automatinis kiekvieno istorinio elemento perkėlimas iš kiekvienos sistemos, kurią kada nors naudojote.
Vietoj to, procesą sudaro dvi praktinės dalys: perkelti jūsų esamą klientų bazę ir sukonfigūruoti „Clasero“ pagal tai, kaip jūsų organizacija veikia šiandien.
Jei norite pagalbos šiame procese, „Clasero“ pagalba įvedant į sistemą gali apimti ir klientų duomenų importą, ir pagalbą su pagrindinėmis pradinės verslo konfigūracijos dalimis.
„Mūsų organizacija yra per daug sudėtinga, kad būtų galima ją perkelti“
Įsivaizduokite popamokinių veiklų teikėją, turintį 200 mokinių, tris vietas, šešis mokytojus, aštuonias klasių grupes, mėnesines prenumeratas ir klientus, mokančius už kiekvieną apsilankymą.
Toks verslas jau turi veiklos modelį. Programinės įrangos keitimas neturėtų reikalauti išrasti naujo.
Teikėjas gali paruošti sutvarkytą savo klientų skaičiuoklės kopiją ir nustatyti dabartines vietas, klases, mokytojus, paslaugas bei mokėjimo tvarką. Tuomet šie verslo elementai gali būti sukonfigūruoti „Clasero“, o esama klientų ir mokinių informacija – importuota.
Tada mokiniai gali būti susieti su tinkama struktūra ir patikrinti prieš tai, kai „Clasero“ taps pagrindine sistema nuolatiniam administravimui.
Organizacija gali atlikti šį procesą savarankiškai naudodama „Setup Mode“ arba paprašyti „Clasero“ pagalbos dėl klientų duomenų importo ir pradinio nustatymo.
Šis skirtumas yra svarbus mokyklai, veikiančiai keliose vietose. Klausimas jau nebėra vien „Ar galime persikelti?“ Jis tampa „Kiek perėjimo norime valdyti patys?“
„Bijau, kad kažką nustatysiu neteisingai“
Galbūt tai yra svarbiausias prieštaravimas iš visų.
Galite puikiai suprasti savo verslą ir vis tiek jaustis neužtikrintai konfigūruodami naują sistemą. Mokyklos savininkui neturėtų reikėti tapti programinės įrangos perkėlimo specialistu vien tam, kad pagerintų verslo valdymą.
Galite nerimauti dėl neteisingai priskirtų klientų, pamirštos klasės, netinkamai pasirinktos mokėjimo tvarkos ar kelių vietų struktūravimo taip, kad vėliau tai sukeltų problemų.
Todėl „Clasero“ siūlo ir savitarnos nustatymą, ir pagalbą.
Pagal pageidavimą „Clasero“ gali padėti su dokumentuotomis pradinio įvedimo į sistemą dalimis, įskaitant esamų klientų duomenų importą ir verslo informacijos, filialų, paslaugų, klasių, darbuotojų, mokėjimo nustatymų bei kitos informacijos, reikalingos pradėti naudotis sistema, konfigūravimą.
Pagalba įvedant į sistemą nereiškia, kad kiekviena istorinės informacijos dalis iš senos sistemos automatiškai perkeliama. Tai reiškia, kad galite gauti praktinę pagalbą su pradiniu „Clasero“ įvedimu į sistemą, užuot turėję vieni pereiti per kiekvieną nustatymo dalį.
Ką turėtumėte paruošti, jei norite pagalbos su perkėlimu?
Jūs savo organizaciją pažįstate geriau nei bet kas kitas. Pagalbos su nustatymu tikslas – padėti perkelti jau turimą klientų informaciją ir veiklos struktūrą į „Clasero“.
