Jau turite savo užsiėmimų valdymo programinę įrangą? Apskaičiuokite, kiek tai iš tikrųjų kainuoja, prieš kurdami dar vieną funkciją

„Mes jau turime savo programinę įrangą.“

Mokyklai, akademijai, šokių studijai, sporto klubui, korepetitorių verslui ar kitam popamokinio ugdymo paslaugų teikėjui tai gali atrodyti kaip pakankama priežastis nesvarstyti kitos sistemos.

Tačiau svarbiausias klausimas nėra tai, ar jau turite programinę įrangą.

Klausimas toks:

Kiek ši programinė įranga jums kainuos per artimiausius 12 mėnesių?

„Clasero“ leidžia nebeleisti savo lėšų standartinėms programinės įrangos funkcijoms kurti ir naudotis jau sukurtais bei prižiūrimais sprendimais, skirtais būtent popamokinio ugdymo paslaugų teikėjams.

Galvokite apie tai kaip apie specializuotą popamokinių užsiėmimų valdymo programinę įrangą: ją naudojant jūsų organizacijai tenka mažiau funkcijų kurti ir prižiūrėti pačiai. Užuot užsakę sukurti dar vieną tvarkaraščio funkciją, atsiskaitymo procesą, ataskaitą ar tėvams skirtą įrankį, pirmiausia galite patikrinti, ar „Clasero“ to jau nesiūlo.

Tuomet lyginate nebe:

„Mūsų programinė įranga ar dar viena prenumerata.“

o veikiau:

„Ar dar vienus metus mokėti už esamos sistemos priežiūrą, kūrimą ir rankinį administravimą, ar rinktis programinę įrangą, kuri galbūt jau turi mums reikalingas funkcijas?“

Individualiai sukurta programinė įranga taip pat turi realią metinę kainą

Už individualiai sukurtą programinę įrangą galbūt negaunate mėnesinės SaaS sąskaitos, tačiau tai nereiškia, kad ji jums nieko nekainuoja.

Jos sąnaudos dažnai išsiskaido tarp skirtingų biudžeto eilučių ir darbuotojų darbo laiko.

Norėdami suprasti tikruosius savo programinės įrangos priežiūros kaštus, įvertinkite, kiek jos priežiūrai ir tobulinimui išleidote per pastaruosius 12 mėnesių:

• Programuotojų ar IT palaikymo
• Talpinimo ir infrastruktūros
• Klaidų taisymų ir techninių atnaujinimų
• Saugumo ir suderinamumo darbų
• Naujų funkcijų ir integracijų
• Darbuotojų laiko reikalavimams apibrėžti
• Darbuotojų laiko pakeitimams testuoti ir programuotojams koordinuoti
• Rankinio darbo, kurio reikia dėl trūkstamų funkcijų

Tada įvertinkite tas pačias sąnaudas ateinantiems 12 mėnesių.

Svarbu įvertinti ir techninę priklausomybę.

Jei jūsų individualiai sukurtą užsiėmimų valdymo programinę įrangą gerai išmano tik vienas darbuotojas, laisvai samdomas specialistas, agentūra ar programinės įrangos įmonė, kaip lengva būtų jos priežiūrą perduoti kitam, jei dabartinis paslaugų teikėjas nebegalėtų jos prižiūrėti?

Laukimas taip pat kainuoja. Kol aprašomi individualios funkcijos reikalavimai, ji kuriama, testuojama, taisoma ir diegiama, darbuotojai gali ir toliau naudoti rankinį procesą, kurį ši funkcija turėtų pakeisti.

Todėl rimtas individualios programinės įrangos ir SaaS palyginimas turėtų vertinti būsimas, o ne vien jau patirtas sąnaudas.

Kiek valandų „Clasero“ turėtų sutaupyti, kad padengtų savo kainą?

Paprastas skaičiavimas padeda sprendimą pagrįsti konkrečiais skaičiais:

Metinė „Clasero“ kaina ÷ faktinė darbuotojo darbo valandos kaina = administracinio darbo valandų skaičius, kurį reikia sutaupyti, kad prenumerata atsipirktų

Kur įmanoma, naudokite faktinę darbuotojo darbo valandos kainą darbdaviui, o ne vien jo atlyginimą „į rankas“.

