Как да преместите няколко локации в Clasero стъпка по стъпка - без да мигрирате всичко наведнъж

Преместването на образователен бизнес с множество локации към нов софтуер може да изглежда рисковано. Може да имате стотици ученици, няколко филиала, множество преподаватели, повтарящи се уроци, различни модели на плащане и години клиентски данни.

Най-сигурният подход обикновено е да не премествате всичко наведнъж.

Ако трябва да смените софтуера за управление на класове в множество локации, започнете с един представителен филиал. Тествайте Clasero с реални ученици, преподаватели, уроци, фактуриране и достъп за родители. Отстранете всички проблеми, които откриете, след което използвайте този тестван процес за следващата локация.

Това е основното предимство на поетапната миграция към Clasero: проблемите остават малки, докато все още се учите.

Едно практично внедряване изглежда така:

Изберете пилотен филиал → почистете данните → конфигурирайте Clasero → тествайте импортирането → провеждайте реални уроци → проверете фактурирането и достъпа за родители → одобрете пилотния проект → повторете за следващия филиал.

Пилотният проект е готов да продължи напред, когато данните са коректни, преподавателите могат да провеждат уроци нормално, фактурирането може да бъде проверено, родителите имат достъп до необходимата им информация и няма критичен проблем, който да изисква многократна ръчна корекция.

1. Картографирайте текущата си структура, преди да мигрирате

Започнете, като документирате как работи вашата организация днес.

Избройте вашите:

• локации и помещения;
• услуги и класове;
• преподаватели;
• активни ученици;
• графици на уроците;
• модели на плащане;
• важни административни процеси.

Също така идентифицирайте необичайните случаи.

Един преподавател може да работи на няколко локации. Един ученик може да посещава повече от един клас. Един филиал може да използва различна схема на плащане.

Да знаете това преди миграцията прави управлението на класове в множество локации по-лесно за правилно пресъздаване.

Трябва също да решите кои данни наистина е необходимо да бъдат преместени.

Старата ви система може да съдържа записи от години, но не всички от тях са необходими за ежедневната работа. Разделете информацията, от която се нуждаете веднага, от историческите данни, които трябва само да останат достъпни за справка.

Ако текущата ви система го позволява, запазете експорт или достъпно копие на важните стари записи преди преминаването.

2. Изберете един представителен филиал за пилотен проект

Не започвайте с мигриране на всяка локация.

Изберете един филиал, който представя начина, по който вашата организация обичайно работи.

Най-добрият пилотен проект обикновено не е нито най-малкият ви филиал, нито най-сложният. Вместо това изберете локация, която използва повечето от обичайните ви работни процеси, без да излага най-голямата ви клиентска група на първата миграция.

Един добър пилотен проект трябва да включва:

• типични класове и графици;
• обичайни схеми на плащане;
• няколко активни преподаватели;
• достатъчно ученици за тестване на ежедневните операции;
• служители, които могат да дадат полезна обратна връзка.

Целта не е да се създаде перфектна демонстрация. Целта е да се тества Clasero в реална работна среда, преди останалата част от организацията ви да започне да разчита на него.

Пилотният проект трябва да направи две неща: да докаже, че настройката работи, и да създаде процес, който можете да повторите.

3. Почистете и картографирайте клиентските си данни, преди да ги импортирате

Добрата миграция на данни за ученици започва преди импортирането.

Clasero позволява профилите на учениците да бъдат създавани ръчно и поддържа импортиране на съществуващи клиентски данни от Excel или Google Sheets.

Преди да импортирате ученици от Excel, почистете изходните данни.

Проверете за дублиращи се записи, неактивни клиенти, остарели данни за контакт, непоследователни имена, липсваща информация за родители и неправилни разпределения по класове.

След това картографирайте информацията от старата си система към новата настройка.

Например:

• Име на ученик → профил на ученик
• Имейл на родител → информация за контакт на родител
• Текущ клас → разпределение в клас
• Схема на плащане → съответната услуга и настройка на плащане

Точното картографиране зависи от съществуващите ви данни.

Не се опитвайте да мигрирате клиентски данни за целия филиал веднага.

Започнете с малка извадка. Отворете няколко импортирани записа и проверете имената, данните за контакт, разпределенията по класове и друга важна информация.

Ако импортираните стойности са грешни, коригирайте изходните данни или картографирането на полетата. Ако данните са правилни, но учениците се появяват в грешен клас, услуга или филиал, вместо това прегледайте конфигурацията на Clasero.

Това разграничение е важно. То ви помага да решите реалния проблем, вместо многократно да коригирате отделни записи.

4. Конфигурирайте Clasero и тествайте реални уроци

След като данните за пилотния проект са готови, конфигурирайте локацията в Clasero.

