직원들이 매주 같은 일정 관련 질문에 20번씩 답할 필요는 없습니다. 그리고 학부모들도 자녀의 수업이 취소되었다는 사실을 모르고 무용 학원에 도착하는 일을 겪어서는 안 됩니다.
Clasero는 my.clasero.com을 통해 학부모에게 24시간 연중무휴로 수업 일정, 취소 여부, 장소, 담당 교사, 수업 세부 정보에 대한 접근 권한을 제공합니다. 학원에 직접 문의하는 대신, 가정에서 필요한 정보를 스스로 확인할 수 있습니다.
필요할 때마다 학부모가 수업을 확인할 수 있는 온라인 안내 데스크라고 생각하시면 됩니다.
귀하의 팀은 Clasero에서 일정을 관리합니다. 학부모는 전용 포털을 통해 정보를 확인합니다. 가정에서 이를 정기적으로 사용하면, 직원들은 반복적인 질문에 답하는 데 쓰는 시간을 줄이고 학생 지원에 더 많은 시간을 쓸 수 있습니다.
바쁜 무용 학원과 방과 후 프로그램의 경우, 이는 업무 중단을 줄이고 일상 운영을 더 원활하게 만드는 데 도움이 될 수 있습니다.
일정 관련 질문이 계속 반복되는 이유
학부모가 자녀와 함께 무용 학원에 도착했는데, 그날 수업이 취소되었다는 사실을 그제야 알게 되는 상황을 상상해 보세요.
변경 사항을 알지 못했고, 이전에 보낸 메시지에도 답변을 받지 못했습니다. 이제 그들은 불만을 느끼고, 이 학원을 믿고 맡길 수 있는지 의문을 갖게 됩니다.
아무리 훌륭한 수업이라도, 소통이 부족하면 이를 만회하지 못할 수 있습니다.
대부분의 학부모는 단지 수업이 진행되는지, 어디로 가야 하는지, 누가 가르치는지, 언제 아이를 데리러 와야 하는지만 알고 싶어 합니다.
이런 질문들은 사소해 보이지만, 반복해서 답변하는 데는 시간이 듭니다.
예를 들어 귀하의 팀이 매주 일정 관련 질문 20건을 받는다고 가정해 보겠습니다. 답변 하나당 2분이 걸린다면, 주당 40분, 4주면 2시간 40분이 됩니다.
이는 예시일 뿐이며, 절감 시간을 보장하는 수치는 아닙니다. 그래도 반복적인 질문이 얼마나 많은 시간을 소모할 수 있는지 보여줍니다.
해결책이 반드시 더 많은 직원을 두는 것은 아닙니다. 정확한 수업 정보를 학부모가 쉽게 찾을 수 있게 만드는 것이 핵심입니다.
전화하지 않고도 학부모가 수업 정보를 찾는 방법
Clasero는 학원의 수업 계획과 전용 학부모 셀프서비스 포털을 연결합니다.
관리자는 Clasero에서 수업을 관리하고, 학부모는 my.clasero.com에 로그인하여 자녀와 관련된 수업을 확인합니다.
작동 방식은 다음과 같습니다.
- 직원이 일정을 생성합니다. 수업, 교사, 장소, 강의실, 수업 시간을 선택합니다. 반복 수업도 미리 계획할 수 있습니다.
- 학부모가 자신의 캘린더를 엽니다. 오늘의 수업을 확인하거나 주간 또는 월간 캘린더에서 예정된 수업을 볼 수 있습니다.
- 수업 세부 정보를 확인합니다. 각 수업에는 장소, 강의실, 시작 및 종료 시간, 배정된 교사가 표시됩니다.
- 취소 여부를 확인합니다. 취소된 수업이 표시되므로, 가정에서는 이동하기 전에 일정을 확인할 수 있습니다.
- 출석 정보를 공유합니다. 자녀가 아프거나 늦을 수 있는 경우 학부모가 메모를 남길 수 있습니다.
학부모는 지난 출석 기록도 확인할 수 있습니다. 수업이 진행 중일 때는 남은 시간을 확인할 수 있어, 픽업 계획을 세우기가 더 쉬워집니다.
같은 기관에 여러 자녀가 등록되어 있는 가정은 하나의 계정에서 모든 수업 정보를 확인할 수 있습니다.
또한 별도의 앱을 설치할 필요도 없습니다. 학부모 포털은 모바일 친화적으로 설계되어 있어, 가정에서는 휴대폰으로 바로 무용 수업 일정을 확인할 수 있습니다.
학부모가 묻기 전에 질문을 예방하세요
일부 질문은 수업 시간에 관한 것이 아닙니다. 학부모는 어느 출입구를 이용해야 하는지, 아이들이 어디에서 모여야 하는지, 특별한 장비가 필요한지 알고 싶을 수 있습니다.
교사와 관리자는 Clasero에서 이러한 안내 사항을 수업의 공개 메모에 추가할 수 있습니다.
그러면 학부모는 별도로 메시지를 보내지 않고도 수업 세부 정보와 함께 해당 정보를 확인할 수 있습니다.
수업이 변경될 때 학원이 해야 할 일
무용 학원 학부모 포털은 일정이 정확하고 가정에서 어디서 확인해야 하는지 알고 있을 때에만 유용합니다.
