Cómo Clasero te ayuda a empezar
No tienes que configurar Clasero tú solo.
Si lo solicitas, Clasero puede ayudarte con la configuración inicial y el proceso de incorporación. Esto puede incluir la importación de los datos de clientes existentes y la configuración de los datos de tu empresa, sucursales, servicios, clases, empleados, profesores, ajustes de pago y otra información necesaria para empezar a usar el sistema.
Si prefieres encargarte tú mismo de la configuración de Clasero, el Modo de Configuración ofrece una lista de verificación estructurada que te guía a través de la configuración esencial.
Tanto si gestionas un programa extraescolar, un centro de apoyo escolar, una escuela de danza, una academia deportiva, una escuela de música u otro negocio educativo, la idea es sencilla: llevar a Clasero la organización que ya tienes y prepararla para el uso diario.
En qué puede ayudarte Clasero a configurar
La mayoría de los negocios educativos ya están en funcionamiento antes de introducir un nuevo software de gestión de clases. Es posible que los estudiantes estén almacenados en hojas de cálculo, que los profesores trabajen en varias ubicaciones y que las clases y los acuerdos de pago ya estén establecidos.
La incorporación de Clasero puede ayudar a trasladar esta estructura existente al sistema.
Según tu organización, la configuración inicial puede abarcar la información de la empresa, sucursales e instalaciones, servicios y clases, empleados y profesores, ajustes de pago, preferencias de la empresa y clientes o estudiantes existentes.
Esto significa que primero puedes centrarte en cómo funciona realmente tu organización y luego reflejar esa estructura en Clasero.
Qué preparar antes de empezar
Tener la información básica lista hace que la incorporación sea más sencilla.
Antes de comenzar tu incorporación a Clasero, es útil preparar:
- Los datos de tu empresa y las preferencias de la compañía
- Sucursales o ubicaciones de enseñanza
- Aulas o instalaciones utilizadas en cada ubicación
- Servicios que ofreces
- Clases o grupos existentes
- Información de profesores y empleados
- Modelos de pago actuales
- Tu base de datos actual de clientes o estudiantes
Las preferencias de la empresa pueden incluir detalles prácticos como la moneda, la zona horaria, el formato de fecha y hora y el primer día de la semana.
Si tus estudiantes ya están almacenados en Excel o Google Sheets, ten también esa información preparada. Clasero permite incorporar al sistema los datos existentes de clientes y estudiantes, por lo que pasar a un software de gestión de clases extraescolares específico no significa tener que reconstruir manualmente cada registro.
Lleva la estructura actual de tu negocio a Clasero
Las sucursales, los servicios y las clases desempeñan funciones diferentes en Clasero.
Una sucursal representa una de tus ubicaciones. Dentro de una sucursal, puedes configurar instalaciones o aulas y las clases disponibles allí.
Un servicio representa lo que ofrece tu organización y puede incluir la estructura de pago correspondiente. Después, las clases individuales pueden vincularse a ese servicio.
Por ejemplo, imagina que ofreces un programa de natación infantil en dos ubicaciones. El programa de natación puede crearse como un servicio, mientras que los grupos separados de principiantes pueden crearse como clases en cada sucursal.
Esta estructura es especialmente útil para la gestión de clases en varias ubicaciones porque la configuración de pagos no tiene que recrearse por separado para cada clase relacionada. Clasero admite modelos de pago por suscripción y de pago por uso, y las clases vinculadas a un servicio pueden utilizar las opciones de pago definidas para ese servicio.
Una vez configurada esta estructura, se convierte en la base para programar estudiantes, profesores, aulas y lecciones.
Importa tus estudiantes y clientes existentes
Trasladar una base de datos de clientes existente suele ser una de las partes más importantes al cambiar de sistema.
Clasero admite la importación de datos de estudiantes desde Excel o Google Sheets. Los perfiles de estudiantes también pueden crearse manualmente cuando sea necesario.
La tabla de datos de clientes puede adaptarse para ajustarse a la información que ya mantienes. Los campos pueden activarse o desactivarse, y las columnas pueden reorganizarse para ajustarse mejor a tu estructura de datos existente.
Antes de importar, conviene revisar tus registros para que la información que lleves a Clasero esté actualizada y organizada.
Si lo solicitas, Clasero también puede ayudarte a importar los datos de clientes existentes como parte del proceso inicial de incorporación.
