هل لديك بالفعل برنامجك الخاص لإدارة الصفوف؟ احسب تكلفته الحقيقية قبل أن تطوّر ميزة أخرى
”لدينا بالفعل برنامجنا الخاص.“
بالنسبة إلى مدرسة أو أكاديمية أو استوديو رقص أو نادٍ رياضي أو شركة دروس خصوصية أو أي مزود آخر للتعليم بعد المدرسة، قد يبدو ذلك سببًا وجيهًا لعدم التفكير في نظام آخر.
لكن السؤال الحقيقي ليس ما إذا كان لديكم برنامج بالفعل.
بل هو:
كم سيكلفكم ذلك البرنامج خلال الأشهر الـ12 القادمة؟
يتيح لكم Clasero التوقف عن تمويل تطوير البرمجيات القياسية بأنفسكم واستخدام سير عمل مبنيّة ومصانة بالفعل لأعمال التعليم بعد المدرسة.
فكّروا فيه على أنه برنامج متخصص لإدارة الصفوف بعد المدرسة يمكنه أن يخفف عن مؤسستكم جزءًا من عبء التطوير. فبدلًا من تكليف جهة ما بميزة أخرى للجدولة أو سير عمل للفوترة أو تقرير أو أداة موجهة لأولياء الأمور، يمكنكم أولًا التحقق مما إذا كان Clasero يوفرها بالفعل.
وهذا يغيّر المقارنة من:
”برنامجنا مقابل اشتراك آخر.“
إلى:
”عام آخر من الصيانة والتطوير والإدارة اليدوية والاعتماد التقني مقابل برنامج قد يوفر بالفعل ما نخطط لبنائه.“
برنامجكم الخاص لا يزال له تكلفة سنوية حقيقية
قد لا ينتج عن البرنامج المخصص فاتورة SaaS شهرية، لكن هذا لا يعني أنه مجاني.
فغالبًا ما تكون تكاليفه موزعة على ميزانيات وموظفين مختلفين.
ولفهم تكاليف صيانة البرمجيات الحقيقية لديكم، احسبوا ما تطلبه النظام خلال الأشهر الـ12 الماضية:
- دعم المطورين أو تقنية المعلومات
- الاستضافة والبنية التحتية
- إصلاح الأخطاء والتحديثات التقنية
- أعمال الأمان والتوافق
- الميزات الجديدة وعمليات التكامل
- وقت الموظفين المستغرق في تحديد المتطلبات
- وقت الموظفين المستغرق في اختبار التغييرات والتنسيق مع المطورين
- العمل اليدوي الناتج عن نقص الوظائف
ثم قدّروا التكاليف نفسها للأشهر الـ12 القادمة.
كما أن الاعتماد التقني مهم أيضًا.
إذا كان موظف واحد أو مستقل أو وكالة أو شركة برمجيات واحدة يفهم معظم برنامج إدارة الصفوف المخصص لديكم، فإلى أي مدى سيكون من السهل على شخص آخر صيانته إذا أصبح ذلك الشخص غير متاح؟
وهناك أيضًا تكلفة للانتظار. فبينما يجري تحديد ميزة مخصصة وتطويرها واختبارها وتصحيحها وإصدارها، قد يستمر الموظفون في استخدام العملية اليدوية التي كان من المفترض أن تحل الميزة محلها.
لذلك، فإن المقارنة الجادة بين البرمجيات المخصصة وSaaS تحتاج إلى النظر إلى الأمام لا إلى الخلف.
كم ساعة يجب أن يوفرها Clasero لتغطية تكلفته؟
تجعل عملية حسابية بسيطة القرار أكثر عملية:
التكلفة السنوية لـ Clasero ÷ التكلفة الفعلية للساعة الوظيفية = عدد الساعات الإدارية اللازمة للوصول إلى نقطة التعادل
وحيثما أمكن، استخدموا التكلفة الوظيفية الحقيقية للموظف الذي يقوم بالعمل، وليس فقط صافي راتبه.
وتُظهر النتيجة تقريبًا عدد ساعات العمل التي يحتاج Clasero إلى توفيرها خلال سنة واحدة حتى تعادل قيمة تلك الساعات وحدها تكلفة اشتراكه.
