Jūs zināt, ka jūsu pašreizējā administrēšanas sistēma rada pārāk daudz darba. Taču tās maiņa šķiet riskanta.
Kas notiks ar jūsu esošajiem audzēkņiem? Kurš no jauna izveidos jūsu nodarbības, atrašanās vietas, skolotājus un maksājumu kārtību? Ko darīt, ja kaut kas tiks konfigurēts nepareizi? Un, iespējams, pats svarīgākais — kam ir laiks vadīt visu migrācijas procesu, kamēr nodarbības joprojām notiek?
Šīs bažas attur daudzas jau izveidotas skolas, akadēmijas, studijas un interešu izglītības programmas no pārejas uz nodarbību pārvaldības programmatūru.
Ar Clasero jums ne vienmēr ir jāveic pāreja vienatnē.
Esošos klientu un audzēkņu datus var importēt no Excel vai Google Sheets. Pēc tam jūsu esošo uzņēmuma struktūru var konfigurēt Clasero, un, ja nejūtaties ērti visu darot paši, Clasero pēc pieprasījuma var palīdzēt ar sākotnējo iestatīšanu un ieviešanu.
Sistēmas maiņai nav jānozīmē sākt visu no jauna — vai pašiem vieniem izprast visu migrācijas procesu.
“Mums jau ir pārāk daudz audzēkņu, lai pārietu”
Uzņēmumam ar 200 esošiem audzēkņiem migrācijas izaicinājums ir pavisam citāds nekā jaunam pasniedzējam, kurš sāk ar pieciem klientiem.
Katra audzēkņa manuāla ievadīšana no jauna radītu nevajadzīgu darbu. Tāpēc Clasero atbalsta esošo audzēkņu un klientu datu importēšanu no Excel vai Google Sheets.
Pirms migrācijas izlemiet, kuri klientu ieraksti būtu jāiekļauj jūsu aktīvajā darba sistēmā.
Iespējams, vēlēsieties nodalīt pašreizējos audzēkņus no neaktīvajiem ierakstiem, identificēt dublikātus, pārbaudīt kontaktinformāciju un pārskatīt informāciju, kas laika gaitā ir uzkrājusies.
Saglabājiet sākotnējo avota failu nemainītu. Ja migrācijai tīrāt vai pārkārtojat klientu datus, strādājiet ar atsevišķu kopiju, lai sākotnējie ieraksti paliktu pieejami.
Mērķis nav no jauna izveidot jūsu klientu datubāzi. Mērķis ir pārcelt noderīgo informāciju, kas jums jau ir, uz sistēmu, kuru izmantosiet turpmāk.
Ko var importēt, un kas ir jākonfigurē?
Plānojot Clasero iestatīšanu, šī ir svarīga atšķirība.
Esošos klientu un audzēkņu datus var importēt no Excel vai Google Sheets.
Struktūra ap šiem klientiem tiek konfigurēta sākotnējās iestatīšanas laikā. Atkarībā no jūsu organizācijas tas var ietvert filiāles, telpas, pakalpojumus, nodarbības, darbiniekus, skolotājus, maksājumu iestatījumus un uzņēmuma preferences.
Tāpēc pāreju uz Clasero nevajadzētu uztvert kā automātisku visu vēsturisko vienību pārcelšanu no katras sistēmas, ko jebkad esat izmantojuši.
Tā vietā procesam ir divas praktiskas daļas: pārcelt jūsu esošo klientu bāzi un konfigurēt Clasero atbilstoši tam, kā jūsu organizācija darbojas šodien.
Ja vēlaties palīdzību šajā procesā, Clasero atbalstīta ieviešana var ietvert gan klientu datu importu, gan palīdzību ar svarīgākajām sākotnējās uzņēmuma konfigurācijas daļām.