Una vez que los estudiantes están en el sistema, pueden asignarse a las clases correspondientes y vincularse con el servicio y el acuerdo de pago pertinentes.
Configura a los profesores y crea tu horario
La siguiente parte de la configuración de Clasero es preparar a tu equipo y el horario.
Los perfiles de profesor pueden vincularse a cuentas de usuario, mientras que los permisos de acceso pueden ajustarse según las responsabilidades de cada persona. Por ejemplo, un profesor puede tener permiso para gestionar lecciones o tener acceso solo de lectura, mientras que la información financiera puede ponerse a disposición del personal correspondiente.
También se puede introducir la disponibilidad de los profesores. Cuando se esté programando una lección, Clasero puede avisarte si el profesor seleccionado no está disponible en ese momento.
Una vez que la estructura principal esté lista, puedes empezar a crear el horario.
El planificador de lecciones de Clasero conecta la sucursal o ubicación, la clase, el profesor, el aula y la hora de la lección en un solo evento. Las lecciones recurrentes pueden crearse estableciendo fechas de inicio y fin junto con la frecuencia de repetición.
Esto hace que la transición desde la configuración inicial hasta la programación de clases diaria sea sencilla, especialmente para programas que se imparten semanalmente durante un trimestre o una temporada.
Los profesores también pueden conectar su horario con aplicaciones de calendario externas compatibles con iCal.
Cómo es tu primer día normal en Clasero
El objetivo de la incorporación no es simplemente llenar el sistema de información. Es preparar Clasero para el trabajo diario normal.
Un administrador o propietario del negocio puede empezar el día viendo el horario de toda la empresa y comprobando qué lecciones están planificadas, en curso o completadas.
El profesor ve las lecciones que tiene asignadas y abre el perfil de la lección correspondiente.
Antes o durante la clase, el profesor puede revisar las notas de la sesión anterior. Esas notas pueden funcionar como un diario de clase y ayudar al profesor a recordar qué se trató y qué debería venir después.
Durante la lección, el profesor registra qué estudiantes asistieron y puede añadir comentarios a las visitas individuales.
Esto integra la gestión de asistencia directamente en el flujo de trabajo de la lección, en lugar de mantener la asistencia, los horarios y las notas del profesor en lugares separados.
Los administradores también pueden usar el panel para seguir la actividad de las lecciones y la asistencia en toda la organización.
Los padres tienen su propia vista a través de my.clasero.com
Clasero también ofrece un portal en línea independiente para estudiantes y padres en my.clasero.com.
Los padres pueden ver los horarios de lecciones relevantes, incluidas las próximas y las pasadas, así como la información de asistencia. También pueden ver las facturas y el estado de los pagos.
Si un niño está enfermo, va a faltar a una clase o espera llegar tarde, uno de los padres puede dejar una nota relacionada con la asistencia para el profesor a través de la información de la lección.
Esto ofrece a los padres un lugar directo donde consultar información importante, mientras que los profesores y administradores siguen gestionando la organización a través de Clasero.
Preguntas frecuentes sobre cómo empezar con Clasero
¿Puede Clasero ayudarme con la configuración inicial?
Sí. Si lo solicitas, Clasero puede ayudarte con el proceso inicial de incorporación, incluida la importación de datos de clientes existentes y la configuración de los datos de la empresa, sucursales, servicios, clases, empleados, ajustes de pago y otra información necesaria para empezar a usar el sistema.
¿Puedo importar estudiantes desde Excel o Google Sheets?
Sí. Clasero permite incorporar información existente de clientes y estudiantes desde Excel o Google Sheets, por lo que no tienes que introducir manualmente a cada estudiante existente.
¿Puedo configurar Clasero yo mismo?
Sí. El Modo de Configuración ofrece una lista de verificación estructurada que te ayuda a completar la configuración esencial y preparar el sistema para el uso diario.
Empieza con la forma en que tu organización ya funciona
Empezar con Clasero no significa que tengas que gestionar la transición tú solo.
Puedes seguir el Modo de Configuración y configurar el sistema de forma independiente, o solicitar ayuda con los datos de tus clientes y la configuración inicial de tu negocio. Una vez que tus sucursales, servicios, clases, profesores, estudiantes y horario estén en su lugar, tu equipo podrá pasar a la gestión diaria de clases.
Si estás listo para reunir tu administración actual en un sistema conectado, Clasero te ofrece una forma clara de empezar, con ayuda disponible cuando la necesites.