Vas je strah zamenjati programsko opremo za upravljanje razredov? Clasero vam lahko pomaga uvoziti obstoječe učence in nastaviti vaše poslovanje
Veste, da vaš trenutni administrativni sistem ustvarja preveč dela. Toda njegova zamenjava se zdi tvegana.
Kaj se zgodi z vašimi obstoječimi učenci? Kdo bo ponovno ustvaril vaše razrede, lokacije, učitelje in plačilne ureditve? Kaj če je kaj napačno nastavljeno? In, kar je morda najpomembneje, kdo ima čas upravljati celotno migracijo, medtem ko pouk še vedno poteka?
Te skrbi mnogim uveljavljenim šolam, akademijam, studiem in obšolskim programom preprečujejo prehod na programsko opremo za upravljanje razredov.
S Clasero vam prehoda ni nujno treba izvesti sami.
Obstoječe podatke o strankah in učencih je mogoče uvoziti iz Excela ali Google Sheets. Vašo obstoječo poslovno strukturo je nato mogoče nastaviti v Clasero, in če vam ni prijetno vsega urejati sami, lahko Clasero na zahtevo pomaga pri začetni nastavitvi in uvajanju.
Menjava sistema ne pomeni nujno, da morate začeti znova — ali da morate migracijo reševati sami.
»Imamo že preveč učencev, da bi lahko zamenjali sistem«
Podjetje z 200 obstoječimi učenci ima povsem drugačen migracijski izziv kot nov inštruktor, ki začenja s petimi strankami.
Ročni ponovni vnos vsakega učenca bi ustvaril nepotrebno delo. Zato Clasero podpira uvoz obstoječih učencev in podatkov o strankah iz Excela ali Google Sheets.
Pred migracijo se odločite, kateri zapisi o strankah naj postanejo del vašega aktivnega delovnega sistema.
Morda boste želeli ločiti trenutne učence od neaktivnih zapisov, prepoznati dvojnike, preveriti kontaktne podatke in pregledati informacije, ki so se nabrale skozi čas.
Izvorno datoteko pustite nespremenjeno. Če podatke o strankah za migracijo čistite ali preurejate, delajte iz ločene kopije, da izvirni zapisi ostanejo na voljo.
Cilj ni ponovno zgraditi vaše baze podatkov o strankah. Cilj je prenesti uporabne informacije, ki jih že imate, v sistem, ki ga boste uporabljali v prihodnje.
Kaj je mogoče uvoziti in kaj je treba nastaviti?
To je pomembna razlika pri načrtovanju nastavitve Clasero.
Obstoječe podatke o strankah in učencih je mogoče uvoziti iz Excela ali Google Sheets.
Struktura okoli teh strank se nastavi kot del začetne postavitve. Glede na vašo organizacijo lahko to vključuje podružnice, prostore, storitve, razrede, zaposlene, učitelje, nastavitve plačil in nastavitve podjetja.
Zato prehoda na Clasero ne gre razumeti kot samodejni prenos vsake zgodovinske postavke iz vsakega sistema, ki ste ga kadar koli uporabljali.
Namesto tega ima postopek dva praktična dela: prenesti vašo obstoječo bazo strank naprej in nastaviti Clasero glede na način, kako vaša organizacija deluje danes.
Če želite pomoč pri tem postopku, lahko podprto uvajanje Clasero vključuje tako uvoz podatkov o strankah kot pomoč pri ključnih delih začetne poslovne nastavitve.
»Naša organizacija je preveč zapletena za selitev«
Predstavljajte si ponudnika obšolskih dejavnosti z 200 učenci, tremi lokacijami, šestimi učitelji, osmimi skupinami, mesečnimi naročninami in strankami, ki plačujejo na obisk.
Takšno podjetje že ima svoj način delovanja. Menjava programske opreme ne bi smela zahtevati izumljanja novega.
Ponudnik lahko pripravi očiščeno kopijo svoje preglednice s podatki o strankah ter opredeli svoje trenutne lokacije, razrede, učitelje, storitve in plačilne ureditve. Te poslovne elemente je nato mogoče nastaviti v Clasero, medtem ko se obstoječi podatki o strankah in učencih uvozijo.
Učence je nato mogoče povezati z ustrezno strukturo in vse preveriti, preden Clasero postane glavni sistem za tekočo administracijo.
Organizacija lahko ta postopek izvede samostojno prek načina Setup Mode ali pa pri Clasero zaprosi za pomoč pri uvozu podatkov o strankah in začetni nastavitvi.
Ta razlika je pomembna za šolo z več lokacijami. Vprašanje ni več preprosto: »Ali se lahko preselimo?« Temveč postane: »Kolikšen del prehoda želimo upravljati sami?«
»Bojim se, da bom kaj napačno nastavil/-a«
To je morda najpomembnejši pomislek od vseh.
Svoje podjetje lahko popolnoma razumete in se kljub temu počutite negotovo pri nastavljanju novega sistema. Lastniku šole ne bi bilo treba postati specialist za migracijo programske opreme samo zato, da bi izboljšal način upravljanja podjetja.
