Bojíte se přejít na jiný software pro správu výuky? Clasero vám pomůže importovat stávající studenty a nastavit vaše podnikání

Víte, že váš současný administrativní systém vytváří příliš mnoho práce. Ale jeho změna působí riskantně.

Co se stane s vašimi stávajícími studenty? Kdo znovu vytvoří vaše kurzy, pobočky, učitele a platební nastavení? Co když bude něco nastaveno nesprávně? A možná nejdůležitější otázka: kdo má čas řídit celou migraci, zatímco výuka stále probíhá?

Tyto obavy brání mnoha zavedeným školám, akademiím, studiím a mimoškolním programům přejít na software pro správu kurzů.

S Clasero nemusíte přechod nutně zvládat sami.

Stávající data o zákaznících a studentech lze importovat z Excelu nebo Google Sheets. Vaši stávající firemní strukturu pak lze nastavit v Clasero, a pokud se necítíte na to dělat vše sami, Clasero může na požádání pomoci s počátečním nastavením a zaškolením.

Změna systému nemusí znamenat začínat od nuly — ani řešit migraci úplně sami.

„Už máme příliš mnoho studentů na to, abychom mohli přejít“

Firma s 200 stávajícími studenty čelí při migraci úplně jiné výzvě než nový lektor, který začíná s pěti zákazníky.

Ruční opětovné zadávání každého studenta by vytvořilo zbytečnou práci. Clasero proto podporuje import stávajících studentů a zákaznických dat z Excelu nebo Google Sheets.

Před migrací se rozhodněte, které zákaznické záznamy by se měly stát součástí vašeho aktivního pracovního systému.

Možná budete chtít oddělit současné studenty od neaktivních záznamů, identifikovat duplicity, zkontrolovat kontaktní údaje a projít informace, které se v průběhu času nahromadily.

Ponechte původní zdrojový soubor beze změny. Pokud zákaznická data pro migraci čistíte nebo reorganizujete, pracujte s oddělenou kopií, aby původní záznamy zůstaly k dispozici.

Cílem není znovu budovat vaši zákaznickou databázi. Cílem je přenést užitečné informace, které už máte, do systému, který budete používat do budoucna.

Co lze importovat a co je potřeba nastavit?

To je důležité rozlišení při plánování nastavení Clasero.

Stávající data o zákaznících a studentech lze importovat z Excelu nebo Google Sheets.

Struktura kolem těchto zákazníků se nastavuje v rámci počátečního nastavení. V závislosti na vaší organizaci to může zahrnovat pobočky, prostory, služby, kurzy, zaměstnance, učitele, platební nastavení a firemní preference.

Přechod na Clasero by tedy neměl být chápán jako automatický převod každé historické položky z každého systému, který jste kdy používali.

Místo toho má tento proces dvě praktické části: převést vaši stávající zákaznickou základnu a nastavit Clasero podle toho, jak vaše organizace funguje dnes.

Pokud s tímto procesem chcete pomoci, asistované zaškolení od Clasero může zahrnovat jak import zákaznických dat, tak pomoc s klíčovými částmi počátečního nastavení firmy.

„Naše organizace je příliš složitá na přesun“

Představte si poskytovatele mimoškolních aktivit s 200 studenty, třemi lokalitami, šesti učiteli, osmi skupinami kurzů, měsíčními předplatnými a zákazníky platícími za jednotlivé návštěvy.

Taková firma už má svůj provozní model. Změna softwaru by neměla vyžadovat vymýšlení nového.

Poskytovatel může připravit vyčištěnou kopii své zákaznické tabulky a určit své aktuální lokality, kurzy, učitele, služby a platební nastavení. Tyto obchodní prvky pak lze nastavit v Clasero, zatímco stávající informace o zákaznících a studentech budou importovány.

Studenty pak lze propojit s odpovídající strukturou a vše zkontrolovat předtím, než se Clasero stane hlavním systémem pro průběžnou administrativu.

Organizace může tento proces dokončit samostatně prostřednictvím režimu nastavení nebo požádat Clasero o pomoc s importem zákaznických dat a počátečním nastavením.

Toto rozlišení je důležité pro školu s více pobočkami. Otázka už nezní jen: „Můžeme přejít?“ Mění se na: „Jak velkou část přechodu chceme řídit sami?“

„Bojím se, že něco nastavím špatně“

To může být ze všech námitek ta nejdůležitější.

Svému podnikání můžete dokonale rozumět a přesto si být nejistí při nastavování nového systému. Majitel školy by se neměl muset stát specialistou na migraci softwaru jen proto, aby zlepšil způsob řízení firmy.

