Jak Clasero pomaga Ci zacząć

Nie musisz konfigurować Clasero samodzielnie.

Na życzenie Clasero może pomóc w początkowej konfiguracji i procesie wdrożenia. Może to obejmować import istniejących danych klientów oraz skonfigurowanie danych firmy, oddziałów, usług, zajęć, pracowników, nauczycieli, ustawień płatności i innych informacji potrzebnych do rozpoczęcia korzystania z systemu.

Jeśli wolisz samodzielnie przeprowadzić konfigurację Clasero, Tryb konfiguracji zapewnia uporządkowaną listę kontrolną, która przeprowadzi Cię przez najważniejsze ustawienia.

Niezależnie od tego, czy prowadzisz program zajęć pozaszkolnych, centrum korepetycyjne, szkołę tańca, akademię sportową, szkołę muzyczną czy inną działalność edukacyjną, idea jest prosta: przenieść organizację, którą już masz, do Clasero i przygotować ją do codziennego użytku.

W czym Clasero może pomóc przy konfiguracji

Większość firm edukacyjnych działa już przed wdrożeniem nowego oprogramowania do zarządzania zajęciami. Dane uczniów mogą być przechowywane w arkuszach kalkulacyjnych, nauczyciele mogą pracować w kilku lokalizacjach, a zajęcia i zasady płatności mogą być już ustalone.

Wdrożenie Clasero może pomóc przenieść tę istniejącą strukturę do systemu.

W zależności od Twojej organizacji początkowa konfiguracja może obejmować informacje o firmie, oddziały i obiekty, usługi i zajęcia, pracowników i nauczycieli, ustawienia płatności, preferencje firmy oraz istniejących klientów lub uczniów.

Oznacza to, że możesz najpierw skupić się na tym, jak faktycznie działa Twoja organizacja, a następnie odzwierciedlić tę strukturę w Clasero.

Co przygotować przed rozpoczęciem

Przygotowanie podstawowych informacji sprawia, że wdrożenie przebiega sprawniej.

Przed rozpoczęciem wdrożenia Clasero warto przygotować:

• Dane firmy i preferencje organizacyjne
• Oddziały lub lokalizacje prowadzenia zajęć
• Sale lub obiekty wykorzystywane w każdej lokalizacji
• Usługi, które oferujesz
• Istniejące zajęcia lub grupy
• Informacje o nauczycielach i pracownikach
• Obecne modele płatności
• Istniejącą bazę klientów lub uczniów

Preferencje firmy mogą obejmować praktyczne szczegóły, takie jak waluta, strefa czasowa, format daty i godziny oraz pierwszy dzień tygodnia.

Jeśli dane Twoich uczniów są już przechowywane w Excelu lub Arkuszach Google, przygotuj również te informacje. Clasero umożliwia przeniesienie istniejących danych klientów i uczniów do systemu, więc przejście na dedykowane oprogramowanie do zarządzania zajęciami pozaszkolnymi nie oznacza ręcznego odtwarzania każdego rekordu.

Przenieś istniejącą strukturę swojej działalności do Clasero

Oddziały, usługi i zajęcia pełnią w Clasero różne role.

Oddział reprezentuje jedną z Twoich lokalizacji. W ramach oddziału możesz skonfigurować obiekty lub sale oraz dostępne tam zajęcia.

Usługa reprezentuje to, co oferuje Twoja organizacja, i może obejmować odpowiednią strukturę płatności. Poszczególne zajęcia mogą być następnie powiązane z tą usługą.

Na przykład wyobraź sobie, że oferujesz program nauki pływania dla dzieci w dwóch lokalizacjach. Program pływania może zostać utworzony jako usługa, a oddzielne grupy początkujące mogą zostać utworzone jako zajęcia w każdym oddziale.

Taka struktura jest szczególnie przydatna w zarządzaniu zajęciami w wielu lokalizacjach, ponieważ konfiguracji płatności nie trzeba odtwarzać osobno dla każdych powiązanych zajęć. Clasero obsługuje modele płatności abonamentowych i pay-as-you-go, a zajęcia powiązane z usługą mogą korzystać z opcji płatności zdefiniowanych dla tej usługi.

Po skonfigurowaniu tej struktury staje się ona podstawą do planowania uczniów, nauczycieli, sal i lekcji.

Zaimportuj istniejących uczniów i klientów

Przeniesienie istniejącej bazy klientów jest często jedną z najważniejszych części zmiany systemu.

Clasero obsługuje import danych uczniów z Excela lub Arkuszy Google. Profile uczniów można również tworzyć ręcznie, gdy jest to potrzebne.

Tabelę danych klientów można dostosować tak, aby odpowiadała informacjom, które już przechowujesz. Pola można włączać lub wyłączać, a kolumny przestawiać, aby lepiej pasowały do istniejącej struktury danych.

Przed importem warto przejrzeć swoje rekordy, aby informacje przenoszone do Clasero były aktualne i uporządkowane.

Na życzenie Clasero może również pomóc w imporcie istniejących danych klientów w ramach początkowego procesu wdrożenia.

Gdy uczniowie znajdą się już w systemie, można przypisać ich do odpowiednich zajęć i powiązać z właściwą usługą oraz modelem płatności.

