Začít s Clasero je snazší, než si myslíte: vyberte si samoobslužné nebo asistované nastavení

Začít s novým softwarem pro správu mimoškolních kurzů je snadné, když je vaše podnikání úplně nové. Náročnější je to ve chvíli, kdy už máte studenty, učitele, pobočky, kurzy, rozvrhy a nastavené platební podmínky.

Právě proto nastavení Clasero nabízí dvě praktické možnosti.

Své podnikání si můžete nastavit sami pomocí strukturovaného režimu Setup Mode v Clasero, nebo můžete požádat tým Clasero o pomoc s úvodním onboardingem. Asistované nastavení může zahrnovat import stávajících zákaznických dat a konfiguraci firemních údajů, poboček, služeb, kurzů, zaměstnanců, platebních nastavení a dalších informací potřebných k zahájení používání Clasero.

Pro zavedenou školu, akademii, studio nebo mimoškolní program to znamená, že nemusíte nutně znovu ručně budovat celý provoz od začátku.

Co je potřeba v Clasero nastavit?

Clasero funguje podle struktury vašeho skutečného podnikání.

V závislosti na tom, jak vaše organizace funguje, může počáteční nastavení zahrnovat:

• firemní údaje a preference;
• pobočky a výuková místa;
• prostory nebo učebny;
• služby a kurzy;
• učitele a zaměstnance;
• možnosti plateb;
• stávající zákazníky a studenty.

To je obzvlášť důležité pro organizace, které spravují mimoškolní kurzy na více místech. Podnik s jedním lektorem a jedním kurzem má velmi odlišné požadavky na nastavení než škola, která provozuje několik programů s více učiteli a pobočkami.

Setup Mode v Clasero poskytuje strukturovaný kontrolní seznam, který pomáhá připravit systém pro každodenní používání.

Možnost 1: Nastavte si Clasero sami pomocí Setup Mode

Pokud máte zákaznická data uspořádaná a už víte, jak chcete své podnikání v systému zobrazit, může být samoobslužné nastavení Clasero nejjednodušším přístupem.

Praktické pořadí je nejprve vytvořit strukturu podnikání a zákazníky přidat až poté:

• Zadejte informace o své společnosti a preference.
• Vytvořte pobočky a prostory.
• Nakonfigurujte své služby.
• Vytvořte příslušné kurzy.
• Přidejte učitele a zaměstnance.
• Nastavte možnosti plateb.
• Přidejte nebo importujte stávající zákazníky a studenty.
• Před zahájením každodenního používání zkontrolujte strukturu.

Toto pořadí pomáhá zajistit, aby importovaní studenti měli při zahájení jejich organizace k dispozici správné kurzy, služby, místa a platební strukturu.

Samoobslužné nastavení je obzvlášť vhodné tehdy, když někdo ve vaší organizaci už rozumí vaší provozní struktuře a chce mít nad konfigurací přímou kontrolu.

Možnost 2: Získejte pomoc s onboardingem do Clasero a importem zákazníků

Počáteční konfiguraci nemusíte dokončit sami.

Na vyžádání může tým Clasero pomoci s onboardingem, včetně importu stávajících zákaznických informací a konfigurace částí firemní struktury potřebných k zahájení používání systému.

Pomoc může zahrnovat:

• stávající zákaznická data;
• firemní údaje;
• pobočky;
• služby;
• kurzy;
• zaměstnance;
• platební nastavení;
• další informace potřebné pro počáteční nastavení.

To může být obzvlášť užitečné při převodu zavedeného podnikání do Clasero.

Představte si taneční školu se 180 studenty, třemi pobočkami, šesti učiteli, osmi pravidelnými skupinami kurzů a kombinací zákazníků se předplatným i platbou za jednotlivé návštěvy.

Škola si může vše nastavit sama prostřednictvím Setup Mode. Případně může připravit své stávající zákaznické záznamy a firemní informace a požádat o asistovaný onboarding do Clasero pro počáteční nastavení a import zákaznických dat.

Důležité je, že existence stávající zákaznické základny neznamená začínat znovu od nuly.

Lze do Clasero importovat stávající studenty?

Ano. Clasero podporuje přidávání stávajících zákaznických a studentských dat z Excelu nebo Google Sheets, což usnadňuje převod existujících záznamů místo ručního zadávání každého studenta.

Tabulku zákaznických dat lze také nakonfigurovat pomocí dostupných polí, včetně změny toho, která pole se zobrazují, a uspořádání jejich pořadí.

