Hai già degli studenti? Clasero può aiutarti a importare i clienti e a configurare la tua attività più velocemente
Spostare un programma doposcuola già avviato su un nuovo sistema di gestione può sembrare molto più difficile che partire da zero.
Hai già degli studenti. I tuoi insegnanti stanno lavorando. Le lezioni si svolgono in sedi specifiche. I genitori hanno accordi di pagamento già esistenti. Le informazioni sui clienti possono essere distribuite tra file Excel, Google Sheets, calendari, fatture e altri strumenti.
La sfida non consiste semplicemente nell’aprire un nuovo account. Si tratta di trasferire correttamente la tua attività esistente nel nuovo sistema.
Per questo Clasero offre due modi per iniziare: puoi configurare il sistema da solo utilizzando la sua strutturata Modalità di configurazione, oppure puoi chiedere al team di Clasero di assisterti nell’importazione dei tuoi clienti esistenti e nella configurazione della tua attività in Clasero.
Per un’attività educativa già avviata, questa assistenza può rendere la transizione notevolmente più semplice.
Non devi ricostruire manualmente il tuo database clienti
Una delle prime domande che le aziende si pongono quando cambiano software di gestione per corsi doposcuola è: cosa succede ai nostri studenti attuali?
Clasero supporta l’importazione dei dati esistenti di clienti e studenti da Excel o Google Sheets. Questo significa che non devi necessariamente ricreare manualmente ogni scheda cliente.
Prima di importare i tuoi dati, vale comunque la pena prepararli con attenzione.
Un controllo pratico dei dati dei clienti dovrebbe includere:
- rimuovere i duplicati evidenti;
- controllare i nomi di studenti e genitori;
- verificare indirizzi email e numeri di telefono;
- separare i clienti attivi da quelli inattivi;
- rivedere le informazioni di cui hai effettivamente bisogno in Clasero;
- conservare una copia intatta dei dati originali come backup.
Clasero consente inoltre di configurare la tabella dei dati dei clienti selezionando i campi disponibili e disponendoli nell’ordine desiderato. Questo rende più semplice lavorare con una struttura dati esistente, invece di costringere ogni organizzazione a organizzare le informazioni sui clienti esattamente nello stesso modo.
Soprattutto, non devi gestire la migrazione da solo. Su richiesta, il team di Clasero può aiutarti a importare i dati dei clienti esistenti come parte del processo di configurazione iniziale.
Clasero può aiutarti a configurare l’attività in base alla tua operatività esistente
Importare gli studenti è solo una parte di una transizione riuscita.
Una scuola o un fornitore di attività già avviato potrebbe avere già diverse sedi, aule, insegnanti, programmi, gruppi di classe e accordi di pagamento. Queste relazioni devono essere rispecchiate correttamente nel nuovo sistema.
La Modalità di configurazione di Clasero guida le aziende attraverso i principali passaggi di configurazione, tra cui:
- informazioni aziendali;
- filiali e locali;
- servizi;
- classi;
- dipendenti e insegnanti;
- opzioni di pagamento;
- preferenze aziendali;
- clienti e studenti esistenti.
Puoi completare questi passaggi in autonomia.
Tuttavia, se preferisci ricevere assistenza, Clasero può anche aiutarti a configurare le informazioni necessarie per iniziare a utilizzare il sistema, inclusi dettagli aziendali, filiali, servizi, classi, dipendenti, impostazioni di pagamento e altri dati iniziali.
Questo è particolarmente utile per un programma doposcuola con più sedi e personale docente, dove la struttura può essere più complessa rispetto a un singolo insegnante che gestisce una sola classe.
Crea la struttura prima di collegare i tuoi studenti
Una buona migrazione è più semplice quando la struttura dell’attività è pronta prima che vengano assegnati tutti i record dei clienti.
Supponiamo che la tua organizzazione abbia 150 studenti, tre sedi didattiche, otto gruppi settimanali e sei insegnanti.
Un ordine pratico sarebbe creare prima le filiali e i locali, definire i servizi che offri, creare le classi pertinenti, aggiungere gli insegnanti, configurare le opzioni di pagamento e poi collegare i tuoi studenti esistenti alle classi appropriate.
Questo fornisce un contesto ai dati dei clienti importati.
Invece di ritrovarti con un lungo elenco di studenti che deve ancora essere riorganizzato, ogni studente può diventare parte della corretta struttura operativa.
Clasero separa i servizi dalle classi. Un servizio può definire le opzioni di pagamento pertinenti, mentre le singole classi sono collegate a quel servizio. Questo è utile quando la stessa attività viene offerta tramite più gruppi o sedi.
Mantieni organizzati gli accordi di pagamento esistenti
La configurazione dei pagamenti merita particolare attenzione quando si trasferiscono clienti esistenti in un nuovo sistema di gestione degli studenti e fatturazione.
Clasero supporta sia modelli di pagamento basati su abbonamento sia modelli a consumo.
Gli abbonamenti possono essere configurati con una durata e un prezzo definiti, con un numero facoltativo di lezioni incluse. Gli accordi a consumo possono calcolare gli addebiti in base alle presenze idonee registrate.
È possibile creare più modelli di pagamento, consentendo alle aziende di utilizzare accordi diversi per clienti diversi quando necessario.
Prima di iniziare la fatturazione regolare in Clasero, rivedi i tuoi clienti esistenti e assicurati che sia stato assegnato il modello di pagamento corretto.
Per un’attività già avviata, è anche sensato scegliere un punto chiaro a partire dal quale nuove presenze e fatturazione iniziano a essere gestite tramite Clasero. Questo aiuta a evitare di mantenere accidentalmente le stesse informazioni operative in due posti diversi.
