Zaten Kendi Sınıf Yönetim Yazılımınız Var mı? Başka Bir Özellik Geliştirmeden Önce Gerçekte Ne Kadara Mal Olduğunu Hesaplayın

“Zaten kendi yazılımımız var.”

Bir okul, akademi, dans stüdyosu, spor kulübü, özel ders işletmesi veya diğer okul sonrası eğitim sağlayıcıları için bu, başka bir sistemi değerlendirmemek adına iyi bir gerekçe gibi gelebilir.

Ancak asıl soru, zaten bir yazılımınızın olup olmadığı değildir.

Şudur:

Bu yazılım önümüzdeki 12 ay boyunca size ne kadara mal olacak?

Clasero, standart yazılım geliştirmesini kendi cebinizden finanse etmeyi bırakmanıza ve okul sonrası eğitim işletmeleri için zaten oluşturulmuş ve bakımı yapılan iş akışlarını kullanmanıza olanak tanır.

Bunu, kuruluşunuzun üzerindeki geliştirme yükünün bir kısmını alabilecek uzmanlaşmış okul sonrası sınıf yönetim yazılımı olarak düşünün. Yeni bir planlama özelliği, faturalandırma iş akışı, rapor veya veliye yönelik araç için yeniden geliştirme siparişi vermek yerine, önce Clasero’nun bunu zaten sunup sunmadığını kontrol edebilirsiniz.

Bu, karşılaştırmayı şundan:

“Bizim yazılımımız mı, başka bir abonelik mi?”

şuna dönüştürür:

“Bir yıl daha bakım, geliştirme, manuel yönetim ve teknik bağımlılık mı; yoksa zaten planladığımız şeyi sunuyor olabilecek bir yazılım mı?”

Kendi yazılımınızın da gerçek bir yıllık maliyeti vardır

Özel yazılım aylık bir SaaS faturası üretmeyebilir, ancak bu onu ücretsiz yapmaz.

Maliyetleri genellikle farklı bütçelere ve çalışanlara dağılmış durumdadır.

Gerçek yazılım bakım maliyetlerinizi anlamak için, sistemin son 12 ayda neler gerektirdiğini hesaplayın:

• Geliştirici veya BT desteği
• Barındırma ve altyapı
• Hata düzeltmeleri ve teknik güncellemeler
• Güvenlik ve uyumluluk çalışmaları
• Yeni özellikler ve entegrasyonlar
• Gereksinimleri tanımlamak için harcanan personel zamanı
• Değişiklikleri test etmek ve geliştiricileri koordine etmek için harcanan personel zamanı
• Eksik işlevsellik nedeniyle ortaya çıkan manuel işler

Ardından, önümüzdeki 12 ay için aynı maliyetleri tahmin edin.

Teknik bağımlılık da önemlidir.

Eğer bir çalışan, serbest çalışan, ajans veya yazılım şirketi özel sınıf yönetim yazılımınızın büyük kısmını anlıyorsa, o kişi erişilemez hale gelirse başka biri bunun bakımını ne kadar kolay yapabilir?

Beklemenin de bir maliyeti vardır. Özel bir özellik tanımlanırken, geliştirilirken, test edilirken, düzeltilirken ve yayına alınırken, çalışanlar bu özelliğin yerine geçmesi gereken manuel süreci kullanmaya devam edebilir.

Bu nedenle ciddi bir özel yazılım mı SaaS mı karşılaştırmasının geriye değil, ileriye bakması gerekir.

Clasero maliyetini karşılamak için kaç saat tasarruf sağlamalı?

Basit bir hesaplama, kararı daha pratik hale getirir:

Yıllık Clasero maliyeti ÷ gerçek saatlik istihdam maliyeti = başa baş idari çalışma saati

Mümkün olduğunda, işi yapan çalışanın yalnızca eline geçen ücretini değil, gerçek istihdam maliyetini kullanın.

Sonuç, yalnızca bu saatlerin değerinin abonelik maliyetine eşit olması için Clasero’nun bir yılda yaklaşık kaç çalışma saati tasarrufu sağlaması gerektiğini gösterir.