“Mūsu organizācija ir pārāk sarežģīta, lai pārceltu”
Iedomājieties interešu izglītības pakalpojumu sniedzēju ar 200 audzēkņiem, trim atrašanās vietām, sešiem skolotājiem, astoņām nodarbību grupām, ikmēneša abonementiem un klientiem, kuri maksā par katru apmeklējumu.
Šim uzņēmumam jau ir izveidots darbības modelis. Programmatūras maiņai nevajadzētu prasīt izdomāt jaunu.
Pakalpojumu sniedzējs var sagatavot sakārtotu sava klientu izklājlapas kopiju un identificēt savas pašreizējās atrašanās vietas, nodarbības, skolotājus, pakalpojumus un maksājumu kārtību. Pēc tam šos uzņēmuma elementus var konfigurēt Clasero, kamēr esošā klientu un audzēkņu informācija tiek importēta.
Pēc tam audzēkņus var sasaistīt ar atbilstošo struktūru un visu pārbaudīt, pirms Clasero kļūst par galveno sistēmu ikdienas administrēšanai.
Organizācija šo procesu var pabeigt patstāvīgi, izmantojot Setup Mode, vai pieprasīt Clasero palīdzību ar klientu datu importu un sākotnējo iestatīšanu.
Šī atšķirība ir svarīga skolai ar vairākām atrašanās vietām. Jautājums vairs nav vienkārši: “Vai mēs varam pāriet?” Tas kļūst par: “Cik lielu daļu no pārejas mēs vēlamies pārvaldīt paši?”
“Es baidos, ka kaut ko iestatīšu nepareizi”
Iespējams, tas ir pats svarīgākais iebildums no visiem.
Jūs varat lieliski izprast savu uzņēmumu un vienlaikus justies nedroši par jaunas sistēmas konfigurēšanu. Skolas īpašniekam nevajadzētu kļūt par programmatūras migrācijas speciālistu tikai tāpēc, lai uzlabotu uzņēmuma pārvaldību.
Jūs varētu uztraukties par nepareizu klientu piešķiršanu, kādas nodarbības aizmirstību, nepareizas maksājumu kārtības izvēli vai vairāku atrašanās vietu strukturēšanu tā, ka vēlāk tas rada problēmas.
Tāpēc Clasero piedāvā gan pašapkalpošanās iestatīšanu, gan palīdzību.
Pēc pieprasījuma Clasero var palīdzēt ar dokumentētajām sākotnējās ieviešanas daļām, tostarp esošo klientu datu importēšanu un uzņēmuma informācijas, filiāļu, pakalpojumu, nodarbību, darbinieku, maksājumu iestatījumu un citas informācijas konfigurēšanu, kas nepieciešama, lai sāktu izmantot sistēmu.
Atbalstīta ieviešana nenozīmē, ka katra vēsturiskās informācijas daļa no vecās sistēmas tiek automātiski pārcelta. Tas nozīmē, ka varat saņemt praktisku palīdzību ar sākotnējo Clasero ieviešanu, nevis vieniem pašiem iziet cauri katrai iestatīšanas daļai.
Kas jums būtu jāsagatavo, ja vēlaties palīdzību ar migrāciju?
Jūs savu organizāciju pazīstat labāk nekā jebkurš cits. Atbalstītas iestatīšanas mērķis ir palīdzēt pārvērst klientu informāciju un darbības struktūru, kas jums jau ir, Clasero sistēmā.
Pirms darba sākšanas ir noderīgi sagatavot:
- jūsu pašreizējo klientu vai audzēkņu izklājlapu;
- vecāku vai aizbildņu informāciju, kur tas ir aktuāli;
- jūsu aktīvās filiāles un mācību norises vietas;
- telpas vai ēkas, kas tiek izmantotas nodarbībām;
- pašreizējos pakalpojumus un nodarbību grupas;
- skolotāju un darbinieku informāciju;
- esošos abonementu vai maksājumu par apmeklējumu modeļus;
- atbilstošās uzņēmuma preferences;
- jebkādas neparastas klientu vienošanās, kurām var būt nepieciešama individuāla uzmanība.