Prieš pradedant, naudinga pasiruošti:
- dabartinę klientų arba mokinių skaičiuoklę;
- tėvų arba globėjų duomenis, kur tai aktualu;
- aktyvius filialus ir mokymo vietas;
- pamokoms naudojamus kambarius arba patalpas;
- dabartines paslaugas ir klasių grupes;
- mokytojų ir darbuotojų informaciją;
- esamas prenumeratos arba mokėjimo už apsilankymą tvarkas;
- atitinkamas įmonės nuostatas;
- bet kokius neįprastus klientų susitarimus, kuriems gali reikėti individualaus dėmesio.
Ne viskas šiame sąraše būtinai importuojama masiškai. Dalis informacijos naudojama tam, kad verslas būtų sukonfigūruotas teisingai.
Turint tai paruošta, tiek jūsų komandai, tiek „Clasero“ komandai bus aiškesnis pradinis taškas.
„O kas, jei sistemos keitimas sutrikdys mūsų dabartines pamokas?“
Perkėlimas turėtų palaikyti jūsų esamą veiklą, o ne ją trikdyti.
Protingas požiūris – paruošti naują struktūrą, kol dabartinės pamokos tęsiasi, perkelti reikiamus klientų duomenis ir peržiūrėti nustatymą prieš pradedant naudoti „Clasero“ kasdieniam administravimui.
Pasirinkite aiškų momentą, nuo kurio nuolatinis administravimas bus perkeltas į naują sistemą, užuot neribotą laiką palaikius tuos pačius įrašus dviejose vietose.
Prieš paleisdami sistemą, patikrinkite, ar perkėlimas atspindi jūsų realų verslą.
Atidarykite kelis mokinių profilius. Patikrinkite klientus iš skirtingų klasių ir vietų. Patvirtinkite mokytojų priskyrimus. Peržiūrėkite skirtingų mokėjimo tvarkų pavyzdžius. Įsitikinkite, kad filialai, paslaugos ir klasės atitinka organizaciją, kurią iš tikrųjų valdote.
Tai yra geriausios perkėlimo praktikos, o ne automatinės „Clasero“ funkcijos, tačiau jos gali padėti nustatyti konfigūracijos problemas prieš joms tampant jūsų kasdienio darbo dalimi.
Perkėlimas gali palikti jus su tvarkingesne sistema nei anksčiau
Keičiant mokinių valdymo programinę įrangą taip pat gali išryškėti administracinės problemos, kurios kaupėsi laikui bėgant.
Galite aptikti besidubliuojančius mokinius, pasenusią kontaktinę informaciją, nebenaudojamus klasių pavadinimus, senas vietas ar skaičiuoklės stulpelius, kurių niekam nebereikia.
Mažai vertės turi nereikalingo sudėtingumo perkėlimas vien todėl, kad jis egzistavo ankstesniame procese.
Perkėlimas yra galimybė pasilikti jums reikalingą klientų informaciją, atskirai išsaugoti originalius įrašus ir sukurti aiškesnę darbo struktūrą ateičiai.
Augančioms popamokinėms programoms ir kelių vietų klasių teikėjams tai gali būti beveik tiek pat vertinga, kiek ir pačios programinės įrangos pakeitimas.
Galite pakeisti sistemą neįveikdami perėjimo vieni
Jūsų mokiniai jau yra. Jūsų mokytojai jau žino savo klases. Jūsų vietos, paslaugos ir mokėjimo tvarka jau yra verslo dalis.
Klasių valdymo programinės įrangos keitimas neturėtų reikalauti viso to atkurti iš atminties.
„Clasero“ leidžia perkelti esamą klientų ir mokinių informaciją iš „Excel“ arba „Google Sheets“, tuo pačiu konfigūruojant sistemą pagal jūsų dabartinę veiklą. O jei būtent mintis apie savarankišką perkėlimą jus stabdė, galite paprašyti pagalbos su pradiniu klientų importu ir nustatymu.
Pradėkite nuo informacijos, kurią jau turite, nuspręskite, ką norite perkelti toliau, ir pasirinkite, ar užbaigsite nustatymą savarankiškai, ar su „Clasero“ pagalba.