Rozpoczęcie pracy z Clasero jest łatwiejsze, niż myślisz: wybierz samodzielną konfigurację lub konfigurację z pomocą specjalisty

Rozpoczęcie pracy z nowym oprogramowaniem do zarządzania zajęciami pozalekcyjnymi jest łatwe, gdy Twoja firma dopiero powstaje. Jest to większym wyzwaniem, gdy masz już uczniów, nauczycieli, lokalizacje, zajęcia, harmonogramy i ustalone zasady płatności.

Właśnie dlatego konfiguracja Clasero oferuje dwie praktyczne ścieżki.

Możesz samodzielnie skonfigurować swoją firmę, korzystając z uporządkowanego Trybu konfiguracji Clasero, albo poprosić zespół Clasero o pomoc przy początkowym wdrożeniu. Konfiguracja z pomocą może obejmować import istniejących danych klientów oraz ustawienie danych firmy, oddziałów, usług, zajęć, pracowników, ustawień płatności i innych informacji potrzebnych do rozpoczęcia korzystania z Clasero.

W przypadku działającej już szkoły, akademii, studia lub programu zajęć pozalekcyjnych oznacza to, że nie musisz koniecznie ręcznie odtwarzać całej działalności od początku.

Co trzeba skonfigurować w Clasero?

Clasero działa w oparciu o strukturę Twojej rzeczywistej działalności.

W zależności od tego, jak funkcjonuje Twoja organizacja, początkowa konfiguracja może obejmować:

dane firmy i preferencje;
oddziały i lokalizacje zajęć;
obiekty lub sale;
usługi i zajęcia;
nauczycieli i pracowników;
opcje płatności;
istniejących klientów i uczniów.

Ma to szczególne znaczenie dla organizacji zarządzających zajęciami pozalekcyjnymi w wielu lokalizacjach. Firma z jednym instruktorem i jedną grupą ma zupełnie inne potrzeby konfiguracyjne niż szkoła prowadząca kilka programów z wieloma nauczycielami i oddziałami.

Tryb konfiguracji Clasero zapewnia uporządkowaną listę kontrolną, która pomaga przygotować system do codziennego użytkowania.

Opcja 1: Skonfiguruj Clasero samodzielnie za pomocą Trybu konfiguracji

Jeśli Twoje dane klientów są uporządkowane i już wiesz, jak chcesz odwzorować swoją działalność w systemie, samodzielna konfiguracja Clasero może być najprostszym rozwiązaniem.

Praktyczna kolejność to najpierw utworzenie struktury firmy, a następnie dodanie klientów:

Wprowadź informacje o firmie i preferencje.
Utwórz oddziały i obiekty.
Skonfiguruj swoje usługi.
Utwórz odpowiednie zajęcia.
Dodaj nauczycieli i pracowników.
Skonfiguruj opcje płatności.
Dodaj lub zaimportuj istniejących klientów i uczniów.
Przejrzyj strukturę przed rozpoczęciem codziennego korzystania.

Taka kolejność pomaga upewnić się, że importowani uczniowie mają przypisane właściwe zajęcia, usługi, lokalizacje i strukturę płatności, gdy zaczniesz ich organizować.

Samodzielna konfiguracja jest szczególnie odpowiednia, gdy ktoś w Twojej organizacji już rozumie strukturę operacyjną i chce mieć bezpośrednią kontrolę nad konfiguracją.

Opcja 2: Uzyskaj pomoc przy wdrożeniu Clasero i imporcie klientów

Nie musisz przechodzić przez początkową konfigurację samodzielnie.

Na życzenie zespół Clasero może pomóc we wdrożeniu, w tym w imporcie istniejących informacji o klientach oraz skonfigurowaniu części struktury firmy potrzebnej do rozpoczęcia korzystania z systemu.

Pomoc może obejmować:

istniejące dane klientów;
dane firmy;
oddziały;
usługi;
zajęcia;
pracowników;
ustawienia płatności;
inne informacje potrzebne do początkowej konfiguracji.

Może to być szczególnie przydatne przy przenoszeniu już działającej firmy do Clasero.

Wyobraź sobie szkołę tańca z 180 uczniami, trzema lokalizacjami, sześcioma nauczycielami, ośmioma stałymi grupami zajęciowymi oraz mieszanką klientów abonamentowych i płacących za pojedyncze wejścia.

Szkoła mogłaby samodzielnie skonfigurować wszystko w Trybie konfiguracji. Alternatywnie mogłaby przygotować istniejące dane klientów i informacje o firmie oraz poprosić o wdrożenie Clasero z pomocą w zakresie początkowej konfiguracji i importu danych klientów.

Najważniejsze jest to, że posiadanie istniejącej bazy klientów nie oznacza konieczności zaczynania od zera.

Czy można zaimportować istniejących uczniów do Clasero?

Tak. Clasero umożliwia dodawanie istniejących danych klientów i uczniów z Excel lub Google Sheets, co ułatwia przeniesienie istniejących rekordów zamiast ręcznego wprowadzania każdego ucznia.

