Hai paura di cambiare software di gestione delle lezioni? Clasero può aiutarti a importare gli studenti esistenti e a configurare la tua attività
Sai che il tuo attuale sistema amministrativo sta creando troppo lavoro. Ma cambiarlo sembra rischioso.
Cosa succede ai tuoi studenti attuali? Chi ricreerà i tuoi corsi, le sedi, gli insegnanti e le modalità di pagamento? E se qualcosa venisse configurato in modo errato? E, forse ancora più importante, chi ha il tempo di gestire l’intera migrazione mentre i corsi sono ancora in corso?
Queste preoccupazioni impediscono a molte scuole, accademie, studi e programmi doposcuola già avviati di passare a un software di gestione dei corsi.
Con Clasero, non devi necessariamente affrontare la transizione da solo.
I dati esistenti di clienti e studenti possono essere importati da Excel o Google Sheets. La tua attuale struttura aziendale può poi essere configurata in Clasero e, se non ti senti a tuo agio a fare tutto da solo, Clasero può assisterti nella configurazione iniziale e nell’onboarding su richiesta.
Cambiare sistema non deve significare ricominciare da zero o dover capire la migrazione da solo.
“Abbiamo già troppi studenti per cambiare”
Un’attività con 200 studenti già iscritti affronta una sfida di migrazione molto diversa rispetto a un nuovo insegnante che inizia con cinque clienti.
Reinserire manualmente ogni studente creerebbe lavoro inutile. Per questo Clasero supporta l’importazione di studenti e dati cliente esistenti da Excel o Google Sheets.
Prima della migrazione, decidi quali registri clienti dovrebbero entrare a far parte del tuo sistema operativo attivo.
Potresti voler separare gli studenti attuali dai registri inattivi, identificare i duplicati, controllare i dati di contatto e rivedere le informazioni accumulate nel tempo.
Mantieni invariato il file sorgente originale. Se pulisci o riorganizzi i dati dei clienti per la migrazione, lavora su una copia separata in modo che i registri originali restino disponibili.
L’obiettivo non è ricostruire il tuo database clienti. È portare nel sistema che utilizzerai in futuro le informazioni utili che possiedi già.
Cosa può essere importato e cosa deve essere configurato?
Questa è una distinzione importante quando si pianifica una configurazione di Clasero.
I dati esistenti di clienti e studenti possono essere importati da Excel o Google Sheets.
La struttura attorno a questi clienti viene configurata come parte della configurazione iniziale. A seconda della tua organizzazione, ciò può includere filiali, sedi, servizi, corsi, dipendenti, insegnanti, impostazioni di pagamento e preferenze aziendali.
Quindi il passaggio a Clasero non dovrebbe essere inteso come un trasferimento automatico di ogni elemento storico da ogni sistema che tu abbia mai utilizzato.
Invece, il processo ha due parti pratiche: portare avanti la tua base clienti esistente e configurare Clasero in base al modo in cui la tua organizzazione opera oggi.
Se desideri aiuto con questo processo, l’onboarding assistito di Clasero può includere sia l’importazione dei dati cliente sia assistenza con le parti chiave della configurazione iniziale dell’attività.
“La nostra organizzazione è troppo complicata da trasferire”
Immagina un fornitore di attività doposcuola con 200 studenti, tre sedi, sei insegnanti, otto gruppi di corso, abbonamenti mensili e clienti con pagamento per visita.
Questa attività ha già un modello operativo. Cambiare software non dovrebbe richiedere di inventarne uno nuovo.
Il fornitore può preparare una copia ripulita del proprio foglio di calcolo clienti e identificare le sedi, i corsi, gli insegnanti, i servizi e le modalità di pagamento attuali. Questi elementi aziendali possono poi essere configurati in Clasero, mentre le informazioni esistenti su clienti e studenti vengono importate.
Gli studenti possono quindi essere collegati alla struttura appropriata e verificati prima che Clasero diventi il sistema principale per l’amministrazione continuativa.
L’organizzazione può completare questo processo in autonomia tramite la Modalità di configurazione, oppure richiedere assistenza a Clasero per l’importazione dei dati cliente e la configurazione iniziale.
Questa distinzione è importante per una scuola con più sedi. La domanda non è più semplicemente: “Possiamo trasferirci?” Diventa: “Quanto della transizione vogliamo gestire da soli?”
“Ho paura di configurare qualcosa in modo errato”
Questa potrebbe essere l’obiezione più importante di tutte.
Puoi comprendere perfettamente la tua attività e sentirti comunque incerto nel configurare un nuovo sistema. Il proprietario di una scuola non dovrebbe dover diventare uno specialista della migrazione software solo per migliorare il modo in cui l’attività viene gestita.
