Έχετε ήδη το δικό σας λογισμικό διαχείρισης τάξεων; Υπολογίστε τι πραγματικά κοστίζει πριν αναπτύξετε άλλη μία λειτουργία
«Έχουμε ήδη το δικό μας λογισμικό.»
Για ένα σχολείο, ακαδημία, σχολή χορού, αθλητικό σύλλογο, επιχείρηση ιδιαίτερων μαθημάτων ή άλλον πάροχο εξωσχολικής εκπαίδευσης, αυτό μπορεί να ακούγεται σαν καλός λόγος για να μη σκεφτεί ένα άλλο σύστημα.
Όμως το πραγματικό ερώτημα δεν είναι αν έχετε ήδη λογισμικό.
Είναι:
Πόσο θα σας κοστίσει αυτό το λογισμικό στους επόμενους 12 μήνες;
Το Clasero σάς επιτρέπει να σταματήσετε να χρηματοδοτείτε μόνοι σας την ανάπτυξη τυπικού λογισμικού και να χρησιμοποιείτε ροές εργασίας που έχουν ήδη δημιουργηθεί και συντηρούνται για επιχειρήσεις εξωσχολικής εκπαίδευσης.
Σκεφτείτε το ως εξειδικευμένο λογισμικό διαχείρισης εξωσχολικών μαθημάτων που μπορεί να αφαιρέσει μέρος του βάρους ανάπτυξης από τον οργανισμό σας. Αντί να αναθέτετε άλλη μία λειτουργία προγραμματισμού, ροή εργασίας τιμολόγησης, αναφορά ή εργαλείο για γονείς, μπορείτε πρώτα να ελέγξετε αν το Clasero το παρέχει ήδη.
Αυτό αλλάζει τη σύγκριση από:
«Το λογισμικό μας έναντι μιας ακόμη συνδρομής.»
σε:
«Άλλος ένας χρόνος συντήρησης, ανάπτυξης, χειροκίνητης διαχείρισης και τεχνικής εξάρτησης έναντι λογισμικού που μπορεί ήδη να προσφέρει αυτό που σχεδιάζουμε να δημιουργήσουμε.»
Το δικό σας λογισμικό εξακολουθεί να έχει πραγματικό ετήσιο κόστος
Το προσαρμοσμένο λογισμικό μπορεί να μη δημιουργεί μηνιαίο τιμολόγιο SaaS, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι είναι δωρεάν.
Το κόστος του συχνά κατανέμεται σε διαφορετικούς προϋπολογισμούς και εργαζομένους.
Για να κατανοήσετε το πραγματικό κόστος συντήρησης λογισμικού, υπολογίστε τι απαίτησε το σύστημα κατά τους τελευταίους 12 μήνες:
- Υποστήριξη από προγραμματιστή ή IT
- Φιλοξενία και υποδομή
- Διορθώσεις σφαλμάτων και τεχνικές ενημερώσεις
- Εργασίες ασφάλειας και συμβατότητας
- Νέες λειτουργίες και διασυνδέσεις
- Χρόνος προσωπικού για τον καθορισμό απαιτήσεων
- Χρόνος προσωπικού για δοκιμή αλλαγών και συντονισμό προγραμματιστών
- Χειροκίνητη εργασία που προκαλείται από ελλείπουσα λειτουργικότητα
Στη συνέχεια, εκτιμήστε το ίδιο κόστος για τους επόμενους 12 μήνες.
Η τεχνική εξάρτηση έχει επίσης σημασία.
Αν ένας εργαζόμενος, ελεύθερος επαγγελματίας, εταιρεία ή εταιρεία λογισμικού κατανοεί το μεγαλύτερο μέρος του προσαρμοσμένου λογισμικού διαχείρισης μαθημάτων σας, πόσο εύκολα θα μπορούσε κάποιος άλλος να το συντηρήσει αν αυτό το άτομο δεν ήταν πλέον διαθέσιμο;
Υπάρχει επίσης κόστος στην αναμονή. Ενώ μια προσαρμοσμένη λειτουργία καθορίζεται, αναπτύσσεται, δοκιμάζεται, διορθώνεται και κυκλοφορεί, οι εργαζόμενοι μπορεί να συνεχίσουν να χρησιμοποιούν τη χειροκίνητη διαδικασία που η λειτουργία υποτίθεται ότι θα αντικαθιστούσε.
