Beginnen met Clasero is makkelijker dan je denkt: kies voor selfservice of ondersteunde installatie
Beginnen met nieuwe software voor het beheer van naschoolse lessen is eenvoudig wanneer je bedrijf helemaal nieuw is. Het is uitdagender wanneer je al leerlingen, docenten, locaties, lessen, roosters en betalingsregelingen hebt.
Dat is precies waarom de inrichting van Clasero twee praktische mogelijkheden biedt.
Je kunt je bedrijf zelf configureren met de gestructureerde Setup Mode van Clasero, of je kunt hulp aanvragen van het Clasero-team bij het initiële onboardingproces. Ondersteunde inrichting kan onder meer bestaan uit het importeren van bestaande klantgegevens en het configureren van bedrijfsgegevens, vestigingen, diensten, lessen, medewerkers, betalingsinstellingen en andere informatie die nodig is om met Clasero te beginnen.
Voor een gevestigde school, academie, studio of naschools programma betekent dit dat je je werkwijze niet per se vanaf het begin handmatig opnieuw hoeft op te bouwen.
Wat moet er in Clasero worden ingesteld?
Clasero werkt op basis van de structuur van je daadwerkelijke organisatie.
Afhankelijk van hoe je organisatie werkt, kan je initiële inrichting het volgende omvatten:
- bedrijfsgegevens en voorkeuren;
- vestigingen en leslocaties;
- gebouwen of lokalen;
- diensten en lessen;
- docenten en medewerkers;
- betalingsopties;
- bestaande klanten en leerlingen.
Dit is vooral belangrijk voor organisaties die naschoolse lessen op meerdere locaties beheren. Een bedrijf met één instructeur en één les heeft heel andere inrichtingsbehoeften dan een school die meerdere programma’s met meerdere docenten en vestigingen runt.
De Setup Mode van Clasero biedt een gestructureerde checklist om het systeem voor te bereiden op dagelijks gebruik.
Optie 1: Stel Clasero zelf in met Setup Mode
Als je klantgegevens geordend zijn en je al weet hoe je wilt dat je organisatie in het systeem wordt weergegeven, kan zelfservice-inrichting van Clasero de eenvoudigste aanpak zijn.
Een praktische volgorde is om eerst de bedrijfsstructuur aan te maken en daarna klanten toe te voegen:
- Voer je bedrijfsinformatie en voorkeuren in.
- Maak vestigingen en ruimtes aan.
- Configureer je diensten.
- Maak de relevante lessen aan.
- Voeg docenten en medewerkers toe.
- Stel betalingsopties in.
- Voeg bestaande klanten en leerlingen toe of importeer ze.
- Controleer de structuur voordat je met het dagelijkse gebruik begint.
Deze volgorde helpt ervoor te zorgen dat geïmporteerde leerlingen de juiste lessen, diensten, locaties en betalingsstructuur beschikbaar hebben wanneer je ze gaat indelen.
Zelfservice-inrichting is vooral geschikt wanneer iemand binnen je organisatie de operationele structuur al begrijpt en directe controle over de configuratie wil.
Optie 2: Krijg hulp bij de onboarding van Clasero en het importeren van klanten
Je hoeft de initiële configuratie niet alleen uit te voeren.
Op verzoek kan het Clasero-team helpen met onboarding, waaronder het importeren van bestaande klantinformatie en het configureren van onderdelen van de bedrijfsstructuur die nodig zijn om het systeem te gaan gebruiken.
De ondersteuning kan het volgende omvatten:
- bestaande klantgegevens;
- bedrijfsgegevens;
- vestigingen;
- diensten;
- lessen;
- medewerkers;
- betalingsinstellingen;
- andere informatie die nodig is voor de initiële inrichting.
Dit kan vooral nuttig zijn wanneer je een bestaande organisatie naar Clasero overzet.
Stel je een dansschool voor met 180 leerlingen, drie locaties, zes docenten, acht vaste lesgroepen en een mix van klanten met abonnementen en klanten die per bezoek betalen.
De school zou alles zelf kunnen configureren via Setup Mode. Als alternatief kan zij haar bestaande klantgegevens en bedrijfsinformatie voorbereiden en ondersteunde onboarding van Clasero aanvragen voor de initiële inrichting en de import van klantgegevens.
Het belangrijke punt is dat een bestaande klantenbasis niet betekent dat je weer vanaf nul moet beginnen.
Kun je bestaande leerlingen in Clasero importeren?
Ja. Clasero ondersteunt het toevoegen van bestaande klant- en leerlinggegevens vanuit Excel of Google Sheets, waardoor het eenvoudiger wordt om bestaande gegevens over te zetten in plaats van elke leerling handmatig in te voeren.
De tabel met klantgegevens kan ook worden geconfigureerd met beschikbare velden, waaronder het wijzigen van welke velden worden weergegeven en het bepalen van hun volgorde.