Tabelę danych klientów można również skonfigurować przy użyciu dostępnych pól, w tym zmieniając, które pola są wyświetlane, oraz ustalając ich kolejność.

Przed importem istniejących uczniów dokładnie sprawdź swoje dane.

Sprawdź, czy nie ma:

zduplikowanych rekordów klientów;
uczniów, którzy nie są już aktywni;
nieprawidłowych imion i nazwisk lub danych kontaktowych;
niespójnych danych;
informacji, których już nie potrzebujesz;
brakujących szczegółów, które należy poprawić przed migracją.

Dobrą praktyką jest również zachowanie niezmienionej kopii oryginalnego pliku klientów przed jego czyszczeniem lub reorganizacją.

Wcześniejsze przygotowanie danych ułatwia zarówno samodzielne wdrożenie, jak i wdrożenie z pomocą.

Co należy przygotować przed rozpoczęciem?

Nie musisz przeprojektowywać całej swojej działalności przed otwarciem Clasero, ale uporządkowanie istniejących informacji może sprawić, że konfiguracja przebiegnie znacznie sprawniej.

W zależności od Twojej organizacji przygotuj:

aktualne dane uczniów lub klientów;
informacje o rodzicach lub opiekunach, jeśli są istotne;
strukturę oddziałów i lokalizacji;
sale lub obiekty wykorzystywane do zajęć;
usługi, które obecnie oferujesz;
nazwy zajęć lub grup;
informacje o nauczycielach i pracownikach;
istniejące abonamenty lub rozliczenia płatności za pojedyncze zajęcia;
preferencje firmy, takie jak waluta i ustawienia regionalne.

Jeśli informacje o klientach są już przechowywane w Excel lub Google Sheets, ten istniejący plik może być ważnym punktem wyjścia do importowania uczniów do Clasero.

Nie każda pozycja z tej listy kontrolnej musi koniecznie odpowiadać polu do importu zbiorczego. Niektóre informacje są po prostu przydatne, gdy masz je pod ręką podczas konfigurowania organizacji.

Samodzielna konfiguracja czy konfiguracja z pomocą: co będzie lepsze dla Ciebie?

Nie ma jednego właściwego wyboru.

Samodzielna konfiguracja może być odpowiednia, jeśli Twoja organizacja ma stosunkowo prostą strukturę, dane klientów są już uporządkowane, a ktoś w Twoim zespole czuje się swobodnie przy konfigurowaniu systemu.

Konfigurację z pomocą warto rozważyć, jeśli masz:

wielu obecnych uczniów;
wiele oddziałów lub lokalizacji;
kilku nauczycieli lub pracowników;
liczne usługi lub grupy zajęciowe;
różne modele płatności klientów;
istniejące dane klientów, które trzeba przenieść.

Wybór zależy od tego, jak dużą część początkowej pracy administracyjnej chcesz wykonać samodzielnie.

Możesz skonfigurować Clasero niezależnie, a możliwość poproszenia o dodatkową pomoc oznacza, że bardziej złożona, już działająca firma nie musi podchodzić do wdrożenia dokładnie tak samo jak mała nowa działalność.

Dlaczego prawidłowa początkowa struktura ma znaczenie

Dobra konfiguracja to nie tylko odhaczenie listy kontrolnej wdrożenia. To od niej zależy, jak łatwo Clasero będzie później wspierać codzienną administrację.

Po skonfigurowaniu system może połączyć planowanie zajęć, uczniów, nauczycieli, obecność, usługi i zasady płatności.

Zajęcia można planować, wybierając odpowiedni oddział lub lokalizację, zajęcia, nauczyciela, salę i czas lekcji. Nauczyciele mogą rejestrować obecność podczas zajęć, a usługi mogą korzystać ze struktur płatności opartych na abonamencie lub płatności za pojedyncze wejścia.

Rodzice mogą również uzyskać dostęp do odpowiednich informacji przez my.clasero.com, w tym harmonogramów zajęć, informacji o obecności, faktur i statusu płatności oraz szczegółów związanych z usługami ich dziecka.

Im lepiej początkowa struktura odzwierciedla rzeczywistą organizację, tym bardziej użyteczny staje się ten połączony przepływ pracy.

Zacznij od sposobu konfiguracji, który pasuje do Twojej firmy

Przejście na nowy system zarządzania nie powinno wymagać porzucenia struktury firmy i danych klientów, które już posiadasz.

Z Clasero możesz użyć Trybu konfiguracji, aby samodzielnie przeprowadzić konfigurację Clasero, w tym zaimportować istniejące informacje o uczniach z Excel lub Google Sheets.

Jeśli Twoja organizacja jest już rozwinięta lub bardziej złożona, możesz zamiast tego poprosić zespół Clasero o pomoc przy imporcie danych klientów i początkowym wdrożeniu.

Zacznij od przejrzenia informacji, których już używasz do prowadzenia swoich zajęć. Następnie zdecyduj, czy chcesz skonfigurować Clasero samodzielnie, czy skorzystać z pomocy przy przygotowaniu systemu pod działalność, którą już prowadzisz.