Bange for at skifte software til klasseadministration? Clasero kan hjælpe dig med at importere eksisterende elever og opsætte din virksomhed

Du ved, at dit nuværende administrative system skaber for meget arbejde. Men det føles risikabelt at skifte det ud.

Hvad sker der med dine eksisterende elever? Hvem skal genskabe dine hold, lokationer, lærere og betalingsordninger? Hvad hvis noget bliver konfigureret forkert? Og måske vigtigst af alt: Hvem har tid til at håndtere hele migreringen, mens undervisningen stadig kører?

Disse bekymringer afholder mange etablerede skoler, akademier, studier og fritidsordninger fra at skifte software til holdadministration.

Med Clasero behøver du ikke nødvendigvis at håndtere overgangen alene.

Eksisterende kunde- og elevdata kan importeres fra Excel eller Google Sheets. Din eksisterende forretningsstruktur kan derefter konfigureres i Clasero, og hvis du ikke er tryg ved at gøre det hele selv, kan Clasero efter anmodning hjælpe med den indledende opsætning og onboarding.

At skifte system behøver ikke at betyde, at du skal starte forfra – eller finde ud af migreringen på egen hånd.

“Vi har allerede for mange elever til at skifte”

En virksomhed med 200 eksisterende elever har en helt anden migrationsudfordring end en ny underviser, der starter med fem kunder.

At indtaste hver elev manuelt igen ville skabe unødvendigt arbejde. Clasero understøtter derfor import af eksisterende elev- og kundedata fra Excel eller Google Sheets.

Før migreringen bør du beslutte, hvilke kunderegistre der skal være en del af dit aktive arbejdssystem.

Du vil måske adskille nuværende elever fra inaktive registre, identificere dubletter, kontrollere kontaktoplysninger og gennemgå information, der har ophobet sig over tid.

Behold din oprindelige kildefil uændret. Hvis du rydder op i eller omorganiserer kundedata til migreringen, så arbejd ud fra en separat kopi, så de oprindelige registre fortsat er tilgængelige.

Målet er ikke at genopbygge din kundedatabase. Det er at bringe den nyttige information, du allerede har, ind i det system, du vil bruge fremover.

Hvad kan importeres, og hvad skal konfigureres?

Dette er en vigtig sondring, når du planlægger en Clasero-opsætning.

Eksisterende kunde- og elevdata kan importeres fra Excel eller Google Sheets.

Strukturen omkring disse kunder konfigureres som en del af den indledende opsætning. Afhængigt af din organisation kan det omfatte afdelinger, lokaler, ydelser, hold, medarbejdere, lærere, betalingsindstillinger og virksomhedsindstillinger.

At flytte til Clasero bør derfor ikke forstås som en automatisk overførsel af alle historiske elementer fra alle systemer, du nogensinde har brugt.

I stedet har processen to praktiske dele: at føre din eksisterende kundebase videre og at konfigurere Clasero omkring den måde, din organisation fungerer på i dag.

Hvis du ønsker hjælp til den proces, kan assisteret onboarding fra Clasero omfatte både import af kundedata og hjælp med centrale dele af den indledende virksomhedskonfiguration.

“Vores organisation er for kompliceret til at flytte”

Forestil dig en fritidsordning med 200 elever, tre lokationer, seks lærere, otte holdgrupper, månedlige abonnementer og kunder, der betaler pr. besøg.

Den virksomhed har allerede en driftsmodel. At skifte software bør ikke kræve, at man opfinder en ny.

Udbyderen kan forberede en renset kopi af sit kunderegnark og identificere sine nuværende lokationer, hold, lærere, ydelser og betalingsordninger. Disse forretningselementer kan derefter konfigureres i Clasero, mens de eksisterende kunde- og elevoplysninger importeres.

Elever kan derefter knyttes til den relevante struktur og kontrolleres, før Clasero bliver hovedsystemet til den løbende administration.

Organisationen kan gennemføre denne proces selvstændigt via Setup Mode eller anmode om hjælp fra Clasero med import af kundedata og den indledende opsætning.

Denne sondring er vigtig for en skole med flere lokationer. Spørgsmålet er ikke længere blot: “Kan vi flytte?” Det bliver til: “Hvor meget af overgangen vil vi selv håndtere?”

“Jeg er bange for, at jeg sætter noget forkert op”

Dette kan være den vigtigste indvending af dem alle.

Du kan forstå din virksomhed perfekt og stadig føle dig usikker på at konfigurere et nyt system. En skoleejer bør ikke være nødt til at blive specialist i softwaremigrering bare for at forbedre, hvordan virksomheden administreres.

