Iniziare con Clasero è più facile di quanto pensi: scegli la configurazione self-service o assistita
Iniziare con un nuovo software di gestione dei corsi doposcuola è semplice quando la tua attività è appena nata. È più impegnativo quando hai già studenti, insegnanti, sedi, corsi, orari e modalità di pagamento già definiti.
È proprio per questo che la configurazione di Clasero offre due percorsi pratici.
Puoi configurare la tua attività autonomamente utilizzando la Modalità di configurazione strutturata di Clasero, oppure puoi richiedere l’aiuto del team Clasero per il processo iniziale di onboarding. La configurazione assistita può includere l’importazione dei dati dei clienti esistenti e la configurazione dei dettagli aziendali, delle filiali, dei servizi, dei corsi, dei dipendenti, delle impostazioni di pagamento e di altre informazioni necessarie per iniziare a utilizzare Clasero.
Per una scuola, accademia, studio o programma doposcuola già avviato, questo significa che non devi necessariamente ricostruire manualmente la tua attività da zero.
Cosa deve essere configurato in Clasero?
Clasero si basa sulla struttura reale della tua attività.
A seconda di come opera la tua organizzazione, la configurazione iniziale può includere:
- dettagli e preferenze dell’azienda;
- filiali e sedi didattiche;
- locali o aule;
- servizi e corsi;
- insegnanti e dipendenti;
- opzioni di pagamento;
- clienti e studenti esistenti.
Questo è particolarmente importante per le organizzazioni che gestiscono corsi doposcuola in più sedi. Un’attività con un solo istruttore e un solo corso ha esigenze di configurazione molto diverse rispetto a una scuola che gestisce diversi programmi con più insegnanti e filiali.
La Modalità di configurazione di Clasero fornisce una checklist strutturata per aiutarti a preparare il sistema all’uso quotidiano.
Opzione 1: configura Clasero autonomamente con la Modalità di configurazione
Se i dati dei tuoi clienti sono organizzati e sai già come vuoi che la tua attività sia rappresentata nel sistema, la configurazione autonoma di Clasero può essere l’approccio più semplice.
Un ordine pratico consiste nel creare prima la struttura dell’attività e aggiungere i clienti successivamente:
- Inserisci le informazioni e le preferenze della tua azienda.
- Crea filiali e locali.
- Configura i tuoi servizi.
- Crea i corsi pertinenti.
- Aggiungi insegnanti e dipendenti.
- Imposta le opzioni di pagamento.
- Aggiungi o importa clienti e studenti esistenti.
- Rivedi la struttura prima di iniziare l’uso quotidiano.
Questo ordine aiuta a garantire che gli studenti importati abbiano a disposizione i corsi, i servizi, le sedi e la struttura di pagamento corretti quando inizi a organizzarli.
La configurazione autonoma è particolarmente adatta quando qualcuno all’interno della tua organizzazione conosce già la tua struttura operativa e desidera avere il controllo diretto sulla configurazione.
Opzione 2: ottieni aiuto con l’onboarding di Clasero e l’importazione dei clienti
Non devi completare da solo la configurazione iniziale.
Su richiesta, il team Clasero può assisterti nell’onboarding, inclusa l’importazione delle informazioni dei clienti esistenti e la configurazione delle parti della struttura aziendale necessarie per iniziare a utilizzare il sistema.
L’assistenza può riguardare:
- dati dei clienti esistenti;
- dettagli aziendali;
- filiali;
- servizi;
- corsi;
- dipendenti;
- impostazioni di pagamento;
- altre informazioni necessarie per la configurazione iniziale.
Questo può essere particolarmente utile quando si trasferisce un’attività già avviata in Clasero.
Immagina una scuola di danza con 180 studenti, tre sedi, sei insegnanti, otto gruppi di lezioni regolari e una combinazione di clienti con abbonamento e clienti con pagamento per singola presenza.
La scuola potrebbe configurare tutto autonomamente tramite la Modalità di configurazione. In alternativa, potrebbe preparare i propri registri clienti esistenti e le informazioni aziendali e richiedere un onboarding assistito di Clasero per la configurazione iniziale e l’importazione dei dati dei clienti.
Il punto importante è che avere una base clienti esistente non significa dover ricominciare da zero.
Puoi importare studenti esistenti in Clasero?
Sì. Clasero supporta l’aggiunta di dati esistenti di clienti e studenti da Excel o Google Sheets, rendendo più semplice trasferire i registri esistenti invece di inserire manualmente ogni studente.
