Rädd för att byta programvara för klasshantering? Clasero kan hjälpa dig att importera befintliga elever och komma igång med din verksamhet

Du vet att ditt nuvarande administrativa system skapar för mycket arbete. Men att byta det känns riskfyllt.

Vad händer med era befintliga elever? Vem ska återskapa era klasser, platser, lärare och betalningsupplägg? Tänk om något konfigureras fel? Och, kanske viktigast av allt, vem har tid att hantera hela migreringen medan undervisningen fortfarande pågår?

Dessa farhågor hindrar många etablerade skolor, akademier, studior och fritidsverksamheter från att byta programvara för klasshantering.

Med Clasero behöver du inte nödvändigtvis hantera övergången ensam.

Befintliga kund- och elevdata kan importeras från Excel eller Google Sheets. Er befintliga verksamhetsstruktur kan sedan konfigureras i Clasero, och om du inte känner dig bekväm med att göra allt själv, kan Clasero hjälpa till med den inledande konfigurationen och onboardingen på begäran.

Att byta system behöver inte innebära att börja om från början – eller att behöva lista ut migreringen på egen hand.

”Vi har redan för många elever för att kunna byta”

En verksamhet med 200 befintliga elever har en helt annan migrationsutmaning än en ny instruktör som börjar med fem kunder.

Att registrera varje elev manuellt på nytt skulle skapa onödigt arbete. Clasero stöder därför import av befintliga elever och kunddata från Excel eller Google Sheets.

Innan migreringen bör du bestämma vilka kundposter som ska bli en del av ert aktiva arbetssystem.

Du kanske vill skilja nuvarande elever från inaktiva poster, identifiera dubbletter, kontrollera kontaktuppgifter och granska information som har samlats över tid.

Behåll din ursprungliga källfil oförändrad. Om du rensar eller omorganiserar kunddata inför migreringen, arbeta från en separat kopia så att originalposterna fortfarande finns kvar.

Målet är inte att bygga om er kunddatabas. Det är att föra in den användbara information ni redan har i det system som ni kommer att använda framöver.

Vad kan importeras, och vad behöver konfigureras?

Detta är en viktig skillnad när man planerar en Clasero-konfiguration.

Befintliga kund- och elevdata kan importeras från Excel eller Google Sheets.

Strukturen kring dessa kunder konfigureras som en del av den inledande uppsättningen. Beroende på er organisation kan det omfatta filialer, lokaler, tjänster, klasser, anställda, lärare, betalningsinställningar och företagsinställningar.

Att gå över till Clasero bör alltså inte förstås som en automatisk överföring av varje historisk post från varje system ni någonsin har använt.

I stället har processen två praktiska delar: att ta med er befintliga kundbas vidare och att konfigurera Clasero utifrån hur er organisation fungerar i dag.

Om du vill ha hjälp med den processen kan Claseros assisterade onboarding omfatta både import av kunddata och hjälp med viktiga delar av den inledande verksamhetskonfigurationen.

”Vår organisation är för komplicerad för att flytta”

Föreställ dig en fritidsverksamhet med 200 elever, tre platser, sex lärare, åtta klassgrupper, månadsabonnemang och kunder som betalar per besök.

Den verksamheten har redan en fungerande modell. Att byta programvara ska inte kräva att man uppfinner en ny.

Verksamheten kan förbereda en rensad kopia av sitt kundkalkylblad och identifiera sina nuvarande platser, klasser, lärare, tjänster och betalningsupplägg. Dessa verksamhetsdelar kan sedan konfigureras i Clasero, medan befintlig kund- och elevinformation importeras.

Eleverna kan sedan kopplas till rätt struktur och kontrolleras innan Clasero blir huvudsystemet för den löpande administrationen.

Organisationen kan genomföra denna process självständigt via Setup Mode, eller begära hjälp från Clasero med import av kunddata och den inledande konfigurationen.

Den skillnaden är viktig för en skola med flera platser. Frågan är inte längre bara: ”Kan vi flytta?” Den blir: ”Hur stor del av övergången vill vi hantera själva?”

”Jag är rädd att jag kommer att ställa in något fel”

Detta kan vara den viktigaste invändningen av alla.

Du kan förstå din verksamhet perfekt och ändå känna dig osäker på att konfigurera ett nytt system. En skolägare ska inte behöva bli specialist på programvarumigrering bara för att förbättra hur verksamheten hanteras.