Ne viss šajā sarakstā obligāti tiek importēts masveidā. Daļa informācijas tiek izmantota, lai pareizi konfigurētu uzņēmumu.
Ja tas ir sagatavots, gan jūsu komandai, gan Clasero komandai ir skaidrāks sākuma punkts.
“Ko darīt, ja pāreja traucēs mūsu pašreizējām nodarbībām?”
Migrācijai būtu jāatbalsta jūsu esošā darbība, nevis tā jāpārtrauc.
Saprātīga pieeja ir sagatavot jauno struktūru, kamēr jūsu pašreizējās nodarbības turpinās, ieviest atbilstošos klientu datus un pārskatīt iestatījumus, pirms paļaujaties uz Clasero ikdienas administrēšanā.
Izvēlieties skaidru brīdi, no kura ikdienas administrēšana pāries uz jauno sistēmu, nevis bezgalīgi uzturiet vienus un tos pašus ierakstus divās vietās.
Pirms sistēmas palaišanas pārbaudiet, vai migrācija atspoguļo jūsu reālo uzņēmējdarbību.
Atveriet vairākus audzēkņu profilus. Pārbaudiet klientus no dažādām nodarbībām un atrašanās vietām. Apstipriniet skolotāju piešķīrumus. Pārskatiet dažādu maksājumu kārtību paraugus. Pārliecinieties, ka filiāles, pakalpojumi un nodarbības atbilst organizācijai, kuru jūs patiesībā pārvaldāt.
Tā ir migrācijas labā prakse, nevis automātiskas Clasero funkcijas, taču tā var palīdzēt identificēt konfigurācijas problēmas, pirms tās kļūst par daļu no jūsu ikdienas darba plūsmas.
Migrācija var atstāt jūs ar sakārtotāku sistēmu nekā iepriekš
Audzēkņu pārvaldības programmatūras maiņa var arī atklāt administratīvas problēmas, kas laika gaitā ir uzkrājušās.
Jūs varat atklāt dublētus audzēkņus, novecojušu kontaktinformāciju, nodarbību nosaukumus, kas vairs netiek izmantoti, vecas atrašanās vietas vai izklājlapu kolonnas, kas vairs nevienam nav vajadzīgas.
Nav lielas jēgas pārcelt nevajadzīgu sarežģītību tikai tāpēc, ka tā pastāvēja iepriekšējā procesā.
Migrācija ir iespēja saglabāt jums nepieciešamo klientu informāciju, atsevišķi paturēt sākotnējos ierakstus un izveidot skaidrāku darba struktūru nākotnei.
Augošām interešu izglītības programmām un nodarbību nodrošinātājiem ar vairākām atrašanās vietām tas var būt gandrīz tikpat vērtīgi kā pašas programmatūras maiņa.
Jūs varat pāriet, neveicot pāreju vienatnē
Jūsu audzēkņi jau pastāv. Jūsu skolotāji jau zina savas nodarbības. Jūsu atrašanās vietas, pakalpojumi un maksājumu kārtība jau ir daļa no uzņēmuma.
Pārejai uz nodarbību pārvaldības programmatūru nevajadzētu prasīt visu to atjaunot no atmiņas.
Clasero ļauj ieviest esošo klientu un audzēkņu informāciju no Excel vai Google Sheets, vienlaikus konfigurējot sistēmu atbilstoši jūsu pašreizējai darbībai. Un, ja tieši doma par migrācijas veikšanu pašu spēkiem ir tas, kas jūs līdz šim ir atturējis, varat pieprasīt palīdzību ar sākotnējo klientu importu un iestatīšanu.
Sāciet ar informāciju, kas jums jau ir, izlemiet, ko vēlaties pārcelt uz priekšu, un izvēlieties, vai pabeigt iestatīšanu patstāvīgi vai ar Clasero palīdzību.