Skonfiguruj nauczycieli i utwórz swój harmonogram

Kolejną częścią konfiguracji Clasero jest przygotowanie zespołu i planu zajęć.

Profile nauczycieli mogą być połączone z kontami użytkowników, a uprawnienia dostępu można dostosować do obowiązków każdej osoby. Na przykład nauczyciel może mieć uprawnienia do zarządzania lekcjami lub dostęp tylko do podglądu, podczas gdy informacje finansowe mogą być udostępniane odpowiednim pracownikom.

Można również wprowadzić dostępność nauczycieli. Gdy planowana jest lekcja, Clasero może ostrzec Cię, jeśli wybrany nauczyciel nie jest dostępny w tym czasie.

Gdy główna struktura jest już gotowa, możesz zacząć budować plan zajęć.

Planer lekcji Clasero łączy oddział lub lokalizację, zajęcia, nauczyciela, salę i czas lekcji w jednym wydarzeniu. Powtarzające się lekcje można tworzyć, ustawiając daty rozpoczęcia i zakończenia wraz z częstotliwością powtórzeń.

Dzięki temu przejście od początkowej konfiguracji do codziennego planowania zajęć jest proste, szczególnie w przypadku programów odbywających się co tydzień przez cały semestr lub sezon.

Nauczyciele mogą również połączyć swój harmonogram z zewnętrznymi aplikacjami kalendarza obsługującymi iCal.

Jak wygląda Twój pierwszy zwykły dzień w Clasero

Celem wdrożenia nie jest po prostu wypełnienie systemu informacjami. Chodzi o przygotowanie Clasero do normalnej codziennej pracy.

Administrator lub właściciel firmy może rozpocząć dzień od przeglądu harmonogramu całej firmy i sprawdzenia, które lekcje są zaplanowane, trwają lub zostały zakończone.

Nauczyciel widzi przypisane do siebie lekcje i otwiera odpowiedni profil lekcji.

Przed zajęciami lub w ich trakcie nauczyciel może przejrzeć notatki z poprzedniej sesji. Notatki te mogą pełnić funkcję dziennika zajęć i pomagać nauczycielowi pamiętać, co zostało omówione i co powinno nastąpić później.

Podczas lekcji nauczyciel rejestruje, którzy uczniowie byli obecni, i może dodawać komentarze do poszczególnych obecności.

Dzięki temu zarządzanie obecnością staje się bezpośrednią częścią przebiegu lekcji, zamiast przechowywania obecności, harmonogramów i notatek nauczyciela w oddzielnych miejscach.

Administratorzy mogą również korzystać z panelu, aby śledzić aktywność lekcji i frekwencję w całej organizacji.

Rodzice otrzymują własny widok przez my.clasero.com

Clasero udostępnia również osobny portal online dla uczniów i rodziców pod adresem my.clasero.com.

Rodzice mogą przeglądać odpowiednie harmonogramy lekcji, w tym nadchodzące i przeszłe lekcje, a także informacje o obecności. Mogą również sprawdzać faktury i status płatności.

Jeśli dziecko jest chore, opuści zajęcia lub spodziewa się spóźnienia, rodzic może zostawić nauczycielowi notatkę dotyczącą obecności za pośrednictwem informacji o lekcji.

Daje to rodzicom bezpośrednie miejsce do sprawdzania ważnych informacji, podczas gdy nauczyciele i administratorzy nadal zarządzają organizacją przez Clasero.

Najczęstsze pytania dotyczące rozpoczęcia pracy z Clasero

Czy Clasero może pomóc mi w początkowej konfiguracji?

Tak. Na życzenie Clasero może pomóc w początkowym procesie wdrożenia, w tym w imporcie istniejących danych klientów oraz konfiguracji danych firmy, oddziałów, usług, zajęć, pracowników, ustawień płatności i innych informacji wymaganych do rozpoczęcia korzystania z systemu.

Czy mogę importować uczniów z Excela lub Arkuszy Google?

Tak. Clasero umożliwia przeniesienie istniejących informacji o klientach i uczniach z Excela lub Arkuszy Google, więc nie musisz ręcznie wprowadzać każdego istniejącego ucznia.

Czy mogę samodzielnie skonfigurować Clasero?

Tak. Tryb konfiguracji zapewnia uporządkowaną listę kontrolną, która pomaga ukończyć najważniejsze ustawienia i przygotować system do codziennego użytkowania.

Zacznij od tego, jak Twoja organizacja już działa

Rozpoczęcie pracy z Clasero nie oznacza, że musisz samodzielnie przejść przez cały proces zmiany.

Możesz skorzystać z Trybu konfiguracji i samodzielnie skonfigurować system albo poprosić o pomoc przy danych klientów i początkowej konfiguracji firmy. Gdy oddziały, usługi, zajęcia, nauczyciele, uczniowie i plan zajęć będą już gotowe, Twój zespół może przejść do codziennego zarządzania zajęciami.

Jeśli chcesz przenieść swoją obecną administrację do jednego połączonego systemu, Clasero daje Ci jasny sposób na rozpoczęcie — z pomocą dostępną wtedy, gdy jej potrzebujesz.