Du kanske oroar dig för att tilldela kunder felaktigt, glömma en klass, välja fel betalningsupplägg eller strukturera flera platser på ett sätt som skapar problem senare.

Det är därför Clasero erbjuder både självbetjänad konfiguration och hjälp.

På begäran kan Clasero hjälpa till med de dokumenterade delarna av den inledande onboardingen, inklusive import av befintliga kunddata och konfigurering av verksamhetsinformation, filialer, tjänster, klasser, anställda, betalningsinställningar och annan information som krävs för att börja använda systemet.

Assisterad onboarding innebär inte att varje del av historisk information från ett gammalt system automatiskt överförs. Det innebär att du kan få praktisk hjälp med den inledande Clasero-onboardingen i stället för att behöva arbeta igenom varje del av konfigurationen ensam.

Vad bör du förbereda om du vill ha hjälp med migreringen?

Du känner din organisation bättre än någon annan. Syftet med assisterad konfiguration är att hjälpa till att översätta den kundinformation och verksamhetsstruktur ni redan har till Clasero.

Innan ni börjar är det bra att förbereda:

• ert nuvarande kund- eller elevkalkylblad;
• uppgifter om föräldrar eller vårdnadshavare där det är relevant;
• era aktiva filialer och undervisningsplatser;
• rum eller lokaler som används för lektioner;
• nuvarande tjänster och klassgrupper;
• information om lärare och anställda;
• befintliga abonnemangs- eller betalning-per-besök-upplägg;
• relevanta företagsinställningar;
• eventuella ovanliga kundupplägg som kan behöva individuell uppmärksamhet.

Allt på den här listan importeras inte nödvändigtvis i bulk. Viss information används för att konfigurera verksamheten korrekt.

Att ha detta redo ger antingen ert eget team eller Claseros team en tydligare utgångspunkt.

”Tänk om bytet stör våra nuvarande klasser?”

Migreringen ska stödja er befintliga verksamhet, inte avbryta den.

En klok metod är att förbereda den nya strukturen medan era nuvarande klasser fortsätter, föra in relevanta kunddata och granska konfigurationen innan ni förlitar er på Clasero för den dagliga administrationen.

Välj en tydlig tidpunkt från vilken den löpande administrationen ska flyttas till det nya systemet, i stället för att upprätthålla samma poster på två ställen på obestämd tid.

Innan ni går live, kontrollera att migreringen speglar er verkliga verksamhet.

Öppna flera elevprofiler. Kontrollera kunder från olika klasser och platser. Bekräfta lärartilldelningar. Granska ett urval av olika betalningsupplägg. Se till att filialerna, tjänsterna och klasserna motsvarar den organisation ni faktiskt driver.

Detta är bästa praxis för migrering snarare än automatiska Clasero-funktioner, men det kan hjälpa till att identifiera konfigurationsproblem innan de blir en del av ert dagliga arbetsflöde.

Migrering kan ge er ett renare system än tidigare

Att byta programvara för elevhantering kan också synliggöra administrativa problem som har byggts upp över tid.

Ni kan upptäcka dubbla elever, inaktuell kontaktinformation, klassnamn som inte längre används, gamla platser eller kalkylbladskolumner som ingen längre behöver.

Det finns litet värde i att överföra onödig komplexitet bara för att den fanns i den tidigare processen.

Migrering är en möjlighet att behålla den kundinformation ni behöver, bevara originalposterna separat och bygga en tydligare arbetsstruktur för framtiden.

För växande fritidsverksamheter och klassanordnare med flera platser kan det vara nästan lika värdefullt som att byta själva programvaran.

Du kan byta utan att genomföra övergången ensam

Era elever finns redan. Era lärare känner redan sina klasser. Era platser, tjänster och betalningsupplägg är redan en del av verksamheten.

Att byta programvara för klasshantering ska inte kräva att allt detta byggs upp igen från minnet.

Clasero gör det möjligt att föra in befintlig kund- och elevinformation från Excel eller Google Sheets medan systemet konfigureras utifrån er nuvarande verksamhet. Och om det är tanken på att hantera migreringen själva som har hindrat er, kan ni begära hjälp med den inledande kundimporten och konfigurationen.

Börja med den information ni redan har, bestäm vad ni vill ta med er vidare och välj om ni vill slutföra konfigurationen självständigt eller med hjälp från Clasero.