Controleer je gegevens zorgvuldig voordat je bestaande leerlingen importeert.
Controleer op:
- dubbele klantrecords;
- leerlingen die niet langer actief zijn;
- onjuiste namen of contactgegevens;
- inconsistente gegevens;
- informatie die je niet langer nodig hebt;
- ontbrekende gegevens die vóór de migratie moeten worden gecorrigeerd.
Het is ook een goede gewoonte om een ongewijzigde kopie van je oorspronkelijke klantbestand te bewaren voordat je het opschoont of herstructureert.
Door je gegevens eerst voor te bereiden, worden zowel zelfservice als ondersteunde onboarding eenvoudiger.
Wat moet je voorbereiden voordat je begint?
Je hoeft je hele organisatie niet opnieuw te ontwerpen voordat je Clasero opent, maar als je bestaande informatie geordend is, kan de inrichting veel soepeler verlopen.
Afhankelijk van je organisatie, bereid het volgende voor:
- je huidige leerling- of klantgegevens;
- informatie over ouders of verzorgers waar relevant;
- je vestigings- en locatiestructuur;
- lokalen of ruimtes die voor lessen worden gebruikt;
- diensten die je momenteel aanbiedt;
- namen van lessen of groepen;
- informatie over docenten en medewerkers;
- bestaande abonnements- of pay-as-you-go-regelingen;
- bedrijfsvoorkeuren zoals valuta en regionale instellingen.
Als je klantinformatie al wordt bijgehouden in Excel of Google Sheets, kan dat bestaande bestand een belangrijk uitgangspunt zijn voor het importeren van leerlingen in Clasero.
Niet elk onderdeel van deze checklist is per se een veld voor bulkimport. Sommige informatie is simpelweg handig om klaar te hebben bij het configureren van je organisatie.
Zelfservice of ondersteunde inrichting: wat is beter voor jou?
Er is niet één juiste keuze.
Zelfservice-inrichting kan geschikt zijn als je organisatie een relatief eenvoudige structuur heeft, je klantgegevens al geordend zijn en iemand in je team zich prettig voelt bij het configureren van het systeem.
Ondersteunde inrichting kan het overwegen waard zijn als je het volgende hebt:
- veel bestaande leerlingen;
- meerdere vestigingen of locaties;
- meerdere docenten of medewerkers;
- talrijke diensten of lesgroepen;
- verschillende betalingsregelingen voor klanten;
- bestaande klantgegevens die moeten worden overgezet.
De keuze gaat erom hoeveel van het initiële administratieve werk je zelf wilt beheren.
Je kunt Clasero zelfstandig configureren, terwijl de mogelijkheid om extra hulp aan te vragen betekent dat een complexere bestaande organisatie onboarding niet op precies dezelfde manier hoeft aan te pakken als een kleine nieuwe onderneming.
Waarom het belangrijk is om de initiële structuur goed neer te zetten
Een goede inrichting gaat niet alleen over het afronden van een onboardingchecklist. Het bepaalt hoe gemakkelijk Clasero daarna de dagelijkse administratie kan ondersteunen.
Zodra het systeem is geconfigureerd, kan het lesplanning, leerlingen, docenten, aanwezigheid, diensten en betalingsregelingen met elkaar verbinden.
Lessen kunnen worden gepland door de relevante vestiging of locatie, les, docent, ruimte en lestijd te selecteren. Docenten kunnen tijdens lessen aanwezigheid registreren, terwijl diensten gebruik kunnen maken van abonnementsgebaseerde of pay-as-you-go-betalingsstructuren.
Ouders kunnen ook toegang krijgen tot relevante informatie via my.clasero.com, waaronder lesroosters, aanwezigheidsinformatie, facturen en betalingsstatus, en gegevens die gekoppeld zijn aan de diensten van hun kind.
Hoe beter de initiële structuur je echte organisatie weerspiegelt, hoe nuttiger die verbonden workflow wordt.
Begin met de inrichtingsaanpak die bij je organisatie past
Overstappen naar een nieuw beheersysteem zou niet moeten betekenen dat je de bedrijfsstructuur en klantgegevens die je al hebt moet vergeten.
Met Clasero kun je Setup Mode gebruiken om de inrichting van Clasero zelf uit te voeren, inclusief het overnemen van bestaande leerlinggegevens uit Excel of Google Sheets.
Als je organisatie al gevestigd is of complexer is, kun je in plaats daarvan hulp aanvragen van het Clasero-team bij de import van klantgegevens en de initiële onboarding.
Begin met het bekijken van de informatie die je al gebruikt om je lessen te organiseren. Kies daarna of je Clasero zelfstandig wilt configureren of hulp wilt krijgen bij het voorbereiden van het systeem rond de organisatie die je al hebt.