Ηλεκτρονικές Πληρωμές Τιμολογίων για Σχολεία: Γιατί Εξακολουθείτε να Συνδέετε τις Πληρωμές με τα Τιμολόγια Χειροκίνητα;
Ένας γονέας πληρώνει ένα τιμολόγιο. Τα χρήματα φτάνουν στον τραπεζικό σας λογαριασμό. Αλλά κάποιος πρέπει ακόμη να ελέγξει την πληρωμή, να ταυτοποιήσει τον πελάτη, να βρει το σωστό τιμολόγιο και να αλλάξει την κατάστασή του σε Πληρωμένο.
Για σχολεία, ακαδημίες, ιδιαίτερα μαθήματα και επιχειρήσεις που διοργανώνουν εξωσχολικά μαθήματα, αυτή η επαναλαμβανόμενη διαδικασία μπορεί να γίνει σημαντικό διοικητικό βάρος.
Το Clasero βοηθά να συντομευθεί.
Με τις υποστηριζόμενες ηλεκτρονικές πληρωμές τιμολογίων για σχολεία, ένας πελάτης μπορεί να πληρώσει ένα ανεξόφλητο τιμολόγιο απευθείας μέσω του my.clasero.com. Μετά από μια επιτυχημένη ενσωματωμένη πληρωμή, η πληρωμή συνδέεται με το αντίστοιχο τιμολόγιο και το Clasero επισημαίνει αυτόματα το τιμολόγιο ως Πληρωμένο.
Αυτή είναι η βασική διαφορά.
Η ηλεκτρονική πληρωμή κάνει την πληρωμή ευκολότερη για τον πελάτη. Η αυτόματη συμφωνία πληρωμών αφαιρεί δουλειά από την επιχείρηση.
Το πραγματικό πρόβλημα πληρωμών συχνά ξεκινά αφού φτάσουν τα χρήματα
Η αποστολή ενός τιμολογίου είναι μόνο ένα μέρος της επεξεργασίας πληρωμών για σχολεία.
Ο λιγότερο ορατός φόρτος εργασίας αρχίζει όταν πληρώνει ο πελάτης.
Με μια παραδοσιακή τραπεζική μεταφορά, ένας διαχειριστής μπορεί να χρειαστεί να:
- ελέγξει τις εισερχόμενες τραπεζικές συναλλαγές·
- ταυτοποιήσει τον γονέα ή τον πελάτη·
- καθορίσει σε ποιο τιμολόγιο αντιστοιχεί η πληρωμή·
- επαληθεύσει το ποσό·
- βρει το τιμολόγιο στο διοικητικό σύστημα·
- ενημερώσει την κατάσταση πληρωμής του.
Αυτό είναι η συμφωνία πληρωμών για σχολεία.
Κάθε μεμονωμένη πληρωμή μπορεί να απαιτεί μόνο λίγες ενέργειες. Το πρόβλημα είναι ότι αυτές οι ενέργειες επαναλαμβάνονται σε πολλά τιμολόγια.
Η αποδοχή μιας ηλεκτρονικής πληρωμής λύνει μόνο ένα μέρος του προβλήματος. Το μεγαλύτερο λειτουργικό όφελος προκύπτει όταν το σύστημα γνωρίζει επίσης ποιο τιμολόγιο έχει πληρωθεί και ενημερώνει αυτόματα την κατάστασή του.
Από ανεξόφλητο τιμολόγιο σε Πληρωμένο αυτόματα
Το Clasero συνδέει τη διαδικασία ηλεκτρονικής πληρωμής απευθείας με το τιμολόγιο.
Όταν είναι ενεργοποιημένη η υποστηριζόμενη ενσωμάτωση EveryPay, οι πελάτες μπορούν να δουν ένα κουμπί Πληρωμή δίπλα στα ανεξόφλητα τιμολόγια στο my.clasero.com.
Ο πελάτης επιλέγει Πληρωμή, διαλέγει από τις υποστηριζόμενες τράπεζες και ολοκληρώνει την πληρωμή.
