Sınıf yönetim yazılımını değiştirmekten mi çekiniyorsunuz? Clasero, mevcut öğrencilerinizi içe aktarmanıza ve işletmenizi kurmanıza yardımcı olabilir
Mevcut idari sisteminizin çok fazla iş yarattığını biliyorsunuz. Ama onu değiştirmek riskli hissettiriyor.
Mevcut öğrencilerinize ne olacak? Sınıflarınızı, lokasyonlarınızı, öğretmenlerinizi ve ödeme düzenlemelerinizi kim yeniden oluşturacak? Ya bir şey yanlış yapılandırılırsa? Ve belki de en önemlisi, dersler hâlâ devam ederken tüm geçiş sürecini yönetmeye kimin zamanı var?
Bu endişeler, köklü okulların, akademilerin, stüdyoların ve okul sonrası programların sınıf yönetim yazılımını değiştirmesini engelliyor.
Clasero ile geçiş sürecini mutlaka tek başınıza yönetmeniz gerekmez.
Mevcut müşteri ve öğrenci verileri Excel veya Google Sheets’ten içe aktarılabilir. Ardından mevcut iş yapınız Clasero’da yapılandırılabilir ve her şeyi kendiniz yapma konusunda rahat değilseniz, Clasero talep üzerine ilk kurulum ve başlangıç sürecinde yardımcı olabilir.
Sistem değiştirmek, yeniden başlamak ya da geçişi tek başınıza çözmek zorunda olduğunuz anlamına gelmez.
“Geçiş yapmak için zaten çok fazla öğrencimiz var”
Mevcut 200 öğrencisi olan bir işletmenin geçiş zorluğu, beş müşteriyle başlayan yeni bir eğitmeninkinden çok farklıdır.
Her öğrenciyi manuel olarak yeniden girmek gereksiz iş yaratır. Bu nedenle Clasero, mevcut öğrenci ve müşteri verilerinin Excel veya Google Sheets’ten içe aktarılmasını destekler.
Geçişten önce, hangi müşteri kayıtlarının aktif çalışma sisteminizin bir parçası olması gerektiğine karar verin.
Mevcut öğrencileri pasif kayıtlardan ayırmak, mükerrer kayıtları belirlemek, iletişim bilgilerini kontrol etmek ve zaman içinde birikmiş bilgileri gözden geçirmek isteyebilirsiniz.
Orijinal kaynak dosyanızı değiştirmeden saklayın. Geçiş için müşteri verilerini temizliyor veya yeniden düzenliyorsanız, orijinal kayıtların erişilebilir kalması için ayrı bir kopya üzerinde çalışın.
Amaç müşteri veritabanınızı yeniden oluşturmak değildir. Amaç, zaten sahip olduğunuz faydalı bilgileri bundan sonra kullanacağınız sisteme taşımaktır.
Neler içe aktarılabilir ve nelerin yapılandırılması gerekir?
Bu, bir Clasero kurulumu planlarken önemli bir ayrımdır.
Mevcut müşteri ve öğrenci verileri Excel veya Google Sheets’ten içe aktarılabilir.
Bu müşterilerin etrafındaki yapı, ilk kurulumun bir parçası olarak yapılandırılır. Kuruluşunuza bağlı olarak buna şubeler, tesisler, hizmetler, sınıflar, çalışanlar, öğretmenler, ödeme ayarları ve şirket tercihleri dahil olabilir.
Bu nedenle Clasero’ya geçiş, daha önce kullandığınız her sistemdeki tüm geçmiş öğelerin otomatik olarak aktarılması şeklinde anlaşılmamalıdır.
Bunun yerine süreç iki pratik bölümden oluşur: mevcut müşteri tabanınızı ileriye taşımak ve Clasero’yu kuruluşunuzun bugün nasıl çalıştığına göre yapılandırmak.
