Comment Clasero vous aide à démarrer

Vous n’avez pas à configurer Clasero seul.

Sur demande, Clasero peut vous accompagner dans la configuration initiale et le processus d’intégration. Cela peut inclure l’importation des données clients existantes ainsi que la configuration des informations de votre entreprise, de vos succursales, de vos services, de vos cours, de vos employés, de vos enseignants, des paramètres de paiement et des autres informations nécessaires pour commencer à utiliser le système.

Si vous préférez effectuer vous-même la configuration de Clasero, le mode Configuration propose une liste de contrôle structurée qui vous guide à travers les réglages essentiels.

Que vous dirigiez un programme périscolaire, un centre de soutien scolaire, une école de danse, une académie sportive, une école de musique ou une autre activité éducative, l’idée est simple : intégrer dans Clasero l’organisation que vous avez déjà et la préparer à une utilisation quotidienne.

Ce que Clasero peut vous aider à configurer

La plupart des structures éducatives sont déjà en activité avant d’adopter un nouveau logiciel de gestion des cours. Les élèves peuvent être enregistrés dans des feuilles de calcul, les enseignants peuvent travailler sur plusieurs sites, et les cours ainsi que les modalités de paiement peuvent déjà être en place.

L’intégration avec Clasero peut vous aider à transférer cette structure existante dans le système.

Selon votre organisation, la configuration initiale peut couvrir les informations de l’entreprise, les succursales et locaux, les services et cours, les employés et enseignants, les paramètres de paiement, les préférences de l’entreprise, ainsi que les clients ou élèves existants.

Cela signifie que vous pouvez d’abord vous concentrer sur le fonctionnement réel de votre organisation, puis refléter cette structure dans Clasero.

Ce qu’il faut préparer avant de commencer

Disposer des informations de base à l’avance rend l’intégration plus simple.

Avant de commencer votre intégration à Clasero, il est utile de préparer :

• Les informations de votre entreprise et les préférences de la société
• Les succursales ou lieux d’enseignement
• Les salles ou locaux utilisés sur chaque site
• Les services que vous proposez
• Les cours ou groupes existants
• Les informations sur les enseignants et les employés
• Les modèles de paiement actuels
• Votre base de données clients ou élèves existante

Les préférences de l’entreprise peuvent inclure des détails pratiques tels que la devise, le fuseau horaire, le format de date et d’heure, ainsi que le premier jour de la semaine.

Si vos élèves sont déjà enregistrés dans Excel ou Google Sheets, gardez également ces informations prêtes. Clasero permet d’intégrer les données clients et élèves existantes dans le système, de sorte que passer à un logiciel de gestion des cours périscolaires dédié ne signifie pas devoir recréer manuellement chaque dossier.

Intégrez la structure existante de votre activité dans Clasero

Les succursales, les services et les cours jouent des rôles différents dans Clasero.

Une succursale représente l’un de vos sites. Au sein d’une succursale, vous pouvez configurer les locaux ou salles ainsi que les cours qui y sont proposés.

Un service représente ce que votre organisation propose et peut inclure la structure de paiement correspondante. Les cours individuels peuvent ensuite être liés à ce service.

Par exemple, imaginons que vous proposiez un programme de natation pour enfants sur deux sites. Le programme de natation peut être créé comme un service, tandis que des groupes débutants distincts peuvent être créés comme cours dans chaque succursale.

Cette structure est particulièrement utile pour la gestion des cours sur plusieurs sites, car la configuration des paiements n’a pas besoin d’être recréée séparément pour chaque cours associé. Clasero prend en charge les modèles de paiement par abonnement et à l’usage, et les cours liés à un service peuvent utiliser les options de paiement définies pour ce service.

Une fois cette structure configurée, elle devient la base de la planification des élèves, des enseignants, des salles et des leçons.

Importez vos élèves et clients existants

Le transfert d’une base de données clients existante est souvent l’un des aspects les plus importants lors d’un changement de système.

Clasero prend en charge l’importation des données élèves depuis Excel ou Google Sheets. Les profils des élèves peuvent également être créés manuellement si nécessaire.

Le tableau des données clients peut être adapté pour correspondre aux informations que vous gérez déjà. Les champs peuvent être activés ou désactivés, et les colonnes peuvent être réorganisées afin de mieux correspondre à votre structure de données existante.

Avant l’importation, il est utile de vérifier vos dossiers afin que les informations que vous intégrez dans Clasero soient à jour et bien organisées.

Sur demande, Clasero peut également vous aider à importer les données clients existantes dans le cadre du processus d’intégration initial.

Une fois les élèves dans le système, ils peuvent être affectés aux cours appropriés et associés au service et au mode de paiement concernés.

