고객이 이미 송장을 발행했다면, 누군가가 그것을 이메일로 보내주기를 기다리는 것은 업무에 한 단계를 더 추가하는 일입니다. Clasero를 사용하면 고객이 귀하의 자체 사용자 계정을 통해 송장에 대한 보기 전용 액세스 권한을 부여할 수 있습니다. 예정된 기장 세션 동안 사용 가능한 송장, 결제 상태, 허용된 증빙 기록을 검토한 다음, 누락되었거나 불분명한 사항에 대해서만 문의하세요.
송장에 대한 직접 액세스를 통해 이미 Clasero에 있는 기록을 고객에게 전달해 달라고 요청할 필요가 없어집니다. 다만 누락된 정보는 여전히 고객이 입력해야 합니다. 고객이 기록 업데이트를 언제 완료할지 합의한 뒤, 별도의 이메일 묶음을 기다리지 않고도 사용 가능한 내용을 검토하세요.
방과후 프로그램의 기장 업무를 맡고 있다면, 또 다른 이메일 묶음을 요청하는 대신 이미 Clasero에 있는 기록부터 검토를 시작할 수 있습니다.
누락된 이메일이 일정을 좌우하게 두지 마세요
송장을 쫓아다니는 일은 기장 업무 자체 외에 추가 업무를 만들어냅니다. 요청을 보내고, 답장을 확인하고, 누락된 첨부파일을 파악한 뒤, 추가 정보가 도착하면 같은 고객의 계정 작업으로 다시 돌아가야 합니다.
여러 지점을 운영하는 방과후 서비스 제공자의 경우, 관리자도 각기 다른 프로그램 코디네이터에게서 답변을 받아야 할 수 있습니다. 계획했던 검토가 여러 번 끊기는 세션으로 바뀔 수 있습니다.
고객 문서 수집에는 다음이 포함될 수 있습니다:
- 이미 요청한 기록에 대해 다시 알림을 작성하기.
- 첨부파일을 찾기 위해 메시지를 검색하기.
- 각 답변이 요청 사항을 충족하는지 확인하기.
- 다른 문서가 도착하면 작업을 다시 열기.
세 지점을 운영하는 가상의 댄스 학원을 생각해 보세요. 이 학원의 관리자는 보통 송장을 모아 회계 담당자에게 전달합니다. 관련 기록이 Clasero에 유지되고 적절한 액세스 권한이 부여되어 있다면, 회계 담당자는 먼저 사용 가능한 정보를 검토할 수 있습니다.
모든 송장을 요청하는 대신, 회계 담당자는 다음과 같이 구체적인 질문을 보낼 수 있습니다. “이 송장은 미납으로 표시되어 있습니다. 결제는 받았지만 아직 기록되지 않은 상태인가요?” Clasero 외부에 보관된 문서는 여전히 별도로 제공되어야 합니다.
사용 가능한 기록 검토를 먼저 시작하고, 여전히 고객의 입력이 필요한 항목에 대해서만 후속 확인을 남겨둘 수 있습니다.
Clasero에서 회계 담당자 액세스가 작동하는 방식
조직은 내부 또는 외부 회계 담당자에게 송장 및 재무 정보에 대한 보기 전용 액세스 권한을 부여할 수 있습니다. 귀하는 자신의 Clasero 사용자 계정으로 로그인합니다.
할당된 액세스 권한에 따라 다음을 검토할 수 있습니다:
- Clasero에서 발행된 송장.
- 기록된 결제 상태 및 미결제 잔액.
- 재무 보고서.
- 출석 기록 및 교사 업무 보고서.
- Clasero에 저장된 계약서 및 첨부 문서.
이러한 기록은 변경하지 않고 검토할 수 있습니다. 첫 검토 전에 고객이 필요한 정보에 대한 액세스 권한을 부여했는지 확인하세요.
