Φοβάστε να αλλάξετε λογισμικό διαχείρισης τάξεων; Το Clasero μπορεί να σας βοηθήσει να εισαγάγετε τους υπάρχοντες μαθητές σας και να οργανώσετε την επιχείρησή σας
Ξέρετε ότι το τρέχον διοικητικό σας σύστημα δημιουργεί υπερβολικά πολλή δουλειά. Όμως η αλλαγή του μοιάζει ριψοκίνδυνη.
Τι θα συμβεί με τους υπάρχοντες μαθητές σας; Ποιος θα αναδημιουργήσει τα τμήματα, τις τοποθεσίες, τους δασκάλους και τις ρυθμίσεις πληρωμών σας; Τι γίνεται αν κάτι ρυθμιστεί λανθασμένα; Και, ίσως το πιο σημαντικό, ποιος έχει τον χρόνο να διαχειριστεί ολόκληρη τη μετάβαση ενώ τα μαθήματα συνεχίζονται κανονικά;
Αυτές οι ανησυχίες εμποδίζουν πολλά καθιερωμένα σχολεία, ακαδημίες, στούντιο και προγράμματα δημιουργικής απασχόλησης μετά το σχολείο από το να αλλάξουν λογισμικό διαχείρισης μαθημάτων.
Με το Clasero, δεν χρειάζεται απαραίτητα να διαχειριστείτε τη μετάβαση μόνοι σας.
Τα υπάρχοντα δεδομένα πελατών και μαθητών μπορούν να εισαχθούν από Excel ή Google Sheets. Στη συνέχεια, η υπάρχουσα επιχειρηματική σας δομή μπορεί να ρυθμιστεί στο Clasero και, αν δεν αισθάνεστε άνετα να κάνετε τα πάντα μόνοι σας, το Clasero μπορεί να βοηθήσει με την αρχική ρύθμιση και την ένταξη κατόπιν αιτήματος.
Η αλλαγή συστημάτων δεν χρειάζεται να σημαίνει ότι ξεκινάτε από την αρχή — ούτε ότι πρέπει να καταλάβετε μόνοι σας πώς θα γίνει η μετάβαση.
«Έχουμε ήδη πάρα πολλούς μαθητές για να αλλάξουμε»
Μια επιχείρηση με 200 υπάρχοντες μαθητές έχει μια πολύ διαφορετική πρόκληση μετάβασης από έναν νέο εκπαιδευτή που ξεκινά με πέντε πελάτες.
Η εκ νέου χειροκίνητη καταχώριση κάθε μαθητή θα δημιουργούσε περιττή δουλειά. Γι’ αυτό το Clasero υποστηρίζει την εισαγωγή υπαρχόντων μαθητών και δεδομένων πελατών από Excel ή Google Sheets.
Πριν από τη μετάβαση, αποφασίστε ποια αρχεία πελατών θα πρέπει να αποτελέσουν μέρος του ενεργού λειτουργικού σας συστήματος.
Ίσως θελήσετε να διαχωρίσετε τους τρέχοντες μαθητές από τα ανενεργά αρχεία, να εντοπίσετε διπλοεγγραφές, να ελέγξετε τα στοιχεία επικοινωνίας και να εξετάσετε πληροφορίες που έχουν συσσωρευτεί με την πάροδο του χρόνου.
Διατηρήστε το αρχικό αρχείο προέλευσης αμετάβλητο. Αν καθαρίζετε ή αναδιοργανώνετε δεδομένα πελατών για τη μετάβαση, εργαστείτε σε ξεχωριστό αντίγραφο ώστε τα αρχικά αρχεία να παραμείνουν διαθέσιμα.
Ο στόχος δεν είναι να ξαναχτίσετε τη βάση δεδομένων πελατών σας. Είναι να μεταφέρετε στο σύστημα που θα χρησιμοποιείτε στο εξής τις χρήσιμες πληροφορίες που ήδη έχετε.
Τι μπορεί να εισαχθεί και τι χρειάζεται να ρυθμιστεί;
Αυτή είναι μια σημαντική διάκριση κατά τον σχεδιασμό μιας ρύθμισης του Clasero.
