Att komma igång med Clasero är enklare än du tror: välj självbetjäning eller assisterad konfiguration

Att komma igång med ny programvara för hantering av fritidskurser är enkelt när din verksamhet är helt nystartad. Det är mer utmanande när du redan har elever, lärare, platser, kurser, scheman och betalningsupplägg på plats.

Det är precis därför Clasero-konfiguration erbjuder två praktiska vägar.

Du kan konfigurera din verksamhet själv med hjälp av Claseros strukturerade konfigurationsläge, eller så kan du be Clasero-teamet om hjälp med den inledande onboardingprocessen. Assisterad konfiguration kan omfatta import av befintliga kunddata samt konfigurering av företagsuppgifter, filialer, tjänster, kurser, anställda, betalningsinställningar och annan information som behövs för att börja använda Clasero.

För en etablerad skola, akademi, studio eller fritidsverksamhet innebär detta att du inte nödvändigtvis behöver bygga upp verksamheten manuellt från början.

Vad behöver konfigureras i Clasero?

Clasero är uppbyggt kring strukturen i din faktiska verksamhet.

Beroende på hur din organisation arbetar kan den inledande konfigurationen omfatta:

företagsuppgifter och inställningar;
filialer och undervisningsplatser;
lokaler eller rum;
tjänster och kurser;
lärare och anställda;
betalningsalternativ;
befintliga kunder och elever.

Detta är särskilt viktigt för organisationer som hanterar fritidskurser på flera platser. En verksamhet med en instruktör och en kurs har helt andra konfigurationsbehov än en skola som driver flera program med flera lärare och filialer.

Claseros konfigurationsläge ger en strukturerad checklista som hjälper till att förbereda systemet för daglig användning.

Alternativ 1: Konfigurera Clasero själv med konfigurationsläget

Om dina kunddata är organiserade och du redan vet hur du vill att din verksamhet ska representeras i systemet, kan självbetjänad Clasero-konfiguration vara det enklaste tillvägagångssättet.

En praktisk ordning är att först skapa verksamhetsstrukturen och lägga till kunder därefter:

Ange företagsinformation och inställningar.
Skapa filialer och lokaler.
Konfigurera dina tjänster.
Skapa relevanta kurser.
Lägg till lärare och anställda.
Ställ in betalningsalternativ.
Lägg till eller importera befintliga kunder och elever.
Granska strukturen innan du börjar använda systemet i det dagliga arbetet.

Denna ordning hjälper till att säkerställa att importerade elever har rätt kurser, tjänster, platser och betalningsstruktur tillgängliga när du börjar organisera dem.

Självbetjänad konfiguration passar särskilt bra när någon inom organisationen redan förstår verksamhetsstrukturen och vill ha direkt kontroll över konfigureringen.

Alternativ 2: Få hjälp med Clasero-onboarding och kundimport

Du behöver inte genomföra den inledande konfigureringen på egen hand.

På begäran kan Clasero-teamet hjälpa till med onboarding, inklusive import av befintlig kundinformation och konfigurering av delar av verksamhetsstrukturen som krävs för att börja använda systemet.

Hjälpen kan omfatta:

befintliga kunddata;
företagsuppgifter;
filialer;
tjänster;
kurser;
anställda;
betalningsinställningar;
annan information som behövs för den inledande konfigureringen.

Detta kan vara särskilt användbart när en etablerad verksamhet flyttas över till Clasero.

Föreställ dig en dansskola med 180 elever, tre platser, sex lärare, åtta ordinarie kursgrupper och en blandning av kunder med abonnemang och kunder som betalar per besök.

Skolan skulle kunna konfigurera allt själv via konfigurationsläget. Alternativt kan den förbereda sina befintliga kundregister och företagsuppgifter och begära assisterad Clasero-onboarding för den inledande konfigureringen och importen av kunddata.

Det viktiga är att en befintlig kundbas inte innebär att man måste börja om från noll.

Kan du importera befintliga elever till Clasero?

Ja. Clasero stöder tillägg av befintliga kund- och elevdata från Excel eller Google Sheets, vilket gör det enklare att överföra befintliga register i stället för att lägga in varje elev manuellt.

