¿Ya tienes tu propio software de gestión de clases? Calcula lo que realmente cuesta antes de desarrollar otra función
“Ya tenemos nuestro propio software.”
Para una escuela, academia, estudio de danza, club deportivo, centro de estudios u otra organización que ofrezca actividades extraescolares, puede parecer una buena razón para no plantearse otro sistema.
Pero la verdadera pregunta no es si ya dispone de software.
Es:
¿Cuánto le costará mantener ese software durante los próximos 12 meses?
Con Clasero, puede dejar de pagar por desarrollar funciones estándar que ya existen y utilizar herramientas y procesos ya preparados para organizaciones que ofrecen clases y actividades extraescolares.
Clasero es, en esencia, un software especializado para gestionar clases y actividades extraescolares que reduce la necesidad de desarrollar funciones por su cuenta. Antes de encargar una nueva función para programar clases, un proceso de facturación, un nuevo informe o un portal para padres, puede comprobar si Clasero ya ofrece lo que necesita.
Eso cambia la comparación de:
“Seguir con nuestro software o pagar otra suscripción.”
a:
“Seguir otro año manteniendo y desarrollando nuestro sistema, realizando tareas manuales y dependiendo de terceros para mantenerlo, frente a utilizar un software que quizá ya incluya lo que estamos pensando desarrollar.”
Su propio software sigue teniendo un coste anual real
El software a medida puede no generar una factura mensual de SaaS, pero eso no significa que sea gratuito.
Sus costes suelen repartirse entre distintas partidas presupuestarias y el tiempo de trabajo de varios empleados.
Para conocer sus verdaderos costes de mantenimiento del software, calcule qué recursos necesitó el sistema durante los últimos 12 meses:
- Soporte de desarrolladores o del equipo de TI
- Alojamiento e infraestructura
- Corrección de errores y actualizaciones técnicas
- Actualizaciones de seguridad y compatibilidad
- Nuevas funciones e integraciones
- Tiempo del personal dedicado a definir requisitos
- Tiempo del personal dedicado a probar cambios y coordinarse con los desarrolladores
- Tareas que todavía tienen que hacerse a mano porque el sistema no las cubre
Después, estime esos mismos costes para los próximos 12 meses.
La dependencia técnica también es importante.
Si solo un empleado, un profesional autónomo, una agencia o un proveedor conoce bien cómo funciona su software a medida, ¿con qué facilidad podría otra persona u otro proveedor hacerse cargo del sistema si usted dejara de contar con quien hoy lo conoce?
Esperar también tiene un coste. Mientras una función personalizada se define, desarrolla, prueba, corrige y pone en producción, es posible que el personal tenga que seguir utilizando el proceso manual que esa función debería sustituir.
Por eso, una comparación seria entre software a medida y SaaS debe centrarse en los costes futuros, no solo en lo que ya se ha invertido.
¿Cuántas horas tendría que ahorrar Clasero para compensar su coste?
Un cálculo sencillo ayuda a ver si compensa:
Coste anual de Clasero ÷ coste laboral total por hora = horas de trabajo que deben ahorrarse para compensar el coste
Siempre que sea posible, utilice el coste laboral total por hora del empleado que realiza el trabajo, y no solo su salario.
El resultado indica aproximadamente cuántas horas de trabajo tendría que ahorrar Clasero en un año para que el tiempo ahorrado cubriera por sí solo el coste de la suscripción.
Después, compare esa cifra con las horas que su equipo dedicó realmente a tareas administrativas durante el último año.
Los costes de desarrollo deben analizarse por separado.
Si Clasero ya ofrece una función que usted estaba pensando encargar, quizá pueda evitar el coste de desarrollarla, probarla y mantenerla en el futuro.
Utilice los costes reales de su empresa en lugar de basarse en ahorros teóricos.
La pregunta más útil no es simplemente:
“¿Cuánto cuesta Clasero?”
Es:
“¿Qué tareas podría eliminar y qué desarrollos futuros podría evitar con Clasero?”
Una tarea recurrente puede cambiar el cálculo
La facturación es un buen ejemplo.
La documentación de Clasero recoge el caso de un profesor de una escuela de danza que gestiona alrededor de 200 alumnos y que antes dedicaba más de cuatro horas al mes a preparar facturas individuales. En ese caso concreto, el uso de Clasero permitió ahorrar al menos esas cuatro horas de trabajo cada mes.
Si esa misma carga de trabajo se repitiera todos los meses, supondría unas 48 horas al año.
Es un ejemplo concreto, no un resultado garantizado para todas las organizaciones.
Pero ilustra un punto importante: una herramienta para facturar clases debe valorarse por el tiempo y las tareas administrativas que permite ahorrar, no simplemente por disponer de una función de facturación.
Clasero admite modelos de pago por suscripción y de pago por uso. En los servicios de pago por uso, los registros de asistencia pueden utilizarse para calcular los importes que deben facturarse.
