Ja tens el teu propi programari de gestió de classes? Calcula què costa realment abans de desenvolupar una altra funcionalitat
“Ja tenim el nostre propi programari.”
Per a una escola, acadèmia, estudi de dansa, club esportiu, negoci de classes particulars o un altre proveïdor d’educació extraescolar, això pot semblar un bon motiu per no considerar un altre sistema.
Però la pregunta real no és si ja teniu programari.
És:
Quant us costarà aquest programari durant els pròxims 12 mesos?
Clasero us permet deixar de finançar vosaltres mateixos el desenvolupament de programari estàndard i utilitzar fluxos de treball que ja estan creats i mantinguts per a negocis extraescolars.
Penseu-hi com en un programari especialitzat de gestió de classes extraescolars que pot alleugerir part de la càrrega de desenvolupament de la vostra organització. En lloc d’encarregar una altra funcionalitat de planificació, flux de facturació, informe o eina orientada als pares, primer podeu comprovar si Clasero ja ho ofereix.
Això canvia la comparació de:
“El nostre programari versus una altra subscripció.”
a:
“Un altre any de manteniment, desenvolupament, administració manual i dependència tècnica versus un programari que potser ja ofereix allò que estem planejant construir.”
El vostre propi programari continua tenint un cost anual real
El programari a mida potser no genera una factura mensual de SaaS, però això no vol dir que sigui gratuït.
Els seus costos sovint es reparteixen entre diferents pressupostos i empleats.
Per entendre els vostres costos reals de manteniment del programari, calculeu què ha requerit el sistema durant els darrers 12 mesos:
- Suport de desenvolupador o d’informàtica
- Allotjament i infraestructura
- Correcció d’errors i actualitzacions tècniques
- Treball de seguretat i compatibilitat
- Noves funcionalitats i integracions
- Temps del personal dedicat a definir requisits
- Temps del personal dedicat a provar canvis i coordinar desenvolupadors
- Treball manual causat per funcionalitats inexistents
Després estimeu els mateixos costos per als pròxims 12 mesos.
La dependència tècnica també importa.
Si un empleat, autònom, agència o empresa de programari entén la major part del vostre programari a mida de gestió de classes, amb quina facilitat algú altre el podria mantenir si aquesta persona deixés d’estar disponible?
També hi ha un cost d’esperar. Mentre una funcionalitat a mida s’està especificant, desenvolupant, provant, corregint i publicant, els empleats poden continuar utilitzant el procés manual que aquella funcionalitat havia de substituir.
Per tant, una comparació seriosa entre programari a mida i SaaS ha de mirar cap endavant, no cap enrere.
Quantes hores hauria d’estalviar Clasero per cobrir el seu cost?
Un càlcul senzill fa que la decisió sigui més pràctica:
Cost anual de Clasero ÷ cost laboral real per hora = hores administratives de punt d’equilibri
Sempre que sigui possible, utilitzeu el cost laboral real de l’empleat que fa la feina, no només el seu sou net.
El resultat mostra aproximadament quantes hores de feina hauria d’estalviar Clasero en un any perquè el valor d’aquestes hores per si sol iguali el cost de la seva subscripció.
Després compareu aquesta xifra amb les hores administratives que el vostre equip va dedicar realment l’any passat.
Els costos de desenvolupament s’han de considerar per separat.
Si Clasero ja ofereix una funcionalitat que us estàveu preparant per encarregar, potser ja no caldrà el desenvolupament, les proves i el manteniment futur d’aquesta funcionalitat.
Utilitzeu els costos reals del vostre negoci en lloc d’estalvis suposats.
La millor pregunta no és simplement:
“Quant costa Clasero?”
És:
“Quina feina i quin desenvolupament futur podria substituir Clasero?”
Una tasca recurrent pot canviar el càlcul
La facturació n’és un bon exemple.
L’especificació de Clasero descriu una professora d’una escola de dansa que gestiona uns 200 alumnes i que abans dedicava més de quatre hores cada mes a preparar factures individuals. En aquest cas concret, utilitzar Clasero va estalviar almenys aquestes quatre hores de feina recurrent mensual.
Si la mateixa càrrega de treball es produís cada mes, això representaria unes 48 hores al llarg d’un any.
Aquest és un exemple concret, no un resultat garantit per a totes les organitzacions.
Però demostra un punt important: un programari útil de facturació de classes s’ha de jutjar per la feina que elimina, no simplement per si existeix una funcionalitat de facturació.
Clasero admet models de pagament per subscripció i de pagament per ús. Per als serveis de pagament per ús, les visites registrades es poden utilitzar a l’hora de calcular els càrrecs per a la facturació.
Això vol dir que l’assistència i la facturació poden formar part del mateix flux de treball en lloc de convertir-se en dues tasques administratives separades.