Μια σοβαρή σύγκριση προσαρμοσμένου λογισμικού έναντι SaaS πρέπει επομένως να κοιτάζει μπροστά, όχι πίσω.
Πόσες ώρες θα έπρεπε να εξοικονομεί το Clasero για να καλύπτει το κόστος του;
Ένας απλός υπολογισμός κάνει την απόφαση πιο πρακτική:
Ετήσιο κόστος Clasero ÷ πραγματικό ωριαίο κόστος απασχόλησης = ώρες διοικητικής εργασίας για το σημείο ισορροπίας
Όπου είναι δυνατόν, χρησιμοποιήστε το πραγματικό κόστος απασχόλησης του εργαζομένου που κάνει τη δουλειά, όχι μόνο τις καθαρές αποδοχές του.
Το αποτέλεσμα δείχνει περίπου πόσες ώρες εργασίας θα έπρεπε να εξοικονομεί το Clasero σε ένα έτος ώστε μόνο η αξία αυτών των ωρών να ισούται με το κόστος της συνδρομής του.
Στη συνέχεια, συγκρίνετε αυτό το νούμερο με τις διοικητικές ώρες που πραγματικά δαπάνησε η ομάδα σας πέρυσι.
Το κόστος ανάπτυξης πρέπει να εξετάζεται ξεχωριστά.
Αν το Clasero παρέχει ήδη μια λειτουργία που ετοιμαζόσασταν να αναθέσετε, η ανάπτυξη, η δοκιμή και η μελλοντική συντήρηση αυτής της λειτουργίας μπορεί να μην είναι πλέον απαραίτητες.
Χρησιμοποιήστε το πραγματικό κόστος της επιχείρησής σας αντί για υποθετικές εξοικονομήσεις.
Το καλύτερο ερώτημα δεν είναι απλώς:
«Πόσο κοστίζει το Clasero;»
Είναι:
«Ποια εργασία και ποια μελλοντική ανάπτυξη θα μπορούσε να αντικαταστήσει το Clasero;»
Μία επαναλαμβανόμενη εργασία μπορεί να αλλάξει τον υπολογισμό
Η τιμολόγηση είναι ένα καλό παράδειγμα.
Η προδιαγραφή του Clasero περιγράφει μία δασκάλα σχολής χορού που διαχειριζόταν περίπου 200 μαθητές και προηγουμένως αφιέρωνε περισσότερες από τέσσερις ώρες κάθε μήνα για την προετοιμασία ατομικών τιμολογίων. Σε εκείνη τη συγκεκριμένη περίπτωση, η χρήση του Clasero εξοικονόμησε τουλάχιστον αυτές τις τέσσερις ώρες επαναλαμβανόμενης μηνιαίας εργασίας.
Αν ο ίδιος φόρτος εργασίας παρουσιαζόταν κάθε μήνα, αυτό αντιστοιχεί σε περίπου 48 ώρες μέσα σε έναν χρόνο.
Αυτό είναι ένα συγκεκριμένο παράδειγμα, όχι εγγυημένο αποτέλεσμα για κάθε οργανισμό.
Όμως δείχνει ένα σημαντικό σημείο: το χρήσιμο λογισμικό τιμολόγησης μαθημάτων πρέπει να αξιολογείται με βάση την εργασία που αφαιρεί, όχι απλώς με βάση το αν υπάρχει λειτουργία τιμολόγησης.
Το Clasero υποστηρίζει μοντέλα πληρωμής με συνδρομή και pay-as-you-go. Για υπηρεσίες pay-as-you-go, οι καταγεγραμμένες παρουσίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν κατά τον υπολογισμό των χρεώσεων για την τιμολόγηση.
Αυτό σημαίνει ότι η παρακολούθηση παρουσιών και η τιμολόγηση μπορούν να αποτελούν μέρος της ίδιας ροής εργασίας αντί να γίνονται δύο ξεχωριστές διοικητικές εργασίες.
Πριν δημιουργήσετε την επόμενη λειτουργία, ελέγξτε αν το Clasero την παρέχει ήδη
Συγκρίνετε το Clasero απευθείας με τον οδικό χάρτη ανάπτυξης του λογισμικού σας.