Bu süreçte yardım istiyorsanız, Clasero destekli başlangıç süreci hem müşteri verilerinin içe aktarılmasını hem de ilk iş yapılandırmasının temel bölümlerinde desteği içerebilir.
“Kuruluşumuz taşınamayacak kadar karmaşık”
200 öğrencisi, üç lokasyonu, altı öğretmeni, sekiz sınıf grubu, aylık abonelikleri ve ziyaret başına ödeme yapan müşterileri olan bir okul sonrası hizmet sağlayıcısını düşünün.
Bu işletmenin zaten işleyen bir modeli vardır. Yazılım değiştirmek, yeni bir model icat etmeyi gerektirmemelidir.
Sağlayıcı, müşteri tablosunun temizlenmiş bir kopyasını hazırlayabilir ve mevcut lokasyonlarını, sınıflarını, öğretmenlerini, hizmetlerini ve ödeme düzenlemelerini belirleyebilir. Ardından bu iş unsurları Clasero’da yapılandırılabilirken, mevcut müşteri ve öğrenci bilgileri içe aktarılır.
Daha sonra öğrenciler uygun yapıya bağlanabilir ve Clasero, devam eden idari işler için ana sistem hâline gelmeden önce kontrol edilebilir.
Kuruluş bu süreci Kurulum Modu üzerinden bağımsız olarak tamamlayabilir veya müşteri verilerinin içe aktarılması ve ilk kurulum konusunda Clasero’dan destek talep edebilir.
Bu ayrım, birden fazla lokasyona sahip bir okul için önemlidir. Soru artık sadece “Taşınabilir miyiz?” değildir. “Geçişin ne kadarını kendimiz yönetmek istiyoruz?” hâline gelir.
“Bir şeyi yanlış kurmaktan korkuyorum”
Bu, belki de hepsinin en önemli itirazı olabilir.
İşinizi mükemmel şekilde anlayabilirsiniz ve yine de yeni bir sistemi yapılandırma konusunda kendinizi belirsiz hissedebilirsiniz. Bir okul sahibi, işletmenin nasıl yönetildiğini iyileştirmek için yazılım geçişi uzmanı olmak zorunda kalmamalıdır.
Müşterileri yanlış atamaktan, bir sınıfı unutmakтан, yanlış ödeme düzenlemesini seçmekten veya birden fazla lokasyonu ileride sorun yaratacak şekilde yapılandırmaktan endişe duyabilirsiniz.
Bu nedenle Clasero hem self servis kurulum hem de destek sunar.
Talep üzerine Clasero, mevcut müşteri verilerinin içe aktarılması ve iş bilgileri, şubeler, hizmetler, sınıflar, çalışanlar, ödeme ayarları ve sistemi kullanmaya başlamak için gerekli diğer bilgilerin yapılandırılması dahil olmak üzere ilk başlangıç sürecinin belgelenmiş bölümlerinde yardımcı olabilir.
Destekli başlangıç süreci, eski bir sistemdeki her tarihsel bilginin otomatik olarak aktarıldığı anlamına gelmez. Bunun anlamı, ilk Clasero başlangıç süreci boyunca kurulumun her bölümünü tek başınıza yürütmek zorunda kalmak yerine pratik destek alabilmenizdir.
Geçiş konusunda yardım istiyorsanız neleri hazırlamalısınız?
Kuruluşunuzu herkesten daha iyi siz tanıyorsunuz. Destekli kurulumun amacı, zaten sahip olduğunuz müşteri bilgilerini ve operasyonel yapıyı Clasero’ya aktarmaya yardımcı olmaktır.
Başlamadan önce şunları hazırlamak faydalı olur:
- mevcut müşteri veya öğrenci tablonuz;
- uygunsa ebeveyn veya veli bilgileri;
- aktif şubeleriniz ve eğitim verdiğiniz lokasyonlar;
- dersler için kullanılan odalar veya tesisler;
- mevcut hizmetler ve sınıf grupları;
- öğretmen ve çalışan bilgileri;
- mevcut abonelik veya ziyaret başına ödeme düzenlemeleri;
- ilgili şirket tercihleri;
- bireysel ilgi gerektirebilecek sıra dışı müşteri düzenlemeleri.