Abans de crear la pròxima funcionalitat, comproveu si Clasero ja l’ofereix
Compareu Clasero directament amb el vostre full de ruta de desenvolupament de programari.
Esteu pensant a crear una planificació recurrent de classes?
Clasero ja admet la planificació de lliçons per seu, classe, professor, aula, hora de la lliçó i calendari recurrent.
Esteu pensant a millorar la gestió de l’assistència?
Els professors poden registrar l’assistència dels alumnes com a part del flux de treball de la lliçó.
Esteu pensant a afegir comprovacions de disponibilitat del professorat?
Clasero pot avisar els usuaris quan un professor no està disponible a l’hora de lliçó seleccionada.
Esteu pensant a automatitzar la facturació?
Clasero ja admet múltiples models de pagament i facturació automatitzada.
Esteu pensant en millors informes per a diverses ubicacions?
Els informes de Clasero poden cobrir totes les seus o filtrar-se per seus i classes individuals.
Esteu pensant en un millor sistema orientat als pares?
Els pares poden utilitzar my.clasero.com per accedir als horaris rellevants, registres d’assistència, factures i informació de les lliçons.
Totes aquestes funcions es podrien desenvolupar a mida.
La pregunta important és si s’haurien de desenvolupar.
Abans d’utilitzar pressupostos de desenvolupament per recrear funcionalitats estàndard, comproveu què ofereix ja un programari especialitzat de gestió escolar.
Què hauria de continuar sent realment a mida?
Clasero no necessita substituir tots els processos únics.
L’objectiu és deixar de pagar preus de desenvolupament a mida per funcions que són estàndard en tot el sector.
Utilitzeu una prova senzilla:
Una altra escola de dansa, acadèmia esportiva, escola d’idiomes, negoci de classes particulars o programa extraescolar podria necessitar raonablement la mateixa funcionalitat?
Si la resposta és sí, primer comproveu el programari especialitzat.
La planificació, l’assistència, la disponibilitat del professorat, la facturació, els informes i l’accés dels pares són requisits operatius habituals.
Reserveu el desenvolupament a mida per a processos que siguin realment únics de la vostra organització, no simplement absents del vostre programari actual.
Els fluxos de treball connectats importen més que les funcionalitats aïllades
El valor augmenta quan el flux de treball està connectat:
planificació → assistència → facturació → informes → accés dels pares
En lloc de moure repetidament la mateixa informació entre fulls de càlcul, aplicacions separades, correus electrònics i informes, les dades poden continuar formant part d’un únic flux operatiu.
Per a les empreses que treballen en diverses ubicacions, això també fa que la gestió de classes en múltiples ubicacions sigui més fàcil d’organitzar sense crear processos administratius separats per a cada seu.
Ja teniu anys de dades de clients? Incloeu honestament els costos del canvi
Canviar de sistema també té costos.
La migració pot implicar configuració, formació del personal, canvis de procés i, de vegades, un període temporal en què tots dos sistemes funcionen en paral·lel.
Incloeu aquests costos en la comparació.
Clasero admet la importació d’informació existent de clients i alumnes des d’Excel o Google Sheets. El seu procés de configuració també guia les empreses en la configuració de seus, instal·lacions, serveis, classes, empleats, professors, ajustos de pagament i altra informació essencial.
Compareu totes dues opcions durant el primer any:
Subscripció a Clasero + esforç de migració i incorporació
versus
manteniment del sistema existent + desenvolupament planificat + administració manual
Després compareu també els dos o tres anys següents.
Els costos únics del canvi poden fer que el primer any sembli molt diferent dels anys posteriors. No suposeu que cap de les dues opcions sigui més barata. Utilitzeu les vostres pròpies xifres.
Set preguntes abans d’aprovar un altre projecte de programari
Abans de donar llum verda a la pròxima sol·licitud de desenvolupament, pregunteu-vos:
- Quant va costar realment el nostre programari existent durant els darrers 12 mesos?
- Quant costaran el manteniment i el desenvolupament planificat durant els pròxims 12 mesos?
- Quina funcionalitat estàndard estem planejant actualment pagar a algú perquè la desenvolupi a continuació?
- Quines funcionalitats planificades ja existeixen a Clasero?
- Quantes hores del personal encara es dediquen a fulls de càlcul, entrada duplicada, càlculs i solucions manuals alternatives?
- Quins requisits són realment prou únics per justificar un desenvolupament a mida?
- Si el nostre desenvolupador actual deixés d’estar disponible demà, amb quina facilitat algú altre podria mantenir el sistema?
Si el vostre sistema existent ja cobreix les vostres necessitats, costa poc de mantenir i requereix un desenvolupament addicional mínim, pot tenir sentit conservar-lo.
Però abans d’aprovar la pròxima funcionalitat a mida, compareu el que costarà crear-la i mantenir-la amb el que Clasero ja ofereix.