Τα υπάρχοντα δεδομένα πελατών και μαθητών μπορούν να εισαχθούν από Excel ή Google Sheets.
Η δομή γύρω από αυτούς τους πελάτες ρυθμίζεται ως μέρος της αρχικής εγκατάστασης. Ανάλογα με τον οργανισμό σας, αυτό μπορεί να περιλαμβάνει υποκαταστήματα, εγκαταστάσεις, υπηρεσίες, τμήματα, εργαζομένους, δασκάλους, ρυθμίσεις πληρωμών και προτιμήσεις εταιρείας.
Επομένως, η μετάβαση στο Clasero δεν θα πρέπει να εκλαμβάνεται ως αυτόματη μεταφορά κάθε ιστορικού στοιχείου από κάθε σύστημα που έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ.
Αντίθετα, η διαδικασία έχει δύο πρακτικά μέρη: να μεταφέρετε την υπάρχουσα πελατειακή σας βάση και να ρυθμίσετε το Clasero σύμφωνα με τον τρόπο που λειτουργεί σήμερα ο οργανισμός σας.
Αν θέλετε βοήθεια με αυτή τη διαδικασία, η υποστηριζόμενη ένταξη του Clasero μπορεί να περιλαμβάνει τόσο την εισαγωγή δεδομένων πελατών όσο και βοήθεια με βασικά μέρη της αρχικής επιχειρηματικής ρύθμισης.
«Ο οργανισμός μας είναι πολύ περίπλοκος για να μετακινηθεί»
Φανταστείτε έναν πάροχο δραστηριοτήτων μετά το σχολείο με 200 μαθητές, τρεις τοποθεσίες, έξι δασκάλους, οκτώ ομάδες μαθημάτων, μηνιαίες συνδρομές και πελάτες που πληρώνουν ανά επίσκεψη.
Αυτή η επιχείρηση έχει ήδη ένα λειτουργικό μοντέλο. Η αλλαγή λογισμικού δεν θα πρέπει να απαιτεί την επινόηση ενός νέου.
Ο πάροχος μπορεί να προετοιμάσει ένα καθαρισμένο αντίγραφο του υπολογιστικού φύλλου πελατών του και να προσδιορίσει τις τρέχουσες τοποθεσίες, τα τμήματα, τους δασκάλους, τις υπηρεσίες και τις ρυθμίσεις πληρωμών του. Αυτά τα επιχειρηματικά στοιχεία μπορούν στη συνέχεια να ρυθμιστούν στο Clasero, ενώ οι υπάρχουσες πληροφορίες πελατών και μαθητών εισάγονται.
Στη συνέχεια, οι μαθητές μπορούν να συνδεθούν με την κατάλληλη δομή και να ελεγχθούν πριν το Clasero γίνει το κύριο σύστημα για τη συνεχή διοικητική διαχείριση.
Ο οργανισμός μπορεί να ολοκληρώσει αυτή τη διαδικασία ανεξάρτητα μέσω της Λειτουργίας Ρύθμισης ή να ζητήσει βοήθεια από το Clasero για την εισαγωγή δεδομένων πελατών και την αρχική ρύθμιση.
Αυτή η διάκριση έχει σημασία για ένα σχολείο με πολλαπλές τοποθεσίες. Το ερώτημα δεν είναι πλέον απλώς «Μπορούμε να μετακινηθούμε;». Γίνεται «Πόσο από τη μετάβαση θέλουμε να διαχειριστούμε μόνοι μας;»
«Φοβάμαι ότι θα ρυθμίσω κάτι λανθασμένα»
Αυτή μπορεί να είναι η σημαντικότερη αντίρρηση απ’ όλες.
Μπορεί να κατανοείτε τέλεια την επιχείρησή σας και παρ’ όλα αυτά να αισθάνεστε αβεβαιότητα για τη ρύθμιση ενός νέου συστήματος. Ένας ιδιοκτήτης σχολείου δεν θα πρέπει να χρειάζεται να γίνει ειδικός στις μεταβάσεις λογισμικού μόνο και μόνο για να βελτιώσει τον τρόπο διαχείρισης της επιχείρησης.
