Începutul cu Clasero este mai ușor decât crezi: alege configurarea self-service sau asistată

Începerea utilizării unui nou software de administrare a cursurilor after-school este ușoară atunci când afacerea ta este complet nouă. Este mai dificil atunci când ai deja elevi, profesori, locații, cursuri, programe și modalități de plată deja stabilite.

Tocmai de aceea configurarea Clasero oferă două opțiuni practice.

Îți poți configura singur afacerea folosind modul structurat de configurare Setup Mode din Clasero sau poți solicita ajutor din partea echipei Clasero pentru procesul inițial de onboarding. Configurarea asistată poate include importarea datelor existente ale clienților și configurarea detaliilor afacerii, sucursalelor, serviciilor, cursurilor, angajaților, setărilor de plată și a altor informații necesare pentru a începe să folosești Clasero.

Pentru o școală, academie, studio sau program after-school deja existent, acest lucru înseamnă că nu trebuie neapărat să îți reconstruiești manual activitatea de la zero.

Ce trebuie configurat în Clasero?

Clasero funcționează în jurul structurii reale a afacerii tale.

În funcție de modul în care funcționează organizația ta, configurarea inițială poate include:

detalii și preferințe ale companiei;
sucursale și locații de predare;
spații sau săli;
servicii și cursuri;
profesori și angajați;
opțiuni de plată;
clienți și elevi existenți.

Acest lucru este deosebit de important pentru organizațiile care gestionează cursuri after-school în mai multe locații. O afacere cu un singur instructor și un singur curs are nevoi de configurare foarte diferite față de o școală care desfășoară mai multe programe cu mai mulți profesori și sucursale.

Setup Mode din Clasero oferă o listă de verificare structurată pentru a ajuta la pregătirea sistemului pentru utilizarea de zi cu zi.

Opțiunea 1: Configurează singur Clasero cu Setup Mode

Dacă datele clienților tăi sunt organizate și știi deja cum vrei să fie reprezentată afacerea ta în sistem, configurarea Clasero în regim self-service poate fi cea mai simplă abordare.

O ordine practică este să creezi mai întâi structura afacerii și să adaugi clienții ulterior:

Introdu informațiile și preferințele companiei tale.
Creează sucursale și spații.
Configurează serviciile tale.
Creează cursurile relevante.
Adaugă profesori și angajați.
Configurează opțiunile de plată.
Adaugă sau importă clienții și elevii existenți.
Revizuiește structura înainte de a începe utilizarea de zi cu zi.

Această ordine ajută la asigurarea faptului că elevii importați au disponibile cursurile, serviciile, locațiile și structura de plată corecte atunci când începi să îi organizezi.

Configurarea self-service este potrivită în special atunci când cineva din cadrul organizației tale înțelege deja structura operațională și dorește control direct asupra configurării.

Opțiunea 2: Obține ajutor pentru onboardingul Clasero și importul clienților

Nu trebuie să finalizezi singur configurarea inițială.

La cerere, echipa Clasero poate oferi asistență pentru onboarding, inclusiv importarea informațiilor existente despre clienți și configurarea unor părți din structura afacerii necesare pentru a începe utilizarea sistemului.

Asistența poate acoperi:

datele existente ale clienților;
detaliile afacerii;
sucursalele;
serviciile;
cursurile;
angajații;
setările de plată;
alte informații necesare pentru configurarea inițială.

Acest lucru poate fi deosebit de util atunci când muți o afacere deja existentă în Clasero.

Imaginează-ți o școală de dans cu 180 de elevi, trei locații, șase profesori, opt grupe regulate de curs și un mix de clienți cu abonament și clienți care plătesc per participare.

Școala ar putea configura totul singură prin Setup Mode. Alternativ, ar putea pregăti evidențele existente ale clienților și informațiile despre afacere și ar putea solicita onboarding asistat Clasero pentru configurarea inițială și importul datelor clienților.

Ideea importantă este că existența unei baze de clienți deja formate nu înseamnă să începi din nou de la zero.

Poți importa elevii existenți în Clasero?

Da. Clasero permite adăugarea datelor existente despre clienți și elevi din Excel sau Google Sheets, ceea ce face mai ușor transferul evidențelor existente în loc să introduci manual fiecare elev.

Tabelul cu datele clienților poate fi, de asemenea, configurat folosind câmpurile disponibile, inclusiv prin schimbarea câmpurilor afișate și aranjarea ordinii acestora.