Σχεδιάζετε να δημιουργήσετε επαναλαμβανόμενο προγραμματισμό μαθημάτων;
Το Clasero υποστηρίζει ήδη προγραμματισμό μαθημάτων ανά παράρτημα, τάξη, εκπαιδευτικό, αίθουσα, ώρα μαθήματος και επαναλαμβανόμενο πρόγραμμα.
Σχεδιάζετε να βελτιώσετε τη διαχείριση παρουσιών;
Οι εκπαιδευτικοί μπορούν να καταγράφουν την παρουσία των μαθητών ως μέρος της ροής εργασίας του μαθήματος.
Σχεδιάζετε να προσθέσετε ελέγχους διαθεσιμότητας εκπαιδευτικών;
Το Clasero μπορεί να προειδοποιεί τους χρήστες όταν ένας εκπαιδευτικός δεν είναι διαθέσιμος στην επιλεγμένη ώρα μαθήματος.
Σχεδιάζετε να αυτοματοποιήσετε την τιμολόγηση;
Το Clasero υποστηρίζει ήδη πολλαπλά μοντέλα πληρωμής και αυτοματοποιημένη τιμολόγηση.
Σχεδιάζετε καλύτερες αναφορές για πολλαπλές τοποθεσίες;
Η αναφορά του Clasero μπορεί να καλύπτει όλα τα παραρτήματα ή να φιλτράρεται ανά μεμονωμένα παραρτήματα και τάξεις.
Σχεδιάζετε ένα καλύτερο σύστημα για γονείς;
Οι γονείς μπορούν να χρησιμοποιούν το my.clasero.com για πρόσβαση σε σχετικά προγράμματα, αρχεία παρουσιών, τιμολόγια και πληροφορίες μαθημάτων.
Όλες αυτές οι λειτουργίες θα μπορούσαν να αναπτυχθούν κατά παραγγελία.
Το σημαντικό ερώτημα είναι αν θα έπρεπε.
Πριν χρησιμοποιήσετε προϋπολογισμούς ανάπτυξης για να αναδημιουργήσετε τυπική λειτουργικότητα, ελέγξτε τι παρέχει ήδη το εξειδικευμένο λογισμικό σχολικής διοίκησης.
Τι θα πρέπει πραγματικά να παραμείνει προσαρμοσμένο;
Το Clasero δεν χρειάζεται να αντικαταστήσει κάθε μοναδική διαδικασία.
Ο στόχος είναι να σταματήσετε να πληρώνετε τιμές προσαρμοσμένης ανάπτυξης για λειτουργίες που είναι τυπικές σε όλο τον κλάδο.
Χρησιμοποιήστε ένα απλό τεστ:
Θα μπορούσε μια άλλη σχολή χορού, αθλητική ακαδημία, σχολή ξένων γλωσσών, επιχείρηση ιδιαίτερων μαθημάτων ή πρόγραμμα εξωσχολικής εκπαίδευσης να χρειάζεται εύλογα την ίδια λειτουργία;
Αν η απάντηση είναι ναι, ελέγξτε πρώτα το εξειδικευμένο λογισμικό.
Ο προγραμματισμός, οι παρουσίες, η διαθεσιμότητα εκπαιδευτικών, η τιμολόγηση, οι αναφορές και η πρόσβαση γονέων είναι κοινές λειτουργικές απαιτήσεις.
Κρατήστε την προσαρμοσμένη ανάπτυξη για διαδικασίες που είναι πραγματικά μοναδικές για τον οργανισμό σας — όχι απλώς απούσες από το τρέχον λογισμικό σας.
Οι συνδεδεμένες ροές εργασίας έχουν μεγαλύτερη σημασία από τις μεμονωμένες λειτουργίες
Η αξία αυξάνεται όταν η ροή εργασίας είναι συνδεδεμένη:
πρόγραμμα → παρουσίες → τιμολόγηση → αναφορές → πρόσβαση γονέων
Αντί να μεταφέρετε επανειλημμένα τις ίδιες πληροφορίες μεταξύ υπολογιστικών φύλλων, ξεχωριστών εφαρμογών, email και αναφορών, τα δεδομένα μπορούν να παραμένουν μέρος μίας λειτουργικής ροής.
