Вече имате собствен софтуер за управление на класове? Изчислете колко наистина струва, преди да разработите още една функция

„Вече имаме собствен софтуер.“

За училище, академия, танцово студио, спортен клуб, обучителен бизнес или друг доставчик на извънкласно образование това може да звучи като добра причина да не се разглежда друга система.

Но истинският въпрос не е дали вече имате софтуер.

Той е:

Колко ще ви струва този софтуер през следващите 12 месеца?

Clasero ви позволява да спрете сами да финансирате разработката на стандартен софтуер и да използвате работни процеси, които вече са изградени и поддържани за извънкласни бизнеси.

Мислете за него като за специализиран софтуер за управление на извънкласни занятия, който може да поеме част от тежестта по разработката от вашата организация. Вместо да възлагате поредна функционалност за графици, процес за фактуриране, отчет или инструмент за родители, първо можете да проверите дали Clasero вече не го предлага.

Това променя сравнението от:

„Нашият софтуер срещу още един абонамент.“

на:

„Още една година поддръжка, разработка, ръчна администрация и техническа зависимост срещу софтуер, който може вече да предлага това, което планираме да изградим.“

Вашият собствен софтуер все пак има реална годишна цена

Персонализираният софтуер може да не води до месечна SaaS фактура, но това не го прави безплатен.

Разходите му често са разпределени между различни бюджети и служители.

За да разберете реалните си разходи за поддръжка на софтуер, изчислете какво е изисквала системата през последните 12 месеца:

• Поддръжка от разработчик или ИТ специалист
• Хостинг и инфраструктура
• Поправки на грешки и технически актуализации
• Работа по сигурността и съвместимостта
• Нови функционалности и интеграции
• Време на служителите за дефиниране на изисквания
• Време на служителите за тестване на промените и координация с разработчиците
• Ръчна работа, причинена от липсваща функционалност

След това оценете същите разходи за следващите 12 месеца.

Техническата зависимост също има значение.

Ако един служител, фрийлансър, агенция или софтуерна компания разбира по-голямата част от вашия персонализиран софтуер за управление на занятия, колко лесно би могъл някой друг да го поддържа, ако този човек стане недостъпен?

Има и цена на изчакването. Докато една персонализирана функционалност се специфицира, разработва, тества, коригира и пуска, служителите може да продължат да използват ръчния процес, който тя е трябвало да замени.

Затова едно сериозно сравнение персонализиран софтуер срещу SaaS трябва да гледа напред, а не назад.

Колко часа трябва да спести Clasero, за да покрие цената си?

Едно просто изчисление прави решението по-практично:

Годишна цена на Clasero ÷ реална почасова цена на труда = административни часове за достигане на равновесна точка

Когато е възможно, използвайте реалната цена на труда на служителя, който върши работата, а не само нетното му възнаграждение.

Резултатът показва приблизително колко работни часа Clasero трябва да спести за една година, за да бъде стойността само на тези часове равна на цената на абонамента му.

След това сравнете тази стойност с административните часове, които екипът ви действително е изразходвал миналата година.

Разходите за разработка трябва да се разглеждат отделно.

Ако Clasero вече предлага функционалност, която сте се готвили да възложите, разработката, тестването и бъдещата поддръжка на тази функционалност може вече да не са необходими.

Използвайте реалните разходи на бизнеса си, а не предполагаеми спестявания.

По-добрият въпрос не е просто:

„Колко струва Clasero?“

Той е:

„Каква работа и каква бъдеща разработка може да замени Clasero?“

Една повтаряща се задача може да промени изчислението

Фактурирането е добър пример.

Спецификацията на Clasero описва преподавател в танцово училище, който управлява около 200 ученици и преди това е отделял повече от четири часа всеки месец за подготовка на индивидуални фактури. В този конкретен случай използването на Clasero е спестило поне тези четири часа повтаряща се месечна работа.

Ако същото натоварване се е повтаряло всеки месец, това представлява около 48 часа за една година.

Това е един конкретен пример, а не гарантиран резултат за всяка организация.

Но той показва важен момент: полезният софтуер за фактуриране на занятия трябва да се оценява според работата, която премахва, а не просто според това дали съществува функционалност за фактуриране.

Clasero поддържа абонаментен модел и модел на плащане според ползването. При услуги с плащане според ползването записаните посещения могат да се използват при изчисляването на таксите за фактуриране.

Това означава, че присъствието и фактурирането могат да бъдат част от един и същ работен процес, вместо да се превръщат в две отделни административни задачи.