Tabellen med kunddata kan också konfigureras med hjälp av tillgängliga fält, inklusive att ändra vilka fält som visas och ordna deras ordning.

Innan du importerar befintliga elever bör du granska dina data noggrant.

Kontrollera följande:

dubbla kundposter;
elever som inte längre är aktiva;
felaktiga namn eller kontaktuppgifter;
inkonsekventa data;
information som du inte längre behöver;
saknade uppgifter som bör korrigeras före migreringen.

Det är också god praxis att behålla en oförändrad kopia av den ursprungliga kundfilen innan du rensar eller omorganiserar den.

Att förbereda dina data först gör både självbetjänad och assisterad onboarding enklare.

Vad bör du förbereda innan du börjar?

Du behöver inte omforma hela verksamheten innan du öppnar Clasero, men om din befintliga information är organiserad kan konfigurationen gå mycket smidigare.

Beroende på din organisation bör du förbereda:

dina nuvarande elev- eller kundregister;
information om förälder eller vårdnadshavare där det är relevant;
din filial- och platsstruktur;
rum eller lokaler som används för kurser;
tjänster som du för närvarande erbjuder;
namn på kurser eller grupper;
information om lärare och anställda;
befintliga abonnemang eller upplägg för betalning per tillfälle;
företagsinställningar såsom valuta och regionala inställningar.

Om din kundinformation redan underhålls i Excel eller Google Sheets kan den befintliga filen vara en viktig utgångspunkt för att importera elever till Clasero.

Alla punkter i denna checklista motsvarar inte nödvändigtvis ett fält för massimport. Viss information är helt enkelt bra att ha redo när du konfigurerar organisationen.

Självbetjänad eller assisterad konfiguration: vilket passar dig bäst?

Det finns inget enda rätt val.

Självbetjänad konfiguration kan vara lämplig om din organisation har en relativt enkel struktur, dina kunddata redan är organiserade och någon i teamet känner sig bekväm med att konfigurera systemet.

Assisterad konfiguration kan vara värd att överväga om du har:

många befintliga elever;
flera filialer eller platser;
flera lärare eller anställda;
många tjänster eller kursgrupper;
olika kundupplägg för betalning;
befintliga kunddata som behöver överföras.

Valet handlar om hur mycket av det inledande administrativa arbetet du vill hantera själv.

Du kan konfigurera Clasero självständigt, medan möjligheten att begära ytterligare hjälp innebär att en mer komplex befintlig verksamhet inte behöver hantera onboarding på exakt samma sätt som en liten ny verksamhet.

Varför det är viktigt att få den inledande strukturen rätt

En bra konfiguration handlar inte bara om att slutföra en onboardingchecklista. Den avgör hur enkelt Clasero kan stödja den dagliga administrationen efteråt.

När systemet väl är konfigurerat kan det koppla samman kursschemaläggning, elever, lärare, närvaro, tjänster och betalningsupplägg.

Lektioner kan planeras genom att välja relevant filial eller plats, kurs, lärare, rum och lektionstid. Lärare kan registrera närvaro under lektionerna, medan tjänster kan använda abonnemangsbaserade eller betalning-per-tillfälle-strukturer.

Föräldrar kan också få tillgång till relevant information via my.clasero.com, inklusive lektionsscheman, närvaroinformation, fakturor och betalningsstatus samt uppgifter kopplade till deras barns tjänster.

Ju bättre den inledande strukturen speglar din verkliga organisation, desto mer användbart blir det sammanlänkade arbetsflödet.

Börja med den konfigurationsmetod som passar din verksamhet

Att byta till ett nytt administrationssystem ska inte kräva att du bortser från den verksamhetsstruktur och de kundregister du redan har.

Med Clasero kan du använda konfigurationsläget för att själv slutföra Clasero-konfigurationen, inklusive att ta in befintlig elevinformation från Excel eller Google Sheets.

Om din organisation redan är etablerad eller mer komplex kan du i stället begära hjälp från Clasero-teamet med import av kunddata och inledande onboarding.

Börja med att granska den information du redan använder för att driva dina kurser. Välj sedan om du vill konfigurera Clasero självständigt eller få hjälp med att förbereda systemet utifrån den verksamhet du redan har.