Har du redan din egen programvara för klasshantering? Beräkna vad den verkligen kostar innan du bygger ännu en funktion

”Vi har redan vår egen programvara.”

För en skola, akademi, dansstudio, idrottsförening, läxhjälpsverksamhet eller annan utbildnings- eller fritidsverksamhet kan det låta som ett bra skäl att inte överväga ytterligare ett system.

Men den verkliga frågan är inte om ni redan har en programvara.

Den är:

Hur mycket kommer den programvaran att kosta er under de kommande 12 månaderna?

Clasero gör det möjligt för er att slippa finansiera utvecklingen av standardfunktioner på egen hand och i stället använda arbetsflöden som redan är utvecklade och underhålls för utbildnings- och fritidsverksamheter.

Se det som specialiserad programvara för administration av fritidskurser som kan minska utvecklingsbördan för er organisation. I stället för att beställa ytterligare en funktion för schemaläggning, ett faktureringsflöde, en rapport eller ett verktyg för föräldrar kan ni först kontrollera om Clasero redan erbjuder motsvarande funktion.

Det förändrar jämförelsen från:

”Vår programvara kontra ännu en prenumeration.”

till:

”Ytterligare ett år med underhåll, utveckling, manuell administration och tekniskt beroende kontra programvara som kanske redan erbjuder det vi planerar att bygga.”

Er egen programvara har fortfarande en verklig årlig kostnad

Anpassad programvara kanske inte medför en månatlig SaaS-faktura, men det innebär inte att den är kostnadsfri.

Ofta är kostnaderna fördelade mellan olika budgetposter och arbetsinsatser.

För att förstå era verkliga kostnader för programvaruunderhåll bör ni beräkna vad systemet krävde under de senaste 12 månaderna:

• Utvecklar- eller IT-support
• Hosting och infrastruktur
• Buggrättningar och tekniska uppdateringar
• Säkerhets- och kompatibilitetsarbete
• Nya funktioner och integrationer
• Personaltid som lagts på att definiera krav
• Personaltid som lagts på att testa ändringar och samordna utvecklingsarbetet
• Manuellt arbete som orsakas av saknad funktionalitet

Uppskatta sedan motsvarande kostnader för de kommande 12 månaderna.

Tekniskt beroende spelar också en viktig roll.

Om en medarbetare, frilansare, byrå eller programvaruleverantör är den enda som har djupgående kunskap om er anpassade programvara för kursadministration, hur enkelt skulle det vara för någon annan att ta över underhållet om den personen inte längre var tillgänglig?

Det finns också en kostnad i att vänta. Medan en anpassad funktion specificeras, utvecklas, testas, korrigeras och lanseras kan medarbetarna behöva fortsätta använda den manuella process som funktionen är avsedd att ersätta.

En seriös jämförelse mellan anpassad programvara och SaaS behöver därför vara framåtblickande, inte bakåtblickande.

Hur många timmar skulle Clasero behöva spara för att täcka sin kostnad?

En enkel beräkning gör beslutet mer konkret:

Årlig kostnad för Clasero ÷ faktisk personalkostnad per timme = antal administrativa timmar som behöver sparas för att täcka kostnaden

Använd om möjligt den verkliga personalkostnaden för den medarbetare som utför arbetet, inte bara lönen.

Resultatet visar ungefär hur många arbetstimmar Clasero skulle behöva spara under ett år för att värdet av enbart dessa timmar ska motsvara abonnemangskostnaden.

Jämför sedan den siffran med hur många timmar ert team faktiskt lade på administrativt arbete under det föregående året.

Utvecklingskostnader bör beaktas separat.

Om Clasero redan erbjuder en funktion som ni planerar att beställa kanske utveckling, testning och framtida underhåll av den funktionen inte längre behövs.

Utgå från era faktiska verksamhetskostnader i stället för antagna besparingar.

Den mer relevanta frågan är inte bara:

”Hur mycket kostar Clasero?”

Den är:

”Vilket arbete och vilken framtida utveckling skulle Clasero kunna ersätta?”

En återkommande uppgift kan förändra kalkylen

Fakturering är ett bra exempel.

Claseros specifikation beskriver en lärare på en dansskola med omkring 200 elever som tidigare lade mer än fyra timmar varje månad på att förbereda individuella fakturor. I just det fallet innebar användningen av Clasero en besparing på minst dessa fyra timmars återkommande arbete varje månad.

Om arbetsmängden var densamma varje månad motsvarar det omkring 48 timmar under ett år.

Det är ett specifikt exempel och inte ett garanterat resultat för varje organisation.

Men det illustrerar en viktig poäng: användbar programvara för kursfakturering bör bedömas utifrån hur mycket arbete den faktiskt eliminerar, inte bara utifrån om den innehåller en faktureringsfunktion.

Clasero stöder abonnemangsbaserade betalningsmodeller och betalning efter användning. För tjänster där kunden betalar efter användning kan registrerade besök användas för att beräkna det belopp som ska faktureras.

