Tens por de canviar de programari de gestió de classes? Clasero et pot ajudar a importar els alumnes existents i a configurar el teu negoci
Saps que el teu sistema administratiu actual està generant massa feina. Però canviar-lo sembla arriscat.
Què passa amb els teus estudiants actuals? Qui recrearà les teves classes, ubicacions, professors i acords de pagament? I si alguna cosa es configura incorrectament? I, potser el més important, qui té temps per gestionar tota la migració mentre les classes encara continuen?
Aquestes preocupacions impedeixen que moltes escoles, acadèmies, estudis i programes extraescolars consolidats canviïn de programari de gestió de classes.
Amb Clasero, no necessàriament has d’afrontar la transició tot sol.
Les dades existents de clients i estudiants es poden importar des d’Excel o Google Sheets. Després, la teva estructura empresarial actual es pot configurar a Clasero i, si no et sents còmode fent-ho tot tu mateix, Clasero pot ajudar amb la configuració inicial i la incorporació a petició.
Canviar de sistema no ha de significar començar de zero ni haver d’esbrinar la migració pel teu compte.
“Ja tenim massa estudiants per canviar”
Una empresa amb 200 estudiants actuals té un repte de migració molt diferent del d’un nou instructor que comença amb cinc clients.
Tornar a introduir manualment cada estudiant generaria feina innecessària. Per això, Clasero permet importar estudiants i dades de clients existents des d’Excel o Google Sheets.
Abans de migrar, decideix quins registres de clients han de formar part del teu sistema de treball actiu.
Potser voldràs separar els estudiants actuals dels registres inactius, identificar duplicats, comprovar les dades de contacte i revisar la informació que s’ha anat acumulant amb el temps.
Mantén el teu fitxer d’origen original sense canvis. Si neteges o reorganitzes les dades dels clients per a la migració, treballa a partir d’una còpia separada perquè els registres originals continuïn disponibles.
L’objectiu no és reconstruir la teva base de dades de clients. És incorporar al sistema que faràs servir d’ara endavant la informació útil que ja tens.
Què es pot importar i què cal configurar?
Aquesta és una distinció important a l’hora de planificar una configuració de Clasero.
Les dades existents de clients i estudiants es poden importar des d’Excel o Google Sheets.
L’estructura al voltant d’aquests clients es configura com a part de la configuració inicial. Segons la teva organització, això pot incloure sucursals, instal·lacions, serveis, classes, empleats, professors, configuració de pagaments i preferències de l’empresa.
Per tant, passar a Clasero no s’ha d’entendre com una transferència automàtica de tots els elements històrics de tots els sistemes que hagis utilitzat mai.
En canvi, el procés té dues parts pràctiques: traslladar la teva base de clients actual i configurar Clasero d’acord amb la manera com funciona avui la teva organització.
Si vols ajuda amb aquest procés, la incorporació assistida de Clasero pot incloure tant la importació de dades de clients com l’ajuda amb parts clau de la configuració inicial del negoci.
“La nostra organització és massa complicada per traslladar-la”
Imagina un proveïdor d’activitats extraescolars amb 200 estudiants, tres ubicacions, sis professors, vuit grups de classe, subscripcions mensuals i clients que paguen per visita.
Aquest negoci ja té un model operatiu. Canviar de programari no hauria d’exigir inventar-ne un de nou.
El proveïdor pot preparar una còpia netejada del seu full de càlcul de clients i identificar les seves ubicacions actuals, classes, professors, serveis i acords de pagament. Aquests elements del negoci es poden configurar a Clasero, mentre s’importa la informació existent de clients i estudiants.
Després, els estudiants es poden connectar a l’estructura adequada i revisar-se abans que Clasero es converteixi en el sistema principal per a l’administració contínua.
L’organització pot completar aquest procés de manera independent mitjançant el Mode de Configuració, o bé sol·licitar ajuda a Clasero amb la importació de dades de clients i la configuració inicial.
Aquesta distinció és important per a una escola amb diverses ubicacions. La pregunta ja no és simplement: “Ens podem traslladar?” Es converteix en: “Quina part de la transició volem gestionar nosaltres mateixos?”
“Em fa por configurar alguna cosa incorrectament”
Aquesta pot ser l’objecció més important de totes.
Pots entendre perfectament el teu negoci i, tot i així, sentir-te insegur a l’hora de configurar un sistema nou. Un propietari d’escola no hauria d’haver de convertir-se en especialista en migració de programari només per millorar la manera com es gestiona el negoci.
