Vous avez déjà des élèves ? Clasero peut vous aider à importer des clients et à configurer votre entreprise plus rapidement

Transférer un programme périscolaire déjà établi vers un nouveau système de gestion peut sembler bien plus difficile que de repartir de zéro.

Vous avez déjà des élèves. Vos enseignants travaillent. Les cours ont lieu dans des sites précis. Les parents ont des modalités de paiement existantes. Les informations clients peuvent être réparties entre des fichiers Excel, Google Sheets, des calendriers, des factures et d’autres outils.

Le défi ne consiste pas simplement à ouvrir un nouveau compte. Il s’agit de transférer correctement votre activité existante dans le nouveau système.

C’est pourquoi Clasero propose deux façons de démarrer : vous pouvez configurer le système vous-même grâce à son mode de configuration structuré, ou vous pouvez demander à l’équipe Clasero de vous aider à importer vos clients existants et à configurer votre activité dans Clasero.

Pour une entreprise éducative déjà établie, cette assistance peut rendre la transition nettement plus facile.

Vous n’avez pas à reconstruire manuellement votre base de données clients

L’une des premières questions que les entreprises se posent lorsqu’elles changent de logiciel de gestion des cours périscolaires est : qu’advient-il de nos élèves existants ?

Clasero prend en charge l’importation des données existantes des clients et des élèves à partir d’Excel ou de Google Sheets. Cela signifie que vous n’avez pas nécessairement à recréer manuellement chaque fiche client.

Avant d’importer vos données, il reste toutefois utile de les préparer soigneusement.

Une vérification pratique des données clients devrait inclure :

la suppression des doublons évidents ;
la vérification des noms des élèves et des parents ;
la validation des adresses e-mail et des numéros de téléphone ;
la séparation des clients actifs et inactifs ;
la révision des informations dont vous avez réellement besoin dans Clasero ;
la conservation d’une copie intacte de vos données d’origine comme sauvegarde.

Clasero permet également de configurer le tableau des données clients en sélectionnant les champs disponibles et en organisant leur ordre. Cela facilite le travail avec une structure de données existante, au lieu d’obliger chaque organisation à organiser ses informations clients exactement de la même manière.

Plus important encore, vous n’avez pas à gérer la migration seul. Sur demande, l’équipe Clasero peut vous aider à importer les données clients existantes dans le cadre du processus de configuration initiale.

Clasero peut aider à configurer votre activité autour de votre fonctionnement existant

L’importation des élèves n’est qu’une partie d’une transition réussie.

Une école ou un prestataire d’activités existant peut déjà avoir plusieurs sites, salles, enseignants, programmes, groupes de cours et modalités de paiement. Ces relations doivent être correctement reflétées dans le nouveau système.

Le mode de configuration de Clasero guide les entreprises à travers les principales étapes de configuration, notamment :

les informations de l’entreprise ;
les succursales et les locaux ;
les services ;
les cours ;
les employés et les enseignants ;
les options de paiement ;
les préférences de l’entreprise ;
les clients et élèves existants.

Vous pouvez effectuer ces étapes de manière autonome.

Cependant, si vous préférez être accompagné, Clasero peut également vous aider à configurer les informations nécessaires pour commencer à utiliser le système, y compris les informations de l’entreprise, les succursales, les services, les cours, les employés, les paramètres de paiement et d’autres données initiales.

Cela est particulièrement utile pour un programme périscolaire avec plusieurs sites et une équipe enseignante, où la structure peut être plus complexe qu’un seul enseignant gérant un seul cours.

Construisez la structure avant de rattacher vos élèves

Une bonne migration est plus facile lorsque la structure de l’entreprise est préparée avant que tous les dossiers clients ne soient attribués.

Supposons que votre organisation compte 150 élèves, trois sites d’enseignement, huit groupes hebdomadaires et six enseignants.

Un ordre pratique consisterait à créer d’abord les succursales et les locaux, à définir les services que vous proposez, à créer les cours concernés, à ajouter les enseignants, à configurer les options de paiement, puis à rattacher vos élèves existants aux cours appropriés.

Cela donne un contexte aux données clients importées.

Au lieu de vous retrouver avec une longue liste d’élèves qu’il faut encore réorganiser, chaque élève peut être intégré à la bonne structure opérationnelle.

Clasero sépare les services des cours. Un service peut définir les options de paiement pertinentes, tandis que les cours individuels sont liés à ce service. Cela est utile lorsque la même activité est proposée à travers plusieurs groupes ou sites.

Gardez les modalités de paiement existantes bien organisées

La configuration des paiements mérite une attention particulière lors du transfert de clients existants vers un nouveau système de gestion des élèves et de facturation.

Clasero prend en charge à la fois les modèles de paiement par abonnement et à la séance.

Les abonnements peuvent être configurés avec une durée et un prix définis, avec un nombre facultatif de visites incluses. Les formules à la séance peuvent calculer les frais en fonction des présences éligibles enregistrées.

Plusieurs modèles de paiement peuvent être créés, ce qui permet aux entreprises d’utiliser différentes modalités pour différents clients lorsque cela est nécessaire.

Avant de commencer la facturation régulière dans Clasero, examinez vos clients existants et assurez-vous que le bon modèle de paiement a été attribué.

Pour une entreprise déjà établie, il est également judicieux de choisir un point de départ clair à partir duquel les nouvelles présences et la facturation commenceront à être gérées via Clasero. Cela aide à éviter de maintenir par inadvertance les mêmes informations opérationnelles à deux endroits.