Μπορεί να ανησυχείτε ότι θα αντιστοιχίσετε πελάτες λανθασμένα, ότι θα ξεχάσετε κάποιο τμήμα, ότι θα επιλέξετε λάθος ρύθμιση πληρωμής ή ότι θα οργανώσετε πολλές τοποθεσίες με τρόπο που θα δημιουργήσει προβλήματα αργότερα.
Γι’ αυτό το Clasero προσφέρει τόσο αυτοεξυπηρετούμενη ρύθμιση όσο και υποστήριξη.
Κατόπιν αιτήματος, το Clasero μπορεί να βοηθήσει με τα τεκμηριωμένα μέρη της αρχικής ένταξης, συμπεριλαμβανομένης της εισαγωγής υπαρχόντων δεδομένων πελατών και της ρύθμισης επιχειρηματικών πληροφοριών, υποκαταστημάτων, υπηρεσιών, τμημάτων, εργαζομένων, ρυθμίσεων πληρωμών και άλλων πληροφοριών που απαιτούνται για να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε το σύστημα.
Η υποστηριζόμενη ένταξη δεν σημαίνει ότι κάθε κομμάτι ιστορικής πληροφορίας από ένα παλιό σύστημα μεταφέρεται αυτόματα. Σημαίνει ότι μπορείτε να λάβετε πρακτική βοήθεια με την αρχική ένταξη στο Clasero αντί να χρειάζεται να περάσετε μόνοι σας από κάθε μέρος της ρύθμισης.
Τι θα πρέπει να προετοιμάσετε αν θέλετε βοήθεια με τη μετάβαση;
Γνωρίζετε τον οργανισμό σας καλύτερα από οποιονδήποτε άλλον. Ο σκοπός της υποστηριζόμενης ρύθμισης είναι να βοηθήσει στη μεταφορά των πληροφοριών πελατών και της λειτουργικής δομής που ήδη έχετε στο Clasero.
Πριν ξεκινήσετε, είναι χρήσιμο να προετοιμάσετε:
- το τρέχον υπολογιστικό φύλλο πελατών ή μαθητών σας·
- στοιχεία γονέα ή κηδεμόνα όπου είναι σχετικά·
- τα ενεργά υποκαταστήματα και τις τοποθεσίες διδασκαλίας σας·
- αίθουσες ή εγκαταστάσεις που χρησιμοποιούνται για τα μαθήματα·
- τις τρέχουσες υπηρεσίες και τις ομάδες μαθημάτων σας·
- πληροφορίες για δασκάλους και εργαζομένους·
- υπάρχουσες συνδρομές ή ρυθμίσεις πληρωμής ανά επίσκεψη·
- σχετικές προτιμήσεις εταιρείας·
- τυχόν ασυνήθιστες ρυθμίσεις πελατών που μπορεί να χρειάζονται ατομική προσοχή.
Δεν εισάγονται απαραίτητα μαζικά όλα όσα περιλαμβάνονται σε αυτή τη λίστα. Ορισμένες πληροφορίες χρησιμοποιούνται για τη σωστή ρύθμιση της επιχείρησης.
Το να τα έχετε έτοιμα δίνει είτε στη δική σας ομάδα είτε στην ομάδα του Clasero ένα πιο σαφές σημείο εκκίνησης.
«Τι γίνεται αν η αλλαγή διαταράξει τα τρέχοντα μαθήματά μας;»
Η μετάβαση θα πρέπει να υποστηρίζει την υπάρχουσα λειτουργία σας, όχι να τη διακόπτει.
Μια λογική προσέγγιση είναι να προετοιμάσετε τη νέα δομή ενώ τα τρέχοντα μαθήματά σας συνεχίζονται, να εισαγάγετε τα σχετικά δεδομένα πελατών και να ελέγξετε τη ρύθμιση πριν βασιστείτε στο Clasero για την καθημερινή διοικητική διαχείριση.