Configurez les enseignants et créez votre emploi du temps

L’étape suivante de la configuration de Clasero consiste à préparer votre équipe et votre planning.

Les profils des enseignants peuvent être associés à des comptes utilisateurs, tandis que les droits d’accès peuvent être ajustés en fonction des responsabilités de chaque personne. Par exemple, un enseignant peut avoir l’autorisation de gérer les leçons ou un accès en lecture seule, tandis que les informations financières peuvent être rendues accessibles au personnel concerné.

Les disponibilités des enseignants peuvent également être saisies. Lorsqu’une leçon est en cours de planification, Clasero peut vous alerter si l’enseignant sélectionné n’est pas disponible à ce moment-là.

Une fois la structure principale prête, vous pouvez commencer à construire l’emploi du temps.

Le planificateur de leçons de Clasero relie la succursale ou le site, le cours, l’enseignant, la salle et l’horaire de la leçon dans un seul événement. Les leçons récurrentes peuvent être créées en définissant les dates de début et de fin ainsi que la fréquence de répétition.

Cela rend la transition entre la configuration initiale et la planification des cours au quotidien simple, en particulier pour les programmes qui se déroulent chaque semaine pendant un trimestre ou une saison.

Les enseignants peuvent également connecter leur planning à des applications de calendrier externes compatibles avec iCal.

À quoi ressemble votre première journée normale dans Clasero

L’objectif de l’intégration n’est pas simplement de remplir le système d’informations. Il s’agit de préparer Clasero au travail quotidien normal.

Un administrateur ou un dirigeant peut commencer la journée en consultant le planning global de l’entreprise et en vérifiant quelles leçons sont prévues, en cours ou terminées.

L’enseignant voit les leçons qui lui sont attribuées et ouvre le profil de la leçon concernée.

Avant ou pendant le cours, l’enseignant peut consulter les notes de la séance précédente. Ces notes peuvent servir de journal de cours et aider l’enseignant à se souvenir de ce qui a été abordé et de ce qui doit venir ensuite.

Pendant la leçon, l’enseignant enregistre quels élèves étaient présents et peut ajouter des commentaires aux présences individuelles.

Cela intègre la gestion des présences directement dans le flux de travail de la leçon, au lieu de conserver les présences, les plannings et les notes des enseignants dans des endroits séparés.

Les administrateurs peuvent également utiliser le tableau de bord pour suivre l’activité des leçons et les présences dans l’ensemble de l’organisation.

Les parents disposent de leur propre vue via my.clasero.com

Clasero propose également un portail en ligne distinct pour les élèves et les parents sur my.clasero.com.

Les parents peuvent consulter les plannings de leçons pertinents, y compris les leçons à venir et passées, ainsi que les informations de présence. Ils peuvent également voir les factures et le statut des paiements.

Si un enfant est malade, va manquer un cours ou prévoit d’arriver en retard, un parent peut laisser une note liée à la présence à l’attention de l’enseignant via les informations de la leçon.

Cela offre aux parents un endroit direct pour consulter les informations importantes, tandis que les enseignants et les administrateurs continuent de gérer l’organisation via Clasero.

Questions fréquentes sur la prise en main de Clasero

Clasero peut-il m’aider pour la configuration initiale ?

Oui. Sur demande, Clasero peut vous accompagner dans le processus d’intégration initial, y compris l’importation des données clients existantes et la configuration des informations de l’entreprise, des succursales, des services, des cours, des employés, des paramètres de paiement et des autres informations nécessaires pour commencer à utiliser le système.

Puis-je importer des élèves depuis Excel ou Google Sheets ?

Oui. Clasero permet d’intégrer les informations clients et élèves existantes depuis Excel ou Google Sheets, de sorte que vous n’avez pas à saisir manuellement chaque élève existant.

Puis-je configurer Clasero moi-même ?

Oui. Le mode Configuration propose une liste de contrôle structurée qui vous aide à effectuer les réglages essentiels et à préparer le système à une utilisation quotidienne.

Commencez par la façon dont votre organisation fonctionne déjà

Commencer avec Clasero ne signifie pas que vous devez gérer la transition seul.

Vous pouvez suivre le mode Configuration et paramétrer le système de manière autonome, ou demander de l’aide pour vos données clients et la configuration initiale de votre activité. Une fois vos succursales, services, cours, enseignants, élèves et votre emploi du temps en place, votre équipe peut passer à la gestion quotidienne des cours.

Si vous êtes prêt à réunir votre administration existante dans un système unique et connecté, Clasero vous offre une manière claire de commencer — avec de l’aide disponible lorsque vous en avez besoin.