Страхувате се да смените софтуера за управление на класове? Clasero може да ви помогне да импортирате съществуващите ученици и да настроите бизнеса си

Знаете, че настоящата ви административна система създава твърде много работа. Но смяната ѝ изглежда рискована.

Какво ще се случи със съществуващите ви ученици? Кой ще пресъздаде вашите класове, локации, преподаватели и платежни условия? Ами ако нещо е конфигурирано неправилно? И, може би най-важното, кой има време да управлява цялата миграция, докато занятията все още текат?

Тези притеснения спират много утвърдени училища, академии, студиа и извънкласни програми да сменят своя софтуер за управление на класове.

С Clasero не е задължително да се справяте с прехода сами.

Съществуващите данни за клиенти и ученици могат да бъдат импортирани от Excel или Google Sheets. След това съществуващата ви бизнес структура може да бъде конфигурирана в Clasero, а ако не се чувствате уверени да направите всичко сами, Clasero може да съдейства с първоначалната настройка и въвеждането в системата при поискване.

Смяната на системи не трябва да означава да започвате отначало — или да разгадавате миграцията сами.

„Вече имаме твърде много ученици, за да сменим системата“

Бизнес с 200 съществуващи ученици е изправен пред съвсем различно предизвикателство при миграция в сравнение с нов преподавател, който започва с петима клиенти.

Повторното ръчно въвеждане на всеки ученик би създало излишна работа. Затова Clasero поддържа импортиране на съществуващи ученици и клиентски данни от Excel или Google Sheets.

Преди миграцията решете кои клиентски записи трябва да станат част от активната ви работна система.

Може да искате да отделите настоящите ученици от неактивните записи, да идентифицирате дубликати, да проверите данните за контакт и да прегледате информацията, натрупана с времето.

Запазете оригиналния си изходен файл непроменен. Ако почиствате или реорганизирате клиентските данни за миграцията, работете с отделно копие, за да останат оригиналните записи налични.

Целта не е да изграждате наново клиентската си база данни. Целта е да пренесете полезната информация, с която вече разполагате, в системата, която ще използвате занапред.

Какво може да се импортира и какво трябва да се конфигурира?

Това е важно разграничение при планиране на настройката на Clasero.

Съществуващите данни за клиенти и ученици могат да бъдат импортирани от Excel или Google Sheets.

Структурата около тези клиенти се конфигурира като част от първоначалната настройка. В зависимост от вашата организация това може да включва филиали, обекти, услуги, класове, служители, преподаватели, настройки за плащане и фирмени предпочитания.

Затова преминаването към Clasero не бива да се разбира като автоматично прехвърляне на всеки исторически елемент от всяка система, която някога сте използвали.

Вместо това процесът има две практични части: пренасяне на съществуващата ви клиентска база напред и конфигуриране на Clasero според начина, по който организацията ви работи днес.

Ако искате помощ с този процес, асистираното въвеждане в Clasero може да включва както импортиране на клиентски данни, така и съдействие с ключови части от първоначалната бизнес конфигурация.

„Нашата организация е твърде сложна, за да се премести“

Представете си доставчик на извънкласни занимания с 200 ученици, три локации, шестима преподаватели, осем групи, месечни абонаменти и клиенти, които плащат на посещение.

Този бизнес вече има работещ модел. Смяната на софтуера не бива да изисква измисляне на нов.

Доставчикът може да подготви почистено копие на своята клиентска таблица и да идентифицира текущите си локации, класове, преподаватели, услуги и платежни условия. След това тези бизнес елементи могат да бъдат конфигурирани в Clasero, докато съществуващата информация за клиенти и ученици се импортира.

След това учениците могат да бъдат свързани с подходящата структура и проверени, преди Clasero да стане основната система за текущо администриране.

Организацията може да завърши този процес самостоятелно чрез Setup Mode или да поиска съдействие от Clasero с импортирането на клиентски данни и първоначалната настройка.

Това разграничение е важно за училище с няколко локации. Въпросът вече не е просто „Можем ли да се преместим?“. Той става „Колко от прехода искаме да управляваме сами?“

„Страх ме е, че ще настроя нещо неправилно“

Това може да е най-важното възражение от всички.

Може да разбирате бизнеса си отлично и въпреки това да се чувствате несигурни при конфигурирането на нова система. Един собственик на училище не би трябвало да се превръща в специалист по миграция на софтуер само за да подобри начина, по който се управлява бизнесът.

