Logiciel sur mesure ou Clasero : lequel vous coûte vraiment le plus cher ?
« Nous avons déjà notre propre logiciel. »
Pour une école, une académie, une école de danse, un club de sport, une entreprise de soutien scolaire ou tout autre organisme proposant des cours ou des activités périscolaires, cela peut sembler une bonne raison de ne pas envisager un autre système.
Mais la vraie question n’est pas de savoir si vous avez déjà un logiciel.
La question est plutôt la suivante :
Combien ce logiciel vous coûtera-t-il au cours des 12 prochains mois ?
Clasero vous permet d’éviter de financer vous-même le développement de fonctionnalités standard et d’utiliser des processus déjà conçus et maintenus pour ce type d’organisation.
Considérez Clasero comme une solution spécialisée dans la gestion des cours périscolaires qui peut réduire vos besoins en développement sur mesure. Avant de commander une nouvelle fonctionnalité de planification, un système de facturation, un rapport ou un outil destiné aux parents, vous pouvez d’abord vérifier si Clasero propose déjà cette fonctionnalité.
La comparaison change alors :
« Notre logiciel ou un autre abonnement. »
devient :
« Continuer à payer la maintenance, le développement et le travail administratif manuel tout en restant dépendant de notre système actuel, ou utiliser un logiciel qui propose peut-être déjà ce que nous prévoyons de développer. »
Votre propre logiciel a toujours un coût annuel réel
Un logiciel sur mesure ne génère peut-être pas de facture SaaS mensuelle, mais cela ne signifie pas qu’il est gratuit.
Ses coûts sont souvent répartis entre plusieurs budgets et plusieurs membres de l’équipe.
Pour connaître le véritable coût de maintenance de votre logiciel, calculez ce que le système a nécessité au cours des 12 derniers mois :
- Interventions des développeurs ou de l’équipe informatique
- Hébergement et infrastructure
- Corrections de bugs et mises à jour techniques
- Mises à jour de sécurité et de compatibilité
- Nouvelles fonctionnalités et intégrations
- Temps consacré par le personnel à la définition des besoins
- Temps consacré par le personnel aux tests des modifications et à la coordination avec les développeurs
- Travail manuel supplémentaire dû à des fonctionnalités manquantes
Estimez ensuite ces mêmes coûts pour les 12 prochains mois.
La dépendance technique doit également être prise en compte.
Si un employé, un freelance, une agence ou une société informatique détient l’essentiel des connaissances nécessaires à la maintenance de votre logiciel de gestion des cours sur mesure, avec quelle facilité quelqu’un d’autre pourrait-il reprendre la maintenance si cette personne ou ce prestataire n’était plus disponible ?
Il faut aussi tenir compte du coût de l’attente. Pendant qu’une fonctionnalité sur mesure est définie, développée, testée, corrigée puis mise en production, les employés peuvent continuer à utiliser le processus manuel que cette fonctionnalité devait justement remplacer.
Une comparaison sérieuse entre logiciel sur mesure et SaaS doit donc se concentrer sur les coûts futurs, et pas uniquement sur les investissements déjà réalisés.
Combien d’heures Clasero devrait-il faire gagner pour couvrir son coût ?
Un calcul simple permet de rendre la décision plus concrète :
Coût annuel de Clasero ÷ coût horaire chargé = nombre d’heures administratives nécessaires pour atteindre le seuil de rentabilité
Dans la mesure du possible, utilisez le coût horaire chargé de la personne qui effectue le travail, en tenant compte des charges, et pas seulement de son salaire net.
Le résultat indique approximativement combien d’heures Clasero doit vous faire gagner en un an pour que la valeur de ces heures corresponde à elle seule au coût de l’abonnement.
Comparez ensuite ce chiffre au nombre d’heures que votre équipe a réellement consacrées aux tâches administratives l’année dernière.
Les coûts de développement doivent être examinés séparément.
Si Clasero propose déjà une fonctionnalité que vous vous apprêtiez à faire développer, vous n’aurez peut-être plus besoin de la faire développer, tester et maintenir vous-même.
Utilisez les coûts réels de votre entreprise plutôt que des économies supposées.
La question à se poser n’est donc pas seulement :
« Combien coûte Clasero ? »
Mais plutôt :
« Quelles tâches administratives et quels développements futurs Clasero pourrait-il nous éviter ? »
Une tâche récurrente peut changer le calcul
La facturation en est un bon exemple.
La documentation de Clasero donne l’exemple d’une professeure d’école de danse gérant environ 200 élèves, qui consacrait auparavant plus de quatre heures par mois à la préparation de factures individuelles. Dans ce cas, l’utilisation de Clasero lui a permis d’économiser au moins ces quatre heures de travail chaque mois.
Si cette même charge de travail se répétait chaque mois, cela représenterait environ 48 heures sur une année.
Il s’agit d’un cas particulier, et non d’un résultat garanti pour chaque organisation.
Mais cet exemple illustre un point important : un logiciel de facturation des cours doit être évalué en fonction du travail qu’il permet réellement de supprimer ou de réduire, et pas simplement parce qu’il dispose d’une fonction de facturation.
Clasero prend en charge les paiements par abonnement et les paiements à l’usage. Pour les services facturés à l’usage, les présences enregistrées peuvent être prises en compte dans le calcul des montants à facturer.
Ainsi, la gestion des présences et la facturation peuvent faire partie du même processus au lieu de constituer deux tâches administratives distinctes.
