Hoe Clasero je op weg helpt
Je hoeft Clasero niet alleen in te richten.
Op verzoek kan Clasero helpen met de initiële inrichting en het onboardingproces. Dit kan het importeren van bestaande klantgegevens omvatten en het configureren van je bedrijfsgegevens, vestigingen, diensten, lessen, medewerkers, docenten, betalingsinstellingen en andere informatie die nodig is om het systeem te gaan gebruiken.
Als je de inrichting van Clasero liever zelf doet, biedt de Setup-modus een gestructureerde checklist die je door de essentiële configuratie leidt.
Of je nu een naschools programma, huiswerkbegeleidingscentrum, dansschool, sportacademie, muziekschool of een andere onderwijsorganisatie runt, het idee is eenvoudig: breng de organisatie die je al hebt over naar Clasero en maak die klaar voor dagelijks gebruik.
Waarmee Clasero je kan helpen bij het inrichten
De meeste onderwijsorganisaties zijn al operationeel voordat ze nieuwe software voor lesbeheer invoeren. Studenten staan mogelijk in spreadsheets, docenten werken mogelijk op meerdere locaties en lessen en betalingsafspraken zijn mogelijk al ingericht.
De onboarding van Clasero kan helpen om deze bestaande structuur in het systeem onder te brengen.
Afhankelijk van je organisatie kan de initiële inrichting bedrijfsinformatie, vestigingen en locaties, diensten en lessen, medewerkers en docenten, betalingsinstellingen, bedrijfsvoorkeuren en bestaande klanten of studenten omvatten.
Dit betekent dat je je eerst kunt richten op hoe je organisatie daadwerkelijk werkt en die structuur vervolgens in Clasero kunt weerspiegelen.
Wat je moet voorbereiden voordat je begint
Als je de basisinformatie klaar hebt, verloopt de onboarding eenvoudiger.
Voordat je begint met je Clasero-onboarding, is het handig om het volgende voor te bereiden:
- Je bedrijfsgegevens en bedrijfsvoorkeuren
- Vestigingen of leslocaties
- Ruimtes of locaties die op elke vestiging worden gebruikt
- Diensten die je aanbiedt
- Bestaande lessen of groepen
- Informatie over docenten en medewerkers
- Huidige betaalmodellen
- Je bestaande klanten- of studentendatabase
Bedrijfsvoorkeuren kunnen praktische details omvatten, zoals valuta, tijdzone, datum- en tijdnotatie en de eerste dag van de week.
Als je studenten al in Excel of Google Sheets staan, houd die informatie dan ook bij de hand. Clasero ondersteunt het overbrengen van bestaande klant- en studentgegevens naar het systeem, dus overstappen op speciale software voor beheer van naschoolse lessen betekent niet dat je elk dossier handmatig opnieuw moet opbouwen.
Breng je bestaande bedrijfsstructuur over naar Clasero
Vestigingen, diensten en lessen spelen verschillende rollen in Clasero.
Een vestiging vertegenwoordigt een van je locaties. Binnen een vestiging kun je locaties of ruimtes configureren en de lessen die daar beschikbaar zijn.
Een dienst vertegenwoordigt wat je organisatie aanbiedt en kan de bijbehorende betalingsstructuur omvatten. Afzonderlijke lessen kunnen vervolgens aan die dienst worden gekoppeld.
Stel je bijvoorbeeld voor dat je op twee locaties een zwemprogramma voor kinderen aanbiedt. Het zwemprogramma kan als dienst worden aangemaakt, terwijl afzonderlijke beginnersgroepen als lessen op elke vestiging kunnen worden aangemaakt.
Deze structuur is vooral nuttig voor lesbeheer op meerdere locaties, omdat de betalingsinstellingen niet voor elke gerelateerde les afzonderlijk opnieuw hoeven te worden aangemaakt. Clasero ondersteunt abonnementsgebaseerde en pay-as-you-go-betaalmodellen, en lessen die aan een dienst zijn gekoppeld kunnen de betaalopties gebruiken die voor die dienst zijn gedefinieerd.
Zodra deze structuur is geconfigureerd, vormt die de basis voor het inplannen van studenten, docenten, ruimtes en lessen.
Importeer je bestaande studenten en klanten
Het overzetten van een bestaande klantendatabase is vaak een van de belangrijkste onderdelen van het wisselen van systeem.
Clasero ondersteunt import van studentgegevens vanuit Excel of Google Sheets. Studentenprofielen kunnen indien nodig ook handmatig worden aangemaakt.
De klantgegevenstabel kan worden aangepast aan de informatie die je al bijhoudt. Velden kunnen worden ingeschakeld of uitgeschakeld, en kolommen kunnen opnieuw worden gerangschikt zodat ze beter aansluiten op je bestaande gegevensstructuur.
Voor het importeren is het de moeite waard om je gegevens te controleren, zodat de informatie die je naar Clasero overbrengt actueel en georganiseerd is.
