Plašite se da promenite softver za upravljanje časovima? Clasero vam može pomoći da uvezete postojeće učenike i podesite svoje poslovanje

Znate da vaš trenutni administrativni sistem stvara previše posla. Ali promena deluje rizično.

Šta se dešava sa vašim postojećim učenicima? Ko će ponovo kreirati vaše časove, lokacije, nastavnike i načine plaćanja? Šta ako je nešto pogrešno podešeno? I, možda najvažnije, ko ima vremena da upravlja celokupnom migracijom dok se časovi i dalje održavaju?

Ove brige sprečavaju mnoge etablirane škole, akademije, studije i vannastavne programe da pređu na softver za upravljanje časovima.

Uz Clasero, ne morate nužno sami da se nosite sa prelaskom.

Postojeći podaci o klijentima i učenicima mogu se uvesti iz Excel-a ili Google Sheets-a. Vaša postojeća poslovna struktura zatim može biti podešena u Clasero-u, a ako vam nije prijatno da sve radite sami, Clasero može pomoći sa početnim podešavanjem i uvođenjem u rad na zahtev.

Promena sistema ne mora da znači da počinjete ispočetka — niti da sami morate da shvatite kako da sprovedete migraciju.

„Već imamo previše učenika da bismo prešli na novi sistem“

Poslovanje sa 200 postojećih učenika ima sasvim drugačiji izazov migracije od novog instruktora koji počinje sa pet klijenata.

Ponovni ručni unos svakog učenika stvorio bi nepotreban posao. Zato Clasero podržava uvoz postojećih učenika i podataka o klijentima iz Excel-a ili Google Sheets-a.

Pre migracije, odlučite koji zapisi o klijentima treba da postanu deo vašeg aktivnog radnog sistema.

Možda ćete želeti da odvojite trenutne učenike od neaktivnih zapisa, identifikujete duplikate, proverite kontakt podatke i pregledate informacije koje su se vremenom nagomilale.

Zadržite originalni izvorni fajl neizmenjenim. Ako čistite ili reorganizujete podatke o klijentima za migraciju, radite iz zasebne kopije kako bi originalni zapisi ostali dostupni.

Cilj nije da ponovo izgradite svoju bazu podataka klijenata. Cilj je da korisne informacije koje već imate prenesete u sistem koji ćete ubuduće koristiti.

Šta može da se uveze, a šta mora da se podesi?

Ovo je važna razlika pri planiranju podešavanja Clasero-a.

Postojeći podaci o klijentima i učenicima mogu se uvesti iz Excel-a ili Google Sheets-a.

Struktura oko tih klijenata podešava se kao deo početnog podešavanja. U zavisnosti od vaše organizacije, to može uključivati filijale, prostorije, usluge, časove, zaposlene, nastavnike, podešavanja plaćanja i preference kompanije.

Zato prelazak na Clasero ne treba shvatiti kao automatski prenos svake istorijske stavke iz svakog sistema koji ste ikada koristili.

Umesto toga, proces ima dva praktična dela: prenos vaše postojeće baze klijenata i podešavanje Clasero-a prema načinu na koji vaša organizacija danas funkcioniše.

Ako želite pomoć u tom procesu, Clasero podržano uvođenje u rad može da obuhvati i uvoz podataka o klijentima i pomoć oko ključnih delova početnog poslovnog podešavanja.

„Naša organizacija je previše složena za prelazak“

Zamislite pružaoca vannastavnih aktivnosti sa 200 učenika, tri lokacije, šest nastavnika, osam grupa časova, mesečnim pretplatama i klijentima koji plaćaju po dolasku.

To poslovanje već ima operativni model. Promena softvera ne bi trebalo da zahteva izmišljanje novog.

Pružalac usluge može pripremiti očišćenu kopiju svoje tabele sa klijentima i identifikovati svoje trenutne lokacije, časove, nastavnike, usluge i načine plaćanja. Ti poslovni elementi zatim mogu biti podešeni u Clasero-u, dok se postojeći podaci o klijentima i učenicima uvoze.

Učenici zatim mogu biti povezani sa odgovarajućom strukturom i provereni pre nego što Clasero postane glavni sistem za tekuću administraciju.

Organizacija može samostalno završiti ovaj proces kroz Režim podešavanja ili zatražiti pomoć od Clasero-a za uvoz podataka o klijentima i početno podešavanje.

Ta razlika je važna za školu sa više lokacija. Pitanje više nije samo: „Možemo li da pređemo?“ Već postaje: „Kolikim delom prelaska želimo sami da upravljamo?“

„Plašim se da ću nešto pogrešno podesiti“

Ovo je možda najvažniji prigovor od svih.

Možete savršeno razumeti svoje poslovanje, a ipak se osećati nesigurno kada je reč o podešavanju novog sistema. Vlasnik škole ne bi trebalo da mora da postane stručnjak za migraciju softvera samo da bi unapredio način na koji se poslovanjem upravlja.