수업이 변경될 때마다 간단한 절차부터 시작하세요.
변경 사항이 확정되는 즉시 Clasero에서 수업 정보를 업데이트하세요. 마무리하기 전에 시간, 교사, 장소, 강의실을 확인하세요. 여러 지점을 운영하는 학원이라면 각 지점마다 업데이트 담당자를 지정하세요.
학부모가 잘못된 정보를 알려오면, 해당 수업을 확인하고 오류를 수정한 뒤 영향을 받는 사람들에게 연락하세요.
모든 변경에 같은 대응이 필요한 것은 아닙니다
예를 들어 월요일 오후에 발레 수업이 취소되었다고 가정해 보겠습니다. 관리자가 Clasero에서 화요일 수업을 업데이트합니다. 캘린더를 확인하는 학부모는 수업이 취소되었다는 사실을 볼 수 있습니다.
하지만 수업 직전에 취소가 발생한다면 어떨까요?
학부모가 대응할 시간이 적을수록, 직접적인 소통은 더욱 중요해집니다. 캘린더를 업데이트하는 것만으로 끝내지 말고, 영향을 받는 가정에 직접 연락하세요.
보다 광범위한 공지의 경우, Clasero의 News Manager를 사용하면 모든 고객, 특정 지점 또는 특정 수업을 대상으로 업데이트를 게시할 수 있습니다.
캘린더는 일상적인 정보를 제공합니다. 긴급한 변경 사항에는 직접 연락이 여전히 중요합니다.
학부모가 실제로 포털을 사용하도록 하세요
포털이 있다고 해서 학부모가 자동으로 사용하는 것은 아닙니다.
등록 과정에서 가정이 자신의 휴대폰으로 자녀의 다음 수업을 찾는 방법을 보여주세요. 환영 안내에 my.clasero.com을 포함하고, 이동 전에 확인하도록 권장하세요.
Clasero를 사용하면 관리자도 학부모가 등록되어 있는지, 그리고 포털을 적극적으로 사용하고 있는지 확인할 수 있습니다.
이를 통해 귀하의 팀은 시작하는 데 도움이 필요한 가정을 파악할 수 있습니다.
같은 일정 관련 질문에 반복해서 답하는 대신, 그 학부모들이 스스로 답을 찾는 방법을 익히도록 도울 수 있습니다.
여러 지점과 교사를 체계적으로 관리하세요
수업, 교사, 장소가 많아질수록 관리해야 할 일정도 늘어납니다.
귀하의 학원은 한 스튜디오에서는 발레를, 다른 곳에서는 힙합을, 또 다른 강사와는 개인 레슨을 제공할 수 있습니다.
각 가정에는 자신이 등록한 수업에 맞는 정확한 정보가 필요합니다.
Clasero의 무용 학원 일정 관리 소프트웨어는 관리자가 지점, 강의실, 교사, 시간별로 수업을 체계적으로 정리할 수 있도록 도와줍니다. 또한 교사 가능 시간 설정을 통해 일정 충돌에 대해 직원에게 경고할 수 있습니다.
새 시간표를 시작하기 전에 네 가지 핵심 요소를 확인하세요. 교사, 수업 시간, 장소와 강의실, 그리고 학부모에게 필요한 공개 메모입니다.
이러한 세부 사항을 미리 확인하면 실수를 예방하는 데 도움이 됩니다.
이와 같은 방식은 여러 장소에서 방과 후 수업 일정을 관리하는 음악 학원, 스포츠 클럽 및 기타 기관에도 동일하게 적용됩니다.
학부모가 여전히 질문하는 이유를 파악하세요
학부모 셀프서비스 포털은 반복적인 문의를 줄이는 데 도움이 될 수 있지만, 실제로 효과가 있는지는 어떻게 알 수 있을까요?
먼저 일반적인 2주 동안 들어오는 일정 관련 질문 수를 세어보세요. 그런 다음 학부모에게 포털 사용 방법을 안내한 후 다시 집계해 보세요.
비슷한 기간끼리 비교하세요. 등록 인원에 변화가 있다면, 단순 총건수 대신 100가정당 질문 수를 측정하는 것이 더 적절할 수 있습니다.
하지만 질문 수만 세지 마세요. 학부모가 무엇을 묻고 있는지도 살펴보세요.
가정에서 강의실에 대해 반복적으로 묻는다면 장소 정보가 명확한지 확인하세요. 취소 관련 질문이 계속된다면, 업데이트가 얼마나 신속하게 입력되는지와 긴급 변경 사항이 어떻게 전달되는지 점검하세요.
학부모가 여전히 다음 수업 시작 시간을 묻는다면, 포털 사용 방법을 알고 있는지 확인하세요.
목표는 소통을 줄이는 것이 아닙니다. 불필요한 질문은 줄이고, 개인적인 도움이 필요한 가정을 위해 더 많은 시간을 확보하는 것입니다.
Clasero를 사용하면 학부모는 일정, 교사, 장소, 취소 여부를 한 곳에서 확인할 수 있습니다. 직원들은 시간표를 반복해서 설명하는 대신 수업과 학생 지원에 집중할 수 있습니다.
학부모 셀프서비스가 귀하의 학원에서 일상적인 수업 관리를 얼마나 더 쉽게 만들 수 있는지 알아보려면 Clasero를 살펴보세요.
