Aveți deja propriul software de gestionare a cursurilor? Calculați cât costă cu adevărat înainte să mai dezvoltați încă o funcționalitate

„Avem deja propriul nostru software.”

Pentru o școală, academie, studio de dans, club sportiv, afacere de meditații sau alt furnizor de educație extrașcolară, acesta poate părea un motiv bun pentru a nu lua în considerare un alt sistem.

Dar întrebarea reală nu este dacă aveți deja software.

Este:

Cât vă va costa acel software în următoarele 12 luni?

Clasero vă permite să nu mai finanțați singuri dezvoltarea software standard și să folosiți fluxuri de lucru deja create și întreținute pentru afacerile extrașcolare.

Gândiți-vă la el ca la un software specializat de administrare a cursurilor extrașcolare care poate prelua o parte din povara dezvoltării de pe umerii organizației dumneavoastră. În loc să comandați încă o funcție de programare, un flux de facturare, un raport sau un instrument destinat părinților, puteți verifica mai întâi dacă Clasero îl oferă deja.

Asta schimbă comparația din:

„Software-ul nostru versus încă un abonament.”

în:

„Încă un an de mentenanță, dezvoltare, administrare manuală și dependență tehnică versus un software care poate oferă deja ceea ce plănuim să construim.”

Propriul dumneavoastră software are totuși un cost anual real

Software-ul personalizat poate să nu genereze o factură lunară de tip SaaS, dar asta nu înseamnă că este gratuit.

Costurile sale sunt adesea distribuite între bugete și angajați diferiți.

Pentru a înțelege adevăratele dumneavoastră costuri de mentenanță software, calculați ce a necesitat sistemul în ultimele 12 luni:

Suport din partea dezvoltatorului sau a IT-ului
Găzduire și infrastructură
Remedieri de erori și actualizări tehnice
Lucrări de securitate și compatibilitate
Funcționalități noi și integrări
Timpul personalului alocat definirii cerințelor
Timpul personalului alocat testării modificărilor și coordonării dezvoltatorilor
Muncă manuală cauzată de funcționalități lipsă

Apoi estimați aceleași costuri pentru următoarele 12 luni.

Și dependența tehnică contează.

Dacă un singur angajat, freelancer, agenție sau companie software înțelege cea mai mare parte a software-ului dumneavoastră personalizat de administrare a cursurilor, cât de ușor ar putea altcineva să îl întrețină dacă acea persoană nu ar mai fi disponibilă?

Există și un cost al așteptării. În timp ce o funcționalitate personalizată este specificată, dezvoltată, testată, corectată și lansată, angajații pot continua să folosească procesul manual pe care acea funcționalitate trebuia să îl înlocuiască.

Prin urmare, o comparație serioasă între software personalizat și SaaS trebuie să privească înainte, nu înapoi.

Câte ore ar trebui să economisească Clasero pentru a-și acoperi costul?

Un calcul simplu face decizia mai practică:

Costul anual Clasero ÷ costul real orar al angajatului = numărul de ore administrative pentru pragul de rentabilitate

Unde este posibil, folosiți costul real al angajării persoanei care face munca, nu doar salariul net încasat de aceasta.

Rezultatul arată aproximativ câte ore de lucru ar trebui să economisească Clasero într-un an pentru ca valoarea acelor ore, luată separat, să fie egală cu costul abonamentului său.

Apoi comparați această cifră cu numărul de ore administrative pe care echipa dumneavoastră le-a petrecut efectiv anul trecut.

Costurile de dezvoltare ar trebui analizate separat.

Dacă Clasero oferă deja o funcționalitate pe care vă pregăteați să o comandați, este posibil ca dezvoltarea, testarea și mentenanța viitoare a acelei funcționalități să nu mai fie necesare.

Folosiți costurile reale ale afacerii dumneavoastră, nu economii presupuse.

Întrebarea mai bună nu este pur și simplu:

„Cât costă Clasero?”

Este:

„Ce muncă și ce dezvoltare viitoare ar putea înlocui Clasero?”

O singură sarcină recurentă poate schimba calculul

Facturarea este un exemplu bun.

Specificația Clasero descrie un profesor de la o școală de dans care gestionează aproximativ 200 de elevi și care anterior petrecea mai mult de patru ore în fiecare lună pregătind facturi individuale. În acel caz specific, utilizarea Clasero a economisit cel puțin acele patru ore de muncă lunară recurentă.

Dacă același volum de muncă apărea în fiecare lună, asta înseamnă aproximativ 48 de ore pe parcursul unui an.

Acesta este un exemplu specific, nu un rezultat garantat pentru fiecare organizație.

Dar demonstrează un aspect important: un software util de facturare pentru cursuri ar trebui evaluat după munca pe care o elimină, nu doar după existența unei funcții de facturare.

Clasero acceptă modele de plată pe bază de abonament și pay-as-you-go. Pentru serviciile pay-as-you-go, vizitele înregistrate pot fi folosite la calcularea tarifelor pentru facturare.

Asta înseamnă că prezența și facturarea pot face parte din același flux de lucru, în loc să devină două sarcini administrative separate.

