Pārcelt jau izveidotu pēcskolas programmu uz jaunu pārvaldības sistēmu var šķist daudz grūtāk nekā sākt no nulles.
Jums jau ir skolēni. Jūsu skolotāji strādā. Nodarbības notiek noteiktās vietās. Vecākiem jau ir esošas maksājumu vienošanās. Klientu informācija var būt izkaisīta pa Excel failiem, Google Sheets, kalendāriem, rēķiniem un citiem rīkiem.
Izaicinājums nav tikai atvērt jaunu kontu. Tas ir pareizi pārcelt jūsu esošo darbību uz jauno sistēmu.
Tāpēc Clasero piedāvā divus veidus, kā sākt: jūs varat konfigurēt sistēmu pats, izmantojot tās strukturēto iestatīšanas režīmu, vai arī varat lūgt, lai Clasero komanda palīdz importēt jūsu esošos klientus un iestatīt jūsu uzņēmumu Clasero sistēmā.
Jau izveidotam izglītības uzņēmumam šāda palīdzība var ievērojami atvieglot pāreju.
Jums nav manuāli no jauna jāveido sava klientu datubāze
Viens no pirmajiem jautājumiem, ko uzņēmumi uzdod, mainot pēcskolas nodarbību pārvaldības programmatūru, ir: kas notiks ar mūsu esošajiem skolēniem?
Clasero atbalsta esošo klientu un skolēnu datu importēšanu no Excel vai Google Sheets. Tas nozīmē, ka jums ne vienmēr ir manuāli no jauna jāizveido katrs klienta ieraksts.
Pirms datu importēšanas tomēr ir vērts tos rūpīgi sagatavot.
Praktiskai klientu datu pārbaudei būtu jāietver:
- acīmredzamu dublikātu ierakstu noņemšana;
- skolēnu un vecāku vārdu pārbaude;
- e-pasta adrešu un tālruņa numuru pārbaude;
- aktīvo un neaktīvo klientu nodalīšana;
- tās informācijas pārskatīšana, kas jums patiešām nepieciešama Clasero;
- neskartas jūsu sākotnējo datu kopijas saglabāšana kā rezerves kopija.
Clasero arī ļauj konfigurēt klientu datu tabulu, izvēloties pieejamos laukus un sakārtojot to secību. Tas atvieglo darbu ar esošu datu struktūru, nevis piespiež katru organizāciju sakārtot savu klientu informāciju tieši vienādi.
Vissvarīgākais — jums nav jātiek galā ar migrāciju vienatnē. Pēc pieprasījuma Clasero komanda var palīdzēt importēt esošos klientu datus kā daļu no sākotnējā iestatīšanas procesa.
Clasero var palīdzēt iestatīt uzņēmumu atbilstoši jūsu esošajai darbībai
Skolēnu importēšana ir tikai viena daļa no veiksmīgas pārejas.
Esošai skolai vai aktivitāšu nodrošinātājam jau var būt vairākas atrašanās vietas, telpas, skolotāji, programmas, nodarbību grupas un maksājumu vienošanās. Šīm saistībām ir jābūt pareizi atspoguļotām jaunajā sistēmā.
Clasero iestatīšanas režīms palīdz uzņēmumiem iziet cauri galvenajiem konfigurācijas soļiem, tostarp:
- uzņēmuma informācijai;
- filiālēm un telpām;
- pakalpojumiem;
- nodarbībām;
- darbiniekiem un skolotājiem;
- maksājumu iespējām;
- uzņēmuma iestatījumiem;
- esošajiem klientiem un skolēniem.
Jūs varat pabeigt šos soļus patstāvīgi.
Tomēr, ja dodat priekšroku palīdzībai, Clasero var arī palīdzēt konfigurēt informāciju, kas nepieciešama, lai sāktu lietot sistēmu, tostarp uzņēmuma datus, filiāles, pakalpojumus, nodarbības, darbiniekus, maksājumu iestatījumus un citus sākotnējos datus.
Tas ir īpaši noderīgi pēcskolas programmai ar vairākām atrašanās vietām un mācībspēkiem, kur struktūra var būt sarežģītāka nekā vienam skolotājam, kurš vada vienu nodarbību.
Izveidojiet struktūru, pirms piesaistāt tai savus skolēnus
Laba migrācija ir vieglāka, ja uzņēmuma struktūra ir sagatavota, pirms tiek piesaistīti visi klientu ieraksti.
Pieņemsim, ka jūsu organizācijā ir 150 skolēni, trīs mācību vietas, astoņas iknedēļas grupas un seši skolotāji.
