Cum să muți mai multe locații în Clasero pas cu pas - fără să migrezi totul dintr-o dată
Mutarea unei afaceri educaționale cu mai multe locații către un software nou poate părea riscantă. Este posibil să aveți sute de elevi, mai multe filiale, mai mulți profesori, lecții recurente, modele de plată diferite și ani de date despre clienți.
Cea mai sigură abordare este, de obicei, să nu mutați totul dintr-odată.
Dacă trebuie să schimbați software-ul de administrare a claselor în mai multe locații, începeți cu o filială reprezentativă. Testați Clasero cu elevi reali, profesori, lecții, facturare și acces pentru părinți. Remediați orice probleme descoperiți, apoi folosiți acest proces testat pentru următoarea locație.
Acesta este principalul avantaj al unei migrări Clasero etapizate: problemele rămân mici cât timp încă învățați.
O implementare practică arată astfel:
Alegeți o filială pilot → curățați datele → configurați Clasero → testați importul → desfășurați lecții reale → verificați facturarea și accesul părinților → aprobați pilotul → repetați pentru următoarea filială.
Pilotul este pregătit să avanseze atunci când datele sunt corecte, profesorii pot desfășura lecțiile în mod normal, facturarea poate fi verificată, părinții pot accesa informațiile de care au nevoie și nicio problemă critică nu necesită corectări manuale repetate.
1. Cartografiați configurația actuală înainte de migrare
Începeți prin a documenta modul în care funcționează organizația dvs. în prezent.
Faceți o listă cu:
- locațiile și sălile;
- serviciile și clasele;
- profesorii;
- elevii activi;
- orarul lecțiilor;
- modelele de plată;
- procesele administrative importante.
Identificați și cazurile neobișnuite.
Un profesor poate lucra în mai multe locații. Un elev poate participa la mai mult de o clasă. O filială poate folosi un aranjament de plată diferit.
Cunoașterea acestor lucruri înainte de migrare face ca administrarea claselor în mai multe locații să fie mai ușor de recreat corect.
De asemenea, ar trebui să decideți ce date chiar trebuie mutate.
Sistemul dvs. vechi poate conține ani de înregistrări, dar nu toate sunt necesare pentru activitatea de zi cu zi. Separați informațiile de care aveți nevoie imediat de datele istorice care trebuie doar să rămână disponibile pentru referință.
Dacă sistemul dvs. actual permite acest lucru, păstrați un export sau o copie accesibilă a înregistrărilor vechi importante înainte de trecerea efectivă.
2. Alegeți o filială reprezentativă ca pilot
Nu începeți prin migrarea fiecărei locații.
Alegeți o filială care reprezintă modul în care organizația dvs. funcționează în mod normal.
Cel mai bun pilot nu este, de obicei, nici cea mai mică filială, nici cea mai complicată. În schimb, alegeți o locație care folosește majoritatea fluxurilor dvs. de lucru obișnuite, fără a expune cel mai mare grup de clienți la prima migrare.
Un pilot bun ar trebui să includă:
- clase și orare tipice;
- aranjamente de plată obișnuite;
- mai mulți profesori activi;
- suficienți elevi pentru a testa operațiunile zilnice;
- personal care poate oferi feedback util.
Scopul nu este să creați o demonstrație perfectă. Scopul este să testați Clasero într-un mediu real de lucru înainte ca restul organizației dvs. să depindă de el.
Pilotul ar trebui să facă două lucruri: să demonstreze că configurația funcționează și să creeze un proces pe care îl puteți repeta.
3. Curățați și mapați datele clienților înainte de a le importa
O bună migrare a datelor elevilor începe înainte de import.
Clasero permite crearea manuală a profilurilor elevilor și acceptă importul datelor existente despre clienți din Excel sau Google Sheets.
Înainte să importați elevi din Excel, curățați datele sursă.
Verificați existența înregistrărilor duplicate, a clienților inactivi, a datelor de contact învechite, a numelor inconsecvente, a informațiilor lipsă despre părinți și a repartizărilor incorecte la clase.
Apoi mapați informațiile din sistemul vechi la noua configurație.
De exemplu:
- Numele elevului → profilul elevului
- Emailul părintelui → informațiile de contact ale părintelui
- Clasa curentă → repartizarea la clasă
- Aranjamentul de plată → serviciul relevant și configurarea plății
Maparea exactă depinde de datele dvs. existente.
Nu încercați să migrați datele clienților pentru întreaga filială imediat.
Începeți cu un eșantion mic. Deschideți mai multe înregistrări importate și verificați numele, datele de contact, repartizările la clase și alte informații importante.
Dacă valorile importate sunt greșite, corectați datele sursă sau maparea câmpurilor. Dacă datele sunt corecte, dar elevii apar în clasa, serviciul sau filiala greșită, revizuiți în schimb configurația Clasero.
Această distincție contează. Vă ajută să rezolvați problema reală în loc să corectați în mod repetat înregistrări individuale.
4. Configurați Clasero și testați lecții reale
Odată ce datele pilot sunt pregătite, configurați locația în Clasero.
