Početak rada sa Clasero je lakši nego što mislite: izaberite samostalno podešavanje ili podešavanje uz pomoć

Početak rada sa novim softverom za upravljanje vannastavnim aktivnostima je lak kada je vaše poslovanje tek pokrenuto. Veći izazov nastaje kada već imate učenike, nastavnike, lokacije, časove, rasporede i uspostavljene načine plaćanja.

Upravo zato podešavanje Clasero sistema nudi dva praktična pristupa.

Možete sami podesiti svoje poslovanje koristeći strukturirani Clasero režim podešavanja ili možete zatražiti pomoć Clasero tima tokom početnog procesa uvođenja. Pomoć pri podešavanju može uključivati uvoz postojećih podataka o klijentima i konfiguraciju poslovnih podataka, filijala, usluga, časova, zaposlenih, podešavanja plaćanja i drugih informacija potrebnih za početak korišćenja Clasera.

Za školu, akademiju, studio ili program vannastavnih aktivnosti koji već posluje, to znači da ne morate nužno ručno ponovo graditi svoje poslovanje od samog početka.

Šta je potrebno podesiti u Claseru?

Clasero funkcioniše u skladu sa strukturom vašeg stvarnog poslovanja.

U zavisnosti od načina na koji vaša organizacija funkcioniše, početno podešavanje može uključivati:

• podaci o kompaniji i podešavanja;
• filijale i nastavne lokacije;
• prostorije ili sale;
• usluge i časove;
• nastavnike i zaposlene;
• opcije plaćanja;
• postojeće klijente i učenike.

Ovo je posebno važno za organizacije koje upravljaju vannastavnim aktivnostima na više lokacija. Poslovanje sa jednim instruktorom i jednim časom ima veoma drugačije potrebe za podešavanjem od škole koja vodi više programa sa više nastavnika i filijala.

Clasero režim podešavanja pruža strukturiranu kontrolnu listu koja pomaže da se sistem pripremi za svakodnevnu upotrebu.

Opcija 1: Sami podesite Clasero pomoću režima podešavanja

Ako su vaši podaci o klijentima organizovani i već znate kako želite da vaše poslovanje bude prikazano u sistemu, samostalno podešavanje Clasero sistema može biti najjednostavniji pristup.

Praktičan redosled je da prvo kreirate poslovnu strukturu, a zatim dodate klijente:

• Unesite podatke o kompaniji i podešavanja.
• Kreirajte filijale i prostorije.
• Podesite svoje usluge.
• Kreirajte odgovarajuće časove.
• Dodajte nastavnike i zaposlene.
• Podesite opcije plaćanja.
• Dodajte ili uvezite postojeće klijente i učenike.
• Pregledajte strukturu pre početka svakodnevnog korišćenja.

Ovakav redosled pomaže da uvezeni učenici imaju dostupne odgovarajuće časove, usluge, lokacije i strukturu plaćanja kada počnete da ih organizujete.

Samostalno podešavanje je posebno pogodno kada neko unutar vaše organizacije već razume vašu operativnu strukturu i želi direktnu kontrolu nad konfiguracijom.

Opcija 2: Zatražite pomoć pri Clasero uvođenju i uvozu klijenata

Ne morate sami završiti početnu konfiguraciju.

Na zahtev, Clasero tim može pomoći pri uvođenju, uključujući uvoz postojećih informacija o klijentima i podešavanje delova poslovne strukture potrebnih za početak korišćenja sistema.

Pomoć može obuhvatati:

• postojeće podatke o klijentima;
• poslovne podatke;
• filijale;
• usluge;
• časove;
• zaposlene;
• podešavanja plaćanja;
• druge informacije potrebne za početno podešavanje.

Ovo može biti posebno korisno kada prebacujete već uspostavljeno poslovanje u Clasero.

Zamislite plesnu školu sa 180 učenika, tri lokacije, šest nastavnika, osam redovnih grupa časova i kombinacijom klijenata sa pretplatom i onih koji plaćaju po dolasku.

Škola bi mogla sama da podesi sve kroz režim podešavanja. Alternativno, mogla bi da pripremi svoje postojeće evidencije o klijentima i poslovne informacije i zatraži pomoć pri Clasero uvođenju za početno podešavanje i uvoz podataka o klijentima.

Važno je da postojanje postojeće baze klijenata ne znači da morate početi ponovo od nule.

Možete li uvesti postojeće učenike u Clasero?

Da. Clasero podržava dodavanje postojećih podataka o klijentima i učenicima iz Excel-a ili Google Sheets-a, što olakšava prenos postojećih evidencija umesto ručnog unosa svakog učenika.

