Sākt izmantot jaunu pēcskolas nodarbību pārvaldības programmatūru ir viegli, ja jūsu uzņēmums ir pavisam jauns. Tas ir sarežģītāk, ja jums jau ir studenti, skolotāji, atrašanās vietas, nodarbības, grafiki un maksājumu kārtība.
Tieši tāpēc Clasero iestatīšana piedāvā divus praktiskus ceļus.
Jūs varat konfigurēt savu uzņēmumu pats, izmantojot Clasero strukturēto iestatīšanas režīmu, vai arī varat lūgt palīdzību Clasero komandai sākotnējā ieviešanas procesā. Iestatīšana ar palīdzību var ietvert esošo klientu datu importēšanu un uzņēmuma informācijas, filiāļu, pakalpojumu, nodarbību, darbinieku, maksājumu iestatījumu un citas informācijas konfigurēšanu, kas nepieciešama, lai sāktu izmantot Clasero.
Iedibinātai skolai, akadēmijai, studijai vai pēcskolas programmai tas nozīmē, ka jums ne vienmēr ir manuāli jāpārveido sava darbība no paša sākuma.
Kas ir jāiestata Clasero?
Clasero ir veidots atbilstoši jūsu faktiskā uzņēmuma struktūrai.
Atkarībā no tā, kā darbojas jūsu organizācija, sākotnējā iestatīšana var ietvert:
- uzņēmuma informāciju un preferences;
- filiāles un mācību norises vietas;
- telpas vai kabinetus;
- pakalpojumus un nodarbības;
- skolotājus un darbiniekus;
- maksājumu iespējas;
- esošos klientus un studentus.
Tas ir īpaši svarīgi organizācijām, kas pārvalda pēcskolas nodarbības vairākās atrašanās vietās. Uzņēmumam ar vienu pasniedzēju un vienu nodarbību ir pavisam citas iestatīšanas vajadzības nekā skolai, kas vada vairākas programmas ar vairākiem skolotājiem un filiālēm.
Clasero iestatīšanas režīms nodrošina strukturētu kontrolsarakstu, kas palīdz sagatavot sistēmu ikdienas lietošanai.
1. iespēja: iestatiet Clasero pats, izmantojot iestatīšanas režīmu
Ja jūsu klientu dati ir sakārtoti un jūs jau zināt, kā vēlaties, lai jūsu uzņēmums būtu attēlots sistēmā, Clasero pašapkalpošanās iestatīšana var būt vienkāršākā pieeja.
Praktiska secība ir vispirms izveidot uzņēmuma struktūru un pēc tam pievienot klientus:
- Ievadiet sava uzņēmuma informāciju un preferences.
- Izveidojiet filiāles un telpas.
- Konfigurējiet savus pakalpojumus.
- Izveidojiet atbilstošās nodarbības.
- Pievienojiet skolotājus un darbiniekus.
- Iestatiet maksājumu iespējas.
- Pievienojiet vai importējiet esošos klientus un studentus.
- Pārskatiet struktūru pirms ikdienas lietošanas uzsākšanas.
Šāda secība palīdz nodrošināt, ka importētajiem studentiem ir pieejamas pareizās nodarbības, pakalpojumi, atrašanās vietas un maksājumu struktūra, kad sākat tos organizēt.
Pašapkalpošanās iestatīšana ir īpaši piemērota, ja kāds jūsu organizācijā jau izprot jūsu darbības struktūru un vēlas tiešu kontroli pār konfigurāciju.
2. iespēja: saņemiet palīdzību ar Clasero ieviešanu un klientu importu
Jums nav jāpabeidz sākotnējā konfigurācija vienatnē.
Pēc pieprasījuma Clasero komanda var palīdzēt ar ieviešanu, tostarp importēt esošo klientu informāciju un konfigurēt tās uzņēmuma struktūras daļas, kas nepieciešamas, lai sāktu izmantot sistēmu.
Palīdzība var ietvert:
- esošo klientu datus;
- uzņēmuma informāciju;
- filiāles;
- pakalpojumus;
- nodarbības;
- darbiniekus;
- maksājumu iestatījumus;
- citu informāciju, kas nepieciešama sākotnējai iestatīšanai.
Tas var būt īpaši noderīgi, pārejot ar jau izveidotu uzņēmumu uz Clasero.
Iedomājieties deju skolu ar 180 studentiem, trim atrašanās vietām, sešiem skolotājiem, astoņām regulārām nodarbību grupām un klientiem ar abonementiem un apmaksu par katru apmeklējumu.
Skola varētu visu konfigurēt pati, izmantojot iestatīšanas režīmu. Vai arī tā varētu sagatavot savus esošos klientu ierakstus un uzņēmuma informāciju un pieprasīt Clasero ieviešanu ar palīdzību sākotnējai iestatīšanai un klientu datu importam.
Svarīgākais ir tas, ka esoša klientu bāze nenozīmē, ka jāsāk no nulles.
Vai varat importēt esošos studentus Clasero?
Jā. Clasero atbalsta esošo klientu un studentu datu pievienošanu no Excel vai Google Sheets, padarot esošo ierakstu pārcelšanu vienkāršāku, nevis katra studenta manuālu ievadīšanu.
Klientu datu tabulu var arī konfigurēt, izmantojot pieejamos laukus, tostarp mainot, kuri lauki tiek parādīti, un sakārtojot to secību.