Před importem stávajících studentů svá data pečlivě zkontrolujte.

Zkontrolujte:

• duplicitní zákaznické záznamy;
• studenty, kteří už nejsou aktivní;
• nesprávná jména nebo kontaktní údaje;
• nekonzistentní data;
• informace, které už nepotřebujete;
• chybějící údaje, které by měly být před migrací opraveny.

Je také dobrým postupem ponechat si nezměněnou kopii původního zákaznického souboru ještě před jeho čištěním nebo reorganizací.

Když si data připravíte předem, usnadní to jak samoobslužný, tak asistovaný onboarding.

Co byste si měli připravit před začátkem?

Než otevřete Clasero, nemusíte přepracovávat celé své podnikání, ale pokud budete mít své stávající informace uspořádané, může být nastavení mnohem plynulejší.

V závislosti na vaší organizaci si připravte:

• své aktuální záznamy o studentech nebo zákaznících;
• informace o rodičích nebo zákonných zástupcích, kde je to relevantní;
• strukturu svých poboček a míst;
• učebny nebo prostory používané pro kurzy;
• služby, které aktuálně poskytujete;
• názvy kurzů nebo skupin;
• informace o učitelích a zaměstnancích;
• stávající předplatné nebo průběžné platební modely;
• firemní preference, jako je měna a regionální nastavení.

Pokud už své zákaznické informace vedete v Excelu nebo Google Sheets, může být tento stávající soubor důležitým výchozím bodem pro import studentů do Clasero.

Ne každá položka v tomto kontrolním seznamu nutně představuje pole pro hromadný import. Některé informace je jednoduše užitečné mít připravené při konfiguraci vaší organizace.

Samoobslužné nebo asistované nastavení: co je pro vás lepší?

Neexistuje jedna jediná správná volba.

Samoobslužné nastavení může být vhodné, pokud má vaše organizace relativně jednoduchou strukturu, vaše zákaznická data jsou už uspořádaná a někdo z vašeho týmu se cítí komfortně při konfiguraci systému.

Asistované nastavení může stát za zvážení, pokud máte:

• mnoho stávajících studentů;
• více poboček nebo míst;
• několik učitelů nebo zaměstnanců;
• mnoho služeb nebo skupin kurzů;
• různé platební modely zákazníků;
• stávající zákaznická data, která je potřeba převést.

Volba závisí na tom, jak velkou část počáteční administrativní práce chcete spravovat sami.

Clasero si můžete nakonfigurovat samostatně, přičemž možnost požádat o další pomoc znamená, že složitější zavedené podnikání nemusí k onboardingu přistupovat úplně stejně jako malý nový provoz.

Proč je důležité správně nastavit počáteční strukturu

Dobré nastavení není jen o dokončení onboardingového kontrolního seznamu. Určuje, jak snadno může Clasero následně podporovat každodenní administrativu.

Po konfiguraci může systém propojit plánování kurzů, studenty, učitele, docházku, služby a platební modely.

Lekce lze plánovat výběrem příslušné pobočky nebo místa, kurzu, učitele, učebny a času lekce. Učitelé mohou během lekcí zaznamenávat docházku, zatímco služby mohou využívat platební struktury založené na předplatném nebo platbě za jednotlivé návštěvy.

Rodiče mohou také přistupovat k relevantním informacím prostřednictvím my.clasero.com, včetně rozvrhů lekcí, informací o docházce, faktur a stavu plateb a podrobností souvisejících se službami jejich dítěte.

Čím lépe počáteční struktura odráží vaši skutečnou organizaci, tím užitečnější se tento propojený pracovní postup stává.

Začněte s přístupem k nastavení, který odpovídá vašemu podnikání

Přechod na nový systém správy by neměl vyžadovat, abyste zapomněli na strukturu podnikání a zákaznické záznamy, které už máte.

S Clasero můžete použít Setup Mode a dokončit nastavení Clasero sami, včetně importu stávajících informací o studentech z Excelu nebo Google Sheets.

Pokud je vaše organizace už zavedená nebo složitější, můžete místo toho požádat tým Clasero o pomoc s importem zákaznických dat a počátečním onboardingem.

Začněte tím, že si projdete informace, které už používáte pro provoz svých kurzů. Poté se rozhodněte, zda chcete Clasero nakonfigurovat samostatně, nebo získat pomoc s přípravou systému podle podnikání, které už máte.