Sådan hjælper Clasero dig i gang

Du behøver ikke at opsætte Clasero alene.

Efter anmodning kan Clasero hjælpe med den indledende opsætning og onboardingproces. Dette kan omfatte import af eksisterende kundedata og konfiguration af dine virksomhedsoplysninger, afdelinger, tjenester, hold, medarbejdere, undervisere, betalingsindstillinger og andre oplysninger, der er nødvendige for at begynde at bruge systemet.

Hvis du foretrækker selv at håndtere opsætningen af Clasero, giver Setup Mode en struktureret tjekliste, der guider dig gennem den nødvendige konfiguration.

Uanset om du driver en SFO, et lektiecenter, en danseskole, et sportsakademi, en musikskole eller en anden uddannelsesvirksomhed, er idéen enkel: bring den organisation, du allerede har, ind i Clasero, og gør den klar til daglig brug.

Hvad Clasero kan hjælpe dig med at opsætte

De fleste uddannelsesvirksomheder er allerede i drift, før de indfører ny software til holdadministration. Elever kan være gemt i regneark, undervisere kan arbejde på tværs af flere lokationer, og hold og betalingsordninger kan allerede være etableret.

Onboarding med Clasero kan hjælpe med at bringe denne eksisterende struktur ind i systemet.

Afhængigt af din organisation kan den indledende opsætning omfatte virksomhedsoplysninger, afdelinger og lokaler, tjenester og hold, medarbejdere og undervisere, betalingsindstillinger, virksomhedsindstillinger samt eksisterende kunder eller elever.

Det betyder, at du først kan fokusere på, hvordan din organisation faktisk fungerer, og derefter afspejle den struktur i Clasero.

Hvad du skal forberede, før du går i gang

Det gør onboarding mere enkel, hvis de grundlæggende oplysninger er klar.

Før du begynder din onboarding i Clasero, er det nyttigt at forberede:

• Dine virksomhedsoplysninger og virksomhedsindstillinger
• Afdelinger eller undervisningssteder
• Rum eller lokaler, der bruges på hver lokation
• De tjenester, du tilbyder
• Eksisterende hold eller grupper
• Oplysninger om undervisere og medarbejdere
• Nuværende betalingsmodeller
• Din eksisterende kunde- eller elevdatabase

Virksomhedsindstillinger kan omfatte praktiske detaljer såsom valuta, tidszone, dato- og tidsformat samt ugens første dag.

Hvis dine elever allerede er gemt i Excel eller Google Sheets, så hav også disse oplysninger klar. Clasero understøtter overførsel af eksisterende kunde- og elevdata til systemet, så overgangen til dedikeret software til administration af fritidshold ikke betyder, at hver enkelt registrering skal genopbygges manuelt.

Bring din eksisterende virksomhedsstruktur ind i Clasero

Afdelinger, tjenester og hold spiller forskellige roller i Clasero.

En afdeling repræsenterer en af dine lokationer. Inden for en afdeling kan du konfigurere lokaler eller rum og de hold, der er tilgængelige der.

En tjeneste repræsenterer det, din organisation tilbyder, og kan omfatte den relevante betalingsstruktur. De enkelte hold kan derefter knyttes til den tjeneste.

Forestil dig for eksempel, at du tilbyder et svømmeprogram for børn på to lokationer. Svømmeprogrammet kan oprettes som en tjeneste, mens separate begynderhold kan oprettes som hold på hver afdeling.

Denne struktur er særligt nyttig til holdadministration på tværs af flere lokationer, fordi betalingsopsætningen ikke behøver at blive oprettet separat for hvert relateret hold. Clasero understøtter abonnementsbaserede og løbende betalingsmodeller, og hold, der er knyttet til en tjeneste, kan bruge de betalingsmuligheder, der er defineret for den tjeneste.

Når denne struktur er konfigureret, bliver den grundlaget for planlægning af elever, undervisere, lokaler og lektioner.

Importér dine eksisterende elever og kunder

Flytning af en eksisterende kundedatabase er ofte en af de vigtigste dele ved at skifte system.

Clasero understøtter import af elevdata fra Excel eller Google Sheets. Elevprofiler kan også oprettes manuelt efter behov.

Tabellen med kundedata kan tilpasses, så den matcher de oplysninger, du allerede vedligeholder. Felter kan aktiveres eller deaktiveres, og kolonner kan omarrangeres, så de passer bedre til din eksisterende datastruktur.

Før importen er det værd at gennemgå dine registreringer, så de oplysninger, du bringer ind i Clasero, er aktuelle og organiserede.

Efter anmodning kan Clasero også hjælpe med at importere eksisterende kundedata som en del af den indledende onboardingproces.