Înainte de a importa elevii existenți, verifică-ți cu atenție datele.

Verifică dacă există:

înregistrări duplicate ale clienților;
elevi care nu mai sunt activi;
nume sau informații de contact incorecte;
date inconsistente;
informații de care nu mai ai nevoie;
detalii lipsă care ar trebui corectate înainte de migrare.

De asemenea, este o bună practică să păstrezi o copie nemodificată a fișierului original cu clienți înainte de a-l curăța sau reorganiza.

Pregătirea datelor în avans face mai ușor atât onboardingul self-service, cât și cel asistat.

Ce ar trebui să pregătești înainte de a începe?

Nu trebuie să îți reproiectezi întreaga afacere înainte de a deschide Clasero, dar dacă ai informațiile existente organizate, procesul de configurare poate decurge mult mai ușor.

În funcție de organizația ta, pregătește:

evidențele actuale ale elevilor sau clienților;
informațiile despre părinți sau tutori, acolo unde este relevant;
structura sucursalelor și locațiilor tale;
sălile sau spațiile folosite pentru cursuri;
serviciile pe care le oferi în prezent;
numele cursurilor sau grupelor;
informațiile despre profesori și angajați;
aranjamentele existente de tip abonament sau plată per utilizare;
preferințele companiei, cum ar fi moneda și setările regionale.

Dacă informațiile despre clienți sunt deja păstrate în Excel sau Google Sheets, acel fișier existent poate fi un punct de plecare important pentru importarea elevilor în Clasero.

Nu fiecare element din această listă de verificare reprezintă neapărat un câmp pentru import în masă. Unele informații sunt pur și simplu utile să fie pregătite atunci când configurezi organizația.

Configurare self-service sau asistată: care este mai potrivită pentru tine?

Nu există o singură alegere corectă.

Configurarea self-service poate fi potrivită dacă organizația ta are o structură relativ simplă, datele clienților sunt deja organizate și cineva din echipa ta se simte confortabil să configureze sistemul.

Configurarea asistată poate merita luată în considerare dacă ai:

mulți elevi existenți;
mai multe sucursale sau locații;
mai mulți profesori sau angajați;
numeroase servicii sau grupe de curs;
aranjamente diferite de plată pentru clienți;
date existente ale clienților care trebuie transferate.

Alegerea ține de cât de mult din munca administrativă inițială vrei să gestionezi singur.

Poți configura Clasero independent, iar opțiunea de a solicita ajutor suplimentar înseamnă că o afacere existentă mai complexă nu trebuie să abordeze onboardingul exact în același mod ca o operațiune nouă și mică.

De ce este important să stabilești corect structura inițială

O configurare bună nu înseamnă doar finalizarea unei liste de verificare pentru onboarding. Ea determină cât de ușor poate Clasero să susțină administrarea de zi cu zi ulterior.

Odată configurat, sistemul poate conecta programarea cursurilor, elevii, profesorii, prezența, serviciile și modalitățile de plată.

Lecțiile pot fi planificate prin selectarea sucursalei sau locației relevante, a cursului, profesorului, sălii și orei lecției. Profesorii pot înregistra prezența în timpul lecțiilor, iar serviciile pot folosi structuri de plată bazate pe abonament sau plată per utilizare.

Părinții pot accesa, de asemenea, informațiile relevante prin my.clasero.com, inclusiv programul lecțiilor, informații despre prezență, facturile și statusul plăților, precum și detalii legate de serviciile copilului lor.

Cu cât structura inițială reflectă mai bine organizația ta reală, cu atât acest flux de lucru conectat devine mai util.

Începe cu abordarea de configurare care se potrivește afacerii tale

Trecerea la un nou sistem de administrare nu ar trebui să însemne că trebuie să uiți structura afacerii și evidențele clienților pe care le ai deja.

Cu Clasero, poți folosi Setup Mode pentru a finaliza singur configurarea Clasero, inclusiv prin aducerea informațiilor existente despre elevi din Excel sau Google Sheets.

Dacă organizația ta este deja bine stabilită sau mai complexă, poți în schimb solicita asistență din partea echipei Clasero pentru importul datelor clienților și onboardingul inițial.

Începe prin a analiza informațiile pe care le folosești deja pentru a-ți gestiona cursurile. Apoi alege dacă vrei să configurezi Clasero independent sau să primești ajutor pentru pregătirea sistemului în jurul afacerii pe care o ai deja.