Înainte de a dezvolta următoarea funcționalitate, verificați dacă Clasero o oferă deja

Comparați Clasero direct cu foaia dumneavoastră de parcurs pentru dezvoltarea software.

Plănuiți să creați programarea recurentă a cursurilor?
Clasero acceptă deja planificarea lecțiilor după filială, curs, profesor, sală, oră de lecție și program recurent.

Plănuiți să îmbunătățiți gestionarea prezenței?
Profesorii pot înregistra prezența elevilor ca parte a fluxului de lucru al lecției.

Plănuiți să adăugați verificări ale disponibilității profesorilor?
Clasero poate avertiza utilizatorii atunci când un profesor nu este disponibil la ora de lecție selectată.

Plănuiți să automatizați facturarea?
Clasero acceptă deja mai multe modele de plată și facturare automată.

Plănuiți rapoarte mai bune pentru mai multe locații?
Rapoartele Clasero pot acoperi toate filialele sau pot fi filtrate după filiale și cursuri individuale.

Plănuiți un sistem mai bun destinat părinților?
Părinții pot folosi my.clasero.com pentru a accesa programele relevante, evidențele de prezență, facturile și informațiile despre lecții.

Toate aceste funcții ar putea fi dezvoltate personalizat.

Întrebarea importantă este dacă ar trebui să fie.

Înainte de a folosi bugetele de dezvoltare pentru a recrea funcționalități standard, verificați ce oferă deja un software specializat de administrare școlară.

Ce ar trebui, de fapt, să rămână personalizat?

Clasero nu trebuie să înlocuiască fiecare proces unic.

Scopul este să nu mai plătiți prețuri de dezvoltare personalizată pentru funcții care sunt standard în întreaga industrie.

Folosiți un test simplu:

Ar putea o altă școală de dans, academie sportivă, școală de limbi străine, afacere de meditații sau program extrașcolar să aibă în mod rezonabil nevoie de aceeași funcționalitate?

Dacă răspunsul este da, verificați mai întâi software-ul specializat.

Programarea, prezența, disponibilitatea profesorilor, facturarea, raportarea și accesul părinților sunt cerințe operaționale comune.

Rezervați dezvoltarea personalizată pentru procese care sunt cu adevărat unice pentru organizația dumneavoastră — nu doar absente din software-ul actual.

Fluxurile de lucru conectate contează mai mult decât funcțiile izolate

Valoarea crește atunci când fluxul de lucru este conectat:

programare → prezență → facturare → raportare → acces pentru părinți

În loc să mutați în mod repetat aceleași informații între foi de calcul, aplicații separate, e-mailuri și rapoarte, datele pot rămâne parte a unui singur flux operațional.

Pentru afacerile care operează în mai multe locații, acest lucru face și administrarea cursurilor în mai multe locații mai ușor de organizat, fără a construi procese administrative separate pentru fiecare filială.

Aveți deja ani de date despre clienți? Includeți onest costurile schimbării

Schimbarea sistemelor are și ea costuri.

Migrarea poate implica configurare, instruirea personalului, schimbări de proces și, uneori, o perioadă temporară în care ambele sisteme funcționează în paralel.

Includeți aceste costuri în comparație.

Clasero acceptă importul informațiilor existente despre clienți și elevi din Excel sau Google Sheets. Procesul său de configurare ghidează, de asemenea, afacerile în configurarea filialelor, spațiilor, serviciilor, cursurilor, angajaților, profesorilor, setărilor de plată și a altor informații esențiale.

Comparați ambele opțiuni în primul an:

Abonament Clasero + efort de migrare și onboarding

versus

mentenanța sistemului existent + dezvoltarea planificată + administrarea manuală

Apoi comparați și următorii doi sau trei ani.

Costurile unice de schimbare pot face ca primul an să arate foarte diferit față de anii următori. Nu presupuneți că una dintre opțiuni este mai ieftină. Folosiți propriile dumneavoastră cifre.

Șapte întrebări înainte de a aproba un alt proiect software

Înainte de a aproba următoarea cerere de dezvoltare, întrebați:

Cât a costat cu adevărat software-ul nostru existent în ultimele 12 luni?
Cât vor costa mentenanța și dezvoltarea planificată în următoarele 12 luni?
Pentru ce funcționalitate standard plănuim în prezent să plătim pe cineva să o dezvolte în continuare?
Care dintre funcționalitățile planificate există deja în Clasero?
Câte ore de lucru ale personalului se mai consumă pe foi de calcul, introducere duplicată, calcule și soluții manuale de compromis?
Care cerințe sunt cu adevărat suficient de unice pentru a justifica dezvoltarea personalizată?
Dacă dezvoltatorul nostru actual nu ar mai fi disponibil mâine, cât de ușor ar putea altcineva să întrețină sistemul?

Dacă sistemul dumneavoastră existent vă satisface deja nevoile, costă puțin de întreținut și necesită dezvoltare suplimentară minimă, păstrarea lui poate avea sens.

Dar înainte de a aproba următoarea funcționalitate personalizată, comparați cât va costa să fie dezvoltată și întreținută cu ceea ce oferă deja Clasero.