Morda vas skrbi, da boste stranke napačno dodelili, pozabili na kakšen razred, izbrali napačno plačilno ureditev ali več lokacij strukturirali na način, ki bo pozneje povzročal težave.
Zato Clasero ponuja tako samopostrežno nastavitev kot pomoč.
Na zahtevo lahko Clasero pomaga pri dokumentiranih delih začetnega uvajanja, vključno z uvozom obstoječih podatkov o strankah in nastavitvijo poslovnih informacij, podružnic, storitev, razredov, zaposlenih, nastavitev plačil in drugih informacij, potrebnih za začetek uporabe sistema.
Podprto uvajanje ne pomeni, da se vsak del zgodovinskih informacij iz starega sistema samodejno prenese. Pomeni, da lahko dobite praktično pomoč pri začetnem uvajanju Clasero, namesto da bi morali vsak del nastavitve opraviti sami.
Kaj morate pripraviti, če želite pomoč pri migraciji?
Svojo organizacijo poznate bolje kot kdorkoli drug. Namen podprte nastavitve je pomagati prenesti informacije o strankah in operativno strukturo, ki ju že imate, v Clasero.
Preden začnete, je koristno pripraviti:
- vašo trenutno preglednico s strankami ali učenci;
- podatke o starših ali skrbnikih, kjer je to relevantno;
- vaše aktivne podružnice in učne lokacije;
- učilnice ali prostore, ki se uporabljajo za pouk;
- trenutne storitve in skupine;
- podatke o učiteljih in zaposlenih;
- obstoječe naročniške ureditve ali ureditve plačila na obisk;
- ustrezne nastavitve podjetja;
- vse neobičajne dogovore s strankami, ki bi morda potrebovali individualno obravnavo.
Ni nujno, da se vse s tega seznama množično uvozi. Nekatere informacije se uporabijo za pravilno nastavitev podjetja.
Če imate to pripravljeno, imata tako vaša ekipa kot ekipa Clasero jasnejše izhodišče.
»Kaj pa, če menjava zmoti naše trenutne razrede?«
Migracija bi morala podpirati vaše obstoječe delovanje, ne pa ga prekinjati.
Smiseln pristop je, da pripravite novo strukturo, medtem ko vaši trenutni razredi še naprej potekajo, prenesete ustrezne podatke o strankah in pregledate nastavitev, preden se pri vsakodnevni administraciji zanesete na Clasero.
Izberite jasno točko, od katere se bo tekoča administracija preselila v novi sistem, namesto da iste zapise neomejeno dolgo vzdržujete na dveh mestih.
Pred začetkom uporabe preverite, ali migracija odraža vaše dejansko poslovanje.
Odprite več profilov učencev. Preverite stranke iz različnih razredov in lokacij. Potrdite dodelitve učiteljev. Preglejte vzorec različnih plačilnih ureditev. Prepričajte se, da podružnice, storitve in razredi ustrezajo organizaciji, ki jo dejansko vodite.
To so dobre prakse pri migraciji in ne samodejne funkcije Clasero, vendar lahko pomagajo prepoznati težave v nastavitvah, preden postanejo del vašega vsakodnevnega delovnega procesa.
Migracija vam lahko pusti čistejši sistem kot prej
Menjava programske opreme za upravljanje učencev lahko razkrije tudi administrativne težave, ki so se nabrale skozi čas.
Morda boste odkrili podvojene učence, zastarele kontaktne podatke, imena razredov, ki se ne uporabljajo več, stare lokacije ali stolpce v preglednici, ki jih nihče več ne potrebuje.
Prenos nepotrebne zapletenosti ima malo vrednosti samo zato, ker je obstajala v prejšnjem postopku.
Migracija je priložnost, da ohranite informacije o strankah, ki jih potrebujete, izvirne zapise shranite ločeno in za prihodnost vzpostavite jasnejšo delovno strukturo.
Za rastoče obšolske programe in ponudnike pouka na več lokacijah je to lahko skoraj tako dragoceno kot menjava same programske opreme.
Lahko zamenjate sistem, ne da bi prehod opravili sami
Vaši učenci že obstajajo. Vaši učitelji že poznajo svoje razrede. Vaše lokacije, storitve in plačilne ureditve so že del poslovanja.
Menjava programske opreme za upravljanje razredov ne bi smela zahtevati, da vse to ponovno zgradite po spominu.
Clasero omogoča, da se obstoječe informacije o strankah in učencih prenesejo iz Excela ali Google Sheets, medtem ko se sistem nastavi glede na vaše trenutno delovanje. In če vas je pri tem ustavljala misel, da bi morali migracijo izvesti sami, lahko zaprosite za pomoč pri začetnem uvozu strank in nastavitvi.
Začnite z informacijami, ki jih že imate, odločite se, kaj želite prenesti naprej, in izberite, ali boste nastavitev dokončali samostojno ali s pomočjo Clasero.