Kā es samazināju savu pēcpusdienas administrēšanas laiku no 8 stundām līdz 10 minūtēm, izmantojot Clasero

Pēcpusdienas izglītības uzņēmuma vadīšana ir atalgojoša, taču administratīvais darbs var šķist milzīgs. Sākot ar līgumu sagatavošanu un apmeklējuma uzskaiti līdz rēķinu izrakstīšanai un maksājumu iekasēšanai, es mēdzu pavadīt vairāk nekā 8 stundas mēnesī administratīvajiem uzdevumiem .

Tas bija līdz brīdim, kad es izmēģināju Clasero — izglītības pārvaldības programmatūru, kas paredzēta pēcpusdienas programmām, apmācību centriem un mācību klubiem.

Lūk, kā Clasero pārveidoja manu darbplūsmu un atdeva man laiku.

1. Klientu līgumu sagatavošana

Katras sezonas sākumā man bija jāsagatavo vairāk nekā 100 līgumu. Word dokumentu izmantošana un katra manuāla rediģēšana bija atkārtota un kļūdu pakļauta. Es pat izmēģināju tukšas veidnes, kuras vecāki aizpildīja ar roku, taču tas radīja jaunas problēmas, piemēram, nesalasāmu rokrakstu un nepareizas e-pasta adreses, kas vēlāk izraisīja problēmas ar maksājumiem.

Clasero dokumentu veidnes ļauj man dažu minūšu laikā ģenerēt profesionālus klientu līgumus.

• Dati tiek automātiski apvienoti no katra klienta profila.
• Numerācija un formatējums tiek lietoti konsekventi.
• Vairs nav jādzenās pēc vecāku labojumiem.

2. Apmeklētības izsekošana

Tā kā es iekasēju maksu no klientiem par katru apmeklēto nodarbību, man bija nepieciešama precīza apmeklējuma uzskaite. Papīra lapu vākšana no skolotājiem un visu ievadīšana izklājlapās bija sarežģīta un aizkavēja rēķinu izrakstīšanu.

Izmantojot Clasero apmeklējuma izsekošanas rīku , skolotāji reģistrē apmeklējumu tieši sistēmā.

• Dati tiek nekavējoties saistīti ar studentu profiliem.
• Vecāki var skatīt apmeklējumu reāllaikā, izmantojot Vecāku portālu .
• Vairs nekādu kavēšanos vai manuālu konsolidāciju.

3. Rēķinu izrakstīšana

Pat ar grāmatvedības programmatūru man rēķini bija jāveido manuāli un jāievada apmeklējuma dati. Kļūdas bija bieži sastopamas, un dažreiz nepareizs rēķins tika nosūtīts nepareizajam vecākam.

Clasero piedāvā automatizētu rēķinu izrakstīšanu pēcpusdienas programmām.

• Rēķini tiek ģenerēti automātiski no apmeklējuma datiem.
• Katrs rēķins tiek nosūtīts tieši pareizajam vecākam pa e-pastu vai ir pieejams Vecāku portālā.
• Nav kļūdu, nav stresa.

4. Maksājumu sasaistīšana un atgādinājumi

Maksājumu saskaņošana kādreiz bija viens no maniem lielākajiem laika tērētājiem. Es manuāli saskaņoju katru bankas pārskaitījumu ar rēķiniem un nosūtīju atgādinājumus vecākiem, kuri kavēja maksājumus.

Clasero padara skolas maksājumu pārvaldību vienkāršu:

• Augšupielādējiet bankas izrakstus un automātiski saskaņojiet tos ar rēķiniem.
• Vecāki var pieteikties Vecāku portālā, lai redzētu savu atlikumu.
• Ar vienu klikšķi nosūtiet atgādinājumus nokavētiem klientiem.

Tas nodrošina stabilu naudas plūsmu un novērš neērtības, kas saistītas ar kavētu maksātāju dzenāšanu.

Kāpēc Clasero ir revolucionārs risinājums ārpusskolas uzņēmumiem

Pārejot uz Clasero, es samazināju savu administrēšanas laiku no vairāk nekā 8 stundām mēnesī līdz mazāk nekā 10 minūtēm.

Ar dokumentu automatizāciju, apmeklējumu izsekošanu, rēķinu izrakstīšanu un maksājumu atgādinājumiem vienā platformā , Clasero palīdz maziem pēcpusdienas izglītības uzņēmumiem ietaupīt laiku, samazināt kļūdas un koncentrēties uz vissvarīgāko: skolēniem.

👉 Vai esat gatavs samazināt administratora darba slodzi?
Izmēģiniet Clasero.com jau šodien un uzziniet, kā tas var pārveidot jūsu pēcpusdienas programmu.