Επιλέξτε ένα σαφές σημείο από το οποίο η συνεχιζόμενη διοικητική διαχείριση θα μεταφερθεί στο νέο σύστημα, αντί να διατηρείτε επ’ αόριστον τα ίδια αρχεία σε δύο μέρη.
Πριν τεθεί σε πλήρη λειτουργία, ελέγξτε ότι η μετάβαση αντικατοπτρίζει την πραγματική σας επιχείρηση.
Ανοίξτε αρκετά προφίλ μαθητών. Ελέγξτε πελάτες από διαφορετικά τμήματα και τοποθεσίες. Επιβεβαιώστε τις αναθέσεις δασκάλων. Εξετάστε ένα δείγμα διαφορετικών ρυθμίσεων πληρωμών. Βεβαιωθείτε ότι τα υποκαταστήματα, οι υπηρεσίες και τα τμήματα αντιστοιχούν στον οργανισμό που πραγματικά λειτουργείτε.
Αυτές είναι βέλτιστες πρακτικές μετάβασης και όχι αυτόματες λειτουργίες του Clasero, αλλά μπορούν να βοηθήσουν στον εντοπισμό προβλημάτων ρύθμισης πριν γίνουν μέρος της καθημερινής σας ροής εργασίας.
Η μετάβαση μπορεί να σας αφήσει με ένα πιο καθαρό σύστημα από πριν
Η αλλαγή λογισμικού διαχείρισης μαθητών μπορεί επίσης να αποκαλύψει διοικητικά προβλήματα που έχουν συσσωρευτεί με την πάροδο του χρόνου.
Μπορεί να ανακαλύψετε διπλοεγγραφές μαθητών, παρωχημένα στοιχεία επικοινωνίας, ονόματα τμημάτων που δεν χρησιμοποιούνται πλέον, παλιές τοποθεσίες ή στήλες σε υπολογιστικά φύλλα που κανείς δεν χρειάζεται πια.
Υπάρχει μικρή αξία στη μεταφορά περιττής πολυπλοκότητας μόνο και μόνο επειδή υπήρχε στην προηγούμενη διαδικασία.
Η μετάβαση είναι μια ευκαιρία να κρατήσετε τις πληροφορίες πελατών που χρειάζεστε, να διατηρήσετε ξεχωριστά τα αρχικά αρχεία και να δημιουργήσετε μια πιο καθαρή λειτουργική δομή για το μέλλον.
Για αναπτυσσόμενα προγράμματα δημιουργικής απασχόλησης μετά το σχολείο και παρόχους μαθημάτων με πολλαπλές τοποθεσίες, αυτό μπορεί να είναι σχεδόν εξίσου πολύτιμο με την ίδια την αλλαγή λογισμικού.
Μπορείτε να αλλάξετε χωρίς να κάνετε τη μετάβαση μόνοι σας
Οι μαθητές σας υπάρχουν ήδη. Οι δάσκαλοί σας γνωρίζουν ήδη τα τμήματά τους. Οι τοποθεσίες, οι υπηρεσίες και οι ρυθμίσεις πληρωμών σας αποτελούν ήδη μέρος της επιχείρησης.
Η αλλαγή λογισμικού διαχείρισης μαθημάτων δεν θα πρέπει να απαιτεί την αναδημιουργία όλων αυτών από μνήμης.
Το Clasero επιτρέπει την εισαγωγή υπαρχουσών πληροφοριών πελατών και μαθητών από Excel ή Google Sheets, ενώ το σύστημα ρυθμίζεται γύρω από την τρέχουσα λειτουργία σας. Και αν η σκέψη ότι πρέπει να διαχειριστείτε μόνοι σας τη μετάβαση είναι αυτό που σας σταματούσε, μπορείτε να ζητήσετε βοήθεια με την αρχική εισαγωγή πελατών και τη ρύθμιση.
Ξεκινήστε με τις πληροφορίες που ήδη έχετε, αποφασίστε τι θέλετε να μεταφέρετε και επιλέξτε αν θα ολοκληρώσετε τη ρύθμιση ανεξάρτητα ή με τη βοήθεια του Clasero.