Praktiska secība būtu vispirms izveidot filiāles un telpas, definēt jūsu sniegtos pakalpojumus, izveidot attiecīgās nodarbības, pievienot skolotājus, konfigurēt maksājumu iespējas un pēc tam piesaistīt jūsu esošos skolēnus atbilstošajām nodarbībām.
Tas piešķir importētajiem klientu datiem kontekstu.
Tā vietā, lai nonāktu pie liela skolēnu saraksta, kas vēl joprojām ir jāpārkārto, katrs skolēns var kļūt par daļu no pareizās darbības struktūras.
Clasero nodala pakalpojumus no nodarbībām. Pakalpojums var definēt attiecīgās maksājumu iespējas, savukārt atsevišķas nodarbības ir saistītas ar šo pakalpojumu. Tas ir noderīgi, ja viena un tā pati aktivitāte tiek piedāvāta vairākās grupās vai vietās.
Saglabājiet esošās maksājumu vienošanās sakārtotas
Maksājumu konfigurācijai ir jāpievērš īpaša uzmanība, pārvietojot esošos klientus uz jaunu skolēnu pārvaldības un rēķinu izrakstīšanas sistēmu.
Clasero atbalsta gan abonēšanas, gan maksāšanas par katru apmeklējumu maksājumu modeļus.
Abonementus var konfigurēt ar noteiktu ilgumu un cenu, kā arī ar izvēles iekļauto apmeklējumu skaitu. Maksāšanas par katru apmeklējumu vienošanās var aprēķināt maksu atbilstoši reģistrētajam atbilstošajam apmeklējumam.
Var izveidot vairākus maksājumu modeļus, ļaujot uzņēmumiem nepieciešamības gadījumā izmantot dažādas vienošanās dažādiem klientiem.
Pirms sākat regulāru rēķinu izrakstīšanu Clasero, pārskatiet savus esošos klientus un pārliecinieties, ka ir piešķirts pareizais maksājumu modelis.
Jau izveidotam uzņēmumam ir arī saprātīgi izvēlēties skaidru punktu, no kura jaunais apmeklējums un norēķini sāk tikt pārvaldīti Clasero. Tas palīdz izvairīties no nejaušas vienas un tās pašas darbības informācijas uzturēšanas divās vietās.
Pārbaudiet savu iestatījumu, pirms pārvietojat visus
Ja jums ir daudz esošo klientu, neliels tests var atvieglot pārejas pārbaudi.
Pirms pabeidzat visu migrāciju, apsveriet iespēju pārbaudīt iestatījumu ar reprezentatīvu klientu izlasi.
Piemēram, iekļaujiet:
- abonēšanas klientu;
- klientu, kurš maksā par katru apmeklējumu;
- skolēnus no dažādām nodarbībām;
- skolēnus, kuri apmeklē dažādas vietas;
- klientus, kas saistīti ar dažādiem skolotājiem.
Pārbaudiet, vai viņu personīgā informācija, nodarbību piešķīrumi, maksājumu vienošanās un gaidāmās nodarbības parādās, kā paredzēts.
Kad struktūra darbojas pareizi, jūs varat turpināt ar pārējo savu klientu bāzi ar lielāku pārliecību.
Ja saņemat Clasero ieviešanas palīdzību, šis ir arī noderīgs posms, lai identificētu jebkādas īpašas situācijas jūsu esošajā uzņēmumā, kurām būtu jābūt atspoguļotām iestatījumā.
Pievienojiet skolotājus un atjaunojiet savu darba grafiku
Kad jūsu uzņēmuma struktūra un klienti ir savās vietās, jūs varat sagatavot darbības grafiku.
Nodarbības var plānot, izvēloties filiāli vai atrašanās vietu, nodarbību, skolotāju, telpu un nodarbības laiku. Atkārtotas nodarbības var ieplānot, izmantojot sākuma un beigu datumus kopā ar atkārtošanās biežumu.
Var konfigurēt arī skolotāju pieejamību, palīdzot administratoriem noteikt plānošanas konfliktus.
Skolotāji var savienot savu Clasero nodarbību grafiku ar ārējiem kalendāriem, izmantojot iCal saiti.
Uzņēmumam, kas iepriekš koordinēja skolotājus, izmantojot atsevišķas izklājlapas, kalendārus un ziņojumus, tas rada vienotāku nodarbību plānošanas un apmeklējuma pārvaldības darbplūsmu.
