Com traslladar diverses ubicacions a Clasero pas a pas, sense migrar-ho tot alhora
Traslladar un negoci educatiu amb diverses ubicacions a un programari nou pot semblar arriscat. És possible que tingueu centenars d’estudiants, diverses seus, múltiples professors, classes recurrents, diferents models de pagament i anys de dades de clients.
L’enfocament més segur normalment no és traslladar-ho tot alhora.
Si necessiteu canviar el programari de gestió de classes en diverses ubicacions, comenceu amb una seu representativa. Proveu Clasero amb estudiants, professors, classes, facturació i accés per a pares reals. Solucioneu qualsevol problema que detecteu i, després, utilitzeu aquest procés provat per a la ubicació següent.
Aquest és el principal avantatge d’una migració a Clasero per fases: els problemes es mantenen petits mentre encara esteu aprenent.
Una implementació pràctica té aquest aspecte:
Trieu una seu pilot → netegeu les dades → configureu Clasero → proveu la importació → feu classes reals → verifiqueu la facturació i l’accés dels pares → aproveu el pilot → repetiu-ho per a la seu següent.
El pilot està llest per avançar quan les dades són correctes, els professors poden fer classes amb normalitat, la facturació es pot verificar, els pares poden accedir a la informació que necessiten i cap problema crític no requereix correccions manuals repetides.
1. Feu un mapa de la vostra configuració actual abans de migrar
Comenceu documentant com funciona avui la vostra organització.
Feu una llista de:
- ubicacions i aules;
- serveis i classes;
- professors;
- estudiants actius;
- horaris de classes;
- models de pagament;
- processos administratius importants.
Identifiqueu també els casos poc habituals.
Un professor pot treballar en diverses ubicacions. Un estudiant pot assistir a més d’una classe. Una seu pot utilitzar un sistema de pagament diferent.
Saber això abans de migrar facilita recrear correctament la gestió de classes en diverses ubicacions.
També hauríeu de decidir quines dades realment cal traslladar.
És possible que el vostre sistema antic contingui anys de registres, però no tots són necessaris per al treball diari. Separeu la informació que necessiteu immediatament de les dades històriques que només han de continuar disponibles com a referència.
Si el vostre sistema actual ho permet, conserveu una exportació o una còpia accessible dels registres heretats importants abans del canvi.
2. Trieu una seu representativa com a pilot
No comenceu migrant totes les ubicacions.
Trieu una seu que representi la manera com normalment funciona la vostra organització.
El millor pilot normalment no és la vostra seu més petita ni la més complicada. En lloc d’això, trieu una ubicació que utilitzi la majoria dels vostres fluxos de treball habituals sense exposar el vostre grup més gran de clients a la primera migració.
Un bon pilot hauria d’incloure:
- classes i horaris típics;
- sistemes de pagament habituals;
- diversos professors actius;
- prou estudiants per provar les operacions diàries;
- personal que pugui aportar comentaris útils.
L’objectiu no és crear una demostració perfecta. És provar Clasero en un entorn de treball real abans que la resta de la vostra organització en depengui.
El pilot ha de fer dues coses: demostrar que la configuració funciona i crear un procés que pugueu repetir.
3. Netegeu i mapegeu les dades dels vostres clients abans d’importar-les
Una bona migració de dades d’estudiants comença abans de la importació.
Clasero permet crear perfils d’estudiants manualment i admet la importació de dades de clients existents des d’Excel o Google Sheets.
Abans d’importar estudiants des d’Excel, netegeu les dades d’origen.
Comproveu si hi ha registres duplicats, clients inactius, dades de contacte obsoletes, noms incoherents, informació dels pares que falta i assignacions de classe incorrectes.
Després, mapegeu la informació del vostre sistema antic a la nova configuració.
Per exemple:
- Nom de l’estudiant → perfil de l’estudiant
- Correu electrònic dels pares → informació de contacte dels pares
- Classe actual → assignació de classe
- Sistema de pagament → servei i configuració de pagament corresponents
El mapatge exacte depèn de les vostres dades existents.
No intenteu migrar les dades dels clients de tota la seu immediatament.
Comenceu amb una mostra petita. Obriu diversos registres importats i comproveu els noms, les dades de contacte, les assignacions de classe i altra informació important.
Si els valors importats són incorrectes, corregiu les dades d’origen o el mapatge de camps. Si les dades són correctes però els estudiants apareixen a la classe, servei o seu equivocats, reviseu en canvi la configuració de Clasero.
Aquesta distinció és important. Us ajuda a resoldre el problema real en lloc de corregir repetidament registres individuals.
4. Configureu Clasero i proveu classes reals
Un cop les dades del pilot estiguin a punt, configureu la ubicació a Clasero.