Μετά από μια επιτυχημένη πληρωμή, τα χρήματα πιστώνονται στον τραπεζικό λογαριασμό του οργανισμού και το Clasero επισημαίνει αυτόματα το αντίστοιχο τιμολόγιο ως Πληρωμένο.
Δεν απαιτείται ξεχωριστή χειροκίνητη ενημέρωση της κατάστασης του τιμολογίου.
Συγκρίνετε τις δύο ροές εργασίας:
Παραδοσιακή ροή εργασίας τραπεζικής μεταφοράς
Έκδοση τιμολογίου → ο πελάτης μεταφέρει τα χρήματα → ο διαχειριστής ελέγχει την τράπεζα → ταυτοποιεί τον πληρωτή → βρίσκει το τιμολόγιο → επιβεβαιώνει την πληρωμή → αλλάζει την κατάσταση του τιμολογίου.
Ενσωματωμένη ροή εργασίας Clasero
Το τιμολόγιο είναι διαθέσιμο στο Clasero → ο πελάτης επιλέγει Πληρωμή → ο πελάτης ολοκληρώνει την πληρωμή → η επιτυχημένη πληρωμή συνδέεται με το αντίστοιχο τιμολόγιο → το Clasero επισημαίνει το τιμολόγιο ως Πληρωμένο.
Αυτή η αυτοματοποιημένη αντιστοίχιση τιμολογίων είναι το κύριο διοικητικό όφελος. Μια επιτυχημένη πληρωμή μπορεί να κλείσει το τιμολόγιο αντί να δημιουργήσει άλλη μία εργασία για το προσωπικό.
Γιατί έχει σημασία η αυτόματη συμφωνία τιμολογίων
Ένα τιμολόγιο μπορεί να έχει πληρωθεί στην τράπεζα ενώ εξακολουθεί να εμφανίζεται ως ανεξόφλητο σε ένα διοικητικό σύστημα.
Αυτό συμβαίνει όταν η λήψη των χρημάτων και η ενημέρωση του τιμολογίου είναι ξεχωριστές διαδικασίες.
Μπορεί να οδηγήσει σε περιττή εργασία. Το προσωπικό μπορεί να ελέγξει ξανά την τράπεζα, ένας άλλος διαχειριστής μπορεί να δει παρωχημένες πληροφορίες ή μπορεί να γίνει επικοινωνία με έναν πελάτη για ένα τιμολόγιο που έχει ήδη πληρωθεί.
Με την αυτόματη συμφωνία τιμολογίων, μια επιτυχημένη ενσωματωμένη πληρωμή ενημερώνει το αντίστοιχο τιμολόγιο στο Clasero.
Για αυτές τις πληρωμές, το προσωπικό μπορεί να χρησιμοποιεί την ενημερωμένη κατάσταση του τιμολογίου στο Clasero αντί να ελέγχει πρώτα την τράπεζα και μετά να αλλάζει χειροκίνητα την καταχώριση.
Εδώ είναι που η αυτοματοποίηση τιμολόγησης σχολείων γίνεται χρήσιμη: μειώνει τον αριθμό των συνηθισμένων ενεργειών που απαιτούνται μετά από κάθε επιτυχημένη πληρωμή.
Μια πιο συνδεδεμένη ροή εργασίας τιμολόγησης
Οι πάροχοι εκπαίδευσης συχνά διαχειρίζονται παρουσίες, μοντέλα πληρωμής, τιμολόγια και εισερχόμενες πληρωμές ως μέρος της ίδιας λειτουργικής διαδικασίας.
Το Clasero υποστηρίζει τόσο μοντέλα πληρωμής βάσει συνδρομής όσο και μοντέλα πληρωμής ανά χρήση.
Για υπηρεσίες πληρωμής ανά χρήση, οι καταγεγραμμένες παρουσίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να υπολογιστεί τι πρέπει να πληρώσει ένας μαθητής και μπορούν να δημιουργηθούν τιμολόγια για τις επιλέξιμες επισκέψεις. Τα τιμολόγια συνδρομής μπορούν επίσης να δημιουργηθούν μεμονωμένα ή μαζικά.