ثم قارنوا هذا الرقم بعدد الساعات الإدارية التي قضاها فريقكم فعليًا في العام الماضي.
ويجب النظر في تكاليف التطوير بشكل منفصل.
إذا كان Clasero يوفر بالفعل ميزة كنتم تستعدون لطلب تطويرها، فقد لا تعود هناك حاجة إلى تطوير تلك الميزة واختبارها وصيانتها مستقبلًا.
استخدموا تكاليف أعمالكم الحقيقية بدلًا من الوفورات المفترضة.
فالسؤال الأفضل ليس ببساطة:
”كم تبلغ تكلفة Clasero؟“
بل هو:
”ما العمل والتطوير المستقبلي الذي يمكن لـ Clasero أن يحل محله؟“
مهمة متكررة واحدة يمكن أن تغيّر الحساب
تُعد الفوترة مثالًا جيدًا.
تصف مواصفات Clasero معلمًا في مدرسة رقص يدير نحو 200 طالب وكان يقضي سابقًا أكثر من أربع ساعات كل شهر في إعداد فواتير فردية. وفي تلك الحالة المحددة، وفّر استخدام Clasero ما لا يقل عن تلك الساعات الأربع من العمل الشهري المتكرر.
وإذا كان حجم العمل نفسه يحدث كل شهر، فهذا يمثل نحو 48 ساعة خلال عام.
وهذا مثال محدد واحد، وليس نتيجة مضمونة لكل مؤسسة.
لكنه يوضح نقطة مهمة: ينبغي تقييم برنامج فوترة الصفوف المفيد بناءً على العمل الذي يزيله، وليس فقط على وجود ميزة للفوترة.
يدعم Clasero نماذج الدفع بالاشتراك والدفع حسب الاستخدام. وبالنسبة إلى الخدمات التي تعتمد الدفع حسب الاستخدام، يمكن استخدام الزيارات المسجلة عند احتساب الرسوم لأغراض الفوترة.
وهذا يعني أن الحضور والفوترة يمكن أن يكونا جزءًا من سير العمل نفسه بدلًا من أن يصبحا مهمتين إداريتين منفصلتين.
قبل بناء الميزة التالية، تحققوا مما إذا كان Clasero يوفرها بالفعل
قارنوا Clasero مباشرة بخارطة طريق تطوير البرمجيات لديكم.
هل تخططون لبناء جدولة متكررة للصفوف؟
يدعم Clasero بالفعل تخطيط الدروس حسب الفرع والصف والمعلم والغرفة ووقت الدرس والجدول المتكرر.
هل تخططون لتحسين إدارة الحضور؟
يمكن للمعلمين تسجيل حضور الطلاب كجزء من سير عمل الدرس.
هل تخططون لإضافة التحقق من توفر المعلمين؟
يمكن لـ Clasero تنبيه المستخدمين عندما يكون المعلم غير متاح في وقت الدرس المحدد.
هل تخططون لأتمتة الفوترة؟
يدعم Clasero بالفعل نماذج دفع متعددة والفوترة الآلية.
هل تخططون لتحسين التقارير عبر مواقع متعددة؟
يمكن أن تغطي تقارير Clasero جميع الفروع أو تُصفّى حسب الفروع والصفوف الفردية.
هل تخططون لنظام أفضل موجه لأولياء الأمور؟
يمكن لأولياء الأمور استخدام my.clasero.com للوصول إلى الجداول ذات الصلة وسجلات الحضور والفواتير ومعلومات الدروس.
يمكن تطوير كل هذه الوظائف بشكل مخصص.
لكن السؤال المهم هو ما إذا كان ينبغي ذلك.
قبل استخدام ميزانيات التطوير لإعادة إنشاء وظائف قياسية، تحققوا مما يوفره بالفعل برنامج إدارة المدارس المتخصص.
ما الذي ينبغي أن يبقى مخصصًا فعلًا؟
لا يحتاج Clasero إلى استبدال كل عملية فريدة.
فالهدف هو التوقف عن دفع أسعار التطوير المخصص مقابل وظائف تُعد قياسية على مستوى القطاع.