Ardından bu rakamı, ekibinizin geçen yıl gerçekten harcadığı idari çalışma saatleriyle karşılaştırın.

Geliştirme maliyetleri ayrıca değerlendirilmelidir.

Eğer Clasero, sipariş etmeye hazırlandığınız bir özelliği zaten sunuyorsa, bu özelliğin geliştirilmesi, test edilmesi ve gelecekteki bakımı artık gerekli olmayabilir.

Varsayılan tasarruflar yerine gerçek işletme maliyetlerinizi kullanın.

Daha iyi soru sadece şu değildir:

“Clasero’nun maliyeti ne kadar?”

Şudur:

“Clasero hangi işleri ve gelecekteki geliştirmeleri ortadan kaldırabilir?”

Tek bir tekrar eden görev hesabı değiştirebilir

Faturalandırma buna iyi bir örnektir.

Clasero spesifikasyonu, yaklaşık 200 öğrenciyi yöneten bir dans okulu öğretmenini anlatır; bu kişi daha önce her ay bireysel faturaları hazırlamak için dört saatten fazla zaman harcıyordu. Bu özel durumda, Clasero kullanımı en azından her ay tekrarlanan bu dört saatlik işi ortadan kaldırdı.

Aynı iş yükü her ay gerçekleşseydi, bu bir yıl boyunca yaklaşık 48 saate karşılık gelirdi.

Bu, belirli bir örnektir; her kuruluş için garanti edilen bir sonuç değildir.

Ancak önemli bir noktayı gösterir: kullanışlı bir sınıf faturalandırma yazılımı, yalnızca bir faturalandırma özelliği olup olmadığına göre değil, ortadan kaldırdığı işe göre değerlendirilmelidir.

Clasero, abonelik ve kullandıkça öde ödeme modellerini destekler. Kullandıkça öde hizmetlerinde, kaydedilen katılımlar faturalandırma için ücretler hesaplanırken kullanılabilir.

Bu da devam takibi ile faturalandırmanın iki ayrı idari görev haline gelmek yerine aynı iş akışının parçası olabileceği anlamına gelir.

Bir sonraki özelliği geliştirmeden önce, Clasero’nun bunu zaten sunup sunmadığını kontrol edin

Clasero’yu doğrudan yazılım geliştirme yol haritanızla karşılaştırın.

Tekrarlayan ders planlaması oluşturmayı mı planlıyorsunuz?
Clasero zaten şube, sınıf, öğretmen, oda, ders saati ve tekrar eden programa göre ders planlamasını destekler.

Devam yönetimini iyileştirmeyi mi planlıyorsunuz?
Öğretmenler, ders iş akışının bir parçası olarak öğrenci devamını kaydedebilir.

Öğretmen uygunluk kontrolleri eklemeyi mi planlıyorsunuz?
Clasero, seçilen ders saatinde bir öğretmen uygun değilse kullanıcıları uyarabilir.

Faturalandırmayı otomatikleştirmeyi mi planlıyorsunuz?
Clasero zaten birden fazla ödeme modelini ve otomatik faturalandırmayı destekler.

Birden fazla lokasyonda daha iyi raporlar mı planlıyorsunuz?
Clasero raporlaması tüm şubeleri kapsayabilir veya tek tek şubelere ve sınıflara göre filtrelenebilir.

Velilere yönelik daha iyi bir sistem mi planlıyorsunuz?
Veliler, ilgili programlara, devam kayıtlarına, faturalara ve ders bilgilerine erişmek için my.clasero.com’u kullanabilir.

Tüm bu işlevler özel olarak geliştirilebilir.

Önemli soru, geliştirilip geliştirilmemeleri gerektiğidir.

Standart işlevselliği yeniden oluşturmak için geliştirme bütçelerini kullanmadan önce, uzmanlaşmış okul yönetim yazılımının zaten neler sunduğunu kontrol edin.

Aslında hangi kısımlar özel kalmalı?

Clasero’nun her benzersiz sürecin yerini alması gerekmez.