Η αυτοματοποίηση πληρωμών τιμολογίων επεκτείνει αυτή τη ροή εργασίας πέρα από τη δημιουργία τιμολογίων.
Όπου υποστηρίζεται, η διαδικασία μπορεί να συνεχιστεί από τη δημιουργία του τιμολογίου στην πληρωμή από τον πελάτη και στη συνέχεια σε μια αυτόματα ενημερωμένη κατάσταση τιμολογίου.
Αυτό βοηθά να μειωθεί η ανάγκη να αντιμετωπίζονται η τιμολόγηση και η συμφωνία πληρωμών ως ξεχωριστές διοικητικές εργασίες.
Οι γονείς μπορούν να βλέπουν τιμολόγια και κατάσταση πληρωμής
Οι γονείς που χρησιμοποιούν το my.clasero.com μπορούν να δουν τα πιο πρόσφατα τιμολόγιά τους, να δουν την κατάσταση πληρωμής κάθε τιμολογίου και να ελέγξουν αν υπάρχει ανεξόφλητο υπόλοιπο.
Όταν είναι ενεργοποιημένες οι ηλεκτρονικές πληρωμές, μπορούν επίσης να ξεκινήσουν την πληρωμή από ένα ανεξόφλητο τιμολόγιο.
Για επιχειρήσεις που προσφέρουν ηλεκτρονικές πληρωμές για εξωσχολικά προγράμματα, αυτό δημιουργεί μια πιο ξεκάθαρη διαδρομή από το τιμολόγιο στην πληρωμή τόσο για τον πελάτη όσο και για τον διαχειριστή.
Τι γίνεται αν ένας γονέας πληρώσει με κανονική τραπεζική μεταφορά;
Δεν χρειάζεται κάθε πληρωμή να χρησιμοποιεί την ενσωματωμένη ροή ηλεκτρονικής πληρωμής.
Η αυτόματη κατάσταση Πληρωμένο που περιγράφεται παραπάνω ισχύει για επιτυχημένες πληρωμές που ολοκληρώνονται μέσω της υποστηριζόμενης ενσωμάτωσης EveryPay.
Αν οι πελάτες χρησιμοποιούν άλλη μέθοδο πληρωμής, το Clasero παρέχει επιπλέον επιλογές για την καταγραφή και τη συμφωνία αυτών των πληρωμών.
Όπου μια τράπεζα παρέχει κατάλληλη εξαγωγή συναλλαγών CSV, η επιχείρηση μπορεί να ρυθμίσει το Clasero ώστε να εισάγει το αρχείο και να συγχρονίζει τις εισερχόμενες πληρωμές με τα εκδοθέντα τιμολόγια. Αφού ρυθμιστεί η αρχική αντιστοίχιση, η αποθηκευμένη ρύθμιση μπορεί να επαναχρησιμοποιηθεί για μελλοντικές εισαγωγές.
Οι πληρωμές μπορούν επίσης να καταγράφονται χειροκίνητα, συμπεριλαμβανομένης της πραγματικής ημερομηνίας κατά την οποία ελήφθη η πληρωμή.
Αυτό σημαίνει ότι ένας οργανισμός μπορεί να συνδυάζει ηλεκτρονικές πληρωμές τιμολογίων με υπάρχουσες μεθόδους πληρωμής αντί να απαιτεί από κάθε πελάτη να ακολουθεί την ίδια διαδικασία.
Τι απαιτείται για να ενεργοποιηθούν οι ηλεκτρονικές πληρωμές τιμολογίων;
Η τρέχουσα τεκμηρίωση προδιαγραφών του Clasero περιγράφει μια ενσωμάτωση με το EveryPay της Swedbank στη Λετονία, τη Λιθουανία και την Εσθονία.
Ο οργανισμός χρειάζεται πρώτα μια κατάλληλη συμφωνία EveryPay με τη Swedbank που να καλύπτει πληρωμές μέσω του Clasero. Στη συνέχεια, η ενσωμάτωση πρέπει να ρυθμιστεί με τα απαιτούμενα διαπιστευτήρια EveryPay και τις ρυθμίσεις callback.