Potser et preocupa assignar clients incorrectament, oblidar una classe, triar un acord de pagament equivocat o estructurar diverses ubicacions d’una manera que més endavant generi problemes.
Per això Clasero ofereix tant configuració d’autoservei com assistència.
A petició, Clasero pot ajudar amb les parts documentades de la incorporació inicial, incloent-hi la importació de dades existents de clients i la configuració de la informació del negoci, sucursals, serveis, classes, empleats, configuració de pagaments i altra informació necessària per començar a utilitzar el sistema.
La incorporació assistida no vol dir que cada peça d’informació històrica d’un sistema antic es transfereixi automàticament. Vol dir que pots obtenir ajuda pràctica amb la incorporació a Clasero inicial en lloc d’haver de resoldre tot el procés de configuració tu sol.
Què hauries de preparar si vols ajuda amb la migració?
Coneixes la teva organització millor que ningú. L’objectiu de la configuració assistida és ajudar a traslladar a Clasero la informació de clients i l’estructura operativa que ja tens.
Abans de començar, és útil preparar:
- el teu full de càlcul actual de clients o estudiants;
- les dades dels pares o tutors, quan sigui rellevant;
- les teves sucursals actives i ubicacions d’ensenyament;
- les sales o instal·lacions utilitzades per a les classes;
- els serveis i grups de classe actuals;
- la informació dels professors i empleats;
- els acords existents de subscripció o pagament per visita;
- les preferències rellevants de l’empresa;
- qualsevol acord inusual amb clients que pugui requerir atenció individual.
No tot el que hi ha en aquesta llista s’importa necessàriament de manera massiva. Alguna informació s’utilitza per configurar correctament el negoci.
Tenir-ho preparat ofereix un punt de partida més clar tant al teu propi equip com a l’equip de Clasero.
“I si el canvi interromp les nostres classes actuals?”
La migració ha de donar suport al teu funcionament actual, no interrompre’l.
Un enfocament assenyat és preparar la nova estructura mentre les teves classes actuals continuen, incorporar les dades rellevants dels clients i revisar la configuració abans de dependre de Clasero per a l’administració diària.
Tria un punt clar a partir del qual l’administració contínua passarà al nou sistema, en lloc de mantenir indefinidament els mateixos registres en dos llocs.
Abans de posar-lo en marxa, comprova que la migració reflecteix el teu negoci real.
Obre diversos perfils d’estudiants. Comprova clients de diferents classes i ubicacions. Confirma les assignacions de professors. Revisa una mostra de diferents acords de pagament. Assegura’t que les sucursals, els serveis i les classes corresponen a l’organització que realment gestiones.
Aquestes són bones pràctiques de migració més que no pas funcions automàtiques de Clasero, però poden ajudar a identificar problemes de configuració abans que passin a formar part del teu flux de treball diari.
La migració et pot deixar un sistema més net que abans
Canviar de programari de gestió d’estudiants també pot posar al descobert problemes administratius que s’han anat acumulant amb el temps.
Potser descobriràs estudiants duplicats, informació de contacte desactualitzada, noms de classes que ja no s’utilitzen, ubicacions antigues o columnes del full de càlcul que ja ningú no necessita.
Hi ha poc valor a transferir complexitat innecessària simplement perquè existia en el procés anterior.
La migració és una oportunitat per conservar la informació de clients que necessites, preservar els registres originals per separat i construir una estructura de treball més clara per al futur.
Per a programes extraescolars en creixement i proveïdors de classes amb diverses ubicacions, això pot ser gairebé tan valuós com canviar el programari en si.
Pots canviar sense fer la transició tot sol
Els teus estudiants ja existeixen. Els teus professors ja coneixen les seves classes. Les teves ubicacions, serveis i acords de pagament ja formen part del negoci.
Canviar de programari de gestió de classes no hauria d’exigir reconstruir tot això de memòria.
Clasero permet incorporar informació existent de clients i estudiants des d’Excel o Google Sheets mentre el sistema es configura al voltant del teu funcionament actual. I si el que t’ha estat frenant és la idea d’haver de gestionar tu mateix la migració, pots sol·licitar ajuda amb la importació inicial de clients i la configuració.
Comença amb la informació que ja tens, decideix què vols traslladar i tria si vols completar la configuració de manera independent o amb l’ajuda de Clasero.