Commencer avec Clasero est plus facile que vous ne le pensez : choisissez la configuration en libre-service ou assistée

Commencer avec un nouveau logiciel de gestion des cours périscolaires est facile lorsque votre activité vient tout juste d’être créée. C’est plus complexe lorsque vous avez déjà des élèves, des enseignants, des sites, des cours, des emplois du temps et des modalités de paiement en place.

C’est précisément pour cela que la configuration de Clasero propose deux options pratiques.

Vous pouvez configurer votre activité vous-même à l’aide du mode de configuration structuré de Clasero, ou demander l’aide de l’équipe Clasero pour le processus d’intégration initial. La configuration assistée peut inclure l’importation des données clients existantes ainsi que la configuration des informations de l’entreprise, des succursales, des services, des cours, des employés, des paramètres de paiement et d’autres éléments nécessaires pour commencer à utiliser Clasero.

Pour une école, une académie, un studio ou un programme périscolaire déjà établi, cela signifie que vous n’avez pas nécessairement à reconstruire manuellement votre activité depuis le début.

Que faut-il configurer dans Clasero ?

Clasero s’articule autour de la structure réelle de votre activité.

Selon le fonctionnement de votre organisation, votre configuration initiale peut inclure :

les informations et préférences de l’entreprise ;
les succursales et les lieux d’enseignement ;
les locaux ou les salles ;
les services et les cours ;
les enseignants et les employés ;
les options de paiement ;
les clients et élèves existants.

Cela est particulièrement important pour les organisations qui gèrent des cours périscolaires sur plusieurs sites. Une activité avec un seul enseignant et un seul cours a des besoins de configuration très différents de ceux d’une école qui gère plusieurs programmes avec plusieurs enseignants et succursales.

Le mode de configuration de Clasero fournit une liste de contrôle structurée pour aider à préparer le système à une utilisation quotidienne.

Option 1 : configurer Clasero vous-même avec le mode de configuration

Si vos données clients sont organisées et que vous savez déjà comment vous souhaitez que votre activité soit représentée dans le système, la configuration autonome de Clasero peut être l’approche la plus simple.

Un ordre pratique consiste à créer d’abord la structure de l’activité, puis à ajouter les clients ensuite :

Saisissez les informations et préférences de votre entreprise.
Créez les succursales et les locaux.
Configurez vos services.
Créez les cours concernés.
Ajoutez les enseignants et les employés.
Configurez les options de paiement.
Ajoutez ou importez les clients et élèves existants.
Vérifiez la structure avant de commencer l’utilisation quotidienne.

Cet ordre permet de s’assurer que les élèves importés disposent des bons cours, services, sites et de la bonne structure de paiement lorsque vous commencez à les organiser.

La configuration autonome convient particulièrement lorsque quelqu’un au sein de votre organisation comprend déjà votre structure opérationnelle et souhaite garder un contrôle direct sur la configuration.

Option 2 : obtenir de l’aide pour l’intégration à Clasero et l’importation des clients

Vous n’avez pas à effectuer seul la configuration initiale.

Sur demande, l’équipe Clasero peut vous aider pour l’intégration, y compris l’importation des informations clients existantes et la configuration des parties de la structure de l’activité nécessaires pour commencer à utiliser le système.

L’assistance peut couvrir :

les données clients existantes ;
les informations de l’entreprise ;
les succursales ;
les services ;
les cours ;
les employés ;
les paramètres de paiement ;
d’autres informations nécessaires à la configuration initiale.

Cela peut être particulièrement utile lors du passage d’une activité déjà établie vers Clasero.

Imaginez une école de danse avec 180 élèves, trois sites, six enseignants, huit groupes de cours réguliers et un mélange de clients par abonnement et de clients payant à la séance.

L’école pourrait tout configurer elle-même via le mode de configuration. Sinon, elle pourrait préparer ses dossiers clients existants et ses informations d’entreprise, puis demander une intégration assistée à Clasero pour la configuration initiale et l’importation des données clients.

Le point important est qu’avoir une base de clients existante ne signifie pas repartir de zéro.

Pouvez-vous importer des élèves existants dans Clasero ?

Oui. Clasero permet d’ajouter des données clients et élèves existantes à partir de Excel ou Google Sheets, ce qui facilite le transfert des dossiers existants au lieu de saisir chaque élève manuellement.

Le tableau des données clients peut également être configuré à l’aide des champs disponibles, notamment en modifiant les champs affichés et en organisant leur ordre.