Můžete se obávat nesprávného přiřazení zákazníků, zapomenutí některého kurzu, volby špatného platebního nastavení nebo uspořádání několika lokalit způsobem, který později vytvoří problémy.

Proto Clasero nabízí jak samoobslužné nastavení, tak asistenci.

Na požádání může Clasero pomoci se zdokumentovanými částmi počátečního zaškolení, včetně importu stávajících zákaznických dat a nastavení firemních informací, poboček, služeb, kurzů, zaměstnanců, platebního nastavení a dalších informací potřebných k zahájení používání systému.

Asistované zaškolení neznamená, že se každá část historických informací ze starého systému automaticky převede. Znamená to, že můžete získat praktickou pomoc s počátečním zaškolením do Clasero místo toho, abyste museli každou část nastavení řešit sami.

Co byste si měli připravit, pokud chcete pomoc s migrací?

Svou organizaci znáte lépe než kdokoli jiný. Účelem asistovaného nastavení je pomoci převést zákaznické informace a provozní strukturu, které už máte, do Clasero.

Než začnete, pomůže si připravit:

• vaši aktuální tabulku zákazníků nebo studentů;
• údaje o rodičích nebo zákonných zástupcích, kde je to relevantní;
• vaše aktivní pobočky a výukové lokality;
• místnosti nebo prostory používané pro výuku;
• aktuální služby a skupiny kurzů;
• informace o učitelích a zaměstnancích;
• stávající předplatné nebo nastavení plateb za jednotlivé návštěvy;
• relevantní firemní preference;
• jakákoli neobvyklá zákaznická nastavení, která mohou vyžadovat individuální pozornost.

Ne vše z tohoto seznamu se nutně hromadně importuje. Některé informace slouží ke správnému nastavení firmy.

Když je budete mít připravené, získá váš tým nebo tým Clasero jasnější výchozí bod.

„Co když přechod naruší naše současné kurzy?“

Migrace by měla podporovat váš stávající provoz, ne ho přerušovat.

Rozumný přístup je připravit novou strukturu, zatímco vaše současné kurzy pokračují, převést relevantní zákaznická data a zkontrolovat nastavení předtím, než se na Clasero začnete spoléhat při každodenní administrativě.

Zvolte si jasný okamžik, od kterého se průběžná administrativa přesune do nového systému, místo abyste stejné záznamy udržovali neomezeně dlouho na dvou místech.

Před spuštěním zkontrolujte, že migrace odpovídá vašemu skutečnému podnikání.

Otevřete několik studentských profilů. Zkontrolujte zákazníky z různých kurzů a lokalit. Potvrďte přiřazení učitelů. Projděte vzorek různých platebních nastavení. Ujistěte se, že pobočky, služby a kurzy odpovídají organizaci, kterou skutečně provozujete.

To jsou osvědčené postupy při migraci, nikoli automatické funkce Clasero, ale mohou pomoci odhalit problémy v nastavení dříve, než se stanou součástí vašeho každodenního pracovního postupu.

Migrace vám může zanechat čistší systém než dříve

Změna softwaru pro správu studentů může také odhalit administrativní problémy, které se v průběhu času nahromadily.

Můžete objevit duplicitní studenty, zastaralé kontaktní informace, názvy kurzů, které se už nepoužívají, staré lokality nebo sloupce v tabulce, které už nikdo nepotřebuje.

Má jen malý smysl přenášet zbytečnou složitost jen proto, že existovala v předchozím procesu.

Migrace je příležitostí ponechat si zákaznické informace, které potřebujete, uchovat původní záznamy odděleně a vytvořit do budoucna přehlednější pracovní strukturu.

Pro rostoucí mimoškolní programy a poskytovatele kurzů s více pobočkami to může být téměř stejně cenné jako samotná změna softwaru.

Můžete přejít, aniž byste celý přechod museli zvládnout sami

Vaši studenti už existují. Vaši učitelé už své kurzy znají. Vaše lokality, služby a platební nastavení už jsou součástí vašeho podnikání.

Přechod na software pro správu kurzů by neměl vyžadovat, abyste to všechno znovu vytvářeli zpaměti.

Clasero umožňuje převést stávající informace o zákaznících a studentech z Excelu nebo Google Sheets, zatímco systém se nastaví podle vašeho současného provozu. A pokud vás odrazovala právě představa, že byste migraci museli zvládnout sami, můžete požádat o pomoc s počátečním importem zákazníků a nastavením.

Začněte s informacemi, které už máte, rozhodněte se, co chcete převést, a zvolte si, zda nastavení dokončíte samostatně, nebo s pomocí Clasero.