Настройте филиала, обекта или помещенията, услугите, класовете, преподавателите, опциите за плащане и съответните фирмени предпочитания. Режимът Setup Mode на Clasero предоставя структуриран контролен списък за подготовка на системата за ежедневна употреба.

След това създайте реалния график на уроците.

Планировчикът на уроци на Clasero позволява уроците да бъдат планирани с помощта на информация като филиал, клас, преподавател, помещение, време на урока и повтарящ се график.

Сега го тествайте по време на реални уроци.

Преподавателите трябва да могат да намират своите класове, да виждат правилните ученици и да отбелязват присъствие, без да се нуждаят от постоянна помощ от администратор.

Определете един човек, който вътрешно да отговаря за миграцията. Този човек трябва да поддържа контролния списък за внедряването, да записва проблемите, да потвърждава, че корекциите са тествани, да събира обратна връзка от преподавателите и да решава дали пилотният проект е готов за следващия етап.

Това дава на миграцията ясен отговорник, вместо проблемите да останат разпилени между различни хора.

5. Тествайте фактурирането и изберете ясна точка на преминаване

Фактурирането трябва да се тества отделно от импортирането на клиенти.

Clasero поддържа абонаментни и pay-as-you-go модели на плащане. Тествайте схемите на плащане, които пилотните ви клиенти действително използват.

Вземете няколко реални клиентски примера и сравнете очаквания резултат с резултата от новия работен процес в Clasero.

Когато е уместно, включете клиенти с различни схеми на плащане или по-редки ситуации.

Не преминавайте директно към мащабно фактуриране, докато тези примери не бъдат проверени.

Трябва също да изберете ясна точка на преминаване.

В зависимост от вашия бизнес това може да е началото на нов месец, период на фактуриране, срок или цикъл на курс.

От този момент нататък всеки трябва да знае къде се записват текущото присъствие, промените по клиентите и информацията за фактуриране.

Временното запазване на старата система за историческа справка може да бъде полезно. Поддържането на две противоречащи си версии на текущите данни не е.

6. Тествайте достъпа за родители и трудните случаи

Вашите служители не са единствените хора, засегнати от миграцията.

Чрез my.clasero.com родителите могат да имат достъп до информация като графици на уроците, присъствие, фактури, статус на плащанията и съответната информация за уроците.

Първо представете портала на пилотната група.

Вижте какви въпроси задават родителите, след което подобрете инструкциите си, преди да въведете системата в други филиали.

В същото време тествайте ситуации, които са по-малко еднозначни.

Например:

• ученик, който посещава няколко класа;
• преподавател, който работи в множество локации;
• клиенти, използващи различни модели на плащане;
• класове с необичайни схеми на график.

Целта на пилотния проект е тези проблеми да бъдат открити рано, а не да се доказва, че най-лесните случаи работят.

7. Използвайте проверка Go/No-Go, преди да преместите следващия филиал

Не премествайте следващата локация просто защото пилотният проект е работил определен брой дни.

Продължете напред, когато важните работни процеси са проверени.

Преди да одобрите следващия филиал, потвърдете, че:

• клиентските записи са импортирани и проверени;
• учениците се появяват в правилните класове;
• графиците са точни;
• преподавателите могат да отбелязват присъствие;
• необходимите модели на плащане са тествани;
• примерните изчисления на фактури са проверени;
• достъпът за родители работи според очакванията;
• необичайните случаи са тествани;
• критичните проблеми са решени.

Ако фактурирането не може да бъде съгласувано, клиентските разпределения са ненадеждни или преподавателите все още се нуждаят от честа административна помощ, поставете внедряването на пауза.

Оставете следващия филиал на съществуващата система, докато проблемът не бъде отстранен.

След като пилотният проект стане стабилен, запазете окончателните правила за картографиране на данни, стъпките за импортиране, конфигурацията на филиала, инструкциите за преподаватели, проверките на фактурирането, инструкциите за родители и контролния списък за одобрение.

Това се превръща във вашия пакет за внедряване за следващия филиал.

Преместете един филиал, научете от него, след това повторете

Преместването на голям образователен бизнес към Clasero не е необходимо да бъде един мащабен проект тип big-bang.

Започнете с една представителна локация. Тествайте реални клиентски данни, реални преподаватели, реални уроци, фактуриране и достъп за родители. Коригирайте това, което откриете, докато броят на засегнатите потребители все още е ограничен.

След това повторете процеса, използвайки пакета за внедряване, създаден по време на пилотния проект.

Това е истинската стойност на поетапната миграция: тествайте веднъж, подобрете веднъж и след това мащабирайте доказан процес в останалата част от организацията си.

Ако планирате да преминете от текущата си програма към clasero.com, започнете, като изберете правилния пилотен филиал и изградите процес на миграция, който можете уверено да използвате повторно във всяка локация.