استخدموا اختبارًا بسيطًا:
هل يمكن لمدرسة رقص أخرى أو أكاديمية رياضية أو مدرسة لغات أو شركة دروس خصوصية أو برنامج تعليم بعد المدرسة أن تحتاج بشكل معقول إلى الميزة نفسها؟
إذا كانت الإجابة نعم، فتحققوا أولًا من البرمجيات المتخصصة.
تُعد الجدولة والحضور وتوفر المعلمين والفوترة والتقارير ووصول أولياء الأمور متطلبات تشغيلية شائعة.
احتفظوا بالتطوير المخصص للعمليات الفريدة فعلًا لمؤسستكم، وليس فقط لما ينقص برنامجكم الحالي.
سير العمل المترابط أهم من الميزات المنفصلة
تزداد القيمة عندما يكون سير العمل مترابطًا:
الجدولة ← الحضور ← الفوترة ← التقارير ← وصول أولياء الأمور
فبدلًا من نقل المعلومات نفسها مرارًا بين جداول البيانات والتطبيقات المنفصلة ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير، يمكن أن تظل البيانات جزءًا من تدفق تشغيلي واحد.
وبالنسبة إلى الشركات التي تعمل عبر عدة مواقع، فإن هذا يجعل أيضًا إدارة الصفوف عبر مواقع متعددة أسهل تنظيمًا من دون بناء عمليات إدارية منفصلة لكل فرع.
هل لديكم بالفعل سنوات من بيانات العملاء؟ أدرجوا تكاليف الانتقال بصدق
إن تغيير الأنظمة له تكاليف أيضًا.
قد تتضمن عملية الترحيل الإعداد وتدريب الموظفين وتغييرات في العمليات، وأحيانًا فترة مؤقتة يعمل فيها النظامان معًا بالتوازي.
أدرجوا تلك التكاليف في المقارنة.
يدعم Clasero استيراد معلومات العملاء والطلاب الحالية من Excel أو Google Sheets. كما أن عملية الإعداد الخاصة به ترشد الشركات خلال تهيئة الفروع والمرافق والخدمات والصفوف والموظفين والمعلمين وإعدادات الدفع وغيرها من المعلومات الأساسية.
قارنوا بين الخيارين في السنة الأولى:
اشتراك Clasero + جهد الترحيل والتهيئة الأولية
مقابل
صيانة النظام الحالي + التطوير المخطط له + الإدارة اليدوية
ثم قارنوا أيضًا السنتين أو السنوات الثلاث التالية.
قد تجعل تكاليف الانتقال لمرة واحدة السنة الأولى تبدو مختلفة جدًا عن السنوات اللاحقة. لا تفترضوا أن أيًا من الخيارين أرخص. استخدموا أرقامكم الخاصة.
سبعة أسئلة قبل الموافقة على مشروع برمجي آخر
قبل الموافقة على طلب التطوير التالي، اسألوا:
- ما التكلفة الحقيقية لبرنامجنا الحالي خلال الأشهر الـ12 الماضية؟
- كم ستكلف الصيانة والتطوير المخطط له خلال الأشهر الـ12 القادمة؟
- ما الميزة القياسية التي نخطط حاليًا لدفع المال لشخص ما لبنائها بعد ذلك؟
- أي من الميزات المخطط لها موجود بالفعل في Clasero؟
- كم عدد ساعات الموظفين التي لا تزال تُنفق على جداول البيانات والإدخال المكرر والحسابات والحلول اليدوية المؤقتة؟
- ما المتطلبات الفريدة فعلًا بالقدر الكافي لتبرير التطوير المخصص؟
- إذا أصبح مطورنا الحالي غير متاح غدًا، فإلى أي مدى سيكون من السهل على شخص آخر صيانة النظام؟
إذا كان نظامكم الحالي يلبي احتياجاتكم بالفعل، وتكلفة صيانته منخفضة، ويتطلب حدًا أدنى من التطوير الإضافي، فقد يكون الاحتفاظ به منطقيًا.
لكن قبل الموافقة على الميزة المخصصة التالية، قارنوا بين تكلفة بنائها وصيانتها وبين ما يوفره Clasero بالفعل.