La tabella dei dati dei clienti può anche essere configurata utilizzando i campi disponibili, inclusa la possibilità di modificare quali campi vengono visualizzati e di organizzarne l’ordine.
Prima di importare studenti esistenti, controlla attentamente i tuoi dati.
Verifica la presenza di:
- record cliente duplicati;
- studenti che non sono più attivi;
- nomi o informazioni di contatto errati;
- dati incoerenti;
- informazioni che non ti servono più;
- dettagli mancanti che dovrebbero essere corretti prima della migrazione.
È inoltre buona pratica conservare una copia invariata del file clienti originale prima di pulirlo o riorganizzarlo.
Preparare prima i tuoi dati rende più semplice sia la configurazione autonoma sia l’onboarding assistito.
Cosa dovresti preparare prima di iniziare?
Non è necessario riprogettare l’intera attività prima di aprire Clasero, ma avere le informazioni esistenti organizzate può rendere la configurazione molto più fluida.
A seconda della tua organizzazione, prepara:
- i tuoi attuali registri di studenti o clienti;
- informazioni sui genitori o tutori, ove pertinenti;
- la struttura delle tue filiali e sedi;
- aule o locali utilizzati per i corsi;
- i servizi che offri attualmente;
- nomi dei corsi o dei gruppi;
- informazioni su insegnanti e dipendenti;
- abbonamenti esistenti o modalità di pagamento a consumo;
- preferenze aziendali come valuta e impostazioni regionali.
Se le informazioni dei tuoi clienti sono già gestite in Excel o Google Sheets, quel file esistente può essere un importante punto di partenza per importare studenti in Clasero.
Non tutti gli elementi di questa checklist rappresentano necessariamente un campo di importazione massiva. Alcune informazioni sono semplicemente utili da avere pronte durante la configurazione della tua organizzazione.
Configurazione autonoma o assistita: quale soluzione è migliore per te?
Non esiste un’unica scelta corretta.
La configurazione autonoma può essere adatta se la tua organizzazione ha una struttura relativamente semplice, i dati dei tuoi clienti sono già organizzati e qualcuno del tuo team si sente a proprio agio nel configurare il sistema.
La configurazione assistita può valere la pena di essere presa in considerazione se hai:
- molti studenti esistenti;
- più filiali o sedi;
- diversi insegnanti o dipendenti;
- numerosi servizi o gruppi di corsi;
- diverse modalità di pagamento dei clienti;
- dati dei clienti esistenti che devono essere trasferiti.
La scelta riguarda quanto del lavoro amministrativo iniziale desideri gestire personalmente.
Puoi configurare Clasero in modo indipendente, mentre la possibilità di richiedere ulteriore aiuto significa che un’attività esistente più complessa non deve necessariamente affrontare l’onboarding esattamente nello stesso modo di una piccola nuova attività.
Perché è importante impostare correttamente la struttura iniziale
Una buona configurazione non riguarda solo il completamento di una checklist di onboarding. Determina quanto facilmente Clasero potrà supportare l’amministrazione quotidiana in seguito.
Una volta configurato, il sistema può collegare la pianificazione dei corsi, studenti, insegnanti, presenze, servizi e modalità di pagamento.
Le lezioni possono essere pianificate selezionando la filiale o sede pertinente, il corso, l’insegnante, l’aula e l’orario della lezione. Gli insegnanti possono registrare le presenze durante le lezioni, mentre i servizi possono utilizzare strutture di pagamento basate su abbonamento o a consumo.
I genitori possono anche accedere alle informazioni pertinenti tramite my.clasero.com, inclusi gli orari delle lezioni, le informazioni sulle presenze, le fatture e lo stato dei pagamenti, nonché i dettagli relativi ai servizi del proprio figlio.
Quanto meglio la struttura iniziale riflette la tua organizzazione reale, tanto più utile diventa quel flusso di lavoro connesso.
Inizia con l’approccio di configurazione più adatto alla tua attività
Passare a un nuovo sistema di gestione non dovrebbe richiedere di dimenticare la struttura aziendale e i registri clienti che hai già.
Con Clasero, puoi utilizzare la Modalità di configurazione per completare autonomamente la configurazione di Clasero, incluso il trasferimento delle informazioni degli studenti esistenti da Excel o Google Sheets.
Se la tua organizzazione è già avviata o più complessa, puoi invece richiedere assistenza al team Clasero per l’importazione dei dati dei clienti e l’onboarding iniziale.
Inizia esaminando le informazioni che utilizzi già per gestire i tuoi corsi. Poi scegli se vuoi configurare Clasero in modo indipendente o ricevere aiuto per preparare il sistema in base all’attività che hai già.