Pirms esošo studentu importēšanas rūpīgi pārskatiet savus datus.
Pārbaudiet:
- dublētus klientu ierakstus;
- studentus, kuri vairs nav aktīvi;
- nepareizus vārdus vai kontaktinformāciju;
- nekonsekventus datus;
- informāciju, kas jums vairs nav nepieciešama;
- trūkstošu informāciju, kas būtu jāizlabo pirms migrācijas.
Ir arī laba prakse saglabāt nemainītu sava sākotnējā klientu faila kopiju pirms tā tīrīšanas vai pārkārtošanas.
Datu sagatavošana iepriekš atvieglo gan pašapkalpošanās, gan ieviešanu ar palīdzību.
Kas jums jāsagatavo pirms sākšanas?
Jums nav pilnībā jāpārveido viss uzņēmums pirms Clasero atvēršanas, taču esošās informācijas sakārtošana var padarīt iestatīšanu daudz raitāku.
Atkarībā no jūsu organizācijas sagatavojiet:
- savus pašreizējos studentu vai klientu ierakstus;
- vecāku vai aizbildņu informāciju, kur tas ir aktuāli;
- savu filiāļu un atrašanās vietu struktūru;
- telpas vai kabinetus, kas tiek izmantoti nodarbībām;
- pakalpojumus, ko pašlaik sniedzat;
- nodarbību vai grupu nosaukumus;
- skolotāju un darbinieku informāciju;
- esošās abonementu vai apmaksas par lietošanu kārtības;
- uzņēmuma preferences, piemēram, valūtu un reģionālos iestatījumus.
Ja jūsu klientu informācija jau tiek uzturēta Excel vai Google Sheets, šis esošais fails var būt svarīgs sākumpunkts studentu importēšanai Clasero.
Ne katrs punkts šajā kontrolsarakstā obligāti atbilst masveida importa laukam. Daļa informācijas vienkārši ir noderīga, lai tā būtu gatava organizācijas konfigurēšanas laikā.
Pašapkalpošanās vai iestatīšana ar palīdzību: kas jums ir piemērotāks?
Nav vienas vienīgi pareizās izvēles.
Pašapkalpošanās iestatīšana var būt piemērota, ja jūsu organizācijai ir salīdzinoši vienkārša struktūra, jūsu klientu dati jau ir sakārtoti un kāds jūsu komandā jūtas pārliecināts par sistēmas konfigurēšanu.
Iestatīšanu ar palīdzību var būt vērts apsvērt, ja jums ir:
- daudz esošu studentu;
- vairākas filiāles vai atrašanās vietas;
- vairāki skolotāji vai darbinieki;
- daudzi pakalpojumi vai nodarbību grupas;
- atšķirīga klientu maksājumu kārtība;
- esoši klientu dati, kas jāpārnes.
Izvēle ir par to, cik lielu daļu no sākotnējā administratīvā darba vēlaties pārvaldīt pats.
Jūs varat konfigurēt Clasero patstāvīgi, savukārt iespēja pieprasīt papildu palīdzību nozīmē, ka sarežģītākam jau esošam uzņēmumam nav jāpieiet ieviešanai tieši tāpat kā mazam jaunam uzņēmumam.
Kāpēc ir svarīgi pareizi izveidot sākotnējo struktūru
Laba iestatīšana nav tikai ieviešanas kontrolsaraksta pabeigšana. Tā nosaka, cik viegli Clasero pēc tam var atbalstīt ikdienas administrēšanu.
Pēc konfigurēšanas sistēma var savienot nodarbību plānošanu, studentus, skolotājus, apmeklējumu, pakalpojumus un maksājumu kārtību.
Nodarbības var plānot, izvēloties atbilstošo filiāli vai atrašanās vietu, nodarbību, skolotāju, telpu un nodarbības laiku. Skolotāji var reģistrēt apmeklējumu nodarbību laikā, savukārt pakalpojumiem var izmantot uz abonementu balstītu vai apmaksas par lietošanu maksājumu struktūru.
Vecāki var arī piekļūt atbilstošajai informācijai, izmantojot my.clasero.com, tostarp nodarbību grafikiem, apmeklējuma informācijai, rēķiniem un maksājumu statusam, kā arī informācijai, kas saistīta ar viņu bērna pakalpojumiem.
Jo labāk sākotnējā struktūra atspoguļo jūsu reālo organizāciju, jo noderīgāka kļūst šī savienotā darba plūsma.
Sāciet ar iestatīšanas pieeju, kas atbilst jūsu uzņēmumam
Pārejai uz jaunu pārvaldības sistēmu nevajadzētu prasīt aizmirst uzņēmuma struktūru un klientu ierakstus, kas jums jau ir.
Ar Clasero jūs varat izmantot iestatīšanas režīmu, lai pats pabeigtu Clasero iestatīšanu, tostarp importētu esošo studentu informāciju no Excel vai Google Sheets.
Ja jūsu organizācija jau ir izveidota vai ir sarežģītāka, jūs varat pieprasīt palīdzību no Clasero komandas ar klientu datu importu un sākotnējo ieviešanu.
Sāciet ar tās informācijas pārskatīšanu, ko jau izmantojat savu nodarbību vadīšanai. Pēc tam izvēlieties, vai vēlaties konfigurēt Clasero patstāvīgi vai saņemt palīdzību sistēmas sagatavošanā atbilstoši uzņēmumam, kas jums jau ir.