Avant d’importer des élèves existants, examinez attentivement vos données.

Vérifiez les points suivants :

les doublons dans les dossiers clients ;
les élèves qui ne sont plus actifs ;
les noms ou coordonnées incorrects ;
les données incohérentes ;
les informations dont vous n’avez plus besoin ;
les informations manquantes qui doivent être corrigées avant la migration.

Il est également recommandé de conserver une copie inchangée de votre fichier client d’origine avant de le nettoyer ou de le réorganiser.

Préparer vos données à l’avance facilite à la fois la configuration autonome et l’intégration assistée.

Que faut-il préparer avant de commencer ?

Vous n’avez pas besoin de repenser entièrement votre activité avant d’ouvrir Clasero, mais le fait d’avoir vos informations existantes bien organisées peut rendre la configuration beaucoup plus fluide.

Selon votre organisation, préparez :

vos dossiers actuels d’élèves ou de clients ;
les informations sur les parents ou tuteurs, le cas échéant ;
la structure de vos succursales et de vos sites ;
les salles ou locaux utilisés pour les cours ;
les services que vous proposez actuellement ;
les noms des cours ou des groupes ;
les informations sur les enseignants et les employés ;
les formules d’abonnement ou de paiement à l’usage existantes ;
les préférences de l’entreprise, telles que la devise et les paramètres régionaux.

Si vos informations clients sont déjà gérées dans Excel ou Google Sheets, ce fichier existant peut constituer un point de départ important pour importer des élèves dans Clasero.

Tous les éléments de cette liste de contrôle ne correspondent pas nécessairement à un champ d’importation en masse. Certaines informations sont simplement utiles à avoir à disposition lors de la configuration de votre organisation.

Configuration autonome ou assistée : quelle option vous convient le mieux ?

Il n’existe pas de choix unique correct.

La configuration autonome peut convenir si votre organisation a une structure relativement simple, si vos données clients sont déjà organisées et si quelqu’un dans votre équipe est à l’aise pour configurer le système.

La configuration assistée peut valoir la peine d’être envisagée si vous avez :

de nombreux élèves existants ;
plusieurs succursales ou sites ;
plusieurs enseignants ou employés ;
de nombreux services ou groupes de cours ;
différentes modalités de paiement des clients ;
des données clients existantes à transférer.

Le choix dépend de la part du travail administratif initial que vous souhaitez gérer vous-même.

Vous pouvez configurer Clasero de manière autonome, tandis que la possibilité de demander une aide supplémentaire signifie qu’une activité existante plus complexe n’a pas à aborder l’intégration exactement de la même manière qu’une petite nouvelle structure.

Pourquoi il est important de bien définir la structure initiale

Une bonne configuration ne consiste pas seulement à terminer une liste de contrôle d’intégration. Elle détermine avec quelle facilité Clasero pourra ensuite prendre en charge l’administration quotidienne.

Une fois configuré, le système peut relier la planification des cours, les élèves, les enseignants, les présences, les services et les modalités de paiement.

Les leçons peuvent être planifiées en sélectionnant la succursale ou le site concerné, le cours, l’enseignant, la salle et l’horaire du cours. Les enseignants peuvent enregistrer les présences pendant les leçons, tandis que les services peuvent utiliser des structures de paiement par abonnement ou à l’usage.

Les parents peuvent également accéder aux informations pertinentes via my.clasero.com, notamment les horaires des cours, les informations de présence, les factures et le statut des paiements, ainsi que les détails liés aux services de leur enfant.

Plus la structure initiale reflète fidèlement votre organisation réelle, plus ce flux de travail connecté devient utile.

Commencez avec l’approche de configuration adaptée à votre activité

Passer à un nouveau système de gestion ne devrait pas vous obliger à oublier la structure de votre activité et les dossiers clients que vous avez déjà.

Avec Clasero, vous pouvez utiliser le mode de configuration pour effectuer vous-même la configuration de Clasero, y compris l’intégration des informations d’élèves existantes depuis Excel ou Google Sheets.

Si votre organisation est déjà établie ou plus complexe, vous pouvez à la place demander l’aide de l’équipe Clasero pour l’importation des données clients et l’intégration initiale.

Commencez par examiner les informations que vous utilisez déjà pour gérer vos cours. Choisissez ensuite si vous souhaitez configurer Clasero de manière autonome ou obtenir de l’aide pour préparer le système en fonction de l’activité que vous avez déjà.