Configurați filiala, spațiile sau sălile, serviciile, clasele, profesorii, opțiunile de plată și preferințele relevante ale companiei. Modul de configurare al Clasero oferă o listă de verificare structurată pentru pregătirea sistemului pentru utilizarea de zi cu zi.
Apoi creați programul real al lecțiilor.
Planificatorul de lecții din Clasero permite planificarea lecțiilor folosind informații precum filiala, clasa, profesorul, sala, ora lecției și programul recurent.
Acum testați-l în timpul lecțiilor efective.
Profesorii ar trebui să își poată găsi clasele, să vadă elevii corecți și să înregistreze prezența fără a avea nevoie de ajutor constant din partea unui administrator.
Desemnați o persoană care să dețină responsabilitatea internă pentru migrare. Această persoană ar trebui să mențină lista de verificare a implementării, să înregistreze problemele, să confirme că remedierile au fost testate, să colecteze feedback de la profesori și să decidă dacă pilotul este pregătit pentru etapa următoare.
Acest lucru oferă migrației un responsabil clar, în loc ca problemele să rămână dispersate între persoane diferite.
5. Testați facturarea și alegeți un punct clar de trecere
Facturarea ar trebui testată separat de importurile clienților.
Clasero acceptă modele de plată pe bază de abonament și pay-as-you-go. Testați aranjamentele de plată pe care clienții din pilot le folosesc efectiv.
Luați câteva exemple reale de clienți și comparați rezultatul așteptat cu rezultatul din noul flux de lucru Clasero.
Acolo unde este relevant, includeți clienți cu aranjamente de plată diferite sau situații mai puțin obișnuite.
Nu treceți direct la facturarea la scară largă până când aceste exemple nu au fost verificate.
De asemenea, ar trebui să alegeți un punct clar de trecere.
În funcție de afacerea dvs., acesta poate fi începutul unei luni noi, al unei perioade de facturare, al unui trimestru sau al unui ciclu de curs.
Din acel moment înainte, toată lumea ar trebui să știe unde sunt înregistrate prezența curentă, modificările clienților și informațiile de facturare.
Păstrarea temporară a sistemului vechi pentru referință istorică poate fi utilă. Menținerea a două versiuni conflictuale ale datelor curente nu este.
6. Testați accesul părinților și cazurile dificile
Angajații dvs. nu sunt singurele persoane afectate de migrare.
Prin my.clasero.com, părinții pot accesa informații precum orarul lecțiilor, prezența, facturile, starea plăților și informațiile relevante despre lecții.
Prezentați portalul mai întâi grupului pilot.
Vedeți ce întrebări pun părinții, apoi îmbunătățiți instrucțiunile înainte de a introduce sistemul și în alte filiale.
În același timp, testați situațiile care sunt mai puțin simple.
De exemplu:
- un elev care participă la mai multe clase;
- un profesor care lucrează în mai multe locații;
- clienți care folosesc modele de plată diferite;
- clase cu aranjamente neobișnuite de programare.
Scopul pilotului este să găsească aceste probleme din timp, nu să demonstreze că funcționează cele mai simple cazuri.
7. Folosiți o verificare Go/No-Go înainte de a muta următoarea filială
Nu mutați următoarea locație doar pentru că pilotul a rulat un anumit număr de zile.
Mergeți mai departe atunci când fluxurile de lucru importante au fost verificate.
Înainte de a aproba următoarea filială, confirmați că:
- înregistrările clienților au fost importate și verificate;
- elevii apar în clasele corecte;
- orarele sunt corecte;
- profesorii pot înregistra prezența;
- modelele de plată necesare au fost testate;
- calculele pentru facturile de probă au fost verificate;
- accesul părinților funcționează conform așteptărilor;
- cazurile neobișnuite au fost testate;
- problemele critice au fost rezolvate.
Dacă facturarea nu poate fi reconciliată, repartizările clienților nu sunt fiabile sau profesorii încă au nevoie frecvent de ajutor administrativ, întrerupeți implementarea.
Păstrați următoarea filială în sistemul existent până când problema este rezolvată.
Odată ce pilotul este stabil, salvați regulile finale de mapare a datelor, pașii de import, configurația filialei, instrucțiunile pentru profesori, verificările de facturare, instrucțiunile pentru părinți și lista de verificare pentru aprobare.
Acesta devine pachetul dvs. de implementare pentru următoarea filială.
Mutați o filială, învățați din ea, apoi repetați
Mutarea unei afaceri educaționale mari la Clasero nu trebuie să fie un proiect unic de tip big-bang.
Începeți cu o locație reprezentativă. Testați date reale despre clienți, profesori reali, lecții reale, facturarea și accesul părinților. Remediați ceea ce descoperiți cât timp numărul utilizatorilor afectați este încă limitat.
Apoi repetați procesul folosind pachetul de implementare creat în timpul pilotului.
Aceasta este adevărata valoare a unei migrări etapizate: testați o dată, îmbunătățiți o dată, apoi extindeți un proces dovedit în restul organizației dvs.
Dacă intenționați să treceți de la programul actual la clasero.com, începeți prin a alege filiala pilot potrivită și prin a construi un proces de migrare pe care îl puteți reutiliza cu încredere în fiecare locație.