Začetek uporabe Clasera je lažji, kot si mislite: izberite samostojno nastavitev ali nastavitev s pomočjo

Začetek uporabe nove programske opreme za upravljanje obšolskih dejavnosti je preprost, kadar je vaše podjetje povsem novo. Bolj zahtevno pa je, ko že imate vzpostavljene učence, učitelje, lokacije, tečaje, urnike in plačilne dogovore.

Prav zato nastavitev Clasero ponuja dve praktični možnosti.

Svoje podjetje lahko nastavite sami z uporabo strukturiranega načina Setup Mode v Clasero, ali pa zaprosite ekipo Clasero za pomoč pri začetnem uvajanju. Pomoč pri nastavitvi lahko vključuje uvoz obstoječih podatkov o strankah ter konfiguracijo poslovnih podatkov, podružnic, storitev, tečajev, zaposlenih, nastavitev plačil in drugih informacij, potrebnih za začetek uporabe Clasero.

Za uveljavljeno šolo, akademijo, studio ali obšolski program to pomeni, da svojega poslovanja ni nujno treba ročno znova vzpostavljati od začetka.

Kaj je treba nastaviti v Clasero?

Clasero deluje na podlagi strukture vašega dejanskega poslovanja.

Glede na način delovanja vaše organizacije lahko začetna nastavitev vključuje:

• podatke o podjetju in nastavitve;
• podružnice in učne lokacije;
• prostore ali učilnice;
• storitve in tečaje;
• učitelje in zaposlene;
• možnosti plačila;
• obstoječe stranke in učence.

To je še posebej pomembno za organizacije, ki upravljajo obšolske dejavnosti na več lokacijah. Podjetje z enim inštruktorjem in enim tečajem ima zelo drugačne potrebe pri nastavitvi kot šola, ki izvaja več programov z več učitelji in podružnicami.

Način Setup Mode v Clasero ponuja strukturiran kontrolni seznam, ki pomaga pripraviti sistem za vsakodnevno uporabo.

Možnost 1: Clasero nastavite sami z načinom Setup Mode

Če so vaši podatki o strankah urejeni in že veste, kako želite, da je vaše podjetje predstavljeno v sistemu, je lahko samostojna nastavitev Clasero najpreprostejši pristop.

Praktičen vrstni red je, da najprej ustvarite poslovno strukturo, nato pa dodate stranke:

• Vnesite podatke o podjetju in nastavitve.
• Ustvarite podružnice in prostore.
• Nastavite svoje storitve.
• Ustvarite ustrezne tečaje.
• Dodajte učitelje in zaposlene.
• Nastavite možnosti plačila.
• Dodajte ali uvozite obstoječe stranke in učence.
• Pred začetkom vsakodnevne uporabe preverite strukturo.

Ta vrstni red pomaga zagotoviti, da imajo uvoženi učenci ob začetku organizacije na voljo pravilne tečaje, storitve, lokacije in plačilno strukturo.

Samostojna nastavitev je še posebej primerna, kadar nekdo v vaši organizaciji že razume vašo operativno strukturo in želi imeti neposreden nadzor nad konfiguracijo.

Možnost 2: Pridobite pomoč pri uvajanju v Clasero in uvozu strank

Začetne konfiguracije vam ni treba opraviti sami.

Na zahtevo lahko ekipa Clasero pomaga pri uvajanju, vključno z uvozom obstoječih podatkov o strankah in konfiguracijo delov poslovne strukture, potrebnih za začetek uporabe sistema.

Pomoč lahko zajema:

• obstoječe podatke o strankah;
• poslovne podatke;
• podružnice;
• storitve;
• tečaje;
• zaposlene;
• nastavitve plačil;
• druge informacije, potrebne za začetno nastavitev.

To je lahko še posebej koristno pri prehodu uveljavljenega podjetja v Clasero.

Predstavljajte si plesno šolo s 180 učenci, tremi lokacijami, šestimi učitelji, osmimi rednimi skupinami tečajev ter kombinacijo naročniških strank in strank s plačilom na obisk.

Šola bi lahko vse nastavila sama prek načina Setup Mode. Lahko pa pripravi svoje obstoječe evidence strank in poslovne informacije ter zaprosi za podprto uvajanje v Clasero za začetno nastavitev in uvoz podatkov o strankah.

Pomembno je, da obstoječa baza strank ne pomeni, da morate začeti znova iz nič.

Ali lahko v Clasero uvozite obstoječe učence?

Da. Clasero podpira dodajanje obstoječih podatkov o strankah in učencih iz Excela ali Google Sheets, kar olajša prenos obstoječih evidenc namesto ročnega vnosa vsakega učenca.