Testez votre configuration avant de transférer tout le monde

Lorsque vous avez de nombreux clients existants, un petit test peut faciliter la vérification de la transition.

Avant de finaliser l’ensemble de la migration, envisagez de vérifier la configuration avec un échantillon représentatif de clients.

Par exemple, incluez :

un client avec abonnement ;
un client à la séance ;
des élèves de différents cours ;
des élèves fréquentant différents sites ;
des clients rattachés à différents enseignants.

Vérifiez que leurs informations personnelles, leurs affectations aux cours, leurs modalités de paiement et leurs prochaines leçons apparaissent comme prévu.

Une fois que la structure fonctionne correctement, vous pouvez poursuivre avec le reste de votre clientèle avec davantage de confiance.

Si vous bénéficiez d’un accompagnement à l’intégration Clasero, c’est également une étape utile pour identifier toute situation particulière dans votre activité existante qui devrait être prise en compte dans la configuration.

Ajoutez les enseignants et recréez votre planning de travail

Une fois la structure de votre activité et vos clients en place, vous pouvez préparer le planning opérationnel.

Les leçons peuvent être planifiées en sélectionnant la succursale ou le site, le cours, l’enseignant, la salle et l’horaire de la leçon. Les leçons récurrentes peuvent être programmées à l’aide de dates de début et de fin ainsi que d’une fréquence de répétition.

La disponibilité des enseignants peut également être configurée, ce qui aide les administrateurs à identifier les conflits de planning.

Les enseignants peuvent connecter leur planning de leçons Clasero à des calendriers externes via un lien iCal.

Pour une entreprise qui coordonnait auparavant les enseignants au moyen de feuilles de calcul, calendriers et messages séparés, cela crée un flux de travail plus unifié de planification des cours et de gestion des présences.

Commencez la gestion des présences à partir du point de lancement que vous avez choisi

Pendant les leçons, les enseignants peuvent indiquer quels élèves étaient présents et ajouter des commentaires pour chaque visite individuelle.

Ces enregistrements de présence sont utiles au-delà de la salle de classe.

Ils peuvent contribuer aux rapports de présence, aider les parents à suivre la participation et prendre en charge les calculs à la séance lorsque cela s’applique.

C’est l’un des avantages du passage d’outils administratifs déconnectés à un système de gestion des cours périscolaires connecté : la planification, les dossiers clients, les présences, les modalités de paiement et la facturation peuvent fonctionner comme des éléments d’un même processus.

Présentez my.clasero.com aux parents

Une fois votre configuration interne prête, les parents existants peuvent également commencer à utiliser my.clasero.com.

Le portail parent donne accès à des informations telles que les plannings des leçons, les leçons passées et à venir, les présences, les factures et le statut des paiements, les services enregistrés, les informations sur les enseignants et les actualités pertinentes.

Les parents peuvent également laisser des informations sur la présence, par exemple lorsqu’un enfant sera absent ou en retard.

Lorsque vous présentez un nouveau portail à une clientèle existante, gardez la communication simple. Expliquez ce que les parents peuvent y trouver et ce qu’ils doivent faire en premier.

L’objectif n’est pas seulement de transférer l’administration dans Clasero. Il s’agit de rendre les informations courantes plus faciles d’accès, tant pour l’entreprise que pour ses clients.

Une manière pratique de transférer une activité existante dans Clasero

Pour la plupart des organisations déjà établies, la transition peut être abordée en six étapes :

Préparer — examinez et nettoyez vos informations clients existantes.
Configurer — mettez en place votre entreprise, vos succursales, vos locaux, vos services, vos cours, vos enseignants et vos modèles de paiement.
Tester — vérifiez la structure à l’aide d’une petite sélection de clients existants.
Importer — importez le reste de vos données clients et élèves et effectuez les attributions nécessaires.
Lancer — commencez à utiliser Clasero pour la planification, les présences, la gestion des clients et les processus de facturation concernés.
Vérifier — contrôlez vos premières leçons, les enregistrements de présence, les affectations clients et la configuration des paiements avant de considérer la migration comme terminée.

Vous pouvez gérer cette configuration vous-même à l’aide du mode de configuration de Clasero, mais vous n’êtes pas obligé de tout faire de manière autonome.

L’équipe Clasero peut vous aider à importer vos clients existants et à configurer les informations nécessaires pour commencer à utiliser Clasero. Cela peut être particulièrement précieux si votre activité est déjà en cours et que vous souhaitez transférer votre structure actuelle dans le système plutôt que de tout construire manuellement.

Vos clients existants sont un point de départ, pas un obstacle

Le fait d’avoir une clientèle déjà établie ne devrait pas vous empêcher d’améliorer la manière dont votre activité périscolaire est gérée.

Clasero est conçu pour que les organisations existantes puissent intégrer leurs clients actuels dans le système, configurer leurs cours et services, organiser les enseignants et les sites, établir des modèles de paiement et continuer à gérer leurs activités depuis un environnement plus connecté.

Et si préparer tout cela vous-même vous semble être une charge administrative inutile, vous pouvez demander l’aide de l’équipe Clasero pour la configuration initiale et l’importation des données clients.

Commencez avec les informations que vous avez déjà, décidez si vous souhaitez configurer Clasero de manière autonome ou avec un accompagnement à l’intégration, et construisez le système autour de l’activité que vous gérez déjà.