Rezultatas parodo, kiek maždaug darbo valandų „Clasero“ turėtų sutaupyti per metus, kad sutaupyto darbo laiko vertė padengtų prenumeratos kainą.

Tada palyginkite šį skaičių su tuo, kiek laiko jūsų komanda praėjusiais metais iš tikrųjų skyrė administraciniam darbui.

Kūrimo kaštus reikėtų vertinti atskirai.

Jei „Clasero“ jau turi funkciją, kurią ruošėtės užsakyti sukurti, nebereikės mokėti už jos kūrimą, testavimą ir būsimą priežiūrą.

Remkitės tikrosiomis savo verslo sąnaudomis, o ne numanomais sutaupymais.

Naudingiau klausti ne tik:

„Kiek kainuoja „Clasero“?“

Bet ir:

„Kiek administracinio darbo ir planuojamų kūrimo darbų nebereikėtų atlikti naudojant „Clasero“?“

Viena pasikartojanti užduotis gali pakeisti skaičiavimą

Sąskaitų išrašymas yra geras pavyzdys.

„Clasero“ specifikacijoje pateikiamas šokių mokyklos mokytojos, dirbančios su maždaug 200 mokinių, pavyzdys. Anksčiau ji kiekvieną mėnesį daugiau nei keturias valandas skirdavo individualioms sąskaitoms paruošti. Tuo konkrečiu atveju „Clasero“ padėjo sutaupyti bent tas keturias darbo valandas kiekvieną mėnesį.

Jei toks pats darbo krūvis kartotųsi kiekvieną mėnesį, per metus susidarytų apie 48 valandas.

Tai vienas konkretus pavyzdys, o ne kiekvienai organizacijai garantuojamas rezultatas.

Tačiau jis parodo svarbų dalyką: gera užsiėmimų atsiskaitymo sistema turėtų būti vertinama pagal tai, kiek administracinio darbo ji padeda sutaupyti, o ne vien pagal tai, ar turi sąskaitų išrašymo funkciją.

„Clasero“ palaiko prenumeratos ir mokėjimo pagal naudojimą modelius. Taikant mokėjimą pagal naudojimą, sąskaitos suma gali būti apskaičiuojama pagal užregistruotus apsilankymus.

Tai reiškia, kad lankomumo apskaita ir atsiskaitymas gali būti vieno proceso dalys, todėl jų nereikia administruoti atskirai.

Prieš kurdami kitą funkciją, patikrinkite, ar „Clasero“ jos jau neturi

Palyginkite „Clasero“ tiesiogiai su savo programinės įrangos kūrimo planu.

Planuojate sukurti pasikartojantį užsiėmimų tvarkaraštį?
„Clasero“ jau leidžia planuoti pamokas pagal padalinį, užsiėmimą, mokytoją, patalpą, pamokos laiką ir pasikartojantį tvarkaraštį.

Planuojate pagerinti lankomumo valdymą?
Mokytojai gali registruoti mokinių lankomumą tiesiog pamokos metu.

Norite automatiškai tikrinti mokytojų užimtumą?
„Clasero“ gali įspėti, jei pasirinktu pamokos laiku mokytojas nėra laisvas.

Planuojate automatizuoti atsiskaitymą?
„Clasero“ jau palaiko kelis mokėjimo modelius ir automatizuotą sąskaitų išrašymą.

Norite patogiau rengti ir peržiūrėti kelių padalinių ataskaitas?
„Clasero“ ataskaitos gali apimti visus padalinius arba būti filtruojamos pagal konkretų padalinį ar užsiėmimą.

Planuojate geresnę tėvams skirtą sistemą?
Tėvai gali naudotis my.clasero.com ir peržiūrėti aktualius tvarkaraščius, lankomumo įrašus, sąskaitas bei informaciją apie pamokas.

Visas šias funkcijas būtų galima sukurti individualiai.

Svarbiau paklausti, ar verta jas kurti individualiai.

Prieš skirdami kūrimo biudžetą standartinėms funkcijoms kurti iš naujo, patikrinkite, ką jau siūlo specializuota mokyklų administravimo programinė įranga.

Kas iš tiesų turėtų likti individualu?

„Clasero“ nebūtinai turi pakeisti kiekvieną unikalų procesą.