Tabela sa podacima o klijentima takođe se može podesiti korišćenjem dostupnih polja, uključujući promenu prikazanih polja i raspoređivanje njihovog redosleda.

Pre uvoza postojećih učenika, pažljivo pregledajte svoje podatke.

Proverite sledeće:

• duplirane evidencije klijenata;
• učenike koji više nisu aktivni;
• netačna imena ili kontakt informacije;
• nedosledne podatke;
• informacije koje vam više nisu potrebne;
• nedostajuće podatke koje treba ispraviti pre migracije.

Takođe je dobra praksa da sačuvate neizmenjenu kopiju originalnog fajla sa podacima o klijentima pre nego što ga očistite ili reorganizujete.

Ako prvo pripremite svoje podatke, i samostalno i asistirano uvođenje biće lakše.

Šta treba da pripremite pre početka?

Ne morate redizajnirati celo svoje poslovanje pre otvaranja Clasera, ali ako su vaše postojeće informacije organizovane, podešavanje može biti znatno jednostavnije.

U zavisnosti od vaše organizacije, pripremite:

• trenutne evidencije o učenicima ili klijentima;
• informacije o roditeljima ili starateljima, gde je to relevantno;
• strukturu svojih filijala i lokacija;
• sale ili prostorije koje se koriste za časove;
• usluge koje trenutno pružate;
• nazive časova ili grupa;
• informacije o nastavnicima i zaposlenima;
• postojeće pretplate ili modele plaćanja po korišćenju;
• podešavanja kompanije kao što su valuta i regionalna podešavanja.

Ako se informacije o vašim klijentima već vode u Excel-u ili Google Sheets-u, taj postojeći fajl može biti važna polazna tačka za uvoz učenika u Clasero.

Ne predstavlja svaka stavka sa ove kontrolne liste nužno polje za masovni uvoz. Neke informacije je jednostavno korisno imati spremne prilikom podešavanja vaše organizacije.

Samostalno ili asistirano podešavanje: šta je bolje za vas?

Ne postoji jedan jedini ispravan izbor.

Samostalno podešavanje može biti prikladno ako vaša organizacija ima relativno jednostavnu strukturu, ako su podaci o klijentima već organizovani i ako se neko iz vašeg tima oseća sigurno u podešavanju sistema.

Asistirano podešavanje može biti vredno razmatranja ako imate:

• mnogo postojećih učenika;
• više filijala ili lokacija;
• više nastavnika ili zaposlenih;
• brojne usluge ili grupe časova;
• različite modele plaćanja klijenata;
• postojeće podatke o klijentima koje treba preneti.

Izbor zavisi od toga koliko početnog administrativnog posla želite sami da preuzmete.

Možete samostalno podesiti Clasero, dok mogućnost da zatražite dodatnu pomoć znači da složenije postojeće poslovanje ne mora pristupiti uvođenju na potpuno isti način kao malo novo poslovanje.

Zašto je važno pravilno postaviti početnu strukturu

Dobro podešavanje nije samo pitanje završavanja kontrolne liste za uvođenje. Ono određuje koliko lako Clasero kasnije može podržati svakodnevnu administraciju.

Kada se sistem podesi, može povezati raspored časova, učenike, nastavnike, prisustvo, usluge i modele plaćanja.

Časovi se mogu planirati izborom odgovarajuće filijale ili lokacije, časa, nastavnika, sale i vremena održavanja. Nastavnici mogu beležiti prisustvo tokom časova, dok usluge mogu koristiti modele plaćanja zasnovane na pretplati ili plaćanju po korišćenju.

Roditelji takođe mogu pristupiti relevantnim informacijama putem my.clasero.com, uključujući raspored časova, informacije o prisustvu, fakture i status plaćanja, kao i detalje povezane sa uslugama njihovog deteta.

Što početna struktura bolje odražava vašu stvarnu organizaciju, to taj povezani tok rada postaje korisniji.

Počnite sa pristupom podešavanju koji odgovara vašem poslovanju

Prelazak na novi sistem upravljanja ne bi trebalo da zahteva da zaboravite poslovnu strukturu i evidencije o klijentima koje već imate.

Uz Clasero, možete koristiti režim podešavanja da sami završite podešavanje Clasero sistema, uključujući unošenje postojećih informacija o učenicima iz Excel-a ili Google Sheets-a.

Ako je vaša organizacija već uspostavljena ili složenija, umesto toga možete zatražiti pomoć Clasero tima za uvoz podataka o klijentima i početno uvođenje.

Počnite tako što ćete pregledati informacije koje već koristite za vođenje svojih časova. Zatim odlučite da li želite da samostalno podesite Clasero ili da dobijete pomoć u pripremi sistema prema poslovanju koje već imate.