Testa la configurazione prima di trasferire tutti
Quando hai molti clienti esistenti, un piccolo test può rendere la transizione più facile da verificare.
Prima di completare l’intera migrazione, valuta di controllare la configurazione con un campione rappresentativo di clienti.
Ad esempio, includi:
- un cliente con abbonamento;
- un cliente a consumo;
- studenti di classi diverse;
- studenti che frequentano sedi diverse;
- clienti collegati a insegnanti diversi.
Controlla che le loro informazioni personali, le assegnazioni alle classi, gli accordi di pagamento e le lezioni imminenti appaiano come previsto.
Una volta che la struttura funziona correttamente, puoi procedere con il resto della tua base clienti con maggiore sicurezza.
Se stai ricevendo assistenza all’onboarding di Clasero, questa è anche una fase utile per individuare eventuali situazioni particolari nella tua attività esistente che dovrebbero essere rispecchiate nella configurazione.
Aggiungi gli insegnanti e ricrea il tuo programma di lavoro
Una volta che la struttura della tua attività e i clienti sono al loro posto, puoi preparare il programma operativo.
Le lezioni possono essere pianificate selezionando la filiale o la sede, la classe, l’insegnante, l’aula e l’orario della lezione. Le lezioni ricorrenti possono essere programmate utilizzando date di inizio e fine insieme a una frequenza di ripetizione.
È possibile configurare anche la disponibilità degli insegnanti, aiutando gli amministratori a individuare conflitti di pianificazione.
Gli insegnanti possono collegare il proprio calendario delle lezioni di Clasero a calendari esterni tramite un link iCal.
Per un’attività che in precedenza coordinava gli insegnanti tramite fogli di calcolo separati, calendari e messaggi, questo crea un flusso di lavoro più unificato per la pianificazione delle classi e la gestione delle presenze.
Avvia la gestione delle presenze dal punto di partenza che hai scelto
Durante le lezioni, gli insegnanti possono segnare quali studenti hanno partecipato e aggiungere commenti per le singole presenze.
Questi registri delle presenze sono utili anche oltre l’aula.
Possono contribuire ai report sulle presenze, aiutare i genitori a monitorare la partecipazione e supportare i calcoli a consumo dove applicabile.
Questo è uno dei vantaggi del passaggio da strumenti amministrativi scollegati a un sistema di gestione per corsi doposcuola connesso: pianificazione, record dei clienti, presenze, accordi di pagamento e fatturazione possono funzionare come parti dello stesso processo.
Presenta my.clasero.com ai genitori
Una volta che la tua configurazione interna è pronta, anche i genitori esistenti possono iniziare a utilizzare my.clasero.com.
Il portale per i genitori fornisce accesso a informazioni come orari delle lezioni, lezioni precedenti e imminenti, presenze, fatture e stato dei pagamenti, servizi registrati, informazioni sugli insegnanti e notizie pertinenti.
I genitori possono anche lasciare informazioni sulle presenze, ad esempio quando un bambino sarà assente o in ritardo.
Quando introduci una base clienti esistente a un nuovo portale, mantieni la comunicazione semplice. Spiega cosa i genitori possono trovare lì e cosa devono fare per prima cosa.
L’obiettivo non è solo trasferire l’amministrazione in Clasero. È rendere le informazioni di routine più facili da consultare sia per l’attività sia per i suoi clienti.
Un modo pratico per trasferire un’attività esistente in Clasero
Per la maggior parte delle organizzazioni già avviate, la transizione può essere affrontata in sei fasi:
- Preparare — rivedi e pulisci le informazioni dei tuoi clienti esistenti.
- Configurare — imposta la tua azienda, le filiali, i locali, i servizi, le classi, gli insegnanti e i modelli di pagamento.
- Testare — controlla la struttura utilizzando una piccola selezione di clienti esistenti.
- Importare — inserisci i restanti dati di clienti e studenti e completa le assegnazioni necessarie.
- Avviare — inizia a utilizzare Clasero per pianificazione, presenze, gestione dei clienti e relativi processi di fatturazione.
- Verificare — controlla le prime lezioni, i registri delle presenze, le assegnazioni dei clienti e la configurazione dei pagamenti prima di considerare completata la migrazione.
Puoi gestire questa configurazione da solo utilizzando la Modalità di configurazione di Clasero, ma non devi fare tutto in autonomia.
Il team di Clasero può assisterti nell’importazione dei tuoi clienti esistenti e nella configurazione delle informazioni necessarie per iniziare a utilizzare Clasero. Questo può essere particolarmente prezioso se la tua attività è già operativa e vuoi trasferire la tua struttura attuale nel sistema invece di costruire tutto manualmente.
I tuoi clienti esistenti sono un punto di partenza, non un ostacolo
Avere una base clienti già consolidata non dovrebbe impedirti di migliorare il modo in cui viene gestita la tua attività doposcuola.
Clasero è progettato in modo che le organizzazioni esistenti possano portare i loro clienti attuali nel sistema, configurare le loro classi e i loro servizi, organizzare insegnanti e sedi, stabilire modelli di pagamento e continuare a gestire le proprie attività da un ambiente più connesso.
E se preparare tutto questo da solo ti sembra un onere amministrativo inutile, puoi richiedere aiuto al team di Clasero per la configurazione iniziale e l’importazione dei dati dei clienti.
Inizia dalle informazioni che hai già, decidi se vuoi configurare Clasero in autonomia o con assistenza all’onboarding e costruisci il sistema attorno all’attività che stai già gestendo.