Når eleverne er i systemet, kan de tildeles de relevante hold og forbindes med den relevante tjeneste og betalingsordning.

Opsæt undervisere og opret din tidsplan

Den næste del af opsætningen af Clasero er at forberede dit team og dit skema.

Underviserprofiler kan forbindes med brugerkonti, mens adgangsrettigheder kan justeres i henhold til den enkelte persons ansvarsområder. For eksempel kan en underviser få tilladelse til at administrere lektioner eller kun have visningsadgang, mens økonomiske oplysninger kan gøres tilgængelige for det relevante personale.

Undervisernes tilgængelighed kan også registreres. Når en lektion planlægges, kan Clasero advare dig, hvis den valgte underviser ikke er tilgængelig på det tidspunkt.

Når hovedstrukturen er klar, kan du begynde at opbygge skemaet.

Claseros lektionsplanlægger forbinder afdeling eller lokation, hold, underviser, lokale og lektionstid i én begivenhed. Tilbagevendende lektioner kan oprettes ved at angive start- og slutdatoer sammen med gentagelsesfrekvensen.

Det gør overgangen fra den indledende opsætning til daglig holdplanlægning enkel, især for programmer, der kører ugentligt gennem et semester eller en sæson.

Undervisere kan også forbinde deres skema med eksterne kalenderapplikationer, der understøtter iCal.

Sådan ser din første normale dag i Clasero ud

Formålet med onboarding er ikke blot at fylde systemet med oplysninger. Det er at gøre Clasero klar til det normale daglige arbejde.

En administrator eller virksomhedsejer kan starte dagen med at se den virksomhedsoverskridende tidsplan og kontrollere, hvilke lektioner der er planlagt, i gang eller afsluttet.

Underviseren ser de lektioner, der er tildelt vedkommende, og åbner den relevante lektionsprofil.

Før eller under holdet kan underviseren gennemgå noter fra den forrige session. Disse noter kan fungere som en holdjournal og hjælpe underviseren med at huske, hvad der blev gennemgået, og hvad der skal komme næste gang.

Under lektionen registrerer underviseren, hvilke elever der deltog, og kan tilføje kommentarer til individuelle fremmøder.

Dette placerer fremmødestyring direkte i lektionsworkflowet i stedet for at holde fremmøde, skemaer og underviserens noter adskilt forskellige steder.

Administratorer kan også bruge dashboardet til at følge lektionsaktivitet og fremmøde på tværs af organisationen.

Forældre får deres egen visning via my.clasero.com

Clasero tilbyder også en separat onlineportal til elever og forældre på my.clasero.com.

Forældre kan se relevante lektionsplaner, herunder kommende og tidligere lektioner, samt oplysninger om fremmøde. De kan også se fakturaer og betalingsstatus.

Hvis et barn er sygt, går glip af et hold eller forventer at komme for sent, kan en forælder efterlade en note om fremmøde til underviseren via lektionsoplysningerne.

Dette giver forældre et direkte sted at tjekke vigtige oplysninger, mens undervisere og administratorer fortsat administrerer organisationen gennem Clasero.

Almindelige spørgsmål om at komme i gang med Clasero

Kan Clasero hjælpe mig med den indledende opsætning?

Ja. Efter anmodning kan Clasero hjælpe med den indledende onboardingproces, herunder import af eksisterende kundedata og konfiguration af virksomhedsoplysninger, afdelinger, tjenester, hold, medarbejdere, betalingsindstillinger og andre oplysninger, der kræves for at begynde at bruge systemet.

Kan jeg importere elever fra Excel eller Google Sheets?

Ja. Clasero understøtter overførsel af eksisterende kunde- og elevoplysninger fra Excel eller Google Sheets, så du ikke behøver at indtaste hver eksisterende elev manuelt.

Kan jeg selv opsætte Clasero?

Ja. Setup Mode giver en struktureret tjekliste, der hjælper dig med at gennemføre den nødvendige konfiguration og gøre systemet klar til daglig brug.

Start med den måde, din organisation allerede arbejder på

At komme i gang med Clasero betyder ikke, at du skal håndtere overgangen alene.

Du kan følge Setup Mode og konfigurere systemet selvstændigt eller anmode om hjælp til dine kundedata og den indledende virksomhedsopsætning. Når dine afdelinger, tjenester, hold, undervisere, elever og dit skema er på plads, kan dit team gå over til den daglige holdadministration.

Hvis du er klar til at samle din eksisterende administration i ét sammenhængende system, giver Clasero dig en tydelig måde at komme i gang på — med hjælp tilgængelig, når du har brug for det.