Преди да изградите следващата функционалност, проверете дали Clasero вече не я предлага

Сравнете Clasero директно с вашата пътна карта за разработка на софтуер.

Планирате да изградите повтарящо се разписание на занятия?
Clasero вече поддържа планиране на уроци по филиал, клас, преподавател, зала, време на урока и повтарящ се график.

Планирате да подобрите управлението на присъствието?
Преподавателите могат да записват присъствието на учениците като част от работния процес на урока.

Планирате да добавите проверки за наличност на преподаватели?
Clasero може да предупреждава потребителите, когато преподавател не е наличен в избрания час за урок.

Планирате да автоматизирате фактурирането?
Clasero вече поддържа множество модели на плащане и автоматизирано фактуриране.

Планирате по-добри отчети за няколко локации?
Отчетите в Clasero могат да обхващат всички филиали или да бъдат филтрирани по отделни филиали и класове.

Планирате по-добра система за родители?
Родителите могат да използват my.clasero.com, за да имат достъп до съответните графици, записи за присъствие, фактури и информация за уроците.

Всички тези функции могат да бъдат разработени по поръчка.

Важният въпрос е дали трябва да бъдат.

Преди да използвате бюджети за разработка, за да пресъздадете стандартна функционалност, проверете какво вече предлага специализираният софтуер за училищна администрация.

Какво всъщност трябва да остане персонализирано?

Clasero не е необходимо да замества всеки уникален процес.

Целта е да спрете да плащате цени за персонализирана разработка за функции, които са стандартни в цялата индустрия.

Използвайте един прост тест:

Би ли могло друго танцово училище, спортна академия, езиково училище, обучителен бизнес или извънкласна програма разумно да има нужда от същата функционалност?

Ако отговорът е да, първо проверете специализирания софтуер.

Графици, присъствие, наличност на преподаватели, фактуриране, отчети и достъп за родители са често срещани оперативни изисквания.

Запазете персонализираната разработка за процеси, които са наистина уникални за вашата организация — а не просто липсват в текущия ви софтуер.

Свързаните работни процеси са по-важни от изолираните функции

Стойността нараства, когато работният процес е свързан:

график → присъствие → фактуриране → отчети → достъп за родители

Вместо многократно да прехвърляте една и съща информация между електронни таблици, отделни приложения, имейли и отчети, данните могат да останат част от един оперативен поток.

За бизнеси, които работят на няколко локации, това също прави управлението на занятия на няколко локации по-лесно за организиране, без да се изграждат отделни административни процеси за всеки филиал.

Вече имате години клиентски данни? Включете честно и разходите по преминаването

Смяната на системи също има цена.

Миграцията може да включва конфигуриране, обучение на персонала, промени в процесите и понякога временен период, в който и двете системи работят паралелно.

Включете тези разходи в сравнението.

Clasero поддържа импортиране на съществуваща информация за клиенти и ученици от Excel или Google Sheets. Процесът по настройка също така насочва бизнесите при конфигурирането на филиали, обекти, услуги, класове, служители, преподаватели, настройки за плащане и друга съществена информация.

Сравнете двата варианта през първата година:

Абонамент за Clasero + усилия за миграция и въвеждане

срещу

поддръжка на съществуващата система + планирана разработка + ръчна администрация

След това сравнете и следващите две или три години.

Еднократните разходи по преминаването могат да направят първата година да изглежда много различно от следващите години. Не приемайте, че който и да е вариант е по-евтин. Използвайте собствените си числа.

Седем въпроса преди да одобрите още един софтуерен проект

Преди да одобрите следващото искане за разработка, попитайте:

• Колко всъщност ни струваше съществуващият ни софтуер през последните 12 месеца?
• Колко ще струват поддръжката и планираната разработка през следващите 12 месеца?
• За коя стандартна функционалност в момента планираме да платим на някого да изгради следваща?
• Кои от планираните функционалности вече съществуват в Clasero?
• Колко часа на персонала все още се изразходват за електронни таблици, дублирано въвеждане, изчисления и ръчни заобиколни решения?
• Кои изисквания са наистина достатъчно уникални, за да оправдаят персонализирана разработка?
• Ако настоящият ни разработчик стане недостъпен утре, колко лесно някой друг би могъл да поддържа системата?

Ако съществуващата ви система вече отговаря на нуждите ви, струва малко за поддръжка и изисква минимална допълнителна разработка, може да има смисъл да я запазите.

Но преди да одобрите следващата персонализирана функционалност, сравнете колко ще струва да бъде изградена и поддържана с това, което Clasero вече предлага.