Bu listedeki her şey mutlaka toplu olarak içe aktarılmaz. Bazı bilgiler işletmenin doğru şekilde yapılandırılması için kullanılır.
Bunların hazır olması, ister kendi ekibiniz ister Clasero ekibi olsun, daha net bir başlangıç noktası sağlar.
“Ya geçiş mevcut derslerimizi aksatırsa?”
Geçiş, mevcut operasyonunuzu kesintiye uğratmamalı, onu desteklemelidir.
Makul bir yaklaşım, mevcut dersleriniz devam ederken yeni yapıyı hazırlamak, ilgili müşteri verilerini içeri almak ve günlük idare için Clasero’ya güvenmeden önce kurulumu gözden geçirmektir.
Aynı kayıtları süresiz olarak iki yerde tutmak yerine, devam eden idarenin yeni sisteme taşınacağı net bir nokta seçin.
Canlı kullanıma geçmeden önce, geçişin gerçek işletmenizi yansıttığını kontrol edin.
Birkaç öğrenci profilini açın. Farklı sınıf ve lokasyonlardan müşterileri kontrol edin. Öğretmen atamalarını doğrulayın. Farklı ödeme düzenlemelerinden bir örneği gözden geçirin. Şubelerin, hizmetlerin ve sınıfların gerçekten işlettiğiniz kuruluşla örtüştüğünden emin olun.
Bunlar otomatik Clasero işlevlerinden ziyade geçiş için en iyi uygulamalardır, ancak günlük iş akışınızın bir parçası hâline gelmeden önce yapılandırma sorunlarını belirlemeye yardımcı olabilirler.
Geçiş sizi eskisinden daha temiz bir sistemle bırakabilir
Öğrenci yönetim yazılımını değiştirmek, zaman içinde birikmiş idari sorunları da ortaya çıkarabilir.
Mükerrer öğrenciler, güncelliğini yitirmiş iletişim bilgileri, artık kullanılmayan sınıf adları, eski lokasyonlar veya artık kimsenin ihtiyaç duymadığı tablo sütunları keşfedebilirsiniz.
Önceki süreçte vardı diye gereksiz karmaşıklığı aktarmanın çok az değeri vardır.
Geçiş, ihtiyaç duyduğunuz müşteri bilgilerini korumak, orijinal kayıtları ayrı olarak saklamak ve gelecek için daha net bir çalışma yapısı kurmak için bir fırsattır.
Büyüyen okul sonrası programlar ve çok lokasyonlu sınıf sağlayıcıları için bu, yazılımı değiştirmenin kendisi kadar değerli olabilir.
Geçişi tek başınıza yapmak zorunda kalmadan sistem değiştirebilirsiniz
Öğrencileriniz zaten mevcut. Öğretmenleriniz zaten kendi sınıflarını biliyor. Lokasyonlarınız, hizmetleriniz ve ödeme düzenlemeleriniz zaten işletmenizin bir parçası.
Sınıf yönetim yazılımını değiştirmek, bunların hepsini hafızadan yeniden kurmayı gerektirmemelidir.
Clasero, mevcut müşteri ve öğrenci bilgilerinin Excel veya Google Sheets’ten alınmasına ve sistemin mevcut operasyonunuz etrafında yapılandırılmasına olanak tanır. Ve eğer geçişi kendiniz yönetme düşüncesi sizi durduran şeyse, ilk müşteri içe aktarımı ve kurulum konusunda yardım talep edebilirsiniz.
Zaten sahip olduğunuz bilgilerle başlayın, neleri ileriye taşımak istediğinize karar verin ve kurulumu bağımsız olarak mı yoksa Clasero’nun desteğiyle mi tamamlayacağınızı seçin.