Potresti temere di assegnare i clienti in modo errato, dimenticare un corso, scegliere la modalità di pagamento sbagliata o strutturare più sedi in un modo che crei problemi in seguito.
Per questo Clasero offre sia una configurazione self-service sia assistenza.
Su richiesta, Clasero può aiutarti con le parti documentate dell’onboarding iniziale, inclusa l’importazione dei dati cliente esistenti e la configurazione di informazioni aziendali, filiali, servizi, corsi, dipendenti, impostazioni di pagamento e altre informazioni necessarie per iniziare a utilizzare il sistema.
L’onboarding assistito non significa che ogni singolo dato storico di un vecchio sistema venga trasferito automaticamente. Significa che puoi ottenere un aiuto pratico con l’onboarding di Clasero iniziale invece di dover affrontare da solo ogni parte della configurazione.
Cosa dovresti preparare se vuoi aiuto con la migrazione?
Conosci la tua organizzazione meglio di chiunque altro. Lo scopo della configurazione assistita è aiutarti a trasferire in Clasero le informazioni sui clienti e la struttura operativa che possiedi già.
Prima di iniziare, è utile preparare:
- il tuo attuale foglio di calcolo di clienti o studenti;
- i dettagli di genitori o tutori, dove pertinenti;
- le tue filiali e sedi didattiche attive;
- aule o locali utilizzati per le lezioni;
- i servizi e i gruppi di corso attuali;
- le informazioni su insegnanti e dipendenti;
- gli accordi esistenti di abbonamento o pagamento per visita;
- le preferenze aziendali rilevanti;
- eventuali accordi insoliti con i clienti che potrebbero richiedere attenzione individuale.
Non tutto in questo elenco viene necessariamente importato in blocco. Alcune informazioni vengono utilizzate per configurare correttamente l’attività.
Averle pronte offre al tuo team o al team di Clasero un punto di partenza più chiaro.
“E se il cambiamento interrompesse i nostri corsi attuali?”
La migrazione dovrebbe supportare la tua operatività esistente, non interromperla.
Un approccio sensato consiste nel preparare la nuova struttura mentre i corsi attuali continuano, importare i dati cliente pertinenti e rivedere la configurazione prima di affidarsi a Clasero per l’amministrazione quotidiana.
Scegli un momento chiaro a partire dal quale l’amministrazione continuativa passerà al nuovo sistema, invece di mantenere gli stessi registri in due posti indefinitamente.
Prima di andare online, verifica che la migrazione rifletta la tua attività reale.
Apri diversi profili studente. Controlla clienti di corsi e sedi differenti. Conferma le assegnazioni degli insegnanti. Esamina un campione di diverse modalità di pagamento. Assicurati che filiali, servizi e corsi corrispondano all’organizzazione che gestisci realmente.
Queste sono buone pratiche di migrazione piuttosto che funzioni automatiche di Clasero, ma possono aiutare a identificare problemi di configurazione prima che diventino parte del tuo flusso di lavoro quotidiano.
La migrazione può lasciarti con un sistema più pulito di prima
Cambiare software di gestione degli studenti può anche far emergere problemi amministrativi accumulati nel tempo.
Potresti scoprire studenti duplicati, informazioni di contatto non aggiornate, nomi di corsi che non vengono più usati, vecchie sedi o colonne del foglio di calcolo di cui nessuno ha più bisogno.
Ha poco valore trasferire una complessità non necessaria solo perché esisteva nel processo precedente.
La migrazione è un’opportunità per conservare le informazioni cliente di cui hai bisogno, preservare separatamente i registri originali e costruire una struttura di lavoro più chiara per il futuro.
Per programmi doposcuola e fornitori di corsi con più sedi in crescita, questo può essere quasi prezioso quanto il cambiamento del software stesso.
Puoi cambiare senza affrontare la transizione da solo
I tuoi studenti esistono già. I tuoi insegnanti conoscono già i loro corsi. Le tue sedi, i servizi e le modalità di pagamento fanno già parte dell’attività.
Passare a un software di gestione dei corsi non dovrebbe richiedere di ricostruire tutto questo a memoria.
Clasero consente di importare da Excel o Google Sheets le informazioni esistenti su clienti e studenti, mentre il sistema viene configurato attorno alla tua operatività attuale. E se il pensiero di gestire da solo la migrazione è ciò che ti ha frenato finora, puoi richiedere aiuto con l’importazione iniziale dei clienti e la configurazione.
Inizia dalle informazioni che possiedi già, decidi cosa vuoi portare con te e scegli se completare la configurazione in autonomia o con l’assistenza di Clasero.