Sāciet apmeklējuma pārvaldību no jūsu izvēlētā palaišanas punkta
Nodarbību laikā skolotāji var atzīmēt, kuri skolēni piedalījās, un pievienot komentārus par atsevišķiem apmeklējumiem.
Šie apmeklējuma ieraksti ir noderīgi arī ārpus klases.
Tie var palīdzēt veidot apmeklējuma atskaites, palīdzēt vecākiem sekot līdzi dalībai un atbalstīt maksas par katru apmeklējumu aprēķinus, kur tas ir piemērojams.
Tā ir viena no priekšrocībām, pārejot no nesaistītiem administratīvajiem rīkiem uz savienotu pēcskolas nodarbību pārvaldības sistēmu: plānošana, klientu ieraksti, apmeklējums, maksājumu vienošanās un rēķinu izrakstīšana var darboties kā vienota procesa daļas.
Iepazīstiniet vecākus ar my.clasero.com
Kad jūsu iekšējais iestatījums ir gatavs, arī esošie vecāki var sākt izmantot my.clasero.com.
Vecāku portāls nodrošina piekļuvi tādai informācijai kā nodarbību grafiki, iepriekšējās un gaidāmās nodarbības, apmeklējums, rēķini un maksājumu statuss, reģistrētie pakalpojumi, skolotāju informācija un aktuālās ziņas.
Vecāki var arī atstāt informāciju par apmeklējumu, piemēram, ja bērns nebūs klāt vai kavēsies.
Iepazīstinot esošo klientu bāzi ar jaunu portālu, saglabājiet saziņu vienkāršu. Paskaidrojiet, ko vecāki tur var atrast un kas viņiem vispirms ir jādara.
Mērķis nav tikai pārcelt administrēšanu uz Clasero. Tas ir padarīt ikdienas informāciju vieglāk pieejamu gan uzņēmumam, gan tā klientiem.
Praktisks veids, kā pārcelt esošu uzņēmumu uz Clasero
Lielākajai daļai jau izveidotu organizāciju pāreju var īstenot sešos posmos:
- Sagatavojiet — pārskatiet un sakārtojiet savu esošo klientu informāciju.
- Konfigurējiet — iestatiet savu uzņēmumu, filiāles, telpas, pakalpojumus, nodarbības, skolotājus un maksājumu modeļus.
- Pārbaudiet — pārbaudiet struktūru, izmantojot nelielu esošo klientu izlasi.
- Importējiet — importējiet atlikušos klientu un skolēnu datus un pabeidziet nepieciešamos piešķīrumus.
- Uzsāciet — sāciet izmantot Clasero plānošanai, apmeklējuma uzskaitei, klientu pārvaldībai un attiecīgajiem norēķinu procesiem.
- Pārbaudiet — pārbaudiet savas pirmās nodarbības, apmeklējuma ierakstus, klientu piešķīrumus un maksājumu iestatījumus, pirms uzskatāt migrāciju par pabeigtu.
Jūs varat pārvaldīt šo iestatīšanu pats, izmantojot Clasero iestatīšanas režīmu, taču jums nav viss jādara patstāvīgi.
Clasero komanda var palīdzēt importēt jūsu esošos klientus un konfigurēt informāciju, kas nepieciešama, lai sāktu izmantot Clasero. Tas var būt īpaši vērtīgi, ja jūsu uzņēmums jau darbojas un jūs vēlaties pārcelt savu pašreizējo struktūru uz sistēmu, nevis visu veidot manuāli.
Jūsu esošie klienti ir sākumpunkts, nevis šķērslis
Jau izveidota klientu bāze nedrīkst kavēt jūs uzlabot to, kā tiek pārvaldīts jūsu pēcskolas uzņēmums.
Clasero ir izstrādāts tā, lai esošās organizācijas varētu ievest savus pašreizējos klientus sistēmā, konfigurēt savas nodarbības un pakalpojumus, organizēt skolotājus un atrašanās vietas, izveidot maksājumu modeļus un turpināt pārvaldīt savas aktivitātes savstarpēji savienotākā vidē.
Un, ja visa tā sagatavošana pašam šķiet nevajadzīgs administratīvs slogs, jūs varat lūgt Clasero komandai palīdzību ar sākotnējo iestatīšanu un klientu datu importu.
Sāciet ar informāciju, kas jums jau ir, izlemiet, vai vēlaties konfigurēt Clasero patstāvīgi vai ar ieviešanas palīdzību, un izveidojiet sistēmu ap uzņēmumu, kuru jau vadāt.