Tikslas – nebekurti individualių sprendimų funkcijoms, kurios šiame sektoriuje jau yra standartinės.

Taikykite paprastą testą:

Ar tokios pačios funkcijos galėtų prireikti ir kitai šokių mokyklai, sporto akademijai, kalbų mokyklai, korepetitorių verslui ar kitam popamokinės veiklos organizatoriui?

Jei taip, pirmiausia patikrinkite specializuotą programinę įrangą.

Tvarkaraščiai, lankomumas, mokytojų užimtumas, atsiskaitymas, ataskaitos ir tėvų prieiga yra įprasti veiklos poreikiai.

Individualų kūrimą rinkitės tik tada, kai jūsų organizacijos poreikiai iš tiesų yra unikalūs, o ne vien todėl, kad dabartinei programinei įrangai trūksta tam tikrų funkcijų.

Susieti procesai yra svarbesni už pavienes funkcijas

Didžiausia nauda atsiranda, kai procesai susiejami tarpusavyje:

tvarkaraštis → lankomumas → atsiskaitymas → ataskaitos → tėvų prieiga

Kai nereikia nuolat perkelti tos pačios informacijos tarp skaičiuoklių, atskirų programų, el. laiškų ir ataskaitų, duomenys gali likti vienoje sistemoje ir būti naudojami visame procese.

Kelis padalinius turintiems verslams tai taip pat palengvina užsiėmimų valdymą, nes nereikia kurti atskirų administracinių procesų kiekvienam padaliniui.

Jau sukaupėte daugelio metų klientų duomenis? Įvertinkite ir perėjimo kaštus

Sistemų keitimas taip pat kainuoja.

Pereinant prie naujos sistemos gali reikėti ją sukonfigūruoti, apmokyti darbuotojus, pakeisti procesus, o kurį laiką abi sistemas naudoti lygiagrečiai.

Įtraukite šias sąnaudas į palyginimą.

„Clasero“ leidžia importuoti esamą klientų ir mokinių informaciją iš „Excel“ ar „Google Sheets“. Diegimo metu taip pat padedama sukonfigūruoti padalinius, patalpas, paslaugas, užsiėmimus, darbuotojus, mokytojus, mokėjimo nustatymus ir kitą svarbią informaciją.

Pirmaisiais metais palyginkite abu variantus:

„Clasero“ prenumerata + migravimo ir diegimo sąnaudos

su

esamos sistemos priežiūros + planuojamo kūrimo + rankinio administravimo sąnaudomis

Tada palyginkite abiejų variantų sąnaudas ir per kitus dvejus ar trejus metus.

Dėl vienkartinių perėjimo kaštų pirmųjų metų sąnaudos gali gerokai skirtis nuo vėlesnių metų. Iš anksto nespręskite, kuris variantas pigesnis. Remkitės savo skaičiais.

Septyni klausimai prieš patvirtinant dar vieną programinės įrangos projektą

Prieš patvirtindami naują kūrimo užklausą, paklauskite:

• Kiek mūsų esama programinė įranga iš tikrųjų kainavo per pastaruosius 12 mėnesių?
• Kiek priežiūra ir planuojamas kūrimas kainuos per artimiausius 12 mėnesių?
• Kokią standartinę funkciją planuojame artimiausiu metu užsakyti sukurti?
• Kurios planuojamos funkcijos jau yra „Clasero“?
• Kiek darbuotojų darbo valandų vis dar sugaištama dirbant su skaičiuoklėmis, pakartotinai suvedant duomenis, atliekant skaičiavimus ir rankiniu būdu atliekant tai, ko sistema neautomatizuoja?
• Kurie reikalavimai yra pakankamai unikalūs, kad iš tiesų pateisintų individualų kūrimą?
• Jei rytoj nebegalėtume kreiptis į dabartinį programuotoją, kaip lengva būtų sistemos priežiūrą perduoti kitam specialistui?

Jei jūsų esama sistema jau atitinka poreikius, jos priežiūra kainuoja nedaug ir beveik nereikia tolesnio kūrimo, gali būti prasminga ją ir toliau naudoti.

Tačiau prieš patvirtindami kitą individualią funkciją, palyginkite jos kūrimo ir priežiūros sąnaudas su tuo, ką „Clasero“ jau siūlo.