Du kan være bekymret for at tildele kunder forkert, glemme et hold, vælge den forkerte betalingsordning eller strukturere flere lokationer på en måde, der skaber problemer senere.

Derfor tilbyder Clasero både selvbetjent opsætning og assistance.

Efter anmodning kan Clasero hjælpe med de dokumenterede dele af den indledende onboarding, herunder import af eksisterende kundedata og konfiguration af virksomhedsoplysninger, afdelinger, ydelser, hold, medarbejdere, betalingsindstillinger og andre oplysninger, der kræves for at begynde at bruge systemet.

Assisteret onboarding betyder ikke, at alle historiske oplysninger fra et gammelt system automatisk overføres. Det betyder, at du kan få praktisk hjælp til den indledende onboarding i Clasero i stedet for at skulle arbejde dig igennem alle dele af opsætningen alene.

Hvad bør du forberede, hvis du ønsker hjælp til migreringen?

Du kender din organisation bedre end nogen anden. Formålet med assisteret opsætning er at hjælpe med at overføre de kundeoplysninger og den driftsstruktur, du allerede har, til Clasero.

Før du går i gang, er det en hjælp at forberede:

• dit nuværende kunde- eller elevregneark;
• oplysninger om forældre eller værger, hvor det er relevant;
• dine aktive afdelinger og undervisningslokationer;
• lokaler eller faciliteter, der bruges til undervisning;
• nuværende ydelser og holdgrupper;
• oplysninger om lærere og medarbejdere;
• eksisterende abonnements- eller betaling-pr.-besøg-ordninger;
• relevante virksomhedsindstillinger;
• eventuelle usædvanlige kundeordninger, som kan kræve individuel opmærksomhed.

Ikke alt på denne liste bliver nødvendigvis masseimporteret. Nogle oplysninger bruges til at konfigurere virksomheden korrekt.

At have det klar giver enten dit eget team eller Clasero-teamet et tydeligere udgangspunkt.

“Hvad hvis skiftet forstyrrer vores nuværende hold?”

Migreringen bør understøtte din eksisterende drift, ikke afbryde den.

En fornuftig tilgang er at forberede den nye struktur, mens dine nuværende hold fortsætter, indlæse de relevante kundedata og gennemgå opsætningen, før du begynder at bruge Clasero til den daglige administration.

Vælg et tydeligt tidspunkt, hvorfra den løbende administration flyttes til det nye system, i stedet for at vedligeholde de samme registre to steder på ubestemt tid.

Før du går live, skal du kontrollere, at migreringen afspejler din reelle virksomhed.

Åbn flere elevprofiler. Tjek kunder fra forskellige hold og lokationer. Bekræft lærertildelinger. Gennemgå et udvalg af forskellige betalingsordninger. Sørg for, at afdelinger, ydelser og hold svarer til den organisation, du faktisk driver.

Dette er bedste praksis for migrering snarere end automatiske Clasero-funktioner, men det kan hjælpe med at identificere konfigurationsproblemer, før de bliver en del af din daglige arbejdsgang.

Migrering kan efterlade dig med et mere ryddeligt system end før

At skifte software til elevadministration kan også afsløre administrative problemer, der har ophobet sig over tid.

Du kan opdage dublerede elever, forældede kontaktoplysninger, holdnavne, der ikke længere bruges, gamle lokationer eller kolonner i regnearket, som ingen længere har brug for.

Der er ringe værdi i at overføre unødvendig kompleksitet, blot fordi den fandtes i den tidligere proces.

Migrering er en mulighed for at beholde de kundeoplysninger, du har brug for, bevare de oprindelige registre separat og opbygge en tydeligere arbejdsstruktur for fremtiden.

For voksende fritidsordninger og udbydere af hold på flere lokationer kan det være næsten lige så værdifuldt som at skifte selve softwaren.

Du kan skifte uden at gennemføre overgangen alene

Dine elever findes allerede. Dine lærere kender allerede deres hold. Dine lokationer, ydelser og betalingsordninger er allerede en del af virksomheden.

At skifte software til holdadministration bør ikke kræve, at alt dette genopbygges ud fra hukommelsen.

Clasero gør det muligt at hente eksisterende kunde- og elevoplysninger ind fra Excel eller Google Sheets, mens systemet konfigureres omkring din nuværende drift. Og hvis det er tanken om selv at skulle håndtere migreringen, der har holdt dig tilbage, kan du anmode om hjælp til den indledende kundeimport og opsætning.

Start med de oplysninger, du allerede har, beslut hvad du vil føre videre, og vælg, om du vil gennemføre opsætningen selvstændigt eller med hjælp fra Clasero.