Det innebär att närvaro och fakturering kan ingå i samma arbetsflöde i stället för att hanteras som två separata administrativa uppgifter.

Innan ni bygger nästa funktion, kontrollera om Clasero redan erbjuder den

Jämför Clasero direkt med er plan för framtida programvaruutveckling.

Planerar ni att bygga återkommande kursschemaläggning?
Clasero stöder redan lektionsplanering utifrån filial, kurs, lärare, sal, lektionstid och återkommande scheman.

Planerar ni att förbättra närvarohanteringen?
Lärare kan registrera elevernas närvaro som en del av lektionsflödet.

Planerar ni att lägga till kontroller av lärarnas tillgänglighet?
Clasero kan varna användaren om en lärare inte är tillgänglig vid den valda lektionstiden.

Planerar ni att automatisera faktureringen?
Clasero stöder redan flera betalningsmodeller och automatiserad fakturering.

Planerar ni bättre rapportering för flera platser?
Rapporteringen i Clasero kan omfatta samtliga filialer eller filtreras efter enskilda filialer och kurser.

Planerar ni ett bättre system för föräldrar?
Föräldrar kan använda my.clasero.com för att få tillgång till relevanta scheman, närvarouppgifter, fakturor och lektionsinformation.

Alla dessa funktioner skulle kunna specialutvecklas.

Den viktiga frågan är om de verkligen behöver specialutvecklas.

Innan ni använder utvecklingsbudgeten till att återskapa standardfunktioner bör ni kontrollera vad specialiserad programvara för skoladministration redan erbjuder.

Vad bör faktiskt förbli anpassat?

Clasero behöver inte ersätta varje unik process.

Målet är att undvika att betala för specialutveckling av funktioner som redan är standard i branschen.

Använd ett enkelt test:

Skulle en annan dansskola, idrottsakademi, språkskola, läxhjälpsverksamhet eller fritidsverksamhet rimligen kunna behöva samma funktion?

Om svaret är ja, kontrollera först om funktionen redan finns i specialiserad programvara.

Schemaläggning, närvaro, lärartillgänglighet, fakturering, rapportering och föräldraåtkomst är vanliga administrativa behov.

Reservera specialutveckling för processer som verkligen är unika för er organisation – inte bara för sådant som saknas i er nuvarande programvara.

Sammanhängande arbetsflöden är viktigare än isolerade funktioner

Värdet ökar när arbetsflödena hänger ihop:

schema → närvaro → fakturering → rapportering → föräldraåtkomst

I stället för att upprepade gånger flytta samma information mellan kalkylblad, separata applikationer, e-postmeddelanden och rapporter kan informationen finnas kvar i ett och samma sammanhängande arbetsflöde.

För verksamheter på flera platser gör detta också kursadministration för flera platser enklare att hantera utan att separata administrativa processer behöver byggas upp för varje filial.

Har ni redan flera års kunddata? Ta även hänsyn till kostnaderna för att byta system

Att byta system medför också kostnader.

Migrering kan innebära konfigurering, personalutbildning, förändrade arbetsprocesser och ibland en tillfällig period då båda systemen används parallellt.

Ta med även dessa kostnader i jämförelsen.

Clasero stöder import av befintlig kund- och elevinformation från Excel eller Google Sheets. Under införandet vägleds verksamheten också genom konfigurering av filialer, lokaler, tjänster, kurser, anställda, lärare, betalningsinställningar och annan viktig information.

Jämför båda alternativen under det första året:

Clasero-abonnemang + arbete med migrering och införande

mot

underhåll av befintligt system + planerad utveckling + manuell administration

Jämför sedan även kostnaderna under de följande två eller tre åren.

Engångskostnader för systembytet kan göra att det första året ser mycket annorlunda ut än de efterföljande åren. Utgå inte från att något av alternativen automatiskt är billigare. Använd era egna siffror.

Sju frågor innan ni godkänner ännu ett programvaruprojekt

Innan ni godkänner nästa utvecklingsförfrågan bör ni fråga er:

• Vad kostade vår befintliga programvara egentligen under de senaste 12 månaderna?
• Hur mycket kommer underhåll och planerad utveckling att kosta under de kommande 12 månaderna?
• Vilken standardfunktion planerar vi just nu att betala någon för att utveckla härnäst?
• Vilka av de funktioner vi planerar att utveckla finns redan i Clasero?
• Hur många personaltimmar läggs fortfarande på kalkylblad, dubbelregistrering, beräkningar och manuella arbetsmoment?
• Vilka krav är verkligen så unika att de motiverar specialutveckling?
• Om vår nuvarande utvecklare inte längre var tillgänglig i morgon, hur enkelt skulle det vara för någon annan att ta över underhållet av systemet?

Om ert befintliga system redan uppfyller era behov, kostar lite att underhålla och kräver minimal vidareutveckling kan det vara rimligt att behålla det.

Men innan ni godkänner nästa specialanpassade funktion bör ni jämföra kostnaden för att utveckla och underhålla den med vad Clasero redan erbjuder.