Για επιχειρήσεις που λειτουργούν σε πολλές τοποθεσίες, αυτό κάνει επίσης τη διαχείριση μαθημάτων σε πολλαπλές τοποθεσίες ευκολότερη στην οργάνωση χωρίς να χρειάζεται να δημιουργηθούν ξεχωριστές διοικητικές διαδικασίες για κάθε παράρτημα.
Έχετε ήδη χρόνια δεδομένων πελατών; Συμπεριλάβετε ειλικρινά το κόστος μετάβασης
Η αλλαγή συστημάτων έχει επίσης κόστος.
Η μετάβαση μπορεί να περιλαμβάνει παραμετροποίηση, εκπαίδευση προσωπικού, αλλαγές διαδικασιών και μερικές φορές μια προσωρινή περίοδο κατά την οποία και τα δύο συστήματα λειτουργούν παράλληλα.
Συμπεριλάβετε αυτά τα κόστη στη σύγκριση.
Το Clasero υποστηρίζει εισαγωγή υπαρχουσών πληροφοριών πελατών και μαθητών από Excel ή Google Sheets. Η διαδικασία εγκατάστασής του καθοδηγεί επίσης τις επιχειρήσεις στη ρύθμιση παραρτημάτων, εγκαταστάσεων, υπηρεσιών, τάξεων, εργαζομένων, εκπαιδευτικών, ρυθμίσεων πληρωμών και άλλων βασικών πληροφοριών.
Συγκρίνετε και τις δύο επιλογές κατά το πρώτο έτος:
Συνδρομή Clasero + προσπάθεια μετάβασης και ένταξης
έναντι
συντήρηση υπάρχοντος συστήματος + προγραμματισμένη ανάπτυξη + χειροκίνητη διαχείριση
Στη συνέχεια, συγκρίνετε και τα επόμενα δύο ή τρία χρόνια.
Τα εφάπαξ κόστη μετάβασης μπορεί να κάνουν το πρώτο έτος να φαίνεται πολύ διαφορετικό από τα επόμενα. Μην υποθέτετε ότι κάποια από τις δύο επιλογές είναι φθηνότερη. Χρησιμοποιήστε τα δικά σας στοιχεία.
Επτά ερωτήσεις πριν εγκρίνετε άλλο ένα έργο λογισμικού
Πριν εγκρίνετε το επόμενο αίτημα ανάπτυξης, ρωτήστε:
- Πόσο πραγματικά κόστισε το υπάρχον λογισμικό μας κατά τους τελευταίους 12 μήνες;
- Πόσο θα κοστίσουν η συντήρηση και η προγραμματισμένη ανάπτυξη στους επόμενους 12 μήνες;
- Ποια τυπική λειτουργία σχεδιάζουμε αυτή τη στιγμή να πληρώσουμε κάποιον για να δημιουργήσει στη συνέχεια;
- Ποιες από τις προγραμματισμένες λειτουργίες υπάρχουν ήδη στο Clasero;
- Πόσες ώρες προσωπικού εξακολουθούν να δαπανώνται σε υπολογιστικά φύλλα, διπλές καταχωρίσεις, υπολογισμούς και χειροκίνητες παρακάμψεις;
- Ποιες απαιτήσεις είναι πραγματικά αρκετά μοναδικές ώστε να δικαιολογούν προσαρμοσμένη ανάπτυξη;
- Αν ο τρέχων προγραμματιστής μας δεν ήταν διαθέσιμος αύριο, πόσο εύκολα θα μπορούσε κάποιος άλλος να συντηρήσει το σύστημα;
Αν το υπάρχον σύστημά σας καλύπτει ήδη τις ανάγκες σας, κοστίζει λίγο στη συντήρηση και απαιτεί ελάχιστη περαιτέρω ανάπτυξη, ίσως έχει νόημα να το διατηρήσετε.
Αλλά πριν εγκρίνετε την επόμενη προσαρμοσμένη λειτουργία, συγκρίνετε τι θα κοστίσει να δημιουργηθεί και να συντηρηθεί με όσα παρέχει ήδη το Clasero.