Може да се притеснявате, че ще разпределите клиентите неправилно, ще пропуснете някой клас, ще изберете грешно платежно условие или ще структурирате няколко локации по начин, който по-късно ще създаде проблеми.

Ето защо Clasero предлага както самостоятелна настройка, така и съдействие.

При поискване Clasero може да помогне с документираните части от първоначалното въвеждане, включително импортиране на съществуващи клиентски данни и конфигуриране на бизнес информация, филиали, услуги, класове, служители, настройки за плащане и друга информация, необходима за започване на работа със системата.

Асистираното въвеждане не означава, че всяка част от историческата информация от стара система се прехвърля автоматично. Това означава, че можете да получите практическа помощ с първоначалното въвеждане в Clasero, вместо да трябва да преминавате сами през всяка част от настройката.

Какво трябва да подготвите, ако искате помощ с миграцията?

Познавате организацията си по-добре от всеки друг. Целта на асистираната настройка е да помогне да се пренесат в Clasero клиентската информация и оперативната структура, с които вече разполагате.

Преди да започнете, е полезно да подготвите:

• текущата си таблица с клиенти или ученици;
• данни за родители или настойници, когато е приложимо;
• активните си филиали и учебни локации;
• стаи или помещения, използвани за занятия;
• текущите услуги и групи;
• информация за преподаватели и служители;
• съществуващи абонаментни или плащане-на-посещение условия;
• релевантни фирмени предпочитания;
• всякакви необичайни клиентски договорености, които може да изискват индивидуално внимание.

Не всичко в този списък непременно се импортира масово. Част от информацията се използва за правилно конфигуриране на бизнеса.

Наличието ѝ в готовност дава на вашия екип или на екипа на Clasero по-ясна отправна точка.

„Ами ако смяната наруши текущите ни занятия?“

Миграцията трябва да подпомага текущата ви дейност, а не да я прекъсва.

Разумният подход е да подготвите новата структура, докато текущите ви занятия продължават, да внесете релевантните клиентски данни и да прегледате настройката, преди да разчитате на Clasero за ежедневното администриране.

Изберете ясен момент, от който текущото администриране ще премине към новата система, вместо да поддържате едни и същи записи на две места за неопределено време.

Преди пускане в действие проверете дали миграцията отразява реалния ви бизнес.

Отворете няколко ученически профила. Проверете клиенти от различни класове и локации. Потвърдете разпределението на преподавателите. Прегледайте извадка от различни платежни условия. Уверете се, че филиалите, услугите и класовете съответстват на организацията, която действително управлявате.

Това са добри практики при миграция, а не автоматични функции на Clasero, но могат да помогнат за откриване на проблеми в конфигурацията, преди те да станат част от ежедневния ви работен процес.

Миграцията може да ви остави с по-чиста система от преди

Смяната на софтуер за управление на ученици може също така да разкрие административни проблеми, натрупвани с времето.

Може да откриете дублирани ученици, остаряла информация за контакт, имена на класове, които вече не се използват, стари локации или колони в таблицата, от които никой вече няма нужда.

Има малка стойност в прехвърлянето на ненужна сложност само защото е съществувала в предишния процес.

Миграцията е възможност да запазите клиентската информация, от която се нуждаете, да съхраните оригиналните записи отделно и да изградите по-ясна работна структура за бъдещето.

За разрастващи се извънкласни програми и доставчици на занятия с няколко локации това може да бъде почти толкова ценно, колкото и самата смяна на софтуера.

Можете да смените системата, без да преминавате през прехода сами

Вашите ученици вече съществуват. Вашите преподаватели вече познават своите класове. Вашите локации, услуги и платежни условия вече са част от бизнеса.

Смяната на софтуер за управление на класове не бива да изисква да изграждате всичко това наново по памет.

Clasero позволява съществуващата информация за клиенти и ученици да бъде внесена от Excel или Google Sheets, докато системата се конфигурира според текущата ви дейност. А ако мисълта, че трябва сами да се справите с миграцията, е това, което ви е спирало досега, можете да поискате помощ с първоначалния импорт на клиенти и настройката.

Започнете с информацията, с която вече разполагате, решете какво искате да пренесете напред и изберете дали да завършите настройката самостоятелно или със съдействието на Clasero.