Amaç, sektör genelinde standart olan işlevler için özel geliştirme fiyatları ödemeyi bırakmaktır.

Basit bir test kullanın:

Başka bir dans okulu, spor akademisi, dil okulu, özel ders işletmesi veya okul sonrası program da makul olarak aynı özelliğe ihtiyaç duyabilir mi?

Cevap evetse, önce uzmanlaşmış yazılımları kontrol edin.

Planlama, devam takibi, öğretmen uygunluğu, faturalandırma, raporlama ve veli erişimi yaygın operasyonel gereksinimlerdir.

Özel geliştirmeyi, yalnızca mevcut yazılımınızda eksik olanlar için değil, kuruluşunuza gerçekten özgü süreçler için ayırın.

Bağlantılı iş akışları, tekil özelliklerden daha önemlidir

İş akışı bağlantılı olduğunda değer artar:

program → devam → faturalandırma → raporlama → veli erişimi

Aynı bilgiyi elektronik tablolar, ayrı uygulamalar, e-postalar ve raporlar arasında tekrar tekrar taşımak yerine, veriler tek bir operasyonel akışın parçası olarak kalabilir.

Birden fazla lokasyonda çalışan işletmeler için bu, her şube için ayrı idari süreçler oluşturmadan çok lokasyonlu sınıf yönetimini düzenlemeyi de kolaylaştırır.

Zaten yıllara yayılan müşteri veriniz mi var? Geçiş maliyetlerini dürüstçe dahil edin

Sistem değiştirmek de maliyetlidir.

Geçiş; yapılandırma, personel eğitimi, süreç değişiklikleri ve bazen her iki sistemin paralel çalıştığı geçici bir dönemi içerebilir.

Bu maliyetleri karşılaştırmaya dahil edin.

Clasero, mevcut müşteri ve öğrenci bilgilerinin Excel veya Google Sheets’ten içe aktarılmasını destekler. Kurulum süreci ayrıca işletmelere şubeleri, tesisleri, hizmetleri, sınıfları, çalışanları, öğretmenleri, ödeme ayarlarını ve diğer temel bilgileri yapılandırma konusunda rehberlik eder.

İlk yılda her iki seçeneği de karşılaştırın:

Clasero aboneliği + geçiş ve sisteme alıştırma çabası

karşısında

mevcut sistem bakımı + planlanan geliştirme + manuel yönetim

Ardından sonraki iki veya üç yılı da karşılaştırın.

Tek seferlik geçiş maliyetleri, ilk yılın sonraki yıllardan çok farklı görünmesine neden olabilir. Her iki seçeneğin de daha ucuz olduğunu varsaymayın. Kendi rakamlarınızı kullanın.

Başka bir yazılım projesini onaylamadan önce yedi soru

Bir sonraki geliştirme talebini onaylamadan önce şunları sorun:

• Mevcut yazılımımız son 12 ayda bize gerçekten ne kadara mal oldu?
• Bakım ve planlanan geliştirme önümüzdeki 12 ayda ne kadara mal olacak?
• Şu anda birine yaptırmak için ödeme yapmayı planladığımız bir sonraki standart özellik nedir?
• Planlanan hangi özellikler Clasero’da zaten mevcut?
• Personel hâlâ elektronik tablolar, mükerrer veri girişi, hesaplamalar ve manuel geçici çözümler için kaç saat harcıyor?
• Hangi gereksinimler özel geliştirmeyi haklı çıkaracak kadar gerçekten benzersiz?
• Mevcut geliştiricimiz yarın erişilemez hale gelse, sistemi başka biri ne kadar kolay sürdürebilir?

Mevcut sisteminiz ihtiyaçlarınızı zaten karşılıyorsa, bakım maliyeti düşükse ve çok az ek geliştirme gerektiriyorsa, onu kullanmaya devam etmek mantıklı olabilir.

Ancak bir sonraki özel özelliği onaylamadan önce, bunun geliştirme ve bakım maliyetini Clasero’nun zaten sunduklarıyla karşılaştırın.