Μόλις ολοκληρωθούν η ενεργοποίηση και η ρύθμιση, οι πελάτες μπορούν να πληρώνουν ανεξόφλητα τιμολόγια μέσω του my.clasero.com χρησιμοποιώντας την υποστηριζόμενη ροή πληρωμής.
Το καθημερινό αποτέλεσμα είναι απλό: μετά από μια επιτυχημένη ενσωματωμένη πληρωμή, το Clasero επισημαίνει αυτόματα το αντίστοιχο τιμολόγιο ως Πληρωμένο.
Ηλεκτρονικές πληρωμές τιμολογίων: συχνές ερωτήσεις
Μπορεί το Clasero να επισημαίνει αυτόματα ένα τιμολόγιο ως πληρωμένο;
Ναι. Μετά από μια επιτυχημένη πληρωμή μέσω της υποστηριζόμενης ενσωμάτωσης EveryPay, το Clasero επισημαίνει αυτόματα το αντίστοιχο τιμολόγιο ως Πληρωμένο. Δεν απαιτείται ξεχωριστή χειροκίνητη ενημέρωση της κατάστασης του τιμολογίου για αυτή την πληρωμή.
Το Clasero κάνει αυτόματα συμφωνία για κάθε τραπεζική μεταφορά;
Όχι. Η πλήρως αυτοματοποιημένη ροή εργασίας ισχύει για επιτυχημένες πληρωμές που πραγματοποιούνται μέσω της υποστηριζόμενης ηλεκτρονικής ενσωμάτωσης. Άλλες πληρωμές μπορούν να διαχειρίζονται μέσω υποστηριζόμενου συγχρονισμού τραπεζικών CSV ή να καταγράφονται χειροκίνητα.
Πού μπορούν οι γονείς να δουν και να πληρώσουν τιμολόγια;
Οι γονείς μπορούν να βλέπουν τιμολόγια μέσω του my.clasero.com. Η πύλη εμφανίζει την κατάσταση πληρωμής των τιμολογίων και τα ανεξόφλητα υπόλοιπα. Όταν είναι ενεργοποιημένη η υποστηριζόμενη ενσωμάτωση ηλεκτρονικών πληρωμών, οι πελάτες μπορούν να ξεκινήσουν την πληρωμή από ένα ανεξόφλητο τιμολόγιο.
Μια πληρωμή πρέπει να κλείνει το τιμολόγιο, όχι να δημιουργεί άλλη μία εργασία
Τα σχολεία και οι εκπαιδευτικές επιχειρήσεις διαχειρίζονται ήδη μαθητές, εκπαιδευτικούς, προγράμματα, παρουσίες, επικοινωνία και οικονομικά.
Ο έλεγχος της τράπεζας, η ταυτοποίηση μιας πληρωμής, η αντιστοίχισή της με ένα τιμολόγιο και η χειροκίνητη ενημέρωση του τιμολογίου προσθέτουν άλλη μία επαναλαμβανόμενη διαδικασία.
Με λογισμικό τιμολόγησης για σχολεία που συνδέει τιμολόγια, πληρωμές και κατάσταση πληρωμής, η ροή εργασίας γίνεται πολύ πιο άμεση:
Ο πελάτης πληρώνει → η επιτυχημένη πληρωμή συνδέεται με το αντίστοιχο τιμολόγιο → το Clasero επισημαίνει το τιμολόγιο ως Πληρωμένο.
Για επιτυχημένες ενσωματωμένες πληρωμές, αυτό σημαίνει λιγότερη χειροκίνητη συμφωνία και μια πιο ξεκάθαρη ροή πληρωμών τόσο για τον πάροχο εκπαίδευσης όσο και για τον πελάτη.
Αν η αντιστοίχιση πληρωμών γίνεται τακτική διοικητική εργασία στο σχολείο, την ακαδημία, την επιχείρηση ιδιαίτερων μαθημάτων ή το εξωσχολικό σας πρόγραμμα, εξερευνήστε πώς το Clasero μπορεί να εντάξει μεγαλύτερο μέρος αυτής της διαδικασίας πληρωμών σε μία ενιαία συνδεδεμένη ροή εργασίας.