Op verzoek kan Clasero ook helpen met het importeren van bestaande klantgegevens als onderdeel van het initiële onboardingproces.
Zodra studenten in het systeem staan, kunnen ze aan de juiste lessen worden toegewezen en worden gekoppeld aan de relevante dienst en betalingsregeling.
Stel docenten in en maak je rooster
Het volgende onderdeel van de inrichting van Clasero is het voorbereiden van je team en rooster.
Docentenprofielen kunnen worden gekoppeld aan gebruikersaccounts, terwijl toegangsrechten kunnen worden aangepast aan de verantwoordelijkheden van elke persoon. Een docent kan bijvoorbeeld toestemming hebben om lessen te beheren of alleen-lezen-toegang hebben, terwijl financiële informatie beschikbaar kan worden gemaakt voor de juiste medewerkers.
De beschikbaarheid van docenten kan ook worden ingevoerd. Wanneer een les wordt ingepland, kan Clasero je waarschuwen als de geselecteerde docent op dat moment niet beschikbaar is.
Zodra de hoofdstructuur klaar is, kun je beginnen met het opbouwen van het rooster.
De lesplanner van Clasero verbindt de vestiging of locatie, les, docent, ruimte en lestijd in één gebeurtenis. Terugkerende lessen kunnen worden aangemaakt door begin- en einddatums in te stellen samen met de herhalingsfrequentie.
Dat maakt de overgang van de initiële inrichting naar dagelijkse lesplanning eenvoudig, vooral voor programma’s die wekelijks gedurende een termijn of seizoen lopen.
Docenten kunnen hun rooster ook koppelen aan externe agenda-applicaties die iCal ondersteunen.
Hoe je eerste normale dag in Clasero eruitziet
Het doel van onboarding is niet simpelweg om het systeem met informatie te vullen. Het is om Clasero voor te bereiden op het normale dagelijkse werk.
Een beheerder of bedrijfseigenaar kan de dag beginnen door het bedrijfsbrede rooster te bekijken en te controleren welke lessen gepland, bezig of afgerond zijn.
De docent ziet de lessen die aan hem of haar zijn toegewezen en opent het relevante lesprofiel.
Voor of tijdens de les kan de docent notities van de vorige sessie bekijken. Die notities kunnen fungeren als een lesjournaal en de docent helpen herinneren wat er is behandeld en wat daarna moet komen.
Tijdens de les registreert de docent welke studenten aanwezig waren en kan hij of zij opmerkingen toevoegen aan individuele bezoeken.
Hierdoor wordt aanwezigheidsbeheer direct onderdeel van de lesworkflow, in plaats van aanwezigheid, roosters en docentnotities op aparte plekken bij te houden.
Beheerders kunnen het dashboard ook gebruiken om lesactiviteit en aanwezigheid binnen de organisatie te volgen.
Ouders krijgen hun eigen overzicht via my.clasero.com
Clasero biedt ook een apart online portaal voor studenten en ouders op my.clasero.com.
Ouders kunnen relevante lesroosters bekijken, inclusief aankomende en eerdere lessen, evenals aanwezigheidsinformatie. Ze kunnen ook facturen en de betalingsstatus zien.
Als een kind ziek is, een les zal missen of verwacht te laat te komen, kan een ouder via de lesinformatie een aanwezigheidgerelateerde notitie voor de docent achterlaten.
Dit geeft ouders een directe plek om belangrijke informatie te controleren, terwijl docenten en beheerders de organisatie via Clasero blijven beheren.
Veelgestelde vragen over starten met Clasero
Kan Clasero mij helpen met de initiële inrichting?
Ja. Op verzoek kan Clasero helpen met het initiële onboardingproces, inclusief het importeren van bestaande klantgegevens en het configureren van bedrijfsgegevens, vestigingen, diensten, lessen, medewerkers, betalingsinstellingen en andere informatie die nodig is om het systeem te gaan gebruiken.
Kan ik studenten importeren vanuit Excel of Google Sheets?
Ja. Clasero ondersteunt het overbrengen van bestaande klant- en studentinformatie vanuit Excel of Google Sheets, zodat je niet elke bestaande student handmatig hoeft in te voeren.
Kan ik Clasero zelf inrichten?
Ja. De Setup-modus biedt een gestructureerde checklist die je helpt de essentiële configuratie te voltooien en het systeem voor te bereiden op dagelijks gebruik.
Begin met de manier waarop je organisatie al werkt
Beginnen met Clasero betekent niet dat je de overstap alleen hoeft te beheren.
Je kunt de Setup-modus volgen en het systeem zelfstandig configureren, of hulp aanvragen bij je klantgegevens en de initiële bedrijfsinrichting. Zodra je vestigingen, diensten, lessen, docenten, studenten en rooster op hun plek staan, kan je team overstappen op dagelijks lesbeheer.
Als je klaar bent om je bestaande administratie onder te brengen in één verbonden systeem, biedt Clasero je een duidelijke manier om te beginnen — met hulp beschikbaar wanneer je die nodig hebt.