Internetiniai sąskaitų apmokėjimai mokykloms: kodėl vis dar rankiniu būdu susiejate mokėjimus su sąskaitomis?
Vienas iš tėvų apmoka sąskaitą. Pinigai pasiekia jūsų banko sąskaitą. Tačiau vis tiek reikia patikrinti mokėjimą, nustatyti, kas jį atliko, rasti atitinkamą sąskaitą ir pakeisti jos būseną į Apmokėta.
Mokykloms, akademijoms, korepetitoriams ir įmonėms, organizuojančioms popamokinius užsiėmimus, šis nuolat pasikartojantis procesas gali tapti nemaža administracine našta.
Clasero padeda ją sumažinti.
Kai mokyklų sąskaitas galima apmokėti internetu, klientas gali atsiskaityti už neapmokėtą sąskaitą tiesiogiai per my.clasero.com. Sėkmingas mokėjimas susiejamas su atitinkama sąskaita, o Clasero automatiškai pažymi ją kaip Apmokėta.
Tai ir yra esminis skirtumas.
Klientui internetu atsiskaityti paprasčiau. Automatinis mokėjimų suderinimas sumažina administracinio darbo apimtį.
Tikrasis administracinis darbas dažnai prasideda jau gavus mokėjimą
Sąskaitos išsiuntimas – tik viena viso atsiskaitymų administravimo dalis.
Mažiau matomas darbo krūvis atsiranda tada, kai klientas sumoka.
Naudojant įprastą bankinį pavedimą, administratoriui gali tekti:
- patikrinti gaunamas banko operacijas;
- nustatyti, kas atliko mokėjimą;
- nustatyti, kuriai sąskaitai priklauso mokėjimas;
- patikrinti sumą;
- rasti sąskaitą administravimo sistemoje;
- atnaujinti jos mokėjimo būseną.
Visa tai – mokėjimų suderinimas.
Kiekvienam mokėjimui gali prireikti vos kelių veiksmų. Problema ta, kad tie patys veiksmai kartojasi tvarkant daugybę sąskaitų.
Galimybė priimti mokėjimus internetu išsprendžia tik dalį problemos. Dar daugiau administracinio darbo sutaupoma, kai sistema automatiškai nustato, kuriai sąskaitai priklauso mokėjimas, ir atnaujina jos būseną.
Sąskaita automatiškai pažymima kaip Apmokėta
Clasero tiesiogiai susieja mokėjimą internetu su konkrečia sąskaita.
Kai įjungta EveryPay integracija, klientai šalia neapmokėtų sąskaitų my.clasero.com gali matyti mygtuką Mokėti.
Klientas paspaudžia Mokėti, pasirenka vieną iš galimų bankų ir atlieka mokėjimą.
Sėkmingai atlikus mokėjimą, lėšos įskaitomos į organizacijos banko sąskaitą, o Clasero automatiškai pažymi atitinkamą sąskaitą kaip Apmokėta.
Atskirai rankiniu būdu keisti sąskaitos būsenos nereikia.
Palyginkite du procesus:
Atsiskaitymas įprastu bankiniu pavedimu
Sąskaita išrašyta → klientas perveda pinigus → administratorius patikrina banką → nustato mokėtoją → randa sąskaitą → patvirtina mokėjimą → pakeičia sąskaitos būseną.
Integruotas atsiskaitymas per Clasero
Sąskaita pasiekiama Clasero → klientas pasirenka Mokėti → klientas atlieka mokėjimą → mokėjimas susiejamas su atitinkama sąskaita → Clasero pažymi sąskaitą kaip Apmokėta.
Vienas svarbiausių šio automatizavimo privalumų – darbuotojams nebereikia rankiniu būdu keisti sąskaitos būsenos. Sėkmingai atlikus mokėjimą, sąskaita automatiškai pažymima kaip apmokėta.
Kodėl automatinis sąskaitų suderinimas yra svarbus
Sąskaita banke jau gali būti apmokėta, tačiau administravimo sistemoje vis dar rodoma kaip neapmokėta.
Taip nutinka, kai mokėjimo gavimas ir sąskaitos būsenos atnaujinimas yra du atskiri procesai.
Dėl to atsiranda papildomo administracinio darbo. Darbuotojai gali dar kartą tikrinti banką, kitas administratorius gali matyti pasenusią informaciją, o su klientu gali būti susisiekta dėl sąskaitos, kuri iš tikrųjų jau apmokėta.
Naudojant automatinį sąskaitų suderinimą, po sėkmingo mokėjimo Clasero automatiškai atnaujina atitinkamos sąskaitos būseną.
Tokiais atvejais darbuotojai iš karto mato aktualią sąskaitos būseną Clasero sistemoje ir jiems nereikia pirmiausia tikrinti banko, o paskui rankiniu būdu keisti įrašo.
Automatizavus atsiskaitymus, sumažėja veiksmų, kuriuos darbuotojams reikia atlikti po kiekvieno sėkmingo mokėjimo.
Vientisesnis atsiskaitymo procesas
Švietimo paslaugų teikėjams lankomumas, atsiskaitymo būdai, sąskaitų išrašymas ir gaunamų mokėjimų administravimas dažnai yra vieno bendro proceso dalys.
Clasero palaiko tiek prenumeratą, tiek atsiskaitymą pagal lankomumą.
Atsiskaitant pagal lankomumą, pagal užregistruotą lankomumą galima apskaičiuoti, kiek mokinys turi sumokėti, o sąskaitas galima generuoti už atitinkamus užsiėmimus. Prenumeratos sąskaitas taip pat galima kurti po vieną arba masiškai.