De este modo, la asistencia y la facturación pueden integrarse en un mismo proceso en lugar de gestionarse como dos tareas administrativas independientes.
Antes de desarrollar la próxima función, compruebe si Clasero ya la ofrece
Compare Clasero con sus planes de desarrollo de software.
¿Está pensando en desarrollar funciones para programar clases recurrentes?
Clasero ya permite organizar las clases por sucursal, grupo, profesor, aula y horario, incluidas las clases recurrentes.
¿Está pensando en mejorar la gestión de asistencia?
Los profesores pueden registrar la asistencia de los alumnos directamente al gestionar cada clase.
¿Está pensando en comprobar la disponibilidad de los profesores?
Clasero puede avisar a los usuarios cuando un profesor no está disponible en el horario seleccionado para una clase.
¿Está pensando en automatizar la facturación?
Clasero ya admite varios modelos de pago y facturación automática.
¿Está pensando en crear mejores informes para varias sucursales?
Los informes de Clasero pueden incluir todas las sucursales o filtrarse por sucursal y clase.
¿Está pensando en dar a los padres un mejor acceso a la información?
Los padres pueden utilizar my.clasero.com para consultar horarios, registros de asistencia, facturas e información sobre las clases.
Todas estas funciones podrían desarrollarse a medida.
La cuestión es si realmente merece la pena desarrollarlas.
Antes de pagar por desarrollar de nuevo funciones que ya son estándar, compruebe qué ofrece un software especializado para este tipo de centros.
¿Qué debería seguir siendo realmente personalizado?
Clasero no tiene por qué sustituir todos los procesos específicos de su organización.
El objetivo es evitar pagar por desarrollos a medida cuando se trata de funciones habituales en el sector.
Utilice una prueba sencilla:
¿Podría otra escuela de danza, academia deportiva, escuela de idiomas, centro de estudios o centro de actividades extraescolares necesitar también esa misma función?
Si la respuesta es sí, compruebe primero si ya existe en un software especializado.
La planificación de clases, la asistencia, la disponibilidad de profesores, la facturación, los informes y el acceso para padres son necesidades operativas habituales.
Reserve el desarrollo a medida para procesos que sean realmente propios de su organización, no simplemente para funciones que faltan en su software actual.
Los procesos conectados importan más que las funciones aisladas
El valor aumenta cuando todo el proceso está conectado:
planificación de clases → asistencia → facturación → informes → acceso para padres
En lugar de trasladar una y otra vez la misma información entre hojas de cálculo, aplicaciones independientes, correos electrónicos e informes, la misma información puede utilizarse durante todo el proceso sin tener que introducirla varias veces.
Para las empresas que trabajan en varias sucursales, esto también facilita la gestión de clases en varias sucursales sin tener que crear procesos administrativos independientes para cada una.
¿Ya tiene años de datos de clientes? Incluya también los costes reales del cambio
Cambiar de sistema también tiene costes.
La migración puede requerir configuración, formación del personal, cambios en los procesos y, en algunos casos, un periodo durante el cual ambos sistemas funcionen en paralelo.
Incluya esos costes en la comparación.
Clasero permite importar información existente de clientes y alumnos desde Excel o Google Sheets. Su proceso de puesta en marcha también ayuda a las empresas a configurar sucursales, instalaciones, servicios, clases, empleados, profesores, opciones de pago y otros datos esenciales.
Compare ambas opciones durante el primer año:
Suscripción a Clasero + migración y puesta en marcha
frente a
mantenimiento del sistema existente + desarrollos previstos + trabajo administrativo manual
Después, compare también los dos o tres años siguientes.
Los costes puntuales del cambio pueden hacer que el primer año sea muy diferente de los posteriores. No dé por hecho que una opción será más barata que la otra. Utilice sus propias cifras.
Siete preguntas antes de aprobar otro proyecto de software
Antes de dar el visto bueno a la próxima solicitud de desarrollo, pregunte:
- ¿Cuánto costó realmente nuestro software actual durante los últimos 12 meses?
- ¿Cuánto costarán el mantenimiento y los desarrollos previstos durante los próximos 12 meses?
- ¿Qué función estándar estamos pensando encargar o desarrollar a continuación?
- ¿Cuáles de las funciones que tenemos previsto desarrollar ya existen en Clasero?
- ¿Cuántas horas del personal se siguen dedicando a hojas de cálculo, duplicación de datos, cálculos y tareas que todavía se hacen a mano?
- ¿Qué necesidades son realmente tan específicas que justifican desarrollar una solución a medida?
- Si nuestro desarrollador o proveedor actual dejara de estar disponible mañana, ¿con qué facilidad podría otra persona hacerse cargo del sistema?
Si su sistema actual ya cubre sus necesidades, cuesta poco mantenerlo y apenas requiere desarrollo adicional, puede tener sentido conservarlo.
Pero antes de aprobar la próxima función personalizada, compare lo que costará desarrollarla y mantenerla con lo que Clasero ya ofrece.