Configureu la seu, les instal·lacions o aules, els serveis, les classes, els professors, les opcions de pagament i les preferències de l’empresa pertinents. El mode de configuració de Clasero ofereix una llista de comprovació estructurada per preparar el sistema per a l’ús quotidià.
Després, creeu l’horari real de classes.
El planificador de classes de Clasero permet planificar classes utilitzant informació com ara la seu, la classe, el professor, l’aula, l’hora de la classe i la programació recurrent.
Ara proveu-ho durant classes reals.
Els professors haurien de poder trobar les seves classes, veure els estudiants correctes i registrar l’assistència sense necessitar ajuda constant d’un administrador.
Assigneu una persona perquè sigui la responsable interna de la migració. Aquesta persona hauria de mantenir la llista de comprovació de la implementació, registrar els problemes, confirmar que les correccions s’han provat, recollir comentaris dels professors i decidir si el pilot està llest per a la fase següent.
Això dona a la migració un responsable clar en lloc de deixar els problemes dispersos entre diferents persones.
5. Proveu la facturació i trieu un punt de canvi clar
La facturació s’hauria de provar per separat de les importacions de clients.
Clasero admet models de pagament per subscripció i de pagament per ús. Proveu els sistemes de pagament que realment utilitzen els clients del vostre pilot.
Preneu diversos exemples reals de clients i compareu el resultat esperat amb el resultat del nou flux de treball de Clasero.
Quan sigui rellevant, incloeu clients amb diferents sistemes de pagament o situacions menys habituals.
No passeu directament a la facturació a gran escala fins que aquests exemples no s’hagin comprovat.
També hauríeu de triar un punt de canvi clar.
Segons el vostre negoci, això pot ser l’inici d’un nou mes, període de facturació, trimestre o cicle de curs.
A partir d’aquell moment, tothom hauria de saber on es registren l’assistència actual, els canvis dels clients i la informació de facturació.
Mantenir temporalment el sistema antic com a referència històrica pot ser útil. Mantenir dues versions conflictives de les dades actuals no ho és.
6. Proveu l’accés dels pares i els casos difícils
Els vostres empleats no són les úniques persones afectades per la migració.
A través de my.clasero.com, els pares poden accedir a informació com ara horaris de classes, assistència, factures, estat dels pagaments i informació rellevant de les classes.
Presenteu primer el portal al grup pilot.
Vegeu quines preguntes fan els pares i, després, milloreu les vostres instruccions abans d’introduir el sistema a altres seus.
Al mateix temps, proveu situacions menys directes.
Per exemple:
- un estudiant que assisteix a diverses classes;
- un professor que treballa en diverses ubicacions;
- clients que utilitzen diferents models de pagament;
- classes amb sistemes de programació poc habituals.
La finalitat del pilot és detectar aquests problemes aviat, no demostrar que els casos més fàcils funcionen.
7. Feu una comprovació d’aprovació/no aprovació abans de traslladar la seu següent
No traslladeu la ubicació següent simplement perquè el pilot hagi estat funcionant durant un nombre determinat de dies.
Avanceu quan els fluxos de treball importants s’hagin verificat.
Abans d’aprovar la seu següent, confirmeu que:
- els registres dels clients s’han importat i comprovat;
- els estudiants apareixen a les classes correctes;
- els horaris són precisos;
- els professors poden registrar l’assistència;
- s’han provat els models de pagament necessaris;
- s’han comprovat càlculs de factures de mostra;
- l’accés dels pares funciona com estava previst;
- s’han provat els casos poc habituals;
- s’han resolt els problemes crítics.
Si la facturació no es pot conciliar, les assignacions de clients no són fiables o els professors encara necessiten ajuda administrativa freqüent, atureu la implementació.
Mantingueu la seu següent al sistema existent fins que el problema s’hagi resolt.
Un cop el pilot sigui estable, deseu les regles finals de mapatge de dades, els passos d’importació, la configuració de la seu, les instruccions per als professors, les comprovacions de facturació, les instruccions per als pares i la llista de comprovació d’aprovació.
Això es converteix en el vostre paquet d’implementació per a la seu següent.
Traslladeu una seu, apreneu-ne i després repetiu-ho
Traslladar un gran negoci educatiu a Clasero no ha de ser un únic projecte de gran impacte.
Comenceu amb una ubicació representativa. Proveu dades reals de clients, professors reals, classes reals, facturació i accés dels pares. Corregiu el que descobriu mentre el nombre d’usuaris afectats encara és limitat.
Després, repetiu el procés utilitzant el paquet d’implementació creat durant el pilot.
Aquest és el valor real d’una migració per fases: proveu una vegada, milloreu una vegada i després amplieu un procés provat a la resta de la vostra organització.
Si esteu planejant passar del vostre programa actual a clasero.com, comenceu triant la seu pilot adequada i construint un procés de migració que pugueu reutilitzar amb confiança a totes les ubicacions.