고객에게 연락하기 전에 일상적인 질문에 답하세요
송장 총액에 대한 설명이 필요할 수 있습니다. 방과후 사업의 경우, 그 설명은 종량제 요금을 계산하는 데 사용된 출석 기록일 수 있습니다.
Clasero는 기록된 출석을 기준으로 한 송장 발행을 포함해 구독형 및 종량제 청구를 지원합니다. 권한이 허용되는 경우, 청구 금액을 확인할 때 출석 기록을 참고할 수 있습니다. 교사 업무 보고서도 진행된 수업과 계산된 수익에 대한 세부 정보를 제공할 수 있습니다.
같은 방식은 결제 상태와 미결제 잔액에도 적용됩니다. 송장이 결제되었는지 묻기 전에 무엇이 기록되어 있는지 먼저 확인하세요.
Clasero의 현금 흐름 보고서는 선택한 월에 발행된 송장과 해당 월에 수령된 결제를 구분합니다. 이러한 수입에는 이전 송장에 대한 결제가 포함될 수 있으므로, 두 합계는 서로 다른 활동을 나타냅니다.
결제 정보가 마지막으로 언제 업데이트되었는지 확인하세요. 최근 결제가 아직 기록되지 않았다면, 미납으로 표시된 송장은 추가 확인이 필요할 수 있습니다.
월말 기장을 위한 5단계 루틴
더 예측 가능한 기장 워크플로를 위해서는 누가 언제 기록을 준비할지에 대한 명확한 합의가 필요합니다.
- 기록이 언제 완성될지 합의하세요. 계획된 검토 전에 고객이 해당 기간의 출석, 송장 발행, 결제 업데이트를 완료하도록 요청하세요.
- 권한을 확인하세요. 귀하의 계정이 맡은 업무에 필요한 기록을 볼 수 있는지 확인하세요.
- 송장과 기록된 결제를 검토하세요. 관련 기간을 확인하고 설명이 필요한 잔액이나 항목을 파악하세요.
- 증빙 기록을 참고하세요. 허용되는 경우, 설명이 필요한 금액을 확인하기 위해 출석 기록이나 교사 업무 보고서를 활용하세요.
- 후속 메시지는 한 번만 보내세요. Clasero 외부에 보관된 문서를 포함해 누락된 기록과 해결되지 않은 질문을 정리하세요.
여러 지점을 둔 고객의 경우, 각 지점의 답변을 누가 조율할지 합의하세요. 이렇게 하면 한 질문이 둘 이상의 관리자나 교사와 관련될 때 명확한 연락 창구가 생깁니다.
이 변화가 귀하의 업무에 도움이 되는지 확인하세요
자신의 업무 기록을 바탕으로 효과를 평가하세요. 비슷한 월간 검토를 기준으로 다음을 추적해 보세요:
- 문서를 요청하고 수집하는 데 걸린 시간.
- 후속 메시지 수.
- 정보가 누락되어 작업을 다시 열어야 했던 횟수.
이러한 지표는 송장에 대한 직접 액세스가 수집 업무를 줄이는지 확인하는 데 도움이 됩니다. 여전히 정보가 누락된다면, 원인이 권한 문제인지, 기록이 미완성 상태인지, 또는 문서가 다른 곳에 저장되어 있는지 검토하세요.
다음 검토를 더 쉽게 시작하세요
업데이트 마감일에 대한 합의와 적절한 권한이 있다면, 계획된 기장 세션 동안 사용 가능한 기록을 검토할 수 있습니다. 고객은 문서를 반복해서 전달해 달라는 요청 대신, 핵심적인 질문만 받게 됩니다.
다음 월간 검토를 위해 방과후 고객 한 곳과 기록이 언제 완성될지 합의하세요. 그런 다음 Clasero에서 회계 담당자 액세스를 함께 살펴보세요. 먼저, 평소 요청하던 송장과 증빙 기록이 할당된 권한 범위 내에서 사용 가능한지 확인하는 것부터 시작하세요.