Sąskaitų apmokėjimo automatizavimas leidžia šį procesą tęsti ir po sąskaitos sukūrimo.
Jei ši funkcija prieinama, procesas gali apimti visus etapus – nuo sąskaitos sukūrimo iki mokėjimo ir automatinio jos būsenos atnaujinimo.
Taip sumažėja poreikis sąskaitų išrašymą ir mokėjimų suderinimą administruoti kaip dvi atskiras užduotis.
Tėvai gali matyti sąskaitas ir jų apmokėjimo būseną
Tėvai, naudojantys my.clasero.com, gali peržiūrėti naujausias savo sąskaitas, matyti kiekvienos sąskaitos apmokėjimo būseną ir patikrinti, ar liko neapmokėta suma.
Kai mokėjimai internetu yra įjungti, jie taip pat gali apmokėti neapmokėtą sąskaitą tiesiogiai portale.
Įmonėms, siūlančioms mokėjimus internetu už popamokines programas, tai reiškia, kad klientams paprasčiau atsiskaityti, o administratoriams – matyti aktualią sąskaitos būseną.
Ką daryti, jei vienas iš tėvų moka įprastu bankiniu pavedimu?
Ne visi mokėjimai turi būti atliekami naudojant integruotą internetinių mokėjimų funkciją.
Aukščiau aprašytas automatinis sąskaitos pažymėjimas kaip Apmokėta taikomas sėkmingiems mokėjimams, atliktiems per EveryPay integraciją.
Jei klientai naudoja kitą mokėjimo būdą, Clasero suteikia papildomų galimybių tokius mokėjimus registruoti ir suderinti.
Jei bankas leidžia eksportuoti operacijas tinkamu CSV formatu, įmonė gali sukonfigūruoti Clasero taip, kad sistema importuotų failą ir susietų gaunamus mokėjimus su išrašytomis sąskaitomis. Kartą nustačius susiejimo taisykles, išsaugotus nustatymus galima pakartotinai naudoti vėlesniems importams.
Mokėjimus taip pat galima registruoti rankiniu būdu, nurodant faktinę jų gavimo datą.
Tai reiškia, kad organizacija gali derinti sąskaitų apmokėjimą internetu su jau naudojamais mokėjimo būdais, nereikalaudama, kad visi klientai atsiskaitytų vienodai.
Ko reikia norint įjungti sąskaitų apmokėjimą internetu?
Šiuo metu Clasero dokumentacijoje aprašyta EveryPay by Swedbank integracija Latvijoje, Lietuvoje ir Estijoje.
Organizacijai pirmiausia reikia tinkamos EveryPay sutarties su Swedbank, leidžiančios priimti mokėjimus per Clasero. Tuomet integraciją reikia sukonfigūruoti naudojant reikiamus EveryPay prisijungimo duomenis ir atgalinio iškvietimo nustatymus.
Aktyvavus ir sukonfigūravus integraciją, klientai galės apmokėti neapmokėtas sąskaitas per my.clasero.com naudodami EveryPay integraciją.
Po sėkmingo mokėjimo per EveryPay Clasero automatiškai pažymi atitinkamą sąskaitą kaip Apmokėta.
Sąskaitų apmokėjimas internetu: dažniausi klausimai
Ar Clasero gali automatiškai pažymėti sąskaitą kaip apmokėtą?
Taip. Po sėkmingo mokėjimo per EveryPay integraciją Clasero automatiškai pažymi atitinkamą sąskaitą kaip Apmokėta. Tokiu atveju sąskaitos būsenos nereikia papildomai keisti rankiniu būdu.
Ar Clasero automatiškai suderina kiekvieną bankinį pavedimą?
Ne. Sąskaitos būsena automatiškai atnaujinama tik tada, kai mokėjimas atliekamas per integruotą internetinių mokėjimų funkciją. Kitus mokėjimus galima tvarkyti importuojant banko operacijas iš CSV failo arba registruoti rankiniu būdu.
Kur tėvai gali matyti ir apmokėti sąskaitas?
Tėvai gali peržiūrėti sąskaitas per my.clasero.com. Portale rodoma sąskaitų apmokėjimo būsena ir neapmokėtas likutis. Kai įjungta internetinių mokėjimų integracija, klientai gali apmokėti neapmokėtą sąskaitą tiesiogiai portale.
Mokėjimas turėtų užbaigti atsiskaitymą, o ne sukurti dar vieną užduotį
Mokyklos ir švietimo paslaugų įmonės jau rūpinasi mokiniais, mokytojais, tvarkaraščiais, lankomumu, komunikacija ir finansais.
Banko tikrinimas, mokėtojo nustatymas, mokėjimo susiejimas su sąskaita ir rankinis jos būsenos atnaujinimas sukuria dar vieną nuolat pasikartojantį procesą.
Naudojant mokyklų sąskaitų išrašymo programinę įrangą, kuri sujungia sąskaitas, mokėjimus ir jų būsenas, visas procesas tampa gerokai paprastesnis:
Klientas sumoka → mokėjimas susiejamas su atitinkama sąskaita → Clasero pažymi sąskaitą kaip Apmokėta.
Kai mokėjimas atliekamas per EveryPay integraciją, mažiau mokėjimų tenka derinti rankiniu būdu, o atsiskaitymas tampa paprastesnis tiek švietimo paslaugų teikėjui, tiek klientui.
Jei mokėjimų susiejimas jūsų mokykloje, akademijoje, korepetitorių versle ar popamokinėje programoje tapo nuolatine administracine užduotimi, sužinokite, kaip Clasero gali automatizuoti daugiau atsiskaitymo veiksmų ir sumažinti rankinio darbo.