Možda brinete da ćete klijente pogrešno rasporediti, zaboraviti neki čas, izabrati pogrešan način plaćanja ili strukturirati više lokacija na način koji će kasnije stvarati probleme.

Zato Clasero nudi i samostalno podešavanje i pomoć.

Na zahtev, Clasero može pomoći sa dokumentovanim delovima početnog uvođenja u rad, uključujući uvoz postojećih podataka o klijentima i podešavanje poslovnih informacija, filijala, usluga, časova, zaposlenih, podešavanja plaćanja i drugih informacija potrebnih za početak korišćenja sistema.

Podržano uvođenje u rad ne znači da se svaki deo istorijskih informacija iz starog sistema automatski prenosi. To znači da možete dobiti praktičnu pomoć sa početnim uvođenjem u rad Clasero-a umesto da sami prolazite kroz svaki deo podešavanja.

Šta treba da pripremite ako želite pomoć oko migracije?

Vi poznajete svoju organizaciju bolje od bilo koga drugog. Svrha podržanog podešavanja jeste da pomogne da se informacije o klijentima i operativna struktura koje već imate prenesu u Clasero.

Pre nego što počnete, korisno je da pripremite:

• vašu trenutnu tabelu sa klijentima ili učenicima;
• podatke o roditeljima ili starateljima, gde je to relevantno;
• vaše aktivne filijale i nastavne lokacije;
• učionice ili prostorije koje se koriste za časove;
• trenutne usluge i grupe časova;
• informacije o nastavnicima i zaposlenima;
• postojeće pretplate ili aranžmane plaćanja po dolasku;
• relevantne preference kompanije;
• sve neuobičajene aranžmane sa klijentima koji mogu zahtevati pojedinačnu pažnju.

Ne mora sve sa ove liste nužno da se masovno uvozi. Neke informacije se koriste za pravilno podešavanje poslovanja.

Ako je sve to spremno, i vaš tim i Clasero tim imaju jasniju početnu tačku.

„Šta ako prelazak poremeti naše trenutne časove?“

Migracija treba da podrži vaše postojeće poslovanje, a ne da ga prekida.

Razuman pristup je da pripremite novu strukturu dok se vaši trenutni časovi nastavljaju, unesete relevantne podatke o klijentima i pregledate podešavanje pre nego što se oslonite na Clasero za svakodnevnu administraciju.

Izaberite jasnu tačku od koje će se tekuća administracija prebaciti na novi sistem, umesto da neograničeno dugo održavate iste zapise na dva mesta.

Pre puštanja u rad, proverite da li migracija odražava vaše stvarno poslovanje.

Otvorite nekoliko profila učenika. Proverite klijente iz različitih časova i lokacija. Potvrdite dodelu nastavnika. Pregledajte uzorak različitih načina plaćanja. Uverite se da filijale, usluge i časovi odgovaraju organizaciji kojom zaista upravljate.

Ovo su najbolje prakse migracije, a ne automatske funkcije Clasero-a, ali mogu pomoći da se problemi u podešavanju identifikuju pre nego što postanu deo vašeg svakodnevnog rada.

Migracija vam može ostaviti čistiji sistem nego ranije

Promena softvera za upravljanje učenicima takođe može otkriti administrativne probleme koji su se vremenom nagomilali.

Možda ćete otkriti duplirane učenike, zastarele kontakt informacije, nazive časova koji se više ne koriste, stare lokacije ili kolone u tabeli koje više nikome nisu potrebne.

Nema mnogo vrednosti u prenošenju nepotrebne složenosti samo zato što je postojala u prethodnom procesu.

Migracija je prilika da zadržite informacije o klijentima koje su vam potrebne, sačuvate originalne zapise odvojeno i izgradite jasniju radnu strukturu za budućnost.

Za rastuće vannastavne programe i pružaoce časova na više lokacija, to može biti gotovo jednako vredno kao i sama promena softvera.

Možete preći na novi sistem, a da ne prolazite kroz prelazak sami

Vaši učenici već postoje. Vaši nastavnici već poznaju svoje časove. Vaše lokacije, usluge i načini plaćanja već su deo poslovanja.

Prelazak na softver za upravljanje časovima ne bi trebalo da zahteva da sve to ponovo gradite iz sećanja.

Clasero omogućava da se postojeće informacije o klijentima i učenicima unesu iz Excel-a ili Google Sheets-a, dok se sistem podešava prema vašem trenutnom poslovanju. A ako vas upravo pomisao da sami upravljate migracijom sprečava da pređete, možete zatražiti pomoć oko početnog uvoza klijenata i podešavanja.

Počnite od informacija koje već imate, odlučite šta želite da prenesete dalje i izaberite da li želite da podešavanje završite samostalno ili uz pomoć Clasero-a.