Kako korak za korakom prenesti več lokacij v Clasero – ne da bi vse preselili naenkrat

Prehod večlokacijskega izobraževalnega podjetja na novo programsko opremo se lahko zdi tvegan. Morda imate na stotine učencev, več podružnic, več učiteljev, ponavljajoče se ure, različne modele plačevanja in leta podatkov o strankah.

Najvarnejši pristop običajno ni, da vse preselite naenkrat.

Če morate zamenjati programsko opremo za upravljanje razredov na več lokacijah, začnite z eno reprezentativno podružnico. Preizkusite Clasero z resničnimi učenci, učitelji, urami, obračunavanjem in dostopom za starše. Odpravite vse težave, ki jih odkrijete, nato pa ta preizkušeni postopek uporabite za naslednjo lokacijo.

To je glavna prednost postopne migracije v Clasero: težave ostanejo majhne, medtem ko se še učite.

Praktična uvedba je videti takole:

Izberite pilotno podružnico → očistite podatke → nastavite Clasero → preizkusite uvoz → izvedite dejanske ure → preverite obračunavanje in dostop za starše → odobrite pilot → ponovite za naslednjo podružnico.

Pilot je pripravljen za nadaljevanje, ko so podatki pravilni, učitelji lahko normalno izvajajo ure, obračunavanje je mogoče preveriti, starši lahko dostopajo do informacij, ki jih potrebujejo, in nobena kritična težava ne zahteva ponavljajočih se ročnih popravkov.

1. Pred migracijo popišite svojo trenutno ureditev

Začnite z dokumentiranjem, kako vaša organizacija deluje danes.

Naredite seznam svojih:

• lokacij in učilnic;
• storitev in razredov;
• učiteljev;
• aktivnih učencev;
• urnikov ur;
• modelov plačevanja;
• pomembnih administrativnih procesov.

Prepoznajte tudi neobičajne primere.

Učitelj lahko dela na več lokacijah. Učenec lahko obiskuje več kot en razred. Ena podružnica lahko uporablja drugačen način plačevanja.

Če to veste pred migracijo, je upravljanje razredov na več lokacijah lažje pravilno poustvariti.

Odločiti se morate tudi, katere podatke je res treba preseliti.

Vaš stari sistem lahko vsebuje leta zapisov, vendar niso vsi potrebni za vsakodnevno delo. Ločite informacije, ki jih potrebujete takoj, od zgodovinskih podatkov, ki morajo ostati na voljo le za referenco.

Če vaš trenutni sistem to omogoča, pred prehodom shranite izvoz ali dostopno kopijo pomembnih starejših zapisov.

2. Izberite eno reprezentativno podružnico kot pilot

Ne začnite z migracijo vseh lokacij.

Izberite eno podružnico, ki predstavlja način, kako vaša organizacija običajno deluje.

Najboljši pilot običajno ni vaša najmanjša podružnica in tudi ne najbolj zapletena. Namesto tega izberite lokacijo, ki uporablja večino vaših običajnih delovnih tokov, ne da bi vašo največjo skupino strank izpostavili prvi migraciji.

Dober pilot mora vključevati:

• tipične razrede in urnike;
• običajne načine plačevanja;
• več aktivnih učiteljev;
• dovolj učencev za preizkus vsakodnevnega delovanja;
• osebje, ki lahko poda koristne povratne informacije.

Cilj ni ustvariti popolne predstavitve. Cilj je preizkusiti Clasero v resničnem delovnem okolju, preden se preostanek vaše organizacije začne zanašati nanj.

Pilot mora narediti dve stvari: dokazati, da nastavitev deluje, in ustvariti postopek, ki ga lahko ponovite.

3. Pred uvozom očistite in preslikajte podatke o strankah

Dobra migracija podatkov o učencih se začne pred uvozom.

Clasero omogoča ročno ustvarjanje profilov učencev in podpira uvoz obstoječih podatkov o strankah iz Excela ali Google Sheets.

Preden uvozite učence iz Excela, očistite izvorne podatke.

Preverite podvojene zapise, neaktivne stranke, zastarele kontaktne podatke, nedosledna imena, manjkajoče podatke o starših in napačne dodelitve razredov.

Nato preslikajte informacije iz starega sistema v novo nastavitev.

Na primer:

• Ime učenca → profil učenca
• E-pošta starša → kontaktni podatki starša
• Trenutni razred → dodelitev razreda
• Način plačevanja → ustrezna storitev in nastavitev plačila

Natančna preslikava je odvisna od vaših obstoječih podatkov.

Ne poskušajte migrirati podatkov o strankah za celotno podružnico takoj.

Začnite z majhnim vzorcem. Odprite več uvoženih zapisov in preverite imena, kontaktne podatke, dodelitve razredov in druge pomembne informacije.

Če so uvožene vrednosti napačne, popravite izvorne podatke ali preslikavo polj. Če so podatki pravilni, vendar se učenci pojavijo v napačnem razredu, storitvi ali podružnici, namesto tega preverite konfiguracijo Clasero.

Ta razlika je pomembna. Pomaga vam rešiti dejanski problem, namesto da bi vedno znova popravljali posamezne zapise.

4. Nastavite Clasero in preizkusite dejanske ure

Ko so pilotni podatki pripravljeni, nastavite lokacijo v Claseru.