Tabelo s podatki o strankah je mogoče konfigurirati tudi z uporabo razpoložljivih polj, vključno s spreminjanjem prikazanih polj in razporeditvijo njihovega vrstnega reda.

Pred uvozom obstoječih učencev svoje podatke skrbno preglejte.

Preverite:

• podvojene evidence strank;
• učence, ki niso več aktivni;
• nepravilna imena ali kontaktne podatke;
• nedosledne podatke;
• informacije, ki jih ne potrebujete več;
• manjkajoče podrobnosti, ki jih je treba popraviti pred migracijo.

Prav tako je dobra praksa, da pred čiščenjem ali preurejanjem ohranite nespremenjeno kopijo izvirne datoteke s podatki o strankah.

Če podatke pripravite vnaprej, sta tako samostojno kot podprto uvajanje lažja.

Kaj morate pripraviti pred začetkom?

Preden odprete Clasero, vam ni treba na novo zasnovati celotnega poslovanja, vendar lahko urejene obstoječe informacije nastavitev precej poenostavijo.

Glede na vašo organizacijo pripravite:

• trenutne evidence učencev ali strank;
• podatke o starših ali skrbnikih, kjer je to relevantno;
• strukturo podružnic in lokacij;
• učilnice ali prostore, ki se uporabljajo za tečaje;
• storitve, ki jih trenutno ponujate;
• imena tečajev ali skupin;
• podatke o učiteljih in zaposlenih;
• obstoječe naročniške ali sprotne plačilne dogovore;
• nastavitve podjetja, kot so valuta in regionalne nastavitve.

Če podatke o strankah že vodite v Excelu ali Google Sheets, je lahko ta obstoječa datoteka pomembno izhodišče za uvoz učencev v Clasero.

Ni nujno, da vsaka postavka na tem kontrolnem seznamu predstavlja polje za množični uvoz. Nekatere informacije je preprosto koristno imeti pripravljene pri konfiguraciji vaše organizacije.

Samostojna ali podprta nastavitev: kaj je boljše za vas?

Ni ene same pravilne izbire.

Samostojna nastavitev je lahko primerna, če ima vaša organizacija razmeroma preprosto strukturo, so podatki o strankah že urejeni in se nekdo v vaši ekipi dobro znajde pri konfiguraciji sistema.

O podprti nastavitvi je morda vredno razmisliti, če imate:

• veliko obstoječih učencev;
• več podružnic ali lokacij;
• več učiteljev ali zaposlenih;
• številne storitve ali skupine tečajev;
• različne plačilne dogovore strank;
• obstoječe podatke o strankah, ki jih je treba prenesti.

Izbira je odvisna od tega, koliko začetnega administrativnega dela želite upravljati sami.

Clasero lahko nastavite samostojno, možnost dodatne pomoči pa pomeni, da se bolj kompleksnemu obstoječemu podjetju ni treba uvajanja lotiti povsem enako kot majhnemu novemu podjetju.

Zakaj je pomembno, da je začetna struktura pravilno nastavljena

Dobra nastavitev ni pomembna le zaradi dokončanja kontrolnega seznama za uvajanje. Določa tudi, kako enostavno bo Clasero pozneje podpiral vsakodnevno administracijo.

Ko je sistem nastavljen, lahko poveže urnike tečajev, učence, učitelje, prisotnost, storitve in plačilne dogovore.

Učne ure je mogoče načrtovati z izbiro ustrezne podružnice ali lokacije, tečaja, učitelja, prostora in časa ure. Učitelji lahko med urami beležijo prisotnost, storitve pa lahko uporabljajo naročniške ali sprotne plačilne strukture.

Starši lahko do ustreznih informacij dostopajo tudi prek my.clasero.com, vključno z urniki učnih ur, podatki o prisotnosti, računi in stanjem plačil ter podrobnostmi, povezanimi s storitvami njihovega otroka.

Bolj ko začetna struktura odraža vašo dejansko organizacijo, bolj uporaben postane ta povezan potek dela.

Začnite s pristopom k nastavitvi, ki ustreza vašemu podjetju

Prehod na nov sistem upravljanja ne bi smel zahtevati, da pozabite na poslovno strukturo in evidence strank, ki jih že imate.

S Clasero lahko uporabite način Setup Mode, da nastavitev Clasero opravite sami, vključno z uvozom obstoječih podatkov o učencih iz Excela ali Google Sheets.

Če je vaša organizacija že uveljavljena ali bolj kompleksna, lahko namesto tega zaprosite ekipo Clasero za pomoč pri uvozu podatkov o strankah in začetnem uvajanju.

Začnite tako, da pregledate informacije, ki jih že uporabljate za vodenje svojih tečajev. Nato se odločite, ali želite Clasero nastaviti samostojno ali pa želite pomoč pri pripravi sistema glede na poslovanje, ki ga že imate.