Avant de développer la prochaine fonctionnalité, vérifiez si Clasero la propose déjà
Comparez directement les fonctionnalités de Clasero à votre feuille de route de développement.
Vous prévoyez de mettre en place une planification récurrente des cours ?
Clasero permet déjà de planifier les cours en tenant compte du site, de l’enseignant, de la salle, de l’horaire et des récurrences.
Vous prévoyez d’améliorer la gestion des présences ?
Les enseignants peuvent enregistrer directement la présence des élèves pour chaque cours.
Vous souhaitez mieux gérer la disponibilité des enseignants ?
Clasero peut avertir les utilisateurs lorsqu’un enseignant n’est pas disponible à l’horaire sélectionné pour un cours.
Vous prévoyez d’automatiser la facturation ?
Clasero prend déjà en charge plusieurs modèles de paiement ainsi que la facturation automatisée.
Vous prévoyez d’améliorer les rapports pour plusieurs sites ?
Les rapports de Clasero peuvent couvrir l’ensemble des sites ou être filtrés par site et par cours.
Vous souhaitez offrir aux parents un meilleur accès aux informations ?
Les parents peuvent utiliser my.clasero.com pour consulter les plannings qui les concernent, les relevés de présence, les factures et les informations sur les cours.
Toutes ces fonctionnalités pourraient être développées sur mesure.
La vraie question est de savoir s’il vaut la peine de les développer vous-même.
Avant de consacrer votre budget de développement à recréer des fonctionnalités standard, vérifiez ce que propose déjà un logiciel spécialisé dans la gestion des cours et des activités.
Qu’est-ce qui devrait réellement rester sur mesure ?
Clasero n’a pas besoin de remplacer tous les processus propres à votre organisation.
L’objectif est d’éviter de payer pour du développement sur mesure lorsque les fonctionnalités dont vous avez besoin sont déjà standard dans le secteur.
Posez-vous une question simple :
Une autre école de danse, une académie sportive, une école de langues, une entreprise de soutien scolaire ou une structure périscolaire pourrait-elle raisonnablement avoir besoin de la même fonctionnalité ?
Si la réponse est oui, commencez par vérifier si une solution spécialisée répond déjà à ce besoin.
La planification, la gestion des présences, la disponibilité des enseignants, la facturation, les rapports et l’accès des parents sont des besoins courants pour ce type d’organisation.
Réservez le développement sur mesure aux processus qui sont véritablement propres à votre organisation — et non à ceux qui sont simplement absents de votre logiciel actuel.
Les fonctionnalités sont plus utiles lorsqu’elles sont reliées entre elles
Un système devient plus utile lorsque les différentes étapes sont reliées entre elles :
planification → présence → facturation → rapports → accès des parents
Au lieu de recopier ou de transférer sans cesse les mêmes informations entre des feuilles de calcul, différentes applications, des e-mails et des rapports, vous pouvez conserver les données dans un seul système, éviter les doubles saisies et les réutiliser à chaque étape.
Pour les entreprises présentes sur plusieurs sites, cela facilite également la gestion des cours sur plusieurs sites, sans devoir créer des processus administratifs distincts pour chacun d’eux.
Vous avez déjà plusieurs années de données clients ? Prenez en compte les coûts de changement
Changer de système a également un coût.
La migration peut nécessiter de la configuration, de la formation du personnel, des changements de processus et parfois une période de transition pendant laquelle les deux systèmes fonctionnent en parallèle.
Incluez ces coûts dans votre comparaison.
Clasero permet d’importer les informations existantes sur les clients et les élèves depuis Excel ou Google Sheets. Clasero guide également les entreprises dans la configuration des sites, locaux, services, cours, employés, enseignants, paramètres de paiement et autres informations essentielles.
Comparez les deux options pour la première année :
Abonnement Clasero + coûts de migration et de mise en place
contre
maintenance du système existant + développement prévu + administration manuelle
Comparez ensuite les deux options sur les deux ou trois années suivantes.
Les coûts ponctuels liés au changement peuvent rendre la première année très différente des suivantes. Ne partez pas du principe que l’une ou l’autre option sera moins chère. Utilisez vos propres chiffres.
Sept questions avant d’approuver un nouveau projet logiciel
Avant de lancer votre prochain projet de développement, posez-vous les questions suivantes :
- Combien notre logiciel existant nous a-t-il réellement coûté au cours des 12 derniers mois ?
- Combien la maintenance et les développements prévus nous coûteront-ils au cours des 12 prochains mois ?
- Quelle fonctionnalité standard prévoyons-nous actuellement de faire développer ?
- Parmi les fonctionnalités que nous prévoyons de développer, lesquelles existent déjà dans Clasero ?
- Combien d’heures le personnel consacre-t-il encore aux feuilles de calcul, aux doubles saisies, aux calculs et aux autres tâches manuelles ?
- Quels besoins sont suffisamment spécifiques pour justifier un développement sur mesure ?
- Si notre développeur actuel n’était plus disponible demain, avec quelle facilité une autre personne pourrait-elle reprendre la maintenance du système ?
Si votre système existant répond déjà à vos besoins, coûte peu à maintenir et nécessite peu de développements supplémentaires, il peut être judicieux de le conserver.
Mais avant d’approuver la prochaine fonctionnalité sur mesure, comparez son coût de développement et de maintenance avec ce que Clasero propose déjà.