Nastavite podružnico, prostore ali učilnice, storitve, razrede, učitelje, možnosti plačevanja in ustrezne nastavitve podjetja. Način Setup Mode v Claseru ponuja strukturiran kontrolni seznam za pripravo sistema na vsakodnevno uporabo.

Nato ustvarite dejanski urnik ur.

Načrtovalnik ur v Claseru omogoča načrtovanje ur z uporabo informacij, kot so podružnica, razred, učitelj, učilnica, čas ure in ponavljajoči se urnik.

Zdaj to preizkusite med dejanskimi urami.

Učitelji morajo biti sposobni najti svoje razrede, videti pravilne učence in beležiti prisotnost, ne da bi nenehno potrebovali pomoč administratorja.

Določite eno osebo, ki bo interno odgovorna za migracijo. Ta oseba mora vzdrževati kontrolni seznam uvedbe, beležiti težave, potrjevati, da so bili popravki preizkušeni, zbirati povratne informacije učiteljev in odločiti, ali je pilot pripravljen na naslednjo fazo.

To migraciji daje jasnega lastnika, namesto da bi težave ostale razpršene med različnimi ljudmi.

5. Preizkusite obračunavanje in izberite jasno točko prehoda

Obračunavanje je treba preizkusiti ločeno od uvoza podatkov o strankah.

Clasero podpira naročniške modele in modele plačila po porabi. Preizkusite načine plačevanja, ki jih vaše pilotne stranke dejansko uporabljajo.

Vzemite več resničnih primerov strank in primerjajte pričakovani rezultat z rezultatom novega delovnega toka v Claseru.

Kjer je to relevantno, vključite stranke z različnimi načini plačevanja ali manj pogostimi situacijami.

Ne preidite neposredno na obsežno izdajanje računov, dokler ti primeri niso preverjeni.

Izbrati morate tudi jasno točko prehoda.

Glede na vaše podjetje je to lahko začetek novega meseca, obračunskega obdobja, semestra ali cikla tečaja.

Od te točke naprej morajo vsi vedeti, kje se beležijo trenutna prisotnost, spremembe pri strankah in podatki za obračunavanje.

Začasno ohranjanje starega sistema za zgodovinsko referenco je lahko koristno. Vzdrževanje dveh nasprotujočih si različic trenutnih podatkov pa ni.

6. Preizkusite dostop za starše in zahtevnejše primere

Vaši zaposleni niso edini ljudje, na katere vpliva migracija.

Prek my.clasero.com lahko starši dostopajo do informacij, kot so urniki ur, prisotnost, računi, status plačil in ustrezne informacije o urah.

Portal najprej predstavite pilotni skupini.

Poglejte, katera vprašanja postavljajo starši, nato pa izboljšajte svoja navodila, preden sistem uvedete v drugih podružnicah.

Hkrati preizkusite tudi manj enostavne situacije.

Na primer:

• učenec, ki obiskuje več razredov;
• učitelj, ki dela na več lokacijah;
• stranke, ki uporabljajo različne modele plačevanja;
• razredi z neobičajnimi urnimi ureditvami.

Namen pilota je te težave odkriti zgodaj, ne pa dokazovati, da najlažji primeri delujejo.

7. Pred premikom naslednje podružnice uporabite preverjanje Go/No-Go

Naslednje lokacije ne premaknite zgolj zato, ker pilot deluje določeno število dni.

Nadaljujte, ko so pomembni delovni tokovi preverjeni.

Preden odobrite naslednjo podružnico, potrdite, da:

• so bili zapisi o strankah uvoženi in preverjeni;
• se učenci pojavljajo v pravilnih razredih;
• so urniki točni;
• lahko učitelji beležijo prisotnost;
• so bili zahtevani modeli plačevanja preizkušeni;
• so bili preverjeni vzorčni izračuni računov;
• dostop za starše deluje, kot je predvideno;
• so bili neobičajni primeri preizkušeni;
• so bile kritične težave odpravljene.

Če obračunavanja ni mogoče uskladiti, so dodelitve strank nezanesljive ali učitelji še vedno pogosto potrebujejo administrativno pomoč, uvedbo začasno ustavite.

Naslednjo podružnico pustite v obstoječem sistemu, dokler težava ni odpravljena.

Ko je pilot stabilen, shranite končna pravila preslikave podatkov, korake uvoza, konfiguracijo podružnice, navodila za učitelje, preverjanja obračunavanja, navodila za starše in kontrolni seznam odobritve.

To postane vaš paket za uvedbo za naslednjo podružnico.

Premaknite eno podružnico, se iz nje učite in nato ponovite

Prehod velikega izobraževalnega podjetja na Clasero ni nujno en sam velik projekt po načelu »big bang«.

Začnite z eno reprezentativno lokacijo. Preizkusite resnične podatke o strankah, resnične učitelje, resnične ure, obračunavanje in dostop za starše. Odpravite, kar odkrijete, medtem ko je število prizadetih uporabnikov še vedno omejeno.

Nato postopek ponovite z uporabo paketa za uvedbo, ustvarjenega med pilotom.

To je resnična vrednost postopne migracije: enkrat preizkusite, enkrat izboljšajte in nato razširite preverjen postopek na preostanek svoje organizacije.

Če načrtujete prehod iz svojega trenutnega programa na clasero.com, začnite z izbiro prave pilotne podružnice in vzpostavitvijo migracijskega procesa, ki ga